基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫在環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)規(guī)范化管理中的應(yīng)用

馮強

摘 要：本文作者結(jié)合環(huán)境監(jiān)測工作實踐，針對環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)管理中易出現(xiàn)的問題，提出了在做好監(jiān)測業(yè)務(wù)工作流程、監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)分包工作、監(jiān)測收費、監(jiān)測報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)、監(jiān)測質(zhì)量、業(yè)務(wù)項目等規(guī)范化管理的同時要建立好“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”?！拔鍌€基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”是進(jìn)行業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和手段，本文詳細(xì)介紹了“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”的建立和使用方法。

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫；監(jiān)測業(yè)務(wù)；規(guī)范化；應(yīng)用

中圖分類號：X321 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）06-0042-03

目前隨著環(huán)境監(jiān)測事業(yè)蒸蒸日上的發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)量不斷增大，對各類環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化管理，不僅有利于提高環(huán)境監(jiān)測工作的效率，而且也是監(jiān)測數(shù)據(jù)質(zhì)量的有力保證。但由于環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)工作紛繁復(fù)雜，涉及的環(huán)境要素門類繁多，加之監(jiān)測工作任務(wù)來源廣泛，要想實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)規(guī)范化管理，業(yè)務(wù)規(guī)范化管理工作到底怎樣做，筆者結(jié)合在環(huán)境監(jiān)測站業(yè)務(wù)管理遇到的問題和有效的管理經(jīng)驗談幾點不成熟的看法：

1 環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)管理在監(jiān)測工作實踐中遇到的問題[2]

1.1 監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)管理和執(zhí)行混亂

由于標(biāo)準(zhǔn)管理不規(guī)范，未建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)資源庫，很多站在使用標(biāo)準(zhǔn)過程中，錯用、過期使用、不用標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)象時有發(fā)生。

1.2 監(jiān)測收費隨意性大

很多站未建立監(jiān)測收費標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，對承接的監(jiān)測業(yè)務(wù)采樣費、分析費、報告費及服務(wù)費未進(jìn)行總額測算、無專人審核，收費金額存在隨意性大的情況。

1.3 監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理雜亂無章

歷年來接受多少指令性任務(wù)，受理多少委托性監(jiān)測，任務(wù)來源、委托合同、方案編制及任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行進(jìn)度等情況，其資料是邊用邊丟，或資料分散存檔，要查找、要溯源時很困難。

1.4 監(jiān)測數(shù)據(jù)報告提取不易，提取費時費力

當(dāng)監(jiān)測業(yè)務(wù)完成后，在監(jiān)測數(shù)據(jù)報告歸檔時雖將監(jiān)測數(shù)據(jù)以電子文件形式傳遞給單位數(shù)據(jù)信息歸口管理科室，但未建立單位的電子數(shù)據(jù)資源總庫，未配備專門的電腦和專有電子資料管理人員對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)一的存儲和維護(hù)管理，未做好日常的安全保密和定期檢查備份工作，要調(diào)閱一份歷史數(shù)據(jù)報告如大海撈針一樣，費時費力。

1.5 監(jiān)測能力信息掌握不全，分包工作管理流于形式

監(jiān)測站對自身監(jiān)測項目能力、設(shè)備能力、人力資源力、轄區(qū)內(nèi)監(jiān)測機(jī)構(gòu)能力的信息掌握不全；常常造成超資質(zhì)范圍接受任務(wù)、監(jiān)測設(shè)備數(shù)量不足時超能力接任務(wù)等情況。需要分包時，對分包方的能力也不清楚，往往使分包工作管理流于形式。

2 環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的實施

筆者覺得要搞好業(yè)務(wù)管理，最根本和最基礎(chǔ)的要做好以下兩點，一是要作好監(jiān)測業(yè)務(wù)工作流程、監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)分包工作、監(jiān)測收費、監(jiān)測報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)、監(jiān)測質(zhì)量、業(yè)務(wù)項目等規(guī)范化管理，二是要建立好“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”，“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”包括：監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)庫、監(jiān)測能力資源數(shù)據(jù)庫、監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理數(shù)據(jù)庫、監(jiān)測數(shù)據(jù)報告管理數(shù)據(jù)庫、監(jiān)測費核算數(shù)據(jù)庫。本文重點就怎樣建立和使用“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”結(jié)合工作實際作一簡述，以期起到拋磚引玉的作用。

