學(xué)校教職工健康檔案的建立和使用

邵憲芝

【摘要】在學(xué)校管理中，教職工健康檔案的建立，可以對教職人員的健康進(jìn)行有效的監(jiān)測，是學(xué)校管理和發(fā)展的需要，所以，建立規(guī)范、可行、連續(xù)的教職工健康檔案管理系統(tǒng)，可以幫助學(xué)校全面了解教職工的健康狀況，使教職工健康管理準(zhǔn)確、連續(xù)、可查詢，達(dá)到預(yù)防控制疾病和促進(jìn)健康的目的。

【關(guān)鍵詞】教職工健康檔案;系統(tǒng)化管理;學(xué)校

健康檔案管理系統(tǒng)，是指把醫(yī)療保健對象的健康狀況建立一個(gè)信息資源庫，以計(jì)算機(jī)可處理的形式進(jìn)行安全的存儲和傳輸，授權(quán)用戶都可以查詢，使健康檔案實(shí)現(xiàn)電子化系統(tǒng)管理。健康檔案管理系統(tǒng)始于20世紀(jì)90年代，加拿大、英國等相關(guān)組織機(jī)構(gòu)認(rèn)識到了其重要性，紛紛開展對健康檔案電子化管理的研究，美國也計(jì)劃斥巨資在5年內(nèi)為每個(gè)公民建立健康信息系統(tǒng)。我國開展這方面的研究始于2009年5月，原衛(wèi)生部制定了一系列條例，如《健康檔案基本構(gòu)架與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》

等，為我國健康檔案系統(tǒng)管理的實(shí)施提供了依據(jù)，對在全國范圍內(nèi)建立規(guī)范的居民電子化健康信息系統(tǒng)起到了促進(jìn)作用。2010年上海市的“健康檔案工程”，是上海市醫(yī)改重點(diǎn)基礎(chǔ)工作之一，此工程的拓展將使上海人人擁有電子健康檔案，對居民的健康狀況進(jìn)行一生的記錄和管理。可見健康檔案管理越來越受到政府和社會各界的重視。作為在學(xué)校工作的檔案工作者，我們也需緊跟社會步伐，把學(xué)校教職員工健康檔案的建立和管理納入工作研究范疇，密切關(guān)注教職工的健康狀況，做到及時(shí)防治，保證教職工良好的健康狀況，才能保障學(xué)校教學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。

一、學(xué)校教職工健康檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

調(diào)查顯示，隨著教學(xué)的改革和發(fā)展，學(xué)校教職工的工作壓力和工作強(qiáng)度越來越大，學(xué)校教職工患病率、亞健康發(fā)生率等都處于較高比例，健康狀況不容樂觀。學(xué)校對教職工的健康管理工作關(guān)注力度不夠，盡管每年也組織教職工體檢，但每次體檢結(jié)果交由個(gè)人保管，學(xué)校對教職工的健康信息積累不夠。由于沒有完整的教職工健康檔案，導(dǎo)致學(xué)校不能及時(shí)了解教職工的身體狀況，給教學(xué)工作帶來了隱患。目前學(xué)校的教職工健康檔案管理還是以傳統(tǒng)的病歷和體檢等項(xiàng)目的紙質(zhì)表格為主，只有少數(shù)學(xué)校使用了掛號、交費(fèi)、開藥、電子病歷等信息系統(tǒng)，但是使用也比較分散，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的健康檔案電子化管理。教職工是一個(gè)相對穩(wěn)定的群體，隨時(shí)掌握他們的健康狀況，對學(xué)校來說意義重大，所以，作為學(xué)校檔案工作者，我們有義務(wù)提醒學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)這方面的檔案意識，重視做好這方面的醫(yī)療保健工作，對教職工健康檔案實(shí)施信息化管理，保證他們的身心健康，也保障學(xué)校教學(xué)工作正常運(yùn)行。

