淺談高校后勤管理信息化、智慧化改革

董 瑤，解 慧，崔 浩，靜 巍*

(1.吉林化工學(xué)院 后勤管理處，吉林 吉林 132022；2.吉林師范大學(xué)博達(dá)學(xué)院 食品工程系，吉林 四平 136000；3.吉林化工學(xué)院 化學(xué)與制藥工程學(xué)院，吉林 吉林 132022)

俗話說“兵馬未動(dòng)，糧草先行”，可見后勤保障工作對(duì)前方戰(zhàn)斗的重要性，同樣，在高校建設(shè)發(fā)展中，后勤管理工作對(duì)高校的教學(xué)工作也具有至關(guān)重要的作用[1]。良好的后勤保障，可以使高校充滿活力，充滿改革創(chuàng)新的激情，促使高校有更多的精力投身于教育事業(yè)。一個(gè)朝氣蓬勃的高校，一定會(huì)收獲更高的教學(xué)質(zhì)量。近年來，隨著科技的進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與普及，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)滲透到了我們生活的方方面面[2]，正在逐漸的改變著我們的工作、學(xué)習(xí)和生活方式，在這樣的大環(huán)境下，我們高校后勤的工作方式也必然隨之發(fā)生一系列的變化。習(xí)近平總書記在全國(guó)高校思想政治工作會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，做好高校思想政治工作，要因勢(shì)而化、因時(shí)而進(jìn)、因勢(shì)而新。要運(yùn)用新媒體新技術(shù)使工作活起來，推動(dòng)思想政治工作傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)同信息技術(shù)高度融合，增強(qiáng)時(shí)代感和吸引力?！爸腔坌@”的提出便是高校信息化、智慧化建設(shè)的優(yōu)秀產(chǎn)物[3]。智慧校園指的是以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的智慧化的校園工作、學(xué)習(xí)和生活一體化環(huán)境，這個(gè)一體化環(huán)境以各種應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)為載體，將教學(xué)、科研、管理和校園生活進(jìn)行充分融合[4]。智慧校園強(qiáng)調(diào)“以服務(wù)為核心，以管理為支撐”的理念，智能感知、資源組織、信息交換、管理邏輯與科學(xué)決策等[5]。2010年，浙江大學(xué)提出了建設(shè)智慧校園的勇敢設(shè)想，支持無處不在的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、融合創(chuàng)新的網(wǎng)絡(luò)科研、透明高效的校務(wù)治理、豐富多彩的校園文化、方便周到的校園生活[6]。隨后，南京郵電大學(xué)完成了一個(gè)相對(duì)完整的智慧校園規(guī)劃，該設(shè)想的核心特征是：1.為廣大師生提供一個(gè)全面的智能感知環(huán)境和綜合信息服務(wù)平臺(tái)，提供基于角色的個(gè)性化定制服務(wù)；2.將基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息服務(wù)融入學(xué)校的各個(gè)應(yīng)用與服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)和協(xié)作；3.通過智能感知環(huán)境和綜合信息服務(wù)平臺(tái)，為學(xué)校與外部世界提供一個(gè)相互交流和相互感知的接口[7]。經(jīng)過七年的發(fā)展與完善，目前，全國(guó)各大高校基本實(shí)現(xiàn)了由最初的信息化逐步向智慧化的過渡，特別是在教學(xué)、科研、人事及財(cái)務(wù)管理等高校管理的核心環(huán)節(jié)，智慧化辦公已基本普及，這對(duì)后勤管理工作的信息化、智慧化發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

一、高校后勤信息化、智慧化改革的必要性

從世界范圍來看，進(jìn)入21世紀(jì)第二個(gè)十年，隨著信息技術(shù)的日新月異，高校管理模式也正在發(fā)生著劇烈的變化，正日益改變著人們對(duì)大學(xué)的認(rèn)知，也更加凸顯出了高校后勤信息化、智慧化建設(shè)的必要性。

(一) 一線工作比重大，業(yè)務(wù)涉及范圍廣

后勤作為學(xué)校大后方的基礎(chǔ)保障部門，相比各類管理工作，一線工作比重相對(duì)更大，人員需求也相對(duì)更多。并且，后勤的工作涉及范圍廣泛，部分崗位甚至需要24小時(shí)堅(jiān)守，是學(xué)校里面最容易出現(xiàn)突發(fā)狀況的部門，這種狀態(tài)下，各部門間如何及時(shí)有效的溝通顯得尤為重要，直接影響著各項(xiàng)工作的辦事效率和進(jìn)度，甚至?xí)绊懙綄W(xué)校的安全與聲譽(yù)。智慧化改革的推進(jìn)，不僅可以讓從前繁瑣的辦事流程變得更加簡(jiǎn)便和規(guī)范，還可以通過手機(jī)等高清攝像錄像設(shè)備及時(shí)傳輸和匯報(bào)現(xiàn)場(chǎng)情況，也可以通過語音和視頻等高科技軟件實(shí)現(xiàn)緊急會(huì)議的召開，減少了應(yīng)急事件處理時(shí)一些不必要的等待時(shí)間，大大的提高了工作效率。

