項(xiàng)目管理在高職校園展會(huì)項(xiàng)目中的應(yīng)用

李曉蕾

摘 要 根據(jù)指導(dǎo)校園展會(huì)的經(jīng)歷，從項(xiàng)目啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾五個(gè)方面，勾畫出整個(gè)校園展會(huì)項(xiàng)目管理的全過程，以期為各位教師的指導(dǎo)過程提供一些思路。

關(guān)鍵詞 項(xiàng)目管理；校園展會(huì)項(xiàng)目；校園商品展銷會(huì)；實(shí)訓(xùn)

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2018）02-0134-03

1 引言

項(xiàng)目為一個(gè)具有規(guī)定開始和結(jié)束時(shí)間的任務(wù)，它需要使用一種或多種資源，具有多個(gè)為完成該任務(wù)（項(xiàng)目）所必須完成的互相獨(dú)立而又相互聯(lián)系的活動(dòng)，具有一次性、目標(biāo)明確性、條件限定性、對(duì)象整體性的特征。正是由于項(xiàng)目的特征與會(huì)展活動(dòng)的特點(diǎn)具有高度一致性，因此，現(xiàn)代會(huì)展業(yè)普遍采用項(xiàng)目管理的方式對(duì)業(yè)務(wù)開展專項(xiàng)運(yùn)營。

為實(shí)現(xiàn)與會(huì)展企業(yè)工作的零對(duì)接，營造上班式教學(xué)的氛圍，近年來各院校會(huì)展專業(yè)紛紛采用校園展會(huì)的方式，作為培養(yǎng)鍛煉學(xué)生專業(yè)素養(yǎng)的平臺(tái)（見表1）。作為實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目的校園商品展銷會(huì)，其本身符合項(xiàng)目的特征，適用于項(xiàng)目管理的基本理論。教師在指導(dǎo)學(xué)生實(shí)踐時(shí)，可以項(xiàng)目管理的理論框架為起點(diǎn)，以展會(huì)策劃專業(yè)內(nèi)容為補(bǔ)充，在鍛煉學(xué)生專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，讓學(xué)生掌握項(xiàng)目管理的基本要領(lǐng)，學(xué)會(huì)從項(xiàng)目管理的角度去發(fā)現(xiàn)、思考、解決問題，為提高實(shí)訓(xùn)質(zhì)量，也為實(shí)現(xiàn)會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理的人才培養(yǎng)目標(biāo)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。具體來看，如何實(shí)現(xiàn)校園商品展銷會(huì)與項(xiàng)目管理理論的對(duì)接？如何以項(xiàng)目管理理論框架為起點(diǎn)，指導(dǎo)學(xué)生實(shí)訓(xùn)？

2 項(xiàng)目管理基本框架

項(xiàng)目管理理論最初不被重視，如今發(fā)展成為公司生存的必要手段，存在于各行各業(yè)中。在會(huì)展行業(yè)中，企業(yè)普遍應(yīng)用項(xiàng)目管理理念經(jīng)營業(yè)務(wù)、協(xié)調(diào)資源、提高效率。就項(xiàng)目管理的總體定義而言，項(xiàng)目管理是為一個(gè)相對(duì)短期的目標(biāo)（這個(gè)目標(biāo)是為了完成一個(gè)特定的大目標(biāo)和目的而建立的）去計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制公司的資源。進(jìn)一步來說，項(xiàng)目管理就是利用系統(tǒng)的管理方法將職能人員（垂直體系）安排到特定的項(xiàng)目中（水平體系）去，包括五個(gè)過程組，分別為項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目監(jiān)控和項(xiàng)目收尾（見表2）。

對(duì)于以實(shí)踐指導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的專業(yè)實(shí)訓(xùn)來講，為了更加貼合實(shí)際工作要求，也為了引導(dǎo)學(xué)生從項(xiàng)目管理的角度出發(fā)去處理問題，在連續(xù)四年的北京京北職業(yè)技術(shù)學(xué)院校園商品展銷會(huì)中，以項(xiàng)目管理理論為指引，以校園展會(huì)項(xiàng)目為依托，總結(jié)出符合本項(xiàng)目特征的管理方法。

3 項(xiàng)目管理在校園展會(huì)項(xiàng)目中的應(yīng)用

項(xiàng)目啟動(dòng)階段 根據(jù)項(xiàng)目管理過程組的內(nèi)容，結(jié)合校園展會(huì)項(xiàng)目實(shí)際，可將項(xiàng)目啟動(dòng)階段需完成的任務(wù)劃分為表3所示幾個(gè)方面。在選擇最佳項(xiàng)目時(shí)，根據(jù)現(xiàn)有資源，通過比較不同項(xiàng)目的投資回報(bào)率來進(jìn)行項(xiàng)目選擇：