二、教職工健康檔案的內(nèi)容

教職工健康檔案信息化管理，就是通過完整、連續(xù)、動(dòng)態(tài)的健康記錄，對教職工進(jìn)行綜合的健康服務(wù)，包括既往病史、體檢結(jié)果、疾病治療情況、報(bào)銷記錄等與醫(yī)療行為有關(guān)的一系列記錄。這些記錄通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行整合，保存在服務(wù)器中，形成完整的信息系統(tǒng)，實(shí)時(shí)記錄著教職工的健康狀況，方便上網(wǎng)查詢和分析。根據(jù)本人在實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)積累，有條件的學(xué)?？梢砸揽勘拘Ｐ畔⒉块T的人員在學(xué)校管理平臺上增加教職工健康檔案管理模塊，也可以購買專業(yè)軟件公司的相關(guān)管理系統(tǒng)。建議系統(tǒng)分為四個(gè)部分：1.教職員工基本信息，包括姓名、性別、年齡、民族、籍貫、學(xué)歷等個(gè)人信息。2.健康信息記錄，包括既往病史、體檢情況、診治記錄、轉(zhuǎn)診及報(bào)銷、獻(xiàn)血、疾病保險(xiǎn)理賠等模塊。3.數(shù)據(jù)管理，包括統(tǒng)計(jì)和明細(xì)查詢，對健康檔案數(shù)據(jù)從橫向和縱向上進(jìn)行統(tǒng)一分析，從而得出其中有關(guān)聯(lián)的信息，來分析教職工的健康狀況。4.后臺管理，包括權(quán)限、用戶、醫(yī)生方面的管理，用于對用戶的健康信息進(jìn)行記錄和查看。不同的授權(quán)用戶可以進(jìn)行不同的操作：教職工可以隨時(shí)查詢本人在校期間的健康信息;校醫(yī)可以隨時(shí)查看就診者的診治信息;醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理人員可以從學(xué)校、時(shí)間、姓名等方面查詢統(tǒng)計(jì);維護(hù)員可以設(shè)置基本信息，對用戶、門戶日志、統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行管理等。有權(quán)限的系統(tǒng)管理員在使用系統(tǒng)的過程中也要注重對教職工個(gè)人隱私的保密。

三、建立教職工健康檔案管理系統(tǒng)的方式

首先，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，可以將健康檔案系統(tǒng)分成幾個(gè)模塊，如檔案系統(tǒng)的轉(zhuǎn)入、查閱、修改、傳出、規(guī)則管理等。其次，建立教職工健康檔案管理系統(tǒng)，就是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)支持，使教職工個(gè)人能對自身健康信息做到隨時(shí)查詢，及時(shí)掌握;學(xué)校醫(yī)療管理人員能根據(jù)相關(guān)信息進(jìn)行合理安排，提供健康調(diào)整建議;學(xué)校管理人員也可以對健康出現(xiàn)問題的員工給予更多的關(guān)注，合理安排教學(xué)工作，及時(shí)跟進(jìn)慰問，體現(xiàn)出人文關(guān)懷。第三，健康檔案信息系統(tǒng)，要滿足幾方面的設(shè)計(jì)需求：每個(gè)教職員工都要有單獨(dú)的信息檔案，使用本人身份信息，由本人進(jìn)行確認(rèn)。教職工健康信息要實(shí)時(shí)更新，以利于準(zhǔn)確分析教職員工身體狀況，做出適當(dāng)調(diào)整。在進(jìn)行檔案的更新、升級和維護(hù)時(shí)，要由專門人員操作，并合理設(shè)置管理人員權(quán)限，保證檔案的安全性、隱秘性。第四，建立起管理人員檔案，一方面可以對教職工健康情況及時(shí)了解，另一方面，在教職工對自身健康情況提出問題時(shí)，可以解答疑惑，通過系統(tǒng)管理人員身份給予健康方面的建議。

四、教職工健康檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用

（一）方便查詢。健康檔案管理系統(tǒng)的建立，可以方便教職工通過網(wǎng)絡(luò)查詢所有健康信息，關(guān)注自身健康，對出現(xiàn)的疾病及時(shí)預(yù)防和治療，學(xué)校和有關(guān)方面人員也能全面、準(zhǔn)確、快捷地了解教職工的健康狀況，以便更好地做好醫(yī)療保健工作和教學(xué)管理工作，使教學(xué)工作有序進(jìn)行。相比于傳統(tǒng)的健康檔案，有著很大的優(yōu)越性。

（二）教職工健康信息可以更完整、可持續(xù)保存。在傳統(tǒng)的健康檔案中，人們只能直接查看到疾病、體檢等信息，而其他如預(yù)防接種、慢性病與傳染病記錄等與健康有關(guān)的信息，則不能直接查到，必須通過多渠道整合信息并保存。而健康檔案實(shí)行信息化管理，就能對教職工的健康信息持續(xù)更新，建立一份完整、動(dòng)態(tài)的健康檔案，為學(xué)校有效進(jìn)行教職工醫(yī)療保健工作提供數(shù)據(jù)支持。

