基于現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的會(huì)計(jì)處理流程解析

■//周 虹

會(huì)計(jì)處理流程是連接企業(yè)業(yè)務(wù)流程和管理流程的橋梁，通過從業(yè)務(wù)流程中采集數(shù)據(jù)，加工后生成企業(yè)管理活動(dòng)所需的信息，來支持企業(yè)的管理活動(dòng)。會(huì)計(jì)處理流程的設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)的采集方法及效率、加工的正確性和有效性，都與其實(shí)現(xiàn)手段——會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（AIS）密切相關(guān)，并將直接影響到企業(yè)管理活動(dòng)的質(zhì)量和效率。

一、AIS演進(jìn)對會(huì)計(jì)處理流程的影響

隨著企業(yè)管理理念和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，AIS也在實(shí)現(xiàn)其自身的動(dòng)態(tài)變革，并對會(huì)計(jì)處理流程產(chǎn)生相應(yīng)影響。企業(yè)信息化初期，AIS是局限于企業(yè)財(cái)會(huì)部門專用的信息系統(tǒng)（即部門級AIS），其建設(shè)目標(biāo)只是為了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算的自動(dòng)化，提高財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)核算、管理和決策的能力。由于部門級AIS中各核算子系統(tǒng)之間彼此分隔并形成以子系統(tǒng)為單位的一個(gè)個(gè)信息孤島，會(huì)計(jì)處理流程的變化也僅僅是實(shí)現(xiàn)了手工會(huì)計(jì)工作的自動(dòng)化，缺乏會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)時(shí)性、一致性和系統(tǒng)性。會(huì)計(jì)處理流程與管理流程脫節(jié)，不能利用會(huì)計(jì)信息對生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

在20世紀(jì)90年代后期，我國部分企業(yè)的信息化進(jìn)入了中期發(fā)展階段——企業(yè)管理整體信息化階段，相應(yīng)的，AIS發(fā)展為諸如ERP應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)級AIS。企業(yè)級AIS中會(huì)計(jì)信息的采集、存儲(chǔ)、處理和傳輸嵌入在業(yè)務(wù)執(zhí)行處理系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)處理流程也發(fā)生重大變化，需要建立新的系統(tǒng)規(guī)則和進(jìn)行功能定位。在現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展下，信息系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)處理流程不僅可以提高會(huì)計(jì)事務(wù)處理的自動(dòng)化和效率，還能夠從各業(yè)務(wù)處理中實(shí)時(shí)和自動(dòng)地提取出有效的會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等綜合管理信息以支持企業(yè)各層級管理特別是高層決策的需求，從而提升企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理工作的價(jià)值。相應(yīng)的，財(cái)會(huì)人員在處理財(cái)務(wù)活動(dòng)時(shí)，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控業(yè)務(wù)活動(dòng)，隨時(shí)反饋和提供各類決策相關(guān)信息，由原來的記錄員變身為控制員。

在我國會(huì)計(jì)信息化普及浪潮下，許多企業(yè)花費(fèi)巨資購買了ERP系統(tǒng)，但其會(huì)計(jì)處理流程的相應(yīng)改進(jìn)卻差強(qiáng)人意。信息技術(shù)的發(fā)展為會(huì)計(jì)流程的改進(jìn)提供了技術(shù)支持，但各單位的信息化實(shí)現(xiàn)水平和實(shí)施效果各不相同。因此，本文通過對ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)處理流程進(jìn)行簡明剖析，有助于財(cái)會(huì)人員理解企業(yè)級AIS下會(huì)計(jì)信息的來源及傳遞過程，理清各單據(jù)的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)及單據(jù)流中的勾稽關(guān)系，從而更好地提供財(cái)務(wù)信息和進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。

二、現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化思想

作為整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)子系統(tǒng)，企業(yè)級AIS突破了以往僅為財(cái)會(huì)部門服務(wù)的狹窄視野，通常作為MRPⅡ、ERP等系統(tǒng)的一個(gè)模塊出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。其主要特點(diǎn)是從管理變革視角出發(fā)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的管理，從信息技術(shù)視角出發(fā)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)的信息和過程的集成。在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化思想下，AIS能夠在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中隨著業(yè)務(wù)活動(dòng)的推進(jìn)實(shí)時(shí)并自動(dòng)采集多數(shù)會(huì)計(jì)原始信息，并自動(dòng)生成記賬憑證和完成自動(dòng)記賬。這既是一種跨系統(tǒng)合作處理，也是一種實(shí)時(shí)、同步的信息處理模式。也就是說，在業(yè)務(wù)完成中，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)在工作流程上也實(shí)現(xiàn)了一體化。

