人事檔案管理若干問題的思考

關(guān)莉

摘要：近些年國家人事管理部門逐漸意識(shí)到人事檔案管理的重要性，也做了相應(yīng)的努力，但人事檔案管理中還是存在一些不足，影響人事管理工作效率和質(zhì)量。文章對(duì)人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行思考，探討如何做好人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理

問題策略

人事檔案是社會(huì)公共信息的重要組成部分，企業(yè)單位借助人事檔案查詢就職人員學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系等信息。從人力資源管理、開發(fā)、利用角度來看，人事檔案在豐富求職者信息的同時(shí)，為企事業(yè)單位人才招聘提供參考；從檔案查閱利用來看，人事檔案利用率較高，因此加強(qiáng)人事檔案的管理十分必要。

一、人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理意識(shí)淡薄。從我國人事檔案管理現(xiàn)狀來看，很多企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不夠重視，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管性事務(wù)，沒有列入企事業(yè)單位日常管理工作范疇，認(rèn)為人事檔案只要不丟失、不泄露，能夠應(yīng)付上級(jí)檢查就夠了。一些領(lǐng)導(dǎo)甚至直接把人事檔案人交由企業(yè)檔案部門管理，而企業(yè)檔案管理工作也不夠腱全、完善，而且不具備人事檔案管理的條件、場所、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)、人員等，人事檔案管理自然做不好。

2.管理水平低下，管理手段落后。我國企事業(yè)單位檔案管理人員多是蒹職，導(dǎo)致檔案管理人員流動(dòng)性大。檔案交接制度不完善，難以保證人事檔案的完整性。就檔案管理人員素質(zhì)來說，專業(yè)知識(shí)水平低，企事業(yè)單位沒有進(jìn)行針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理人員工作熱情不高、精力投入少，檔案管理工作，又停留于檔案收集、整理、歸檔等工作上。此外，人事檔案管理手段相對(duì)落后，檔案借閱過程中反復(fù)調(diào)用原始材料，對(duì)檔案造成了不可避免的損毀。檔案室室內(nèi)溫度、濕度、采光等不符合標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致紙張發(fā)黃、字跡變暗，嚴(yán)重影響檔案的安全性和有效性。

3.人事檔案收集力度不夠。由于人事檔案收集、歸檔制度不健全、不合理，導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案工作執(zhí)行不嚴(yán)格，檔案收集不完整、檔案歸檔不及時(shí)。此外，收集和歸檔的檔案材料在形式和內(nèi)容上千篇一律，沒有任何實(shí)用價(jià)值，不能準(zhǔn)確反映個(gè)人信息，對(duì)企事業(yè)單位的人力資源管理非常不利，從而影響人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，降低檔案實(shí)用價(jià)值。

4.人事檔案管理信息化程度不高。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的進(jìn)步推動(dòng)下信息處理技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理信息化管理系統(tǒng)逐漸完善。盡管計(jì)算機(jī)水平在不斷更新，但有恨多先進(jìn)技術(shù)手段沒有被挖掘和利用，計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中應(yīng)用不夠廣泛，這不僅不利于人事檔案管理效率的提高，也造成了一定的資源浪費(fèi)，增加企事業(yè)單位檔案管理成本。

二、人事檔案管理策略

1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視。領(lǐng)導(dǎo)階層和管理人員加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，是做好人事檔案管理工作的重要保證。企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)積極關(guān)注人事檔案管理工作，將其納入日常工作范疇，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組，定期檢查人事檔案收集、歸檔工作進(jìn)度，加強(qiáng)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的不足并加以指導(dǎo)糾正，把檔案管理工作納入年度考核，與單位其他考核掛鉤，提高對(duì)檔案管理工作的重視。企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案法律知識(shí)學(xué)習(xí)，明白人事檔案管理工作的重要性，明確檔案管理人員職責(zé)、職權(quán)，努力做好人事檔案管理工作。

2.增加資金投入，構(gòu)建良好環(huán)境。各企事業(yè)單位要加大檔案工作財(cái)政投入，尤其是檔案維護(hù)、檔案搶救、檔案信息化建設(shè)的資金投入。檔案管理經(jīng)費(fèi)要做到年初預(yù)算、年終總結(jié)，做好檔案收集、歸檔、管理等環(huán)節(jié)的專項(xiàng)預(yù)算。各單位需嚴(yán)格按照國家檔案管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)完善本單位檔案室建設(shè)，采購一定數(shù)量和規(guī)格的檔案柜、檔案袋，做好采光、通風(fēng)、防潮、防塵、防蟲等工作，在條件允許的情況下，爭取資金開展人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作，提高檔案利用效率；根據(jù)各單位工作實(shí)際檔案室應(yīng)配置空調(diào)、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，為企事業(yè)單位檔案信息化管理提供保障，確保檔案利用安全、完整。

3.提高人事檔案管理人員素質(zhì)。各單位人事部門要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，保證工作人員人生觀、世界觀、價(jià)值觀積極向上。企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)員工的教育培養(yǎng)，積極深入一線，關(guān)心員工生活、工作，充分調(diào)動(dòng)員工工作積極性。提高檔案人員管理素質(zhì)，一方面提高本單位檔案人員錄用標(biāo)準(zhǔn)，不僅要具備專業(yè)知識(shí)，工作經(jīng)驗(yàn)也很重要；另一方面積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為員工提供一個(gè)交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，進(jìn)而提高人事檔案管理水平。

4.加強(qiáng)人事檔案材料的收集。加強(qiáng)人事檔案材料的收集是提高人事檔案管理的重要基礎(chǔ)。隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部任職、企業(yè)招聘、學(xué)生就業(yè)、職稱評(píng)選等對(duì)人事材料需求的不斷增加，對(duì)人事檔案管理提出了新的要求。檔案人員必須及時(shí)收集一切與人事有關(guān)的檔案材料，認(rèn)真整理、仔細(xì)鑒別，提高檔案實(shí)用價(jià)值。工作中對(duì)不符合歸檔要求的材料要立即處理，確保歸檔材料齊全、完整，提高人事檔案材料的準(zhǔn)確性、實(shí)用性和權(quán)威性。認(rèn)真登記檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接受等情況，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，避免檔案丟失、泄密、凈改、損毀等現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)行責(zé)任制，保證檔案完整，提高人事檔案利用效率。

總之，人事檔案是國家決策、企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，加強(qiáng)人事檔案管理至關(guān)重要。目前我國人事檔案管理意識(shí)薄弱、工作人員素質(zhì)不高、管理制度不健全、信息化建設(shè)不夠完善等問題突出。企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將人事檔案管理納入日常工作，加強(qiáng)對(duì)檔案收集、歸檔工作的重視，保證人事檔案完整性和實(shí)用性；積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員水平，確保檔案管理工作質(zhì)量；完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，提升人事檔案利用率。

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