投資回報(bào)率=（預(yù)計(jì)收入總額-投資總額）/投資總額 ×100%

在項(xiàng)目經(jīng)理的選擇方面，參考哈羅德·科納茲博士給出的標(biāo)準(zhǔn)，可以將項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具備的基本品質(zhì)概括為：誠實(shí)正直；了解人員問題；了解項(xiàng)目技術(shù)；具有業(yè)務(wù)管理能力（熟知管理原則；善于溝通）；具有警惕性和快速反應(yīng)能力；多才多藝；精力充沛，堅(jiān)忍不拔；具有決策能力；具有評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)及不確定性的能力。以此標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，在選擇校園商品展銷會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，采取由授課教師為全體學(xué)生打分的方式來進(jìn)行篩選。在最終選擇時(shí)，如若幾名學(xué)生獲得同樣的分?jǐn)?shù)，則將班干部作為優(yōu)先考慮的對(duì)象，因?yàn)榫土私馊藛T問題及管理能力而言，班干部比其他學(xué)生經(jīng)歷過更多鍛煉，在溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力上均有一定優(yōu)勢(shì)，并且會(huì)參考輔導(dǎo)員的建議。根據(jù)李克特五分量表制作打分表，并在實(shí)訓(xùn)前的每個(gè)學(xué)期末邀請(qǐng)授課教師進(jìn)行填寫。

項(xiàng)目規(guī)劃階段 項(xiàng)目經(jīng)理最重要的職責(zé)是做規(guī)劃、整合計(jì)劃和執(zhí)行計(jì)劃。由于時(shí)間期限較短以及資源的優(yōu)先控制，幾乎所有的項(xiàng)目都需要正式的、詳細(xì)的計(jì)劃，具體內(nèi)容見表4。

在確定工作要求、工作質(zhì)量和數(shù)量時(shí)，使用工作分解結(jié)構(gòu)和里程碑計(jì)劃相結(jié)合的方式，對(duì)項(xiàng)目工作范圍進(jìn)行設(shè)定，對(duì)任務(wù)進(jìn)行分解。根據(jù)校園展會(huì)項(xiàng)目的工作范圍及規(guī)劃安排，將策劃案制訂、人員邀請(qǐng)、宣傳推廣、彩排、活動(dòng)執(zhí)行、項(xiàng)目評(píng)估確定為里程碑事件。

在選擇組織結(jié)構(gòu)類型時(shí)，考慮到校園商品展銷會(huì)項(xiàng)目規(guī)模小、學(xué)生對(duì)各項(xiàng)工作缺少經(jīng)驗(yàn)，需要在技術(shù)和項(xiàng)目上對(duì)其進(jìn)行雙重支持。而矩陣型組織試圖把純職能型組織和項(xiàng)目型組織的優(yōu)點(diǎn)結(jié)合起來。這種組織結(jié)構(gòu)形式很適合項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型公司。在該結(jié)構(gòu)下（見圖1），項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的成功負(fù)有全部責(zé)任，職能部門則有責(zé)任為項(xiàng)目提供最好的技術(shù)支持。每個(gè)職能單位都由一位部門經(jīng)理來領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是確保有一個(gè)統(tǒng)一的技術(shù)基礎(chǔ)，而且所有的信息都能在項(xiàng)目之間進(jìn)行交流。同時(shí)，部門經(jīng)理還必須讓下屬及時(shí)了解最新的行業(yè)技術(shù)成果，并負(fù)責(zé)項(xiàng)目成員的績效考核。

在實(shí)訓(xùn)中，總經(jīng)理由指導(dǎo)教師來擔(dān)任，委派項(xiàng)目經(jīng)理并給予其決策權(quán)限。按照工作內(nèi)容，項(xiàng)目經(jīng)理下設(shè)展商邀請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)理、觀眾邀請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)理，由自薦和他人推薦的方式產(chǎn)生候選人，項(xiàng)目經(jīng)理最終確定人選。在職能部門劃分上，由總經(jīng)理確定職能經(jīng)理人選，職能經(jīng)理公布各部門的基本職責(zé)和招收人數(shù)，學(xué)生公開自愿選擇部門，并由職能經(jīng)理來協(xié)調(diào)各部門人員配置。之后，子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與職能經(jīng)理一起按照工作分解結(jié)構(gòu)的結(jié)果，將每項(xiàng)任務(wù)分配到人，并確定每項(xiàng)任務(wù)的工作說明及考核標(biāo)準(zhǔn)，最終由職能經(jīng)理負(fù)責(zé)績效考核。

項(xiàng)目經(jīng)理利用里程碑計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)度進(jìn)行把控，各子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制作甘特圖（橫道圖）對(duì)自己所負(fù)責(zé)的子項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行時(shí)間管理。

在成本計(jì)劃方面，通過各部門成本核算，完善項(xiàng)目總體預(yù)算。就評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)而言，由項(xiàng)目經(jīng)理制作項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方案，并組織與子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行討論，確定該項(xiàng)目最終的風(fēng)險(xiǎn)及相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。

