梯田檔案高效管理策略分析

朱芳春

【摘要】檔案管理是每個單位或組織在運營過程中必須要重視的一個管理環(huán)節(jié)，能夠為組織機構(gòu)各項重要決策提供理論支撐。加強檔案管理能夠在一定程度上確保組織機構(gòu)的正常高效運行。莊浪縣是我國第一個梯田化模范縣，在歷經(jīng)30多年的梯田建設(shè)中，莊浪人靠著自己的勤勞雙手和聰明才智，累計建設(shè)梯田5670萬個，移動土方2.76億方。在此過程中產(chǎn)生了大量檔案資源，為確保莊浪縣梯田規(guī)范化建設(shè)，制定高效檔案管理策略顯得至關(guān)重要。

【關(guān)鍵詞】梯田;檔案管理;高效;管理策略

莊浪縣于上個世紀九十年代被國家水利部列為全國唯一的梯田化建設(shè)試點縣，梯田建設(shè)進入了攻堅階段，采用人機結(jié)合方式加強梯田化標準建設(shè)，每年興修梯田4.5萬畝，累計達到94.5萬畝，被稱為中國第一個梯田化模范縣。為切實推進莊浪縣梯田規(guī)范化管理，我館在對莊浪縣梯田檔案管理重點把握，創(chuàng)新以往檔案管理措施，充分結(jié)合莊浪縣梯田建設(shè)情況及時代發(fā)展形勢，加強梯田檔案管理高效措施推進落實。

一、樹立科學觀念，重視檔案管理工作創(chuàng)新

思想是一切行動的先導，要想切實加強梯田檔案管理工作，首先要樹立科學明確的管理觀念，從思想上重視梯田檔案管理工作，這是構(gòu)建高效檔案管理策略的前提。對此，我館在檔案管理上要遵循規(guī)范性、科學性、高效性及可行性原則，所有檔案工作應(yīng)圍繞梯田建設(shè)工作開展，以提高莊浪縣梯田建設(shè)水平和整體質(zhì)量為最高目標，加強檔案管理工作。各相關(guān)部門檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進行統(tǒng)一規(guī)范管理，建立梯田檔案管理體系，將梯田檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息進行分類管理，全面提升檔案管理工作效率。以提高全體工作人員檔案管理意識為目標，全面鋪開檔案管理工作，在加強梯田建設(shè)工作的同時，也應(yīng)重視檔案管理工作的發(fā)展，加快檔案管理的建設(shè)，服務(wù)于莊浪縣梯田建設(shè)工作的開展。

二、整合檔案資源，加大檔案資源共享力度

現(xiàn)階段社會已經(jīng)步入信息化高速發(fā)展階段，信息技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)都給檔案管理工作帶來了較大沖擊和挑戰(zhàn)，在此背景下，檔案管理工作的難點就在于如何高效運用有效信息資源，確保檔案資源可以最大程度上發(fā)揮其應(yīng)有價值。對此，紀念館可充分聯(lián)系實際情況制定健全的資源信息管理系統(tǒng)，切實解決檔案信息資源繁瑣、復雜、量大的管理弊端，從而對檔案信息資源進行高度整合。另外，還需重視檔案資源信息的共享工作，實現(xiàn)檔案資源共享可以在很大程度上提高檔案資源的開發(fā)程度，加強檔案資源利用率，不僅可以為莊浪縣梯田建設(shè)工作提供數(shù)據(jù)資源，同時還有助于減輕檔案管理工作量，為莊浪縣梯田建設(shè)工作的有序高效進行提供有力保障。

三、管理技術(shù)升級，提高管理的數(shù)字化程度

一是借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段加強檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作。對當前梯田檔案管理技術(shù)進行創(chuàng)新升級，逐步摒棄以往紙質(zhì)檔案管理方式，而引入磁盤、影像、照片或電子檔案等方式進行檔案管理，讓梯田檔案管理人員從海量手動工作中解放出來。二是因為一些特殊檔案屬于機密性文件，應(yīng)加強檔案權(quán)限分級建設(shè)工作，確保這些機密性檔案能夠只能讓具備權(quán)限的人查看和使用，且在查看和使用過程中一定要做好檔案信息的保密工作。為了進一步確保檔案信息的機密性，還應(yīng)利用現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)開發(fā)出相應(yīng)的管理軟件，并對其進行完善，確保檔案數(shù)據(jù)信息的保密性。三是加強梯田檔案管理技術(shù)智能化水平的提升。要想實現(xiàn)智能化還必須要盡快完善和實施文檔一體化和可控化管理。檔案管理工作應(yīng)當以梯田建設(shè)工作對檔案信息資源的需求為前提，制定長遠的自動化規(guī)劃計劃和切實可行的實施方案，并通過長期實踐經(jīng)驗，結(jié)合具體建設(shè)情況選擇先進、可靠、實用的檔案信息管理系統(tǒng)。

四、重視人才培養(yǎng)，加強檔案管理隊伍建設(shè)

時代的轉(zhuǎn)變不僅對檔案管理技術(shù)是一種挑戰(zhàn)，更是對檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了更高的要求。新時代下，要想提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，必須要配備高素質(zhì)、高水平、專業(yè)強的檔案管理人員。對此，梯田紀念館一方面要注重自身專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)和吸納，在檔案管理人員招聘時注意吸納更多人才，拓寬招聘渠道，嚴格招聘過程的進行，避免出現(xiàn)任人唯親或渾水摸魚等情況的出現(xiàn)，把握好人才引入關(guān)口，確保引入的檔案管理人員高素質(zhì)、高水平。另一方面，要重視檔案管理內(nèi)部良好培養(yǎng)環(huán)境的創(chuàng)設(shè)，強調(diào)檔案管理人員繼續(xù)教育進程，有條件的可根據(jù)不同檔案管理人員具體情況制定有針對性的培訓方案，并對其開展系統(tǒng)性培訓教育。設(shè)置相應(yīng)激勵機制，鼓勵檔案管理人員主動提升學歷水平。另外，還可以邀請相關(guān)專業(yè)人員來館開展檔案管理講座，從而提升梯田檔案管理人員的專業(yè)水平。

五、結(jié)語

檔案管理工作是梯田紀念館各項工作開展的基礎(chǔ)，同時也是確保我館乃至整個莊浪縣梯田工作有序進行的有效保障。對此，必須要充分結(jié)合當前新時期發(fā)展形勢，充分聯(lián)系莊浪縣梯田建設(shè)工作情況，制定出科學、高效、合理、可行的檔案管理制度，并加強現(xiàn)代信息化檔案管理建設(shè)，盡可能實現(xiàn)檔案信息共享。同時，積極加強創(chuàng)新型檔案管理人才培養(yǎng)工作，從內(nèi)部人才方面確保檔案管理工作的科學開展，從而為莊浪縣梯田建設(shè)工作提供保障。

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