高職院校招生檔案的保密與利用

孟令黛

【摘要】在具體實踐活動中，高職院校招生檔案管理具有兩大問題，即“重機密，輕利用”“重利用，輕機密”，這兩大極端問題必然會對檔案管理工作的順利開展帶來一定的干擾，合理、規(guī)范地處理檔案的保密和利用關(guān)系，基于遵循保密的條件下盡可能地發(fā)揮利用價值，是高職院校招生工作能夠順利進行的一個根本條件。

【關(guān)鍵詞】高職院校;招生檔案;保密;利用

一、高職院校招生檔案保管過程中的保密工作

（一）構(gòu)建法律政策新環(huán)境。按照我國《檔案法》規(guī)定及招生工作具體要求，頒布與招生涉密檔案相關(guān)的一系列管理條例，例如翻閱政策、外借規(guī)定、復(fù)印政策、保密條例、銷毀規(guī)定等。遵循實際需求，對各個層次的利用工作者明確相應(yīng)的利用范疇，明確不一樣的審批流程，無論是誰，均無權(quán)隨意閱覽;從上至下構(gòu)建嚴謹、有效的監(jiān)督條例，完善不同崗位的具體職責(zé)，全面掌控，動態(tài)性調(diào)整，真正確保招生涉密檔案管理工作的順利進行，且使其凸顯出精準性、及時性、全面性等特點。

（二）及時改變檔案涉密度。招生檔案在保管期間，其涉密度并非絕對固定的，而是伴隨著時間的變化、招生工作的實際需求而進行調(diào)整的。招生檔案管理工作者需要全面遵循《保密法》的具體規(guī)定，基于增強認識、提高協(xié)調(diào)能力的條件下，認真落實涉密制度、遵循涉密內(nèi)容管理標準的要求，保障有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必查;積極面對上級保密機構(gòu)的監(jiān)督管理，認真做好招生檔案的核查鑒別工作，合理調(diào)整招生檔案開放利用度，促使招生檔案管理工作能夠朝著規(guī)范化、專業(yè)化、標準化的方向轉(zhuǎn)變。

（三）增強招生檔案管理人員專業(yè)水平。隨著時代的發(fā)展，招生檔案保密內(nèi)容也在持續(xù)增多和更新，對此，檔案管理工作者一定要具備較強的政治素養(yǎng)、崇高的職業(yè)操守，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建高水平的服務(wù)理念，在崗位中盡職盡責(zé)，積極工作，恪守崗位原則，確保機密安全不泄漏;同時也需要構(gòu)建較強的保密觀念，形成認真、積極的工作態(tài)度，經(jīng)手處理的招生檔案材料一定要完整、具體，確保手續(xù)完成、各個環(huán)節(jié)鏈接到位。

（四）增強庫房硬件設(shè)施監(jiān)管效率。對于高職院校各類檔案庫房來說，一定要遵循國家的相關(guān)政策規(guī)定進行專業(yè)設(shè)置，確保單獨運行，不過招生部門一般沒有庫房保管條件，通常是隨便堆放在一間辦公室中，將其設(shè)置成“招生檔案庫房”。站在檔案保密度的層面進行分析，絕密文件需要和非絕密文件單獨存管，需增設(shè)保險箱、防盜鎖等，禁止將庫房設(shè)立在辦公樓的最下層，其門窗一定要單獨固定，且?guī)旆恳欢ㄒ娃k公室保持一定的獨立性，招生保密檔案庫房需要交給專人管理，同時需要頒布嚴謹、全面的庫管規(guī)章條例，不相關(guān)人員禁止隨便出入。由硬件設(shè)施等存管條件方面來分析，務(wù)必要增強招生保密檔案的安全度。

二、高職院校招生檔案利用過程中需要注意的事項

（一）認真鑒別檔案保管期和保密期。按照招生工作的具體要求來看，認真鑒別檔案保管期和保密期是非常重要的一項內(nèi)容。準確研究、區(qū)分招生檔案材料的實際價值與歷史價值，有效地表現(xiàn)出招生檔案的保管或保存價值，進一步確定其保管期。

（二）健全檔案利用中的監(jiān)督條例。對于檔案利用監(jiān)督來說，屬于招生檔案利用期間的一項保密管理活動。在利用過程中，需按照不同利用對象的各個動機，了解其心態(tài)、思維變化，增強重點監(jiān)護效率。同時也需要全面宣傳、強調(diào)利用檔案的政策和規(guī)章條例，經(jīng)常和利用者進行互動，了解其利用動機;能夠動態(tài)化地進行全面監(jiān)管，讓所有利用者都處在有效的監(jiān)督范圍內(nèi);進一步研究利用者的具體變化與利用成效，多審查被利用的材料或檔案，持續(xù)優(yōu)化利用登記的監(jiān)管政策，關(guān)于損毀招生案卷的違規(guī)現(xiàn)象，需要盡快上報，確保能夠盡快查明，避免出現(xiàn)更大的損失。