(二) 教學(xué)科研先行先試，后勤服務(wù)亦步亦趨

高校里教學(xué)和科研工作朝著智能化方向發(fā)展已是必然趨勢(shì)，目前，全國(guó)各大高校教務(wù)管理系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)的建立已經(jīng)非常完善。后勤作為學(xué)?；A(chǔ)工作的保障部門，必須適應(yīng)并緊跟學(xué)校的發(fā)展趨勢(shì)，在確保各項(xiàng)服務(wù)落實(shí)到位的同時(shí)，要克服一切困難配合學(xué)校完成智慧校園的建設(shè)。后勤服務(wù)必須以方便學(xué)校、方便師生為宗旨，建立健全一套完善的后勤服務(wù)管理體系，讓各個(gè)服務(wù)環(huán)節(jié)良好的運(yùn)轉(zhuǎn)與落實(shí)，確保后勤服務(wù)完整的融合到智慧校園的各個(gè)體系中，協(xié)助教學(xué)和科研工作更好、更順利的開展。

二、高校后勤信息化、智慧化改革的措施

(一) 建立健全后勤服務(wù)管理體系

1.生活服務(wù)管理體系

隨著一些第三方支付平臺(tái)相繼開通了生活服務(wù)繳費(fèi)的功能，越來越多的人開始并習(xí)慣使用網(wǎng)絡(luò)繳費(fèi)，無需再像從前那樣在多個(gè)收費(fèi)單位間來回奔波，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)也解決了很多應(yīng)急需要，避免因?yàn)槔U費(fèi)不及時(shí)給日常生活帶來不便。大學(xué)生是當(dāng)今社會(huì)信息接收最快的群體，智能軟硬件的使用情況更是始終處在時(shí)代最前沿，對(duì)他們而言，生活服務(wù)管理體系的建立是自身需要多過學(xué)校建設(shè)需要。在校生每月需要繳存的常規(guī)費(fèi)用包括：水費(fèi)、電費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、住宿費(fèi)和伙食費(fèi)五大項(xiàng)，校園一卡通的普及解決了多項(xiàng)費(fèi)用一站式存繳的難題，但學(xué)生仍然需要定期或不定期去一卡通充值處繳費(fèi)，并且只能在每日固定的時(shí)間內(nèi)排隊(duì)繳存。生活服務(wù)管理體系建立后，學(xué)生不僅可以實(shí)現(xiàn)通過手機(jī)客戶端隨時(shí)隨地對(duì)一卡通進(jìn)行充值，還可以查詢每日的繳費(fèi)和扣款記錄及卡中余額等基本信息，更便于學(xué)生對(duì)每月生活消費(fèi)的管理和計(jì)劃。此外，學(xué)生還可以通過生活服務(wù)管理體系實(shí)現(xiàn)失物招領(lǐng)掛失、校醫(yī)院就診預(yù)約、自習(xí)室座位預(yù)約、實(shí)驗(yàn)器材使用預(yù)約等更方便學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的功能。

2.餐飲服務(wù)管理體系

餐飲服務(wù)管理是每個(gè)高校管理難度最大、風(fēng)險(xiǎn)最高的部分，大到食品安全的監(jiān)管，小到食品原料的采買，每個(gè)環(huán)節(jié)的管控都關(guān)系重大。目前，全國(guó)各大高校已基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)學(xué)生食堂全方位無死角監(jiān)控系統(tǒng)的布置，但監(jiān)控終端仍以人工實(shí)時(shí)監(jiān)管為主，在盡可能減少人員投入的狀況下，要實(shí)現(xiàn)對(duì)各環(huán)節(jié)零漏洞的監(jiān)管，工作難度和強(qiáng)度都非常大。學(xué)生作為食堂服務(wù)的對(duì)象，每日都親身品嘗食堂的飯菜，面對(duì)面接觸食堂的服務(wù)人員，對(duì)于食堂菜品和服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)，他們最有發(fā)言權(quán)。如果每個(gè)學(xué)生都能把自己在就餐過程中發(fā)現(xiàn)的問題，通過餐飲服務(wù)管理體系認(rèn)真并及時(shí)的反饋給后勤餐飲管理部門，這將是一個(gè)人員基數(shù)龐大、信息來源可靠的監(jiān)管群體，將對(duì)學(xué)校提高餐飲服務(wù)品質(zhì)，確保食品安全工作提供最有力的保障。