會(huì)計(jì)處理流程與業(yè)務(wù)流程的融合具體可以體現(xiàn)為信息和職能兩方面的融合。從信息的融合看，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的生成與業(yè)務(wù)事件的發(fā)生同步。企業(yè)級AIS中的子系統(tǒng)可以分為兩大類：業(yè)務(wù)處理子系統(tǒng)（與業(yè)務(wù)循環(huán)緊密聯(lián)系）以及總賬及報(bào)表子系統(tǒng)（專門生成財(cái)務(wù)結(jié)果）。各特定功能的業(yè)務(wù)處理子系統(tǒng)直接與業(yè)務(wù)活動(dòng)相聯(lián)系，從業(yè)務(wù)處理過程獲得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和信息，然后應(yīng)用特定的方法和規(guī)則作出確認(rèn)、計(jì)量、記錄、分類，最后將其核算結(jié)果傳遞到總賬及報(bào)表子系統(tǒng)。例如在采購管理子系統(tǒng)錄入處理采購發(fā)票后，就可以在應(yīng)付款子系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票和自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄模板自動(dòng)確認(rèn)應(yīng)付賬款的憑證并傳遞到總賬系統(tǒng)。這樣，業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)能實(shí)時(shí)為各業(yè)務(wù)處理子系統(tǒng)采集，并且不需要經(jīng)過轉(zhuǎn)抄或傳遞，自動(dòng)生成記賬憑證進(jìn)入總賬子系統(tǒng)，保證了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。而且由于數(shù)據(jù)直接來源于各業(yè)務(wù)單據(jù)，能夠追查到業(yè)務(wù)發(fā)生的來龍去脈。企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)與AIS各子系統(tǒng)的對應(yīng)關(guān)系可見圖1。

從職能的融合看，財(cái)會(huì)人員將與業(yè)務(wù)人員共同參與業(yè)務(wù)過程，甚至能夠在業(yè)務(wù)執(zhí)行中進(jìn)行事前、事中控制。僅以采購付款業(yè)務(wù)為例，財(cái)務(wù)審核是因?yàn)橛辛藛螕?jù)（如采購發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票等）就付款，那為何會(huì)有這些單據(jù)？為何是這些單據(jù)？單據(jù)中的價(jià)格是否合理？這些單據(jù)流轉(zhuǎn)多次后才到財(cái)務(wù)，會(huì)經(jīng)過哪些部門，并體現(xiàn)在相應(yīng)部門的何種賬表中等等都將進(jìn)入財(cái)會(huì)人員的工作視野。這樣，財(cái)會(huì)人員將改變其工作范圍，將工作擴(kuò)展到企業(yè)業(yè)務(wù)過程，有助于實(shí)時(shí)控制事中業(yè)務(wù)并處理風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)人員甚至?xí)⑴c到企業(yè)戰(zhàn)略制定，參與制定業(yè)務(wù)處理規(guī)則，實(shí)現(xiàn)從核算向管理和控制的轉(zhuǎn)變。

圖1 AIS與業(yè)務(wù)過程的關(guān)系

三、現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)處理流程詳析——以采購入庫和成本分析為例

（一）采購及入庫業(yè)務(wù)

企業(yè)級AIS的各子系統(tǒng)中每個(gè)業(yè)務(wù)單據(jù)之間、業(yè)務(wù)單據(jù)與業(yè)務(wù)基礎(chǔ)資料和管理資料之間的聯(lián)系形成了一個(gè)全面而嚴(yán)密的信息網(wǎng)，不斷傳遞和接受著來自其他子系統(tǒng)的各種業(yè)務(wù)信息。

以采購活動(dòng)為例，其主要的業(yè)務(wù)流程如下：請購部門提出申請，采購部門批準(zhǔn)采購，檢查在貨清單，選擇供應(yīng)商，簽訂采購訂單，獲取發(fā)貨通知，收到物料，庫存部門驗(yàn)收入庫，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)采購成本，支付貨款（銷售及出庫業(yè)務(wù)與之相似，相當(dāng)于是采購入庫業(yè)務(wù)的逆過程，本文不再贅述）。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的生成過程如圖2。圖2虛線以上部分為物流過程，虛線以下部分為資金流過程，兩者同時(shí)進(jìn)行，就像硬幣的正反兩面，相輔相成，共同完成采購入庫業(yè)務(wù)。在業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)過程中各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)在業(yè)務(wù)完成結(jié)果后生成記賬憑證，匯總到總賬部門生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

在采購入庫業(yè)務(wù)中，財(cái)會(huì)人員的工作不再是被動(dòng)接收單據(jù)并進(jìn)行事后確認(rèn)采購結(jié)果的閉門造車活動(dòng)，而是保持同各個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門信息的實(shí)時(shí)溝通?？梢栽跇I(yè)務(wù)執(zhí)行過程中參與管理活動(dòng)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同采購部門編制采購預(yù)算和資金使用計(jì)劃；關(guān)注由于采購材料質(zhì)量問題引起的產(chǎn)品成本失控；關(guān)注產(chǎn)品成本中的材料成本差異分析，改進(jìn)采購工作。

圖2 采購入庫業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)信息處理流程

（二）成本核算業(yè)務(wù)

