基于信息技術優(yōu)化醫(yī)院檔案管理探析

師迎春

【摘要】信息技術的高速發(fā)展使其被應用于生活的方方面面，醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理在信息化環(huán)境的包圍下已經出現滯后性，無法滿足時代發(fā)展需要，亟待改革，而融合信息技術與醫(yī)院現有檔案管理是人們關注的焦點，怎樣基于信息技術優(yōu)化醫(yī)院檔案管理就成為一項重要課題，加強探究勢在必行。

【關鍵詞】醫(yī)院;信息技術;檔案管理;優(yōu)化

在當今的信息化時代，信息技術大大推動社會經濟的發(fā)展和進步，使醫(yī)院檔案管理信息化建設獲得寶貴的契機。然而信息技術在方便醫(yī)院檔案管理的同時也產生了規(guī)格和形式各異的電子文件，通過歸檔形成醫(yī)院電子檔案，增加了檔案管理難度，利用信息技術更好地開展檔案管理工作是醫(yī)院促進管理改革的必然要求。下面就從信息時代醫(yī)院檔案管理的新要求著手，探討基于信息技術優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的措施。

一、信息時代醫(yī)院檔案管理的新要求

隨著信息技術的應用，醫(yī)院檔案管理發(fā)生了巨大的改變，面臨著一些新要求，主要包括：一是加強檔案信息化管理應用系統(tǒng)建設，這是傳統(tǒng)檔案管理未涉及的內容，是基于信息技術開展檔案管理工作必須滿足的要求，實現對醫(yī)院數字檔案信息的管理。通過建設應用系統(tǒng)實現對信息的采集、管理和利用，這是現代化醫(yī)院檔案管理的核心。二是加強檔案信息資源建設，這和醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的要求是一致的，要不斷豐富館藏，即豐富醫(yī)院檔案信息資源。從載體的角度看，檔案信息資源就是數字化信息的各種存儲載體;從內容的角度看，不僅包括醫(yī)院檔案，還包括具備檔案價值的相關信息資源。三是加強檔案信息的安全與保密管理，因為醫(yī)院檔案信息類型多樣，不僅記錄著醫(yī)療、管理、人事管理等信息，還是后續(xù)開展各項工作的依據，保證信息的安全性至關重要。同時，醫(yī)院檔案信息的類型不同，其保密需求也不同，需要形成良好的保密性，提高患者和大眾對醫(yī)院的信任。面對這些新要求，醫(yī)院檔案管理應采取針對性的措施加以優(yōu)化。

二、基于信息技術優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的措施

（一）完善建設醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)。為促進醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展，需基于信息技術完善，建設其檔案信息化管理系統(tǒng)，結合醫(yī)院管理實際情況，參考科學的、先進的管理方案，規(guī)劃醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，且要細致到各個部門、各個科室，促進彼此的協(xié)調與合作，達到優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的目的。一是要明確基于信息化技術開展醫(yī)院檔案管理工作的重要性，在構建檔案應用系統(tǒng)時遵守標準化、規(guī)范化與系統(tǒng)化的原則。二是嚴格遵循檔案管理雙軌制，轉變檔案管理重心，從之前的檔案實體轉變成檔案信息，通過利用信息技術實現醫(yī)院實體檔案的信息化與數字化，但不能輕視紙質檔案。三是為實現醫(yī)院的現代化管理目標，應對檔案管理進行長期的信息化建設，在不斷實踐與改進中體現出信息技術在檔案管理中的重要作用，進而體現出醫(yī)療服務的現代化水平。

（二）加強醫(yī)院檔案信息資源的優(yōu)化整合。一是文件歸檔。醫(yī)院基于信息技術增加了很多電子文檔，需要檔案部門同時歸檔紙質檔案、電子檔案，以完善檔案館藏，豐富檔案信息資源。醫(yī)院需要歸檔的材料包括紙質、電子、照片、錄像帶、錄音帶等，特別是這些電子文檔的聲音與圖像能準確真實地再現場景，全面記錄醫(yī)院發(fā)生的重大事件。一旦醫(yī)院需要開展各種活動，電子文檔就能發(fā)揮出紙質檔案達不到的效果。二是建立健全醫(yī)院檔案信息檢索體系，為檔案使用者提供各種查詢便利，促使檔案資源信息化。完善現有查詢體系，不但要有過去的檔案室與專題介紹、形式各異的書本目錄或卡片，還要建立計算機目錄或全文檢索，嘗試利用網絡信息技術形成遠程檢索，提高醫(yī)院檔案信息資源的整合度，從而提高利用率。三是在歸檔的醫(yī)院電子文件中，所歸檔的電子文件材質應保持良好，且書寫與繪畫都要整齊、細致，圖像與聲音等要逼真而清楚。醫(yī)院檔案部門要按照相關的標準，結合醫(yī)院現實情況制定歸檔管理的有效制度，在歸檔紙質文件與電子文件的同時做好電子文件備份，巧妙保存?zhèn)浞莸臋n案信息。

（三）深化醫(yī)院檔案信息的安全保密管理。隨著信息技術在醫(yī)院檔案管理中的深入應用，電子信息成為時代發(fā)展和進步的必然產物，而建設電子信息檔案就成為醫(yī)院檔案管理最主要的發(fā)展方向。較醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質檔案來說，電子信息檔案能大大節(jié)約資源，節(jié)省檔案建設成本、存儲成本、維護成本，提高檔案調用效率。然而電子信息檔案的廣泛應用給醫(yī)院檔案管理帶來信息安全問題，不管是計算機存儲過程還是檔案信息傳播過程均存在安全風險，不法分子在開放的網絡環(huán)境下總有可乘之機。因此，醫(yī)院檔案管理要緊跟時代步伐，掌握并應用電子信息安全技術，主要包括病毒查殺技術、防火墻技術等，從而把電子信息安全技術變成醫(yī)院信息保密技術的組成部分之一，保證醫(yī)院檔案信息的安全性。在利用計算機存儲檔案信息時，要對設備實施定期維護，預防因設備損壞而丟失檔案信息。如果涉及外部存儲設備，應妥善保管設備，明確相應責任，預防醫(yī)院檔案信息基于這種途徑被泄露。醫(yī)院在建設電子檔案信息時也要繼續(xù)確保檔案信息的安全性，尤其是針對重要的科研信息、患者信息等要做好保密工作。

三、結語

信息技術能為醫(yī)院檔案管理工作提供便捷條件，通過在檔案管理中廣泛應用信息技術，結合傳統(tǒng)檔案管理發(fā)揮出獨特作用，實現對醫(yī)院檔案信息資源的科學調度與充分利用，從而優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，助推醫(yī)院提升整體管理水平、醫(yī)療水平，促進醫(yī)院在網絡信息時代實現可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

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