試論新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

王作艷

摘 要：新醫(yī)改在不斷推進(jìn)和落實(shí)的新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案的管理工作中存在的問(wèn)題需要得到管理層的高度關(guān)注和重視，在以往的管理工作中出現(xiàn)很多容易被人忽視的漏洞和缺陷，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理出現(xiàn)了較大的問(wèn)題，難以形成良好的建檔制度和保管機(jī)制，應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題的過(guò)程中要制定出科學(xué)合理的對(duì)策，根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理方面的實(shí)際情況進(jìn)行合理的改進(jìn)和優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案；問(wèn)題；對(duì)策

引言

我國(guó)在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)方面為了轉(zhuǎn)變提高醫(yī)院的管理水平和效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，提出了新醫(yī)改的相關(guān)方案和舉措，這也就意味著很多工作環(huán)節(jié)和程序，包括工作理念和習(xí)慣都將要發(fā)生很大的變化，其中檔案的管理工作也不例外，這也是檔案管理需要對(duì)以往的漏洞和缺陷加以彌補(bǔ)的客觀要求和必要之舉，筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，著重探討目前檔案管理的問(wèn)題及其解決方案。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度存在缺陷，且工作標(biāo)準(zhǔn)的制定不規(guī)范

盡管醫(yī)院的各個(gè)科室部門(mén)分工明確而且工作效率很高，但是檔案管理方面的工作進(jìn)展并不盡如人意，主要就表現(xiàn)在管理制度存在缺陷和不足，各項(xiàng)管理體制不夠健全上，而且在建檔和歸檔等關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)中缺乏規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，管理總是會(huì)出現(xiàn)混亂的情況。

（二）管理人員專業(yè)能力較差，沒(méi)有良好的工作理念和習(xí)慣

很多醫(yī)院在任命檔案管理的工作人員時(shí)，都會(huì)認(rèn)為這個(gè)崗位與醫(yī)院的核心業(yè)務(wù)相比并不重要，一些人員根本不具備處理各種檔案搜集、整理和建檔的工作能力，而且自身的管理意識(shí)很薄弱，對(duì)于自身的職責(zé)也沒(méi)有一個(gè)全面清晰的了解和認(rèn)知，專業(yè)技能生疏，在工作中經(jīng)常疏忽大意，沒(méi)有養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

（三）管理模式陳舊落后

檔案管理隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，已經(jīng)開(kāi)始向電子檔案以及信息處理平臺(tái)方向發(fā)展和進(jìn)步，然而醫(yī)院所開(kāi)展的檔案管理中并沒(méi)有跟上技術(shù)水平發(fā)展的腳步，還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主要的管理對(duì)象，占地空間很大，但與之相矛盾的是，醫(yī)院的檔案室的空間并不大，存儲(chǔ)能力極為有效，這就說(shuō)明當(dāng)前大部分醫(yī)院在檔案管理上還沒(méi)有不如現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

（四）重管輕用

醫(yī)院的檔案資料應(yīng)該具備極高的實(shí)用價(jià)值，但是實(shí)際情況卻恰恰與之相反，檔案的建立過(guò)程有嚴(yán)格的監(jiān)管以及較為固定可行的工作模式，可是建檔完成以后檔案就一直被存放在檔案室之中，很少會(huì)去使用，這種重視管理而忽視檔案使用價(jià)值的現(xiàn)象普遍存在，需要引起人們的重視。

二、醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

（一）建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過(guò)建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。拓展檔案的歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院面對(duì)醫(yī)療市場(chǎng)所進(jìn)行的各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，些經(jīng)營(yíng)活動(dòng)要形成各種不同的方案、協(xié)議等，應(yīng)及時(shí)收集歸檔。

（二）加強(qiáng)宣傳、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

首先需要醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視度，加大宣傳的力度，使工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)醫(yī)院高效運(yùn)行的重要性和帶來(lái)的潛在利益，自覺(jué)改進(jìn)管理工作。管理人員的素質(zhì)也是影響檔案管理工作的重要因素，醫(yī)院在錄用檔案管理人員時(shí)，應(yīng)避免專業(yè)不對(duì)口，注重對(duì)新員工的培訓(xùn)，使其加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高工作效率，并有一定的創(chuàng)新能力，注重對(duì)老員工的繼續(xù)教育，鼓勵(lì)其進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高理論知識(shí)水平和管理工作能力。一是通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

（三）改進(jìn)檔案管理模式

隨著當(dāng)前社會(huì)信息化的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也應(yīng)當(dāng)趨向信息化模式，新醫(yī)改要求重視公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)，建立基本醫(yī)療衛(wèi)生制度，為廣大人民群眾更加方便有效的得到實(shí)惠的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)提供途徑。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)通過(guò)信息化模式實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，使社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得以快速發(fā)展。在檔案管理部門(mén)的日常工作中，應(yīng)當(dāng)多利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使醫(yī)院各項(xiàng)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)趨于標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。而數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)需要加大資金的投入，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)以長(zhǎng)遠(yuǎn)利益為本，積極加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和維護(hù)。同時(shí)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)基礎(chǔ)之上擴(kuò)展構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)，將電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)與電子檔案管理的工作貫通在一起，為完整的公文生成、歸檔的機(jī)制提供了有效的技術(shù)保障。檔案管理系統(tǒng)依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供的人員管理、權(quán)限管理、工作平臺(tái)、智能表單等基礎(chǔ)組件組成，并與辦公自動(dòng)化中的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行。

（四）深入開(kāi)發(fā)利用醫(yī)院檔案

醫(yī)院檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期處于被動(dòng)地位，應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)，開(kāi)展檔案信息服務(wù)，讓檔案信息資源在服務(wù)病患、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用。首先，多方面利用檔案資源，參與院慶、學(xué)術(shù)活動(dòng)、義診活動(dòng)、突發(fā)性公共衛(wèi)生活動(dòng)等。其次，深入發(fā)掘檔案信息資源，編寫(xiě)醫(yī)療信息分析、文件匯編、專題匯編等，從不同的角度對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行深入挖掘，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員從教學(xué)、科研、管理等各方面工作提供相關(guān)信息。再次，調(diào)整醫(yī)院檔案服務(wù)角度，可以從不同層面、不同角度、不同方向進(jìn)行調(diào)研，了解各種檔案信息需求，以一定的目的和方向?yàn)榛鶞?zhǔn)，使挖掘的信息具有一定的參考價(jià)值，以提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關(guān)的醫(yī)療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國(guó)正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更多的要求。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以滿足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)。總之，我們要把醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)成是一個(gè)專門(mén)的學(xué)問(wèn)，調(diào)動(dòng)全員意識(shí)來(lái)共同配合以達(dá)到新醫(yī)改預(yù)期目標(biāo)。

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