信息化背景下高校檔案信息資源的開發(fā)利用

摘? 要：為了提升高校檔案信息資源的開發(fā)利用效率，該文對(duì)信息化背景下高校檔案信息資源的開發(fā)利用進(jìn)行研究，文中分析了檔案資源開發(fā)利用的重要性和現(xiàn)狀，并提出了開發(fā)利用的措施，包括構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、運(yùn)用多樣化的技術(shù)開發(fā)檔案信息資源、建立檔案信息資源開發(fā)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，希望可以為有關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化背景? ?高校檔案信息資源? ?開發(fā)利用? ?學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)

中圖分類號(hào)：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2021）09（b）-0004-03

Development and Utilization of Archives Information Resources in Colleges and Universities under the Background of Informatization

XIE Zhenzhen

（Xi'an University of Finance and Economics， Xi'an， Shaanxi Province， 710100 China）

Abstract： In order to improve the efficiency of the development and utilization of archive information resources in colleges and universities， this article studies the development and utilization of archive information resources in colleges and universities under the background of informatization. It analyzes the importance and current situation of the development and utilization of archive resources， and proposes development and utilization measures， including the construction of archives database， the use of diversified technologies to develop archives information resources， the establishment of archives information resource development laws， regulations and standards， and strengthening the training of archives management talents， hoping to provide references for relevant personnel.

Key Words： Background of informatization; Archives information resources of colleges and universities; Development and utilization; Student status database

當(dāng)前高校中的檔案資源數(shù)量不斷增加，更新速度提升，資源變得更加豐富，服務(wù)對(duì)象也得到了拓展，價(jià)值內(nèi)涵體現(xiàn)出多元化的趨勢(shì)，這就對(duì)高校的檔案資源開發(fā)以及利用提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)以及利用方式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前發(fā)展的要求，這就需要積極地轉(zhuǎn)變理念，通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變工作的方式，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，提升檔案資源的開發(fā)與利用的效率及質(zhì)量，為檔案資源的利用奠定基礎(chǔ)，更好地發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值，為重要決策提供依據(jù)，促進(jìn)高校的健康發(fā)展。

1? 新形勢(shì)下高校檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

當(dāng)前科教興國(guó)戰(zhàn)略得到了進(jìn)一步的落實(shí)，國(guó)內(nèi)高等教育事業(yè)在不斷的發(fā)展中，在高校發(fā)展中，教學(xué)質(zhì)量的提升就是重點(diǎn)內(nèi)容，除了要提升教學(xué)科研的水平，還要促進(jìn)檔案開發(fā)利用，暢通檔案利用的各個(gè)途徑，做到檔案信息資源共享，讓檔案工作在學(xué)校的教學(xué)科研以及管理中充分發(fā)揮出價(jià)值[1]。高校檔案信息資源開發(fā)利用的作用包括：首先，可以給決策提供依據(jù)，為教學(xué)科研服務(wù)。學(xué)校的檔案信息資源帶有真實(shí)性、權(quán)威性以及綜合性的特征，是重要的本源性信息源，對(duì)于重大問(wèn)題，可以結(jié)合檔案資源做出合理的決策;學(xué)校的教學(xué)科研檔案中包含很多的科研理論成果以及事實(shí)數(shù)據(jù)，能夠體現(xiàn)出高校的教育教學(xué)以及整體實(shí)力。其次，能夠給教師學(xué)生以及社會(huì)各界提供服務(wù)。收集檔案資料并進(jìn)行管理，旨在對(duì)檔案資料進(jìn)行合理的利用，以適應(yīng)教師和學(xué)生的不同要求。例如：利用檔案館的優(yōu)勢(shì)編寫院校的發(fā)展歷程，對(duì)學(xué)生開展教育，包括愛(ài)國(guó)主義、傳統(tǒng)優(yōu)良傳統(tǒng)和素質(zhì)教育。除此之外，還可結(jié)合具體情況，構(gòu)建文件服務(wù)利用中心，將院校的相關(guān)內(nèi)容公開給教師和學(xué)生，如發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度、領(lǐng)導(dǎo)分工、部門設(shè)置、相關(guān)性文件以及財(cái)務(wù)報(bào)告等，提升高校的透明性，加強(qiáng)民主化建設(shè)，同時(shí)將高校的檔案館建設(shè)成提供多樣化服務(wù)的快捷平臺(tái)，為師生和社會(huì)各界提供服務(wù)。