（三）信息調(diào)閱、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)快速準(zhǔn)確。傳統(tǒng)的健康檔案需要手工完成，數(shù)據(jù)收集、整理、統(tǒng)計(jì)勞動(dòng)強(qiáng)度大，效率低，不夠準(zhǔn)確，不易保存，很難做到歷年數(shù)據(jù)的對比分析，為醫(yī)療保健工作帶來了難度。而教職工健康檔案實(shí)行信息化管理，則可以解決上述問題，網(wǎng)上查詢可以對教職工的健康數(shù)據(jù)一目了然，及時(shí)掌握他們的健康狀況。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式還可以多樣化、直觀化，繪制成線圖、扇形圖等，有效提高工作效率，為管理部門和衛(wèi)生部門提供數(shù)據(jù)支持。

（四）有效提高醫(yī)療質(zhì)量。教職工健康檔案管理系統(tǒng)的建立，可以在醫(yī)務(wù)人員診治時(shí)，查閱就診者基本情況、檢查和治療等既往就診信息，方便醫(yī)務(wù)人員快速準(zhǔn)確進(jìn)行診斷，使醫(yī)療質(zhì)量得以提高。

五、開展教職工健康檔案系統(tǒng)管理的建議

（一）以制度作為保障。建立健全教職工健康檔案管理系統(tǒng)，必須以制度做基礎(chǔ)。學(xué)校要成立專門機(jī)構(gòu)，明確人員、經(jīng)費(fèi)和分工。如有的學(xué)校將校醫(yī)院作為教職工健康檔案的建設(shè)主體;有的確定為學(xué)校人事部門建立;有的學(xué)校從教職工福利和維權(quán)角度出發(fā)，把工會作為教職工健康檔案的建設(shè)主體等等。這些都有其合理性，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定。也可以由校醫(yī)、人事、工會三方聯(lián)合組成相應(yīng)工作機(jī)構(gòu)，共同整合數(shù)據(jù)和資源，共同做好教職員工的保健、管理和關(guān)懷慰問工作。

（二）強(qiáng)化健康檔案管理。在健康檔案中收錄的各種數(shù)據(jù)和信息，都屬于個(gè)人隱私，不能對外公開。單位組織的體檢，應(yīng)有體檢部門通知到個(gè)人，不能泄露員工體檢結(jié)果。健康檔案保密工作應(yīng)通過制度由專人保障落實(shí)。

（三）檔案信息及時(shí)更新。教職工健康狀態(tài)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的信息，有關(guān)部門要及時(shí)收集相關(guān)信息，進(jìn)行歸檔，只有對教職工檔案信息及時(shí)更新，才能保證檔案的有效性，實(shí)現(xiàn)教職工健康檔案的動(dòng)態(tài)管理。

（四）學(xué)校教職工健康檔案管理系統(tǒng)，屬于學(xué)校檔案管理工作的一部分。應(yīng)該遵守現(xiàn)行檔案管理制度，遵守《中華人民共和國檔案法》。健康材料的收集程序，檔案的查閱、轉(zhuǎn)遞、核對和保密制度，可以參考學(xué)校人事檔案管理相關(guān)規(guī)定。

六、結(jié)束語

各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都需要健康作為保障，有了健康的體魄，才能促進(jìn)各項(xiàng)工作的開展。學(xué)校教職工的健康管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，如組織教職工體檢、建立教職工健康檔案管理系統(tǒng)等。其中，建立教職工健康檔案管理系統(tǒng)是全局性的、根本性的工作，是學(xué)校人員管理工作和衛(wèi)生工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。這是一個(gè)良好的開端，也是一個(gè)漫長的過程。此項(xiàng)工作的開展，可以使學(xué)校對教職工健康狀況做到全面、及時(shí)了解，對于不同健康狀況的人群，采取不同的措施。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的今天，建立健全教職工健康檔案管理系統(tǒng)，是促進(jìn)學(xué)校教職工健康水平的重要因素。健康檔案的建立和使用，可以為教職工健康狀況檢測提供便捷、靈活的服務(wù)，最大限度地整合各種信息資源，全面、準(zhǔn)確地了解掌握教職員工健康狀況，更好地為教職工服務(wù)。

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