基于大數(shù)據(jù)的高校人事檔案管理轉(zhuǎn)型

彭艷

摘要：大數(shù)據(jù)技術為高校人事檔案信息化管理帶來了機遇和挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理部門要注重人事檔案信息化、構建大數(shù)據(jù)平臺，注重人事檔案數(shù)據(jù)化、確立大數(shù)據(jù)理念，注重人事檔案安全性、規(guī)避大數(shù)據(jù)風險。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)人事檔案轉(zhuǎn)型

大數(shù)據(jù)時代的來臨，使人類社會生活的方方面面發(fā)生了革命性的變化，也正在有形無形地影響著人們的行為習慣、思維方式以及工作模式。眾所周知，高校人事檔案管理是典型的、基于數(shù)據(jù)收集、整理和分析的工作，大數(shù)據(jù)時代的到來，無疑為我們的工作帶來了挑戰(zhàn)和變革，當然也為我們帶來了新視角和新方法。就現(xiàn)狀而言，國內(nèi)高等院校人事檔案管理基本上是以檔案的收集、整理、保存為主，在管理理念、思維習慣、行為方式乃至工作模式都遠未達到大數(shù)據(jù)時代對數(shù)據(jù)管理的要求。在高度信息化的現(xiàn)代社會，如何利用大數(shù)據(jù)理念來提升當前高校人事檔案管理水平，轉(zhuǎn)型高校人事檔案管理模式，是高校檔案工作者面臨的新課題。

一、注重人事檔案信息化，構建大數(shù)據(jù)平臺

目前，在高校人事檔案管理中，人事檔案信息化的不全面、不系統(tǒng)和遠落后于時代是人們常常詬病的一個主要問題。正如大數(shù)據(jù)的研究專家指出，大數(shù)據(jù)不僅僅是數(shù)據(jù)的體量大，更重要的是認識數(shù)據(jù)的思維要變化、收集數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)的思維也要變化。

高校人事檔案信息化建設的關鍵在于準確可靠的、數(shù)字化的原始數(shù)據(jù)，這就要求人事檔案管理人員在收集整理檔案材料時，要以高度認真負責的態(tài)度審核和鑒別有關材料的真實性、準確性和完整性。在核定好有關材料信息的準確無誤后，要以二級單位或職能部門建立好基礎數(shù)據(jù)庫，并錄入昕有人員的基本狀態(tài)數(shù)據(jù)，如，職工代號、姓名、性別、民族、籍貫、出生和入職日期、政治面貌、學歷學位、職務職稱等。檔案管理人員在錄入這些基本數(shù)據(jù)后，應繼續(xù)根據(jù)人事檔案分類編目的統(tǒng)一要求及標準，分門別類地數(shù)字化檔案材料的名稱、形成時間、份數(shù)及頁碼等。這樣在查詢時，便可以很快地定位想要查詢的內(nèi)容，并可在索引中清晰地掌握被查詢?nèi)藛T的檔案全貌。當然，基于部門或職能部門的基礎數(shù)據(jù)庫還應互連、互通，以便基礎數(shù)據(jù)的及時更新和共享。如，組織部門的職務職級任免、年度績效考核等，人事部門的職稱評聘、師資培訓等，勞資財務部門的工資變動、社保辦理等，只有各部門和單位將人事檔案材料及時歸檔、錄入、更新，人事檔案部門才能統(tǒng)一審核、入庫，并最終達到更替及時、數(shù)據(jù)準確、信息共享。

檔案管理人員素質(zhì)勝任、管理科學是高校人事檔案信息化的關鍵。因此，高校人事檔案主管部門在配備人員時，要對崗位人員的學歷層次、專業(yè)知識、年齡結(jié)構等方面提出工作勝任要求，并培訓在崗工作人員的信息化知識、網(wǎng)絡技術知識和大數(shù)據(jù)知識，切實提升大數(shù)據(jù)背景下檔案管理人員的服務、管理、適應的素質(zhì)和能力。

二、注重人事檔案數(shù)據(jù)化，確立大數(shù)據(jù)理念

對于大數(shù)據(jù)，麥肯錫全球研究所給出了大家比較認可的定義，即一種規(guī)模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價值密度低四大特征。轉(zhuǎn)而言之，大數(shù)據(jù)變革了我們對世界的思維方式，如從樣本思維、精確思維、因果思維過渡到總體思維、容錯思維、相關思維。大數(shù)據(jù)的理念使得原本完全獨立的基礎數(shù)據(jù)庫間有了聯(lián)系和交匯，通過這些關聯(lián)重聚的數(shù)據(jù)就變成了更為豐富多樣的信息資源。也就是說，大數(shù)據(jù)的關鍵作用在于賦予信息內(nèi)容及信息關系以新的內(nèi)涵和意義。為此，高校人事檔案管理工作需要將人事檔案信息數(shù)據(jù)化，而不僅僅是數(shù)字化。數(shù)據(jù)化與數(shù)字化之間內(nèi)涵差距較大。數(shù)字化是指將模擬數(shù)據(jù)變換為以0與1表示的二進制碼；而數(shù)據(jù)化則是指將現(xiàn)象轉(zhuǎn)變?yōu)榭闪炕治鰧ο蟮倪^程。高校人事檔案信息通過數(shù)據(jù)化，才能被檢素、比較、統(tǒng)計、判斷、預測，進而有效地體現(xiàn)出數(shù)據(jù)的潛在價值。