2? 高校檔案信息資源的開發(fā)利用現(xiàn)狀

2.1 高校學(xué)籍檔案信息資源的重要性

學(xué)校的檔案可以記錄學(xué)生在大學(xué)期間的生活和學(xué)習(xí)情況，檔案資料內(nèi)容具有可靠性、真實(shí)性的特點(diǎn)，可以為學(xué)生提供多樣化的服務(wù)，比如：學(xué)生畢業(yè)后參與公務(wù)員考試可通過(guò)檔案提供學(xué)歷證明，或是給用人單位提供相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)材料和成績(jī)證明。若是學(xué)生檔案資料丟失，學(xué)籍檔案就能夠當(dāng)作佐證材料，幫助學(xué)生證明相關(guān)的信息。當(dāng)前的用人單位對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案較為重視，這就需要高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，給學(xué)生以后的工作提供多元的服務(wù)，全面發(fā)揮出檔案信息資源的作用[2]。信息化背景下，借助各種先進(jìn)的信息技術(shù)，給高校檔案管理提供了便利，提升了管理的信息化以及數(shù)字化水平，未來(lái)工作也會(huì)朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，將大數(shù)據(jù)和學(xué)校檔案信息資源共享進(jìn)行整合，學(xué)生能夠在官網(wǎng)中查詢所需的信息，解決以往必須到學(xué)校調(diào)查的問(wèn)題，給學(xué)生提供便利。

2.2 開發(fā)利用中存在的問(wèn)題

首先，數(shù)字化管理不足。當(dāng)前信息化技術(shù)在高校的檔案管理工作中得到了廣泛的運(yùn)用，然而因?yàn)橐恍┮蛩氐南拗?，如資金、技術(shù)等，使得檔案信息化建設(shè)受到了阻礙，還停留在探索的階段，并未形成完整的管理模式實(shí)施推廣。在工作中仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式，由檔案管理中心收集相關(guān)的檔案信息，而檔案的形成一般是由院系以及輔導(dǎo)員完成，然而所有人對(duì)于檔案填寫和管理程度存在不一樣的看法，導(dǎo)致檔案行程中會(huì)存在較多的不確定性因素，甚至產(chǎn)生填寫不符的問(wèn)題，需要學(xué)生重新填寫，限制了工作落實(shí)的效率以及效果[3]。部分學(xué)校運(yùn)用了管理軟件以及檔案管理系統(tǒng)，然而在操作中有出入，給檔案管理信息化的建設(shè)帶去了消極的影響。信息化背景下，為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，就要有專業(yè)的管理人才。對(duì)此，需要提升對(duì)管理人員的要求，配置專業(yè)的管理人才，掌握充足的理論知識(shí)，同時(shí)有較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力，還要了解學(xué)校檔案信息資源開發(fā)。然而實(shí)際情況是，這樣的人才較為缺乏，不能適應(yīng)信息化建設(shè)工作的要求，而且學(xué)校間的檔案管理系統(tǒng)并未做到互通，存在一些問(wèn)題，如兼容性不足。

其次，館藏中心服務(wù)模式較為落后。高校檔案工作主要為學(xué)校中的有關(guān)職能部門、學(xué)生、政府機(jī)關(guān)等事業(yè)單位服務(wù)，可見，工作的服務(wù)對(duì)象較為復(fù)雜，跨越多個(gè)行業(yè)以及部門，且畢業(yè)生年齡跨度較大，畢業(yè)生的知識(shí)水平存在差異，因此，對(duì)于檔案的需求也不同，要求提供多樣化的服務(wù)。然而實(shí)際情況是，當(dāng)前在檔案管理工作中存在服務(wù)模式單一的問(wèn)題，特別是一些館藏中心服務(wù)人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)不足，并未意識(shí)到該技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值，并未落實(shí)館藏中心相關(guān)檔案的數(shù)字化建設(shè)，限制了中心服務(wù)的作用發(fā)揮[4]。

最后，檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值并未得到有效的體現(xiàn)。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入到5G時(shí)代，給檔案信息資源開發(fā)利用提供了發(fā)展機(jī)遇，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，讓管理工作可以更好地開發(fā)和利用其社會(huì)價(jià)值。然而還有一些并未認(rèn)識(shí)到信息化背景下檔案管理信息資源運(yùn)用的社會(huì)價(jià)值，仍運(yùn)用傳統(tǒng)管理模式，在信息資源開發(fā)管理方面，主要以學(xué)生需求為中心進(jìn)行落實(shí)，一般提供復(fù)印和證明服務(wù)。高校檔案資源十分豐富，基于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以全面地對(duì)比提煉各種資源信息，挖掘出有價(jià)值的信息，能夠?yàn)檎块T制訂學(xué)生就業(yè)計(jì)劃提供便利，促進(jìn)政府部門落實(shí)學(xué)生管理工作，但是現(xiàn)階段很多檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值并沒(méi)有得到全面的體現(xiàn)。

