試論基層如何開展文書檔案管理工作

婁明

摘 要：文書檔案管理工作在服務(wù)性行業(yè)的涵蓋范圍之內(nèi)，同時也是各單位日常經(jīng)營與管理的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已經(jīng)不能實現(xiàn)對時代發(fā)展與需求的有效滿足，必須在結(jié)合實際的基礎(chǔ)上對其進(jìn)行合理的改革與創(chuàng)新。本文主要針對基層如何開展文書檔案管理工作進(jìn)行探究，這不僅對這對檔案管理工作的順利進(jìn)行有極大的促進(jìn)作用，同時對社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展有積極意義。

關(guān)鍵詞：基層；文書；檔案管理

單位之間的真實活動都需要通過文書檔案進(jìn)行直接反應(yīng)，同時這也是對其進(jìn)行客觀記錄的一種必要手段，因此我們說文書檔案不僅是寶貴的經(jīng)驗財富，同時也是信息資源。在社會不斷進(jìn)步與發(fā)展的過程中，文書檔案管理工作面對全新的問題與挑戰(zhàn)，相關(guān)部門以及工作人員必須在認(rèn)識文書檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上不斷提升重視程度，并通過科學(xué)的技術(shù)以及手段促使文書檔案管理工作效率得以有效提升。

一、隊伍建設(shè)創(chuàng)新

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的影響之下檔案管理模式也隨之發(fā)生改變，科學(xué)化以及合理化是文書檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢與方向，但是在高度機械化的今天，文書檔案工作仍然需要人力資源的支撐。從檔案工作者自身角度來說，必須不斷堅持培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，在提升自身從業(yè)水平的基礎(chǔ)上促使檔案管理工作得到不斷的加強，這也是檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新與發(fā)展的必要途徑。

把好人才關(guān)是創(chuàng)新隊伍首先需要滿足的條件，也就是說在實際招聘過程中必須招聘有文化專業(yè)知識、有專業(yè)技術(shù)、技能的人才，這對檔案隊伍的充實有極大的促進(jìn)作用。同時必須提高對人才使用的重視程度，尤其是對專業(yè)理論知識以及專業(yè)技術(shù)特長干部必須要大膽使用。并在不斷穩(wěn)定干部隊伍的基礎(chǔ)之上實現(xiàn)對其中存在問題的徹底解決。

實現(xiàn)對人員進(jìn)出管理制度的不斷完善是促使檔案工作實現(xiàn)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)實現(xiàn)的重要手段。必須對不斷加強對檔案管理人員的教育工作，其主要著眼點為對新技術(shù)以及新方法的補充，也可以對檔案工作人員的計算機水平以及外語水平進(jìn)行不斷的提高與完善。

二、檔案管理工作創(chuàng)新

文書檔案管理工作是機關(guān)團(tuán)體以及企事業(yè)單位日常經(jīng)營與管理的重要組成部分，做好文書檔案管理工作對企事業(yè)單位的健康發(fā)展有極大的推動作用。文書檔案管理工作的順利進(jìn)行對工作質(zhì)量以及工作效率的提升有不可代替的重要作用，其實質(zhì)與目標(biāo)就是對歷史的真實面貌進(jìn)行維護(hù)。

企事業(yè)單位發(fā)展的優(yōu)秀成果也是通過文書檔案進(jìn)行真實的記載，同時可將第一手資料提供給單位的業(yè)績經(jīng)營與科學(xué)發(fā)展。對于決策者來說，可將文書檔案作為主要依據(jù)對經(jīng)營策略進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，尤其是這對單位整體經(jīng)營狀況有重要作用。因此，文書檔案管理工作對社會以及經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展有積極意義，同時可在一定程度上幫助企業(yè)在競爭激烈的社會環(huán)境中取得一定的優(yōu)勢與地位。

大部分檔案管理人員在長期從事單調(diào)、乏味的檔案管理工作中，逐漸失去了創(chuàng)新和不斷進(jìn)取的欲望，當(dāng)前檔案管理的工作仍沿用以往落后的管理模式。因此，要改變檔案工作動力不足、缺乏超前意識的現(xiàn)狀，努力從原有的檔案管理狀況中解脫出來，變成為社會發(fā)展服務(wù)的先行官和創(chuàng)造者，檔案管理工作由以往的事后資料搜集的管理方式，逐步向事前介入、事中參與和事后跟蹤的新的管理模式轉(zhuǎn)變。