項(xiàng)目執(zhí)行階段 在項(xiàng)目執(zhí)行階段，項(xiàng)目經(jīng)理需要與職能經(jīng)理配合，按照規(guī)劃階段所制訂的計(jì)劃完成各項(xiàng)活動(dòng)，見表5。項(xiàng)目經(jīng)理通過例會(huì)、私下交流來建立與項(xiàng)目成員的溝通機(jī)制，充分發(fā)揮即時(shí)聊天工具的作用，微信群、QQ工作組使得溝通渠道更多樣化。在溝通過程中，項(xiàng)目經(jīng)理需要讓每位團(tuán)隊(duì)成員清楚自己處于團(tuán)隊(duì)中的什么位置、承擔(dān)何種職責(zé)、在發(fā)現(xiàn)問題后應(yīng)向誰反饋，同時(shí)明確項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理之間的職責(zé)分工，從而減少雙重領(lǐng)導(dǎo)給團(tuán)隊(duì)成員帶來的困惑。在人員激勵(lì)方面，職能經(jīng)理需從總經(jīng)理處獲得授權(quán)，負(fù)責(zé)人員評(píng)價(jià)和考核；并根據(jù)馬斯洛需求層次論分析不同成員所處的階段，找到合適的激勵(lì)方式，對(duì)表現(xiàn)突出的項(xiàng)目成員要及時(shí)進(jìn)行正向激勵(lì)，對(duì)未能有效完成工作任務(wù)的成員要及時(shí)予以警告和幫助。

項(xiàng)目監(jiān)控 在監(jiān)控階段，項(xiàng)目經(jīng)理需要將項(xiàng)目規(guī)劃與項(xiàng)目執(zhí)行的結(jié)果進(jìn)行對(duì)照，完成對(duì)項(xiàng)目的控制過程（見表6）。

項(xiàng)目收尾 在結(jié)束階段，項(xiàng)目經(jīng)理主要完成任務(wù)監(jiān)督、收尾，涉及一些書面工作（見表7）。

績效考核表按照前期項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理共同擬定的各崗位職責(zé)和考核標(biāo)準(zhǔn)制作完成，由職能經(jīng)理完成，項(xiàng)目經(jīng)理匯總，總經(jīng)理下發(fā)到成員手中，成員收到的不再是簡單的分?jǐn)?shù)評(píng)價(jià)，而是針對(duì)具體任務(wù)的完成情況的綜合衡量。

4 存在的問題及未來發(fā)展

將項(xiàng)目管理理論與校園商品展銷會(huì)實(shí)訓(xùn)相結(jié)合，既符合教學(xué)需要，也適應(yīng)了工作需求，是實(shí)訓(xùn)課程發(fā)展的必然趨勢(shì)，但在應(yīng)用過程中如何將課本理論貫穿于實(shí)訓(xùn)全過程，將固化的理論變成靈活的實(shí)踐，則需要教師長時(shí)間的探索。北京京北職業(yè)技術(shù)學(xué)院校園商品展銷會(huì)已經(jīng)舉辦四年，在這個(gè)過程中雖然總結(jié)出一些方式方法，但是還有很多不完善的地方，而這些方面正是今后努力的方向。

激勵(lì)方式的創(chuàng)新 結(jié)合學(xué)生特點(diǎn)和項(xiàng)目管理理論，探索更具創(chuàng)新性的激勵(lì)方式，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生實(shí)訓(xùn)積極性，進(jìn)而提高團(tuán)隊(duì)凝聚力和工作效率。

項(xiàng)目經(jīng)理及職能經(jīng)理選擇標(biāo)準(zhǔn)的精細(xì)化 要結(jié)合企業(yè)調(diào)研，甚至是引入企業(yè)導(dǎo)師，在項(xiàng)目經(jīng)理、職能經(jīng)理人員的選擇上更貼合工作要求，標(biāo)準(zhǔn)更加精細(xì)化。

細(xì)化用人標(biāo)準(zhǔn)，為不同學(xué)生尋找相對(duì)合適崗位 相比于項(xiàng)目經(jīng)理較為細(xì)致的選擇標(biāo)準(zhǔn)，在其他團(tuán)隊(duì)成員角色分工上主要采取自薦、評(píng)估確定的方式，考核標(biāo)準(zhǔn)不清，再加上對(duì)學(xué)生不甚了解，在分配工作任務(wù)時(shí)往往存在偏差。今后為妥善解決這方面的問題，可以引入試用期制度，對(duì)那些確實(shí)不適合本職位的學(xué)生進(jìn)行調(diào)整，努力幫助學(xué)生找到相對(duì)適合自己的位置。

參考文獻(xiàn)

[1]科茲納.項(xiàng)目管理：計(jì)劃、進(jìn)度和控制的系統(tǒng)方法[M].北京：電子工業(yè)出版社，2002.

[2]科茲納.項(xiàng)目管理案例集[M].4版.北京：電子工業(yè)出版社，2015.