3? 信息化背景下高校檔案信息資源的開發(fā)利用策略

3.1 構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

高校應(yīng)該構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，先對(duì)學(xué)生檔案信息實(shí)施數(shù)字化加工，結(jié)合具體情況購(gòu)置新的掃描設(shè)備，基于掃描將紙質(zhì)檔案信息變成數(shù)字化資源，同時(shí)存檔到數(shù)據(jù)庫(kù)中。另外，需要將學(xué)生檔案的基本信息都錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，確保學(xué)生學(xué)籍檔案信息的唯一性，在收錄時(shí)要確保學(xué)生各方面信息都是準(zhǔn)確的，這樣才能更好地追蹤和記錄學(xué)生在大學(xué)期間的各方面信息。學(xué)生可登錄檔案管理信息平臺(tái)，核對(duì)自己的相關(guān)信息是否正確，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可與管理人員溝通，通過(guò)獲取相應(yīng)的證明資料，調(diào)整數(shù)據(jù)信息資源[5]。還要對(duì)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)功能進(jìn)行優(yōu)化和健全，除了要提供檔案查詢以及打印的功能之外，還要開發(fā)出有關(guān)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能。

3.2 運(yùn)用多樣化的技術(shù)開發(fā)檔案信息資源

當(dāng)前在檔案信息資源開發(fā)管理和利用中，應(yīng)該積極地運(yùn)用各種手段，高效地收集和整理檔案信息資源。院系教師以及輔導(dǎo)員通過(guò)身份證方式，將信息都登記到學(xué)生檔案收集系統(tǒng)中，并且把整理好的學(xué)生檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)中，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存，檔案管理人員結(jié)合電子文檔下載狀況以及具體需求，判斷是否要打印紙質(zhì)形式檔案以及存入到學(xué)生檔案中[6]。教務(wù)部門在收集檔案時(shí)應(yīng)結(jié)合學(xué)生的院系和年級(jí)，分開存儲(chǔ)，每個(gè)季度或是年度篩查和整理學(xué)生的信息。特別是對(duì)于畢業(yè)生，畢業(yè)前應(yīng)該運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，綜合地分析學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)，進(jìn)而得到相關(guān)的分析結(jié)論，比如知識(shí)短板、學(xué)習(xí)能力、優(yōu)勢(shì)等，將這些信息上傳到就業(yè)指導(dǎo)中心，教師依據(jù)大數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，給畢業(yè)生制訂新的職業(yè)計(jì)劃，圍繞學(xué)生的問(wèn)題以及短板，提出合理的建議，充分發(fā)揮出檔案信息資源的利用價(jià)值。

3.3 建立檔案信息資源開發(fā)法律規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

為了落實(shí)好檔案管理工作，就要制定明確的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)，清楚規(guī)定各個(gè)部門的權(quán)責(zé)情況，確保各部門在管理中能夠依據(jù)管理辦法和規(guī)范，提升工作落實(shí)的規(guī)范性，合理地配置檔案信息資源，收集網(wǎng)絡(luò)中分散的檔案信息資源，并做出整理，進(jìn)而構(gòu)建更豐富的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)[7]。

3.4 注重管理人才的培養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)工作的落實(shí)需要有人才提供保障，當(dāng)前高校工作開展緩慢的一個(gè)重要因素就是檔案管理人才不足，對(duì)此，高校在工作中要依據(jù)檔案信息化建設(shè)的落實(shí)狀況，積極地引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的檔案管理人才，為工作的開展提供人才保障。現(xiàn)階段高校畢業(yè)生都有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，基于此，可通過(guò)開展大數(shù)據(jù)培訓(xùn)工作，將該技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)及發(fā)展。另外，還要組織已有的檔案管理人員開展教育活動(dòng)，將“走出去”和“引進(jìn)來(lái)”進(jìn)行有效的融合，不斷提升人員的綜合素質(zhì)[8]。針對(duì)部分崗位中的年輕骨干管理人員，高校應(yīng)該注重這些人員和合作互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)間的崗位溝通，讓管理人員可以在互聯(lián)網(wǎng)中學(xué)習(xí)到先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進(jìn)信息化建設(shè)工作的落實(shí)。

4? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段各種信息技術(shù)得到了高速的發(fā)展，檔案管理工作作為高校管理工作中不可或缺的一部分，要想提升工作的水平，就要有地運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，以適應(yīng)信息化背景下對(duì)于管理工作提出的要求，加強(qiáng)對(duì)于檔案資源的開發(fā)和利用，充分發(fā)揮出檔案信息資源的利用價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：謝真珍（1970—），女，碩士，館員，研究方向?yàn)闄n案管理。