在高校人事檔案管理中，管理者常常需要做各種各樣的人事信息統(tǒng)計和判斷，這就需要有一個虛擬系統(tǒng)能夠把分布在不同基礎數(shù)據(jù)庫中的原始數(shù)據(jù)按照設定的要求進行描述和統(tǒng)計，大數(shù)據(jù)的理念給高校人事檔案管理帶來了革新性的理念。

就我所在的地方本科院校而言，學校經(jīng)常會對人事信息進行各類統(tǒng)計，這些數(shù)據(jù)需要從多個二級單位、職能部門的數(shù)據(jù)庫中獲取。然而，這里甚為關鍵問題的是，這些不同的基礎數(shù)據(jù)庫中的信息資源是否是及時更新，是否是完全同步，并且是否可共享。例如，現(xiàn)在要統(tǒng)計全校副職你在各崗位定級中的薪酬情況和年齡分段情況，這其中需要涉及的信息包括：從師資信息管理系統(tǒng)中獲取某某副教授是某級崗位信息，從檔案信息管理系統(tǒng)中獲得該副教授的年齡情況，從勞資信息管理系統(tǒng)中獲取該副教授的工資信息，實際操作上非常復雜繁瑣。然而，如果這些基礎性數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)是關聯(lián)的、同步的、共享的，那么此種情況統(tǒng)計工作就非常容易且簡單快捷高效。倘若該同志剛剛評上了正教授，師資信息管理系統(tǒng)予以了體現(xiàn)，但勞資信息管理中該教授的工資卻沒有兌現(xiàn)，很明顯會造成人事信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)的錯誤?；诖髷?shù)據(jù)理念，建立在人事檔案數(shù)量化的人事管理系統(tǒng)完全可以有效避免此類低級錯誤，達成真正現(xiàn)實意義上的資源共享。

三、注重人事檔案安全性，規(guī)避大數(shù)據(jù)風險

由于當前還處于邁向大數(shù)據(jù)時代的初期，其應用方式和規(guī)模與現(xiàn)實要求還存在較大的距離。因此，我們在充分利用大數(shù)據(jù)進行高校人事檔案管理的轉(zhuǎn)型時，也應充分認識到大數(shù)據(jù)運行的局限性，尤其是目前的數(shù)據(jù)化技術還存在許多未知風險。

一是要規(guī)避人事檔案大數(shù)據(jù)分析與判斷的潛在風險。即不能盲目提升大數(shù)據(jù)技術的作用卻沒有真正把握數(shù)據(jù)化資料的真諦，也不能盲目信任大數(shù)據(jù)技術的力量而忽視其自身的局限性，我們必須清醒地意識到大數(shù)據(jù)技術僅是提供了某種可能的解決方案或關系，而不是直接的或標準的答案和結(jié)果。在實際工作中，人事檔案管理者必須針對人事檔案信息化、數(shù)據(jù)化過程中可能存在的偏差或干擾建立必要的數(shù)據(jù)失效風險預警機制，以消除或最大程度地降低人事檔案數(shù)據(jù)資源的無效分析和誤判風險。

二是要規(guī)避人事檔案數(shù)據(jù)資源的流失和泄露風險。由于采集者無法預知所集約的人事檔案信息未來的使用環(huán)境和應用目的，人事檔案信息化、數(shù)據(jù)化后，如何確保數(shù)據(jù)信息既能有效運用，又能確保不泄密和流失，已成為高校人事檔案部門信息資源開發(fā)利用工作中極為關鍵的現(xiàn)實問題。這可能既是人事檔案領域發(fā)展的機遇，也可能是引發(fā)信息災難的陷阱。

因此，我們要建立信息隱私權的保護機制，對特殊信息數(shù)據(jù)進行必要的模糊處置，對有關個人信息關鍵數(shù)據(jù)再利用的行為，設置必要的數(shù)字化限制技術。高校人事檔案部門作為信息數(shù)據(jù)采集管理者應按照有關政策法律，要確立信息安全管理制度，依法擔負人事信息安全監(jiān)管責任。