2.1 監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用

監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)庫的建立：把涉及環(huán)境監(jiān)測工作需要的各類標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范文本下載到本地電腦，并分門別類建立文件夾，每個文件里用電子表格超連接建立子標(biāo)準(zhǔn)名錄，這些標(biāo)準(zhǔn)均需由專門的標(biāo)準(zhǔn)管理人員對照標(biāo)準(zhǔn)出版社出版的紙質(zhì)版進(jìn)行核對，與紙質(zhì)不一致的地方均需修改過來，并標(biāo)識修改人名字。使用的監(jiān)測方法標(biāo)準(zhǔn)還需經(jīng)相關(guān)監(jiān)測室確認(rèn)、經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能錄入，并建立監(jiān)測方法標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)名錄電子檔。這些準(zhǔn)備工作好后，用電子表格把各文件夾理的子標(biāo)準(zhǔn)名錄和標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)名錄連接起來就構(gòu)成監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)庫。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：（1）標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的管理必須由專人管理，對電子文檔的修定權(quán)限只能授予專管人員，其他使用人員只授予閱讀權(quán)限。（2）實時更新各類標(biāo)準(zhǔn)，以確保標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行有效，（3）監(jiān)測方法標(biāo)準(zhǔn)必須經(jīng)過確認(rèn)程序確認(rèn)后才能錄入。監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖1。

2.2 監(jiān)測能力資源數(shù)據(jù)庫的建立和使用

所謂監(jiān)測能力資源數(shù)據(jù)庫就是把監(jiān)測站設(shè)備能力、監(jiān)測項目能力、人力資源能力、合格分包方項目能力等涉及的內(nèi)容通過電子文檔反映出來，建立方法和“監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)庫的建立”一樣，就不再贅述。建立時要注意以下幾點，一是要分年度建立，二是設(shè)備能力、項目能力要注意分類，設(shè)備能力要包括設(shè)備總臺賬、分類臺賬、校檢情況、數(shù)量等足夠的信息；項目能力要包括通過計量認(rèn)證項目、通過資質(zhì)認(rèn)證項目、通過雙證項目、雙人項目持證情況等內(nèi)容；人力資源能力重點要把持各類環(huán)境監(jiān)測合格證、上崗證的情況體現(xiàn)出來；合格分包方項目能力主要包括的是名錄和分包方項目能力表。三是合格分包方名錄要通過評審合格的才能錄入。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：一是建立時要足夠的信息量；二是要注意實時更新，三是年度結(jié)束后對這幾個能力變化情況要有比對總結(jié)。監(jiān)測能力資源數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖2。

2.3 監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用

監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理數(shù)據(jù)庫就是把歷年監(jiān)測站接受的指令性任務(wù)和受理的委托性監(jiān)測任務(wù)涉及的任務(wù)來源依據(jù)、委托合同、方案編制及任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行進(jìn)度等內(nèi)容通過電子文檔反映出來，建立方法和前面的一樣。建立時要注意以下幾點，一是要分年度、分監(jiān)測類別建立，二是業(yè)務(wù)項目信息要包括項目名稱、委托單位、委托日期、項目負(fù)責(zé)人、監(jiān)測收費、分包方、監(jiān)測方案及下達(dá)時間、項目進(jìn)展等內(nèi)容，三是委托合同或任務(wù)來源依據(jù)要與監(jiān)測實施方案要一一對應(yīng)；四是監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理是個動態(tài)過程，只有業(yè)務(wù)專管人員對電子文檔有修定權(quán)限，其他使用人員只受予閱讀權(quán)限。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：一是建立時要有足夠的信息量；二是要注意實時更新，三是年度結(jié)束后對項目執(zhí)行情況要歸總。監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖3。

