芻議檔案管理的發(fā)展趨勢

李秀華

摘要：檔案管理是政府機(jī)關(guān)或企業(yè)、組織、團(tuán)體等對各自在社會活動中所形成的文字記錄及音像資料進(jìn)行管理，它是對各類有價值的信息資源進(jìn)行集中而系統(tǒng)地管理。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐漸完善，以及社會信息化進(jìn)程的加速發(fā)展，新的市場環(huán)境和形勢下，檔案管理也必須與時俱進(jìn)謀求改革和發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前我國檔案管理的總體趨勢和大方向，也是提高檔案信息水平的重要保障之一?；诖?，本文對檔案管理信息化發(fā)展趨勢進(jìn)行了分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

一、檔案管理的信息化內(nèi)涵

檔案管理，具體而言就是相關(guān)單位工作人員管理檔案信息的工作。近年來，現(xiàn)代科技水平日益提高，檔案管理方式也日新月異，傳統(tǒng)檔案管理模式不斷被創(chuàng)新，目前，對于檔案管理部門來講，管理的信息化已成為部門面臨的首要任務(wù)與重要工作內(nèi)容。其主要是利用檔案信息數(shù)字化資源與網(wǎng)絡(luò)化管理，經(jīng)過系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，對檔案信息資源進(jìn)行合理配置，實(shí)現(xiàn)信息共享。

二、檔案管理信息化管理存在的問題

2.1對檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視

領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人是改革創(chuàng)新的決策者、領(lǐng)頭羊，如果領(lǐng)導(dǎo)對改革不支持或流于形式，那么將會功虧一簣。目前，我國檔案管理處于一個冷門專業(yè)的尷尬處境，很多部門或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部不夠重視檔案管理工作，甚至認(rèn)為這是一個閑職部門、面子工程，因此對于信息化建設(shè)就僅僅停留在喊口號的層次上，導(dǎo)致部分企業(yè)的檔案管理仍然處于紙質(zhì)存檔的落后時代。這樣，不僅耽誤了檔案資料的整理和分類，而且也埋沒了一批檔案管理人員的事業(yè)心，檔案資料也無法充分發(fā)揮其作用，查閱效率低，甚至因搬遷等原因出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象。

2.2欠缺統(tǒng)籌規(guī)劃，盲從性較強(qiáng)

檔案管理涵蓋企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、項(xiàng)目管理以及人事管理等諸多方面，過程極為繁瑣，信息化的引進(jìn)需企業(yè)把控正確方法。當(dāng)前，企業(yè)的管理信息化建設(shè)意識不足，系統(tǒng)性不足，從而令信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理內(nèi)的效果大打折扣。

2.3技術(shù)能力欠缺，專業(yè)人才不足

首先，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)持續(xù)運(yùn)用并發(fā)展計(jì)算機(jī)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而當(dāng)前并未運(yùn)用良好方式完成檔案資料的共享，由此產(chǎn)生電子檔案反復(fù)建設(shè)以及資源浪費(fèi)的狀況，令企業(yè)電子檔案不能展現(xiàn)最大的效用，令共享性以及服務(wù)性不佳。并且，因?yàn)橄到y(tǒng)建設(shè)不夠良好，互聯(lián)網(wǎng)的安全問題令檔案資料較易被侵害，安全技術(shù)也需要提升。其次，在企業(yè)檔案管理崗位中，較為欠缺高素質(zhì)以及高技能的人才，令企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的創(chuàng)新不足，研發(fā)能力缺乏。

三、檔案管理信息化發(fā)展趨勢

3.1增強(qiáng)信息化管理意識

當(dāng)前，檔案管理工作備受社會各界關(guān)注，變化日新月異并獲得了顯著成果，管理理念與模式也發(fā)生了根本性變化，檔案管理信息化發(fā)展速度日益加快。在新形勢下，檔案管理從業(yè)人員要順應(yīng)時代潮流，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，增強(qiáng)檔案信息化管理意識，不斷提高自身綜合素質(zhì)與專業(yè)崗位技能。只有自身綜合素質(zhì)得到提高，才能保障檔案管理的信息化建設(shè)步伐。

3.2建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

3.3逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺

構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺，不僅需要具有高速傳輸功能的網(wǎng)絡(luò)，還需要有嚴(yán)格的安全保障系統(tǒng)和軟硬件設(shè)備。利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)分布在不同單位和部門的檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化和信息化，將實(shí)體、數(shù)字檔案信息資料收集起來并進(jìn)行科學(xué)合理的分類匯總，在遵循檔案信息的保密制度并保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上建立專門的檔案信息查詢平臺，促進(jìn)資源的高度共享。這樣，在保證檔案信息的安全性和真實(shí)性的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案資料的數(shù)據(jù)化和信息化，是提高用戶獲取信息的方便性和快捷性，提高檔案應(yīng)用工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。

3.4建立起一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才

首先，檔案管理部門可以通過招聘等途徑引進(jìn)專業(yè)人才。其次，檔案管理部門要為檔案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能。最后，企業(yè)要為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。

結(jié)束語

隨著信息化時代的到來，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時，我們深刻認(rèn)識到檔案管理工作歷來是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來，深化服務(wù)意識，樹立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會全面進(jìn)步的重要保證。

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