（三）及時頒布涉密檔案管理措施。在持續(xù)改變檔案涉密度的過程中，關(guān)于之前將紙質(zhì)卷宗或考生電子檔案混合存管，引起機密泄漏等問題，能夠通過分層管理的手段，對之前一些混在卷宗中的機密檔案進行原封不動的處理，在普通查檔過程中僅需明確相關(guān)內(nèi)容，無需提供涉密檔案的原件;對涉密檔案單獨存管，真正規(guī)避了機要和非機要檔案的混合存管現(xiàn)象。并且，需根據(jù)招生檔案內(nèi)的卷宗密級設(shè)計錄目或卡片，構(gòu)建機密卷宗統(tǒng)計臺賬、存管位置索引，實施科學(xué)、規(guī)范的管理，全面操控，增強保密安全度，確保檔案利用期間的保密工作能夠順利開展下去。

三、高職院校招生檔案的利用途徑

（一）積極處理安全保密與開放利用的相關(guān)性。對于招生管理部門來說，務(wù)必要扭轉(zhuǎn)之前“重保管、輕利用”“利用度小”等保密理念，需遵循“保、放”相統(tǒng)一的管理原則，積極處理保密和利用的關(guān)系，主動做好對社會、考生信息的披露工作，構(gòu)建開放檔案的社會化政策，進一步突顯出招生檔案的潛在價值，在維護學(xué)校利益、考生正當權(quán)益的基礎(chǔ)上披露開放檔案;在檔案利用提供服務(wù)的過程中，不單要積極主動，同時也需遵循保密規(guī)定，只要是涉及招生過程中存在保密要求的文件一定要認真保管，不可出現(xiàn)泄漏或損毀問題。

（二）安排好檔案開放前的檢查工作。這一環(huán)節(jié)是開放招生檔案之前的一個核心過程，其作用是及時、有效地確定招生檔案的開放和控制利用范圍。相關(guān)工作者按照政策規(guī)定，對開放期的招生檔案進行全面核查，明確開放和控制利用范圍，然后通過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按照具體核查結(jié)果，進行利弊分析，然后綜合判斷，最后確定答復(fù)結(jié)果，科學(xué)、及時、合理地開放招生保密檔案。

（三）安排好檔案開放前的整理工作。這一過程是增強開放招生檔案的內(nèi)在質(zhì)量的必要條件。通過固有基礎(chǔ)，給予全面整理，實現(xiàn)分類管理、組卷清晰、編目具體、排列完整等目的;構(gòu)建完善檔號，需滿足開放后檢索和存管等具體規(guī)定;明確各類檢索工具，使相應(yīng)的檢索工具能夠慢慢地變成以重要性檢索工具為核心，以根本性檢索工具為輔助，以闡述性檢索工具為關(guān)鍵補充的檢索工具系統(tǒng)，確保檢索手段的全面化發(fā)展;對寶貴、機要的招生卷宗，需通過摘錄、復(fù)制、拍照等手段進行復(fù)印，使檔案副本完整存管。

（四）增強招生檔案的完整性。在處理招生檔案開放中的保密工作期間，也需遵循招生檔案存管原則，確保完整、安全，不可由于溫度、濕度等消極因素而導(dǎo)致文件損毀，對已經(jīng)出現(xiàn)損毀的卷宗需要盡快修復(fù);確保檔案安全、完整，不可由于工作馬虎而導(dǎo)致卷宗丟失或遺漏，不單要確保檔案材料的安全，同時也需確保內(nèi)容完整;確保檔案開發(fā)利用工作能夠順利進行下去，檔案排列一定要規(guī)范、科學(xué)，實現(xiàn)有目能查的目的。

四、總結(jié)

在高職院校的管理工作中，招生檔案管理是一項重要工作。它是高職院校長期以來積累的一個重要資源，屬于學(xué)校的重要財富，一定要給予珍惜與重視。利用招生檔案管理，高職院校能夠頒布全新的科學(xué)管理方針，同時借此機會在檔案管理部門進行專業(yè)技能培訓(xùn)，幫助相關(guān)工作者掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，使大家能夠更積極地參與到檔案管理工作中來，以此促進高職院校招生工作能夠順利開展下去。當前，高職院校在我國相關(guān)政策的引導(dǎo)下不斷發(fā)展，對此，其開展檔案管理現(xiàn)代化體系是非常重要的，特別是在信息化管理方面的發(fā)展，也是一個重中之重的發(fā)展方向，增強高職院校招生檔案管理質(zhì)量，具有一定的現(xiàn)實意義與實踐意義。

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