2.4 監(jiān)測數(shù)據(jù)報告管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用

監(jiān)測數(shù)據(jù)報告管理數(shù)據(jù)庫就是把歷年監(jiān)測站完成的各類數(shù)據(jù)報告通過電子文檔反映出來，建立方法和和前面的一樣。建立時要注意以下幾點，一是要分年度、分監(jiān)測類別建立；二是監(jiān)測數(shù)據(jù)報告必須是通過三級審核完成后、紙質(zhì)版經(jīng)報告簽發(fā)人簽字后的報告才能錄入；三是要注明對應(yīng)的紙質(zhì)檔歸檔情況；四是監(jiān)測數(shù)據(jù)報告需專人管理，錄入報告一但生存，任何人都沒有修改權(quán)限，包括報告管理人員在內(nèi)的所有人員只有閱讀權(quán)限。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：一是建立時要足夠的信息量；二是要注意實時更新，三是對使用人員要按《保密程序》授權(quán)的人員才能調(diào)閱。監(jiān)測數(shù)據(jù)報告管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖4。

2.5 監(jiān)測費核算數(shù)據(jù)庫的建立和使用

監(jiān)測費核算數(shù)據(jù)庫就是把歷年監(jiān)測站監(jiān)測收費依據(jù)、項目監(jiān)測收費核算清單、監(jiān)測經(jīng)費核定單等內(nèi)容通過電子文檔反映出來，建立方法和前面一樣。建立時要注意事項，一是建立時要制作專門的監(jiān)測費核算軟件，這個軟件要提前按監(jiān)測收費標(biāo)準(zhǔn)預(yù)置所有環(huán)境要素、具體監(jiān)測項目及其監(jiān)測分析方法、人工、車輛收費單價；后再根據(jù)監(jiān)測類別、監(jiān)測頻次、工作量計算總和，自動生成監(jiān)測費核算清單，通過這種軟件，只要監(jiān)測類別一致、工作量一致，那么算出來的監(jiān)測總費用就一致。二是監(jiān)測經(jīng)費核定單的內(nèi)容要包括監(jiān)測具體內(nèi)容和審定的監(jiān)測費，監(jiān)測經(jīng)費核定單是收費核算清單和委托金額的輸入依據(jù)。三是監(jiān)測經(jīng)費核定單和收費核算清單最好是一一對應(yīng)。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：一是監(jiān)測項目的單價設(shè)置、監(jiān)測類別的設(shè)置等要與收費文件一致；二是使用人員要按《保密程序》授權(quán)的人員才能調(diào)閱，監(jiān)測收費清單可提供給委托方，監(jiān)測經(jīng)費核定單是內(nèi)部管理資料，不提供給委托方。監(jiān)測費核算數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖5。

3 結(jié)語

環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)規(guī)范化管理是個復(fù)雜而細(xì)致的工作，貫穿于監(jiān)測過程的各個環(huán)節(jié)，“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”的建立和運用是我們進(jìn)行業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)手段，是筆者結(jié)合工作實踐的一部份總結(jié)，其主要目的是想起到拋磚引玉的作用，監(jiān)測過程的其它環(huán)節(jié)，比如質(zhì)量控制、數(shù)據(jù)審核、檔案管理等也可以建立相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，通過這些基礎(chǔ)“信息庫”的建立，實現(xiàn)文檔電子化管理，可以降低監(jiān)測成本，提高工作效率，促進(jìn)環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量的全面提高。特別是現(xiàn)在很多監(jiān)測站已建立起了實驗室信息管理系統(tǒng)，這些基礎(chǔ)“信息庫”正是對信息管理系統(tǒng)的有效補充和完善。

參考文獻(xiàn)

[1]黃衛(wèi).淺談環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)管理的規(guī)范化[J].環(huán)境監(jiān)測管理與技術(shù)，2008，20（1）：51-53.

[2]李兆漢.淺談環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)管理的規(guī)范化[J].新西部：理論版，2012（5）：77-78.