傳統(tǒng)的部門級AIS在處理成本業(yè)務(wù)時(shí)必須把倉庫、生產(chǎn)和人事等部門提供的生產(chǎn)領(lǐng)料單、其他出庫單、生產(chǎn)任務(wù)單及考勤等手工數(shù)據(jù)進(jìn)行重新整理并輸入系統(tǒng)。工作量巨大，數(shù)據(jù)冗余多，通用化的成本核算子系統(tǒng)難以在部門級AIS中得到實(shí)施。而企業(yè)級AIS中成本核算子系統(tǒng)與存貨核算、庫存管理及生產(chǎn)計(jì)劃等子系統(tǒng)集成，成本數(shù)據(jù)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)產(chǎn)生時(shí)就可以實(shí)時(shí)傳遞到成本核算系統(tǒng)，極大地減輕了成本系統(tǒng)的日常輸入數(shù)據(jù)量，也杜絕了數(shù)據(jù)的不一致現(xiàn)象，便于及時(shí)控制成本。如：材料費(fèi)用數(shù)據(jù)來自庫存子系統(tǒng)的生產(chǎn)領(lǐng)料單；折舊費(fèi)用來自固定資產(chǎn)子系統(tǒng)的折舊清單；人工費(fèi)用來自工資子系統(tǒng)的工資明細(xì)表；投入產(chǎn)量來自計(jì)劃管理子系統(tǒng)的生產(chǎn)任務(wù)單；完工產(chǎn)量來自庫存子系統(tǒng)的產(chǎn)品入庫單等。

有了計(jì)算產(chǎn)品成本的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還要明確產(chǎn)品成本計(jì)算方法。ERP環(huán)境下的AIS中計(jì)算產(chǎn)品成本多采用成本累加計(jì)算法，系統(tǒng)把產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中各層次物料的成本，按低層累計(jì)和本層發(fā)生的材料費(fèi)、人工費(fèi)和變動(dòng)及固定間接費(fèi)以及合計(jì)值分別列出，用成本物料單（即costed BOM）的報(bào)表形式表示。成本物料單能詳細(xì)地表達(dá)每一種物料的各類成本費(fèi)用，又可以表達(dá)每一層的物料價(jià)值，對分析成本構(gòu)成，尋求降低成本的切入點(diǎn)都提供了充分的信息。

新環(huán)境下的財(cái)務(wù)人員需要了解企業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與工藝路線，明白加工單如何在各道工序間流轉(zhuǎn)，生產(chǎn)排程及工時(shí)底數(shù)的設(shè)計(jì)等等。進(jìn)行成本分析時(shí)要從成本結(jié)構(gòu)、成本類型及不同期間成本三種角度對成本升降原因進(jìn)行分析，生成分析報(bào)告，為企業(yè)的成本決策提供重要的信息。其中，成本結(jié)構(gòu)分析可以提供企業(yè)成本的構(gòu)成情況，知道企業(yè)控制成本的重心；成本類型分析，可以掌握企業(yè)成本控制的力度；不同期間成本的對比，可以掌握企業(yè)成本的變化和重大影響因素。

本文在此通過分析較典型的訂單成本核算方法來進(jìn)行成本核算會(huì)計(jì)處理流程的說明。在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的信息系統(tǒng)中，每一種制造物料（包括半成品、產(chǎn)成品）的加工和裝配都要生成相應(yīng)的生產(chǎn)訂單，通過生產(chǎn)訂單來進(jìn)行管理。在生產(chǎn)的過程中，按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序，實(shí)時(shí)地將生產(chǎn)領(lǐng)料、工時(shí)核算、產(chǎn)成品或半成品入庫業(yè)務(wù)集成到財(cái)務(wù)，及時(shí)地計(jì)算生產(chǎn)成本并分析成本差異，而不是到月末或整個(gè)產(chǎn)品完工時(shí)才計(jì)算產(chǎn)品成本。流程如圖3。

圖3 訂單成本核算分析流程

四、現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)處理流程對企業(yè)管理的深遠(yuǎn)影響

企業(yè)級AIS能夠在會(huì)計(jì)處理流程中實(shí)時(shí)采集到影響企業(yè)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益構(gòu)成的經(jīng)濟(jì)事件的財(cái)務(wù)信息，因而不僅能做大事后分析和決策，還可進(jìn)行有效的事中控制。在ERP環(huán)境下，AIS已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了和企業(yè)管理信息系統(tǒng)的高度集成，會(huì)計(jì)工作的重點(diǎn)也將由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)向同時(shí)重視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)工作。如何根據(jù)本企業(yè)的管理方式、行業(yè)特點(diǎn)等因素，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)會(huì)計(jì)處理流程，是建立ERP系統(tǒng)后企業(yè)必須面臨的問題。充分利用企業(yè)級AIS的強(qiáng)大優(yōu)勢，對會(huì)計(jì)流程進(jìn)行重組優(yōu)化，將提高數(shù)據(jù)傳遞水平、數(shù)據(jù)利用能力，能夠協(xié)助管理者解決具有多樣化和不確定性的問題，從而提升企業(yè)整體管理水平。

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