此外，后勤餐飲服務(wù)部門還可以通過管理體系按時(shí)發(fā)布應(yīng)季的營(yíng)養(yǎng)膳食食譜，根據(jù)學(xué)生不同的需求提供科學(xué)營(yíng)養(yǎng)的搭配建議，積極宣傳營(yíng)養(yǎng)健康知識(shí)，并在系統(tǒng)中設(shè)置問答互動(dòng)版塊，定期由后勤主管學(xué)生營(yíng)養(yǎng)的人員為學(xué)生答疑指導(dǎo)。

3.零星維修管理體系

學(xué)校日常的零星維修工作涉及面廣泛且工作量龐大，常常面對(duì)突發(fā)狀況，是后勤管理工作的重中之重。通過建立零星維修管理體系，全方位實(shí)現(xiàn)學(xué)校各級(jí)部門和全校師生使用網(wǎng)絡(luò)報(bào)修的規(guī)劃。通過體系建設(shè)，后勤維修部門可以對(duì)全校的維修項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)化管理，根據(jù)報(bào)修情況做好合理的維修計(jì)劃和材料的采買工作，按照待修項(xiàng)目的輕重緩急合理調(diào)度人員。對(duì)于需要報(bào)修部門配合的維修項(xiàng)目，也可以通過網(wǎng)絡(luò)預(yù)約時(shí)間，避免因?yàn)榈却速M(fèi)時(shí)間，大大提高了工作效率。維修部門每個(gè)學(xué)期末根據(jù)系統(tǒng)的報(bào)修記錄對(duì)本學(xué)期的維修情況進(jìn)行匯總，減少很多人工整理維修清單的時(shí)間，也便于各部門維修費(fèi)用的結(jié)算工作。隨著體系的不斷完善和報(bào)修使用率的提高，接下來可以進(jìn)一步完善報(bào)修部門使用系統(tǒng)報(bào)送維修驗(yàn)收單和意見反饋的工作，以及定期審核維修部門修后回訪記錄等工作。

4.節(jié)約節(jié)能管理體系

目前，高校在能源利用與管理上仍以智能感應(yīng)技術(shù)為主，安裝光感照明設(shè)備和感應(yīng)水龍頭是多數(shù)院校采用的節(jié)能方案，但無論是就感應(yīng)技術(shù)本身的缺陷考慮，還是從目前各個(gè)院校節(jié)約節(jié)能的效果來看，這套方案并沒有起到很好的節(jié)能效果，長(zhǎng)明燈和長(zhǎng)流水的現(xiàn)象仍屢見不鮮。智慧化校園建設(shè)中，節(jié)約節(jié)能是重點(diǎn)，我們要充分利用現(xiàn)階段智能軟硬件的優(yōu)勢(shì)，把節(jié)約節(jié)能融入其中。最近新興起的掃碼技術(shù)就十分值得推薦，將所有照明裝置的開關(guān)設(shè)定成掃碼啟動(dòng)、再掃碼關(guān)閉的模式，如果使用后不關(guān)閉，將無法在其他場(chǎng)所里進(jìn)行第二次掃碼開啟，這樣就強(qiáng)制性的實(shí)現(xiàn)了人走燈滅的愿望。當(dāng)然，校園節(jié)能是一項(xiàng)持久而艱巨的工作，但融入智能化管理與控制的概念一定是必然趨勢(shì)。

5.衛(wèi)生醫(yī)療管理體系

高校校醫(yī)院是學(xué)校范圍內(nèi)進(jìn)行防病治病保障師生員工健康，組織、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查校內(nèi)清潔衛(wèi)生工作的部門。每學(xué)年都要組織學(xué)生體格檢查一次，并且要建立學(xué)生體質(zhì)健康檔案。目前多數(shù)高校的體檢結(jié)果仍以紙質(zhì)版形式存檔，十分不方便查詢和調(diào)取。衛(wèi)生醫(yī)療管理體系的建立，首先就要實(shí)現(xiàn)所有學(xué)生的個(gè)人健康信息錄入系統(tǒng)，并且實(shí)時(shí)更新，即便學(xué)生畢業(yè)離開學(xué)校，隨時(shí)隨地都可以登錄系統(tǒng)查詢自己的健康檔案，對(duì)于過往病史的記錄和醫(yī)生建議一目了然，對(duì)學(xué)生后續(xù)身體檢查和治療有很重要的指導(dǎo)意義。同時(shí)，還要建立醫(yī)生與學(xué)生互動(dòng)答疑的模塊，及時(shí)幫助學(xué)生解決健康問題，指導(dǎo)學(xué)生合理就醫(yī)。定期在系統(tǒng)中開展健康與衛(wèi)生教育，宣傳健康衛(wèi)生科普知識(shí)，組織有關(guān)咨詢活動(dòng)，培養(yǎng)學(xué)生良好衛(wèi)生習(xí)慣。