檔案管理工作只有隨著市場發(fā)展的角度思變、求新，才能贏得社會的認(rèn)可。在社會進(jìn)步和科技飛躍發(fā)展的今天，檔案是人類社會發(fā)展的重要的信息資源。因此，所有檔案管理人員都有責(zé)任，并且有義務(wù)將檔案的開發(fā)、管理和利用作為一項重要的工作來對待，使其更好的服務(wù)于改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

三、檔案管理模式創(chuàng)新

當(dāng)前，檔案管理工作已開始使用計算機技術(shù)，但一般只涉及到檔案目錄的錄入、輸出和檢索，我們還需要的深入研究計算機技術(shù)在該領(lǐng)域深層次的推廣和應(yīng)用。實際上，通過信心觀察，我們可以發(fā)現(xiàn)計算機技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域具有非常廣闊的發(fā)展空間，如用條形碼替代檔號，不但確保了檔案資料的安全，即安全可靠，也便于查閱和管理，同時，這種方式能加快借閱歸、還檔案的速度。我國當(dāng)前的各行各業(yè)中的瑣碎的手工操作都能通過計算機來完成。

檔案工作也不例外。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案管理工作等都不同程度的實現(xiàn)了計算機管理，大大促進(jìn)了各地區(qū)檔案信息的交流，這是人們利用計算機等先進(jìn)的管理模式的具體體現(xiàn)。大量實踐證明，這種檔案管理模式能夠解決實際問題，同時也能提升管理效率以及管理水平。

四、檔案管理機制創(chuàng)新

負(fù)責(zé)檔案工作的有關(guān)部門必須從大局著眼，適時引入競爭機制，創(chuàng)新工作方法，徹底轉(zhuǎn)變以往檔案管理人員安于現(xiàn)狀的工作心態(tài)，強化其憂患意識，從根本上杜絕安逸作風(fēng)的存在。改變以往的管理方式，適時引進(jìn)競爭機制，秉承公平、公正的原則，平等的對待每一位檔案工作人員；當(dāng)然，根據(jù)崗位特點，選聘才華出眾、能力卓越、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，利用這種優(yōu)勝劣汰的管理模式，使能者上庸者下，使檔案管理人員都能認(rèn)識到，他們自身能力的拓展和工作業(yè)績與其生存發(fā)展有密切的聯(lián)系。

強化員工的危機意識，使其更加努力的工作，激發(fā)其工作熱情和個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力，盡量在檔案管理方式上實現(xiàn)管理創(chuàng)新。此外，建立一整套完善的創(chuàng)新激勵機制，如通過合理的分配方式、獎懲機制、職稱晉升制度等，鼓勵員工創(chuàng)新，并將創(chuàng)新思維或能力作為員工考核的基本標(biāo)準(zhǔn)，并將考核結(jié)果與員工的薪資待遇、職位晉升緊密聯(lián)系起來，在管理過程中為員工個的創(chuàng)新提供必要的條件和空間，促使檔案管理工作實現(xiàn)良性循環(huán)。

五、推行特色服務(wù)

新時期的檔案管理工作必須擺脫坐在家里等人上門查檔的落后的方式，有關(guān)人員一定要懂得如何變被動為主動，通過計算機技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。

眾所周知，網(wǎng)絡(luò)是一個相當(dāng)強大的信息集散地，其文化傳播的速度是非常驚人的，與其他檔案機構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，逐漸拓展使業(yè)務(wù)范圍，由淺入深，逐步深化檔案管理。檔案管理工作可在服務(wù)領(lǐng)域?qū)で笸黄坪蛣?chuàng)新，大力開發(fā)所看管的檔案資料，然后經(jīng)加工和處理，使其更好的服務(wù)于社會，對人民群眾的生活質(zhì)量進(jìn)行提升。

同時，我們還能將檔案資料作為出版資源，出版的內(nèi)容可以是某個企業(yè)的發(fā)展歷程、歷史知識、人物傳記等，大力拓展檔案服務(wù)的渠道。堅持檔案工作服務(wù)機制創(chuàng)新，實質(zhì)上就是要把檔案（室）館的各項服務(wù)功能充分挖掘和開發(fā)出來。只有著力于檔案館服務(wù)功能的開發(fā)，檔案工作服務(wù)機制的創(chuàng)新才會持續(xù)下去。

結(jié)語：在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，創(chuàng)新文書檔案工作，不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映機關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果，對于實現(xiàn)企事業(yè)單位經(jīng)營戰(zhàn)略、不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。只有高度重視文書檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作方法，才能使之順應(yīng)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展需要，更有效地實現(xiàn)檔案的價值，為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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