對開發(fā)利用好縣級檔案館館藏檔案的思考

譚華

【摘要】檔案開發(fā)利用工作是檔案館通過一定的方式和方法，開發(fā)和提供檔案信息為利用者服務(wù)、為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作，是檔案管理工作的根本目的，也是彰顯檔案館社會價值的重要途徑。

【關(guān)鍵詞】縣級檔案館;館藏檔案;思考

長期以來，由于受到主觀和客觀條件的制約，縣級檔案館在館藏檔案信息資源的開發(fā)利用工作方面不盡如人意。如何加強縣級檔案館藏檔案開發(fā)利用工作，為縣域經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，是縣級檔案館目前亟待解決的問題。本人作為縣級檔案館的工作人員，結(jié)合自身工作實踐，對這一問題談點粗淺看法。

一、影響縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用的主要因素

（一）館藏檔案不足。豐富的館藏是做好開發(fā)利用工作的堅強后盾。然而，目前縣級檔案館藏不豐富、結(jié)構(gòu)不合理，嚴重制約了檔案開發(fā)利用工作的開展。一是門類單一，主要以文書檔案為主，科技、專業(yè)、聲像檔案所占比例偏小。二是載體單一，主要以紙質(zhì)檔案為主，照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等磁介質(zhì)、光介質(zhì)檔案以及實物檔案相對較少。三是信息陳舊。根據(jù)《檔案管理通則》第七條中“檔案館接收立檔單位保管十年左右的檔案”的規(guī)定，各縣級檔案管保管的檔案應(yīng)是十年前形成的，揭示的應(yīng)為十年前本地區(qū)的社會發(fā)展狀況。這就造成兩個方面的影響：一是受館舍面積等因素的影響，部分應(yīng)進館的檔案沒有按規(guī)定進館，散存于基層單位。二是受社會信息需求的影響，人們對時效信息的需求一定程度上甚于歷史信息。雖然縣級檔案館采取建立現(xiàn)行文件中心等措施，但對信息的采集、開發(fā)、利用工作仍亟待加強。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不全?？h級檔案館庫房大多建于上世紀八九十年代，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，顯然與目前檔案事業(yè)發(fā)展不相匹配，普遍存在投入不足、庫房飽和、工作用房擁擠、設(shè)施設(shè)備落后、檢索體系滯后等問題。此外，隨著社會的發(fā)展和科技的進步，實現(xiàn)檔案信息化管理，已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。但多數(shù)縣級檔案館的信息化建設(shè)相對滯后，在信息技術(shù)應(yīng)用和現(xiàn)代化管理設(shè)施配備等方面力度不足。

（三）服務(wù)效能不強?？h級檔案館的現(xiàn)行服務(wù)方式大多以傳統(tǒng)的檔案管理方式為主，服務(wù)理念陳舊，缺乏主動意識、服務(wù)意識、參與意識，習(xí)慣于被動坐等利用者上門。同時，服務(wù)方式不靈活、服務(wù)途徑比較窄、服務(wù)手段有限，也是影響縣級檔案館館藏檔案有效開發(fā)利用的重要因素，使其難以滿足社會經(jīng)濟發(fā)展的需要。

（四）隊伍素質(zhì)不高。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，對檔案事業(yè)及其工作人員提出了更新、更高的要求，縣級檔案工作隊伍必須適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，必須適應(yīng)檔案開發(fā)利用工作由被動向主動的轉(zhuǎn)變。近年來，雖然縣級檔案管理隊伍在整體素質(zhì)上有了大幅提高，但仍然存在專業(yè)人員較少、知識結(jié)構(gòu)較低、人員補充不足等問題，影響了檔案開發(fā)利用工作的開展。

二、加強縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用工作的有效措施

（一）以豐富館藏促進發(fā)展與利用。接收和征集是檔案館豐富館藏的兩個基本途徑。首先在接收工作中，了解檔案形成的性質(zhì)、職能和任務(wù)，明確其形成檔案門類和應(yīng)進館的種類，制定明確的接收范圍，要全面接收機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及其所屬單位檔案、臨時機構(gòu)和撤并單位檔案及知名人士、英模人物的檔案，又要著重接收科技、專門、實物、聲像等不同門類和不同載體的檔案。其次，要廣泛征集檔案資料，采取多種形式、多種渠道，及時溝通信息。加強對散存在社會的重要檔案以及時效性信息的調(diào)查和征集。

（二）以基礎(chǔ)建設(shè)保證開發(fā)與利用。縣級檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是開發(fā)利用好檔案資源的前提保障。對于館舍簡陋、面積緊張、裝具落后、設(shè)備不足的縣級綜合檔案館，應(yīng)當(dāng)抓住機遇，搶占先機，充分利用國家關(guān)于做好縣級綜合檔案館建設(shè)規(guī)劃編制工作的大好時機，按照“填平補齊、區(qū)分輕重緩急的原則，利用三至五年時間，由中央和地方政府共同組織實施縣級綜合檔案館館舍建設(shè)”的精神，積極爭取當(dāng)?shù)卣拓斦块T的支持，加大對檔案館建設(shè)、經(jīng)費投入、設(shè)施配備、信息化建設(shè)等方面的投入力度，為開發(fā)利用工作鋪平道路。

（三）以立足服務(wù)推動開發(fā)與利用?？h級檔案館的開發(fā)利用工作必須立足于服務(wù)大局、服務(wù)社會、服務(wù)群眾的要求，群眾的滿意是縣級檔案館開發(fā)利用工作的最高標準。要提高主動服務(wù)意識，加強館藏信息開發(fā)工作，從過去被動提供轉(zhuǎn)為主動傳播，利用現(xiàn)有館藏，通過舉辦檔案展覽、出版專題史料等活動，使社會各界認識檔案，了解檔案。要在做好日常查檔接待工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮現(xiàn)行文件利用中心的作用，積極創(chuàng)新服務(wù)機制，開通便民綠色信息通道，為利用者提供方便、快捷的服務(wù)。

（四）以隊伍建設(shè)提高開發(fā)與利用。網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化高速發(fā)展的今天，隊伍素質(zhì)提高問題已成為縣級檔案館建設(shè)必須保證、必須破解、必須完成的重要課題，是開發(fā)利用工作提高效率、保證質(zhì)量、謀求發(fā)展的人力保障。一要積極參加上級檔案部門組織的各種會議、培訓(xùn)。二要立足團隊內(nèi)部的有效提高，聘請專業(yè)人士用針對性的講座，對開展利用中的疑難問題，急用先學(xué)，求得時效。三要選派專人進修學(xué)習(xí)，對計算機應(yīng)用等專業(yè)性強的技術(shù)技能進行系統(tǒng)的訓(xùn)練提高。四要定崗定位，納入考核管理，以目標責(zé)任制制約和鞭策隊伍履職盡職。五要與組織人事部門協(xié)調(diào)把關(guān)，科學(xué)有序地進行人員力量的充實。