6.服務(wù)監(jiān)督管理體系

智慧化體系建設(shè)最核心的思想就是改變傳統(tǒng)慢節(jié)奏的工作方式，加強(qiáng)部門間的溝通與合作。因此，在智慧化體系的建設(shè)中，服務(wù)監(jiān)督管理體系的建立必不可少。后勤作為服務(wù)部門，傾聽廣大師生的建議和意見是后勤發(fā)展的關(guān)鍵，要讓反饋信息更加的公開化、透明化，讓學(xué)校的每一名師生都做后勤的管理者，做到隨見隨拍隨反應(yīng)，幫助我們變被動(dòng)為主動(dòng)，更好的提升后勤的服務(wù)品質(zhì)。對(duì)于師生在系統(tǒng)中提出的問題，后勤應(yīng)在第一時(shí)間給予回復(fù)，并給出初步解決方案，對(duì)于集中的問題及較為嚴(yán)重和關(guān)鍵的問題，要及時(shí)整理并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到指示后如實(shí)在系統(tǒng)中做出答復(fù)，要做到讓師生對(duì)我們的管理體系放心、滿意，確保管理系統(tǒng)良好的、長(zhǎng)久的運(yùn)轉(zhuǎn)下去。

(二) 加強(qiáng)后勤信息化、智慧化服務(wù)平臺(tái)軟實(shí)力建設(shè)

1.加強(qiáng)對(duì)智慧化服務(wù)平臺(tái)的宣傳與普及

后勤服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)有別于教學(xué)和科研，需要多部門間緊密聯(lián)系、密切配合，不僅后勤服務(wù)方的網(wǎng)絡(luò)軟硬件建設(shè)需要加大投入，學(xué)校各個(gè)部門作為使用方，也必須在普及智慧化服務(wù)意識(shí)、規(guī)范服務(wù)申報(bào)流程以及學(xué)習(xí)智慧化平臺(tái)使用方法等多個(gè)方面積極配合，只有全校各個(gè)部門規(guī)范并普及了智慧化服務(wù)平臺(tái)的應(yīng)用，后勤智慧化改革的道路才能越走越順，越走越寬。

2.加強(qiáng)后勤員工對(duì)智慧化平臺(tái)應(yīng)用能力的培訓(xùn)

多年來，后勤職工老齡化嚴(yán)重、文化程度偏低、人員素質(zhì)參差不齊等問題一直是制約著后勤發(fā)展的主要原因，后勤信息化、智慧化改革的推進(jìn)必然會(huì)對(duì)員工自身的素質(zhì)和能力提出新的要求和新的標(biāo)準(zhǔn)。組織者要有計(jì)劃的做好培訓(xùn)方案，根據(jù)員工崗位需求和自身能力的不同，分批次為需要接受培訓(xùn)的員工開設(shè)不同難易程度的課程。培訓(xùn)的開展要由易到難、循序漸進(jìn)，盡量讓大家獲得學(xué)習(xí)的成就感，提高員工學(xué)習(xí)的欲望，同時(shí)，還要讓大家感受到應(yīng)用智能化辦公所帶來的方便和工作效率上的提高，從思想上提高后勤員工對(duì)智慧化改革的期望值。

三、結(jié) 語

中國(guó)高校的信息化、智慧化建設(shè)目前已取得了較大的成績(jī)，在基礎(chǔ)建設(shè)、應(yīng)用開發(fā)方面都有巨大的進(jìn)展，但距離建成智慧化校園仍有一段差距。后勤服務(wù)目前的管理模式仍處于由人工化向智慧化的過度階段，因此，我們必須精準(zhǔn)把握時(shí)代脈搏，注入新的理念，加強(qiáng)對(duì)智慧化建設(shè)的投入，切實(shí)做好后勤保障工作，為師生提供最舒適、最全面的服務(wù)，努力朝著更快捷、更方便、更高效的智慧化方向快速發(fā)展，爭(zhēng)取早日完成智慧校園、智慧后勤的建設(shè)工作。