信息化時(shí)代醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略

[摘要]隨著現(xiàn)代醫(yī)療條件的改善，信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的服務(wù)水平也在不斷提高。在整個(gè)醫(yī)院體系內(nèi)，不斷改進(jìn)管理的要求始終在發(fā)展的過(guò)程中。檔案工作是要服務(wù)性很強(qiáng)并注重業(yè)務(wù)性和技術(shù)能力的。文書檔案在醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)程中是一個(gè)重要方面，同時(shí)也是對(duì)醫(yī)院進(jìn)步過(guò)程的詳細(xì)記載，能夠?yàn)獒t(yī)院的線下工作改善面貌指引方向。而且還可以作為重要的依據(jù)為醫(yī)院的歷史基礎(chǔ)考察，因此有必要提升文書檔案的管理能力，保證醫(yī)院文書檔案的價(jià)值能夠完全地施展開(kāi)來(lái)，讓醫(yī)院的健康發(fā)展有詳盡的參考依據(jù)方向。文章淺析了關(guān)于醫(yī)院的文件和檔案的典型特征，然后簡(jiǎn)要列舉了醫(yī)院檔案管理工作的要點(diǎn)和改進(jìn)方法。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代；信息化；方法

[DOI]1013939/jcnkizgsc201810113

一般醫(yī)院在處理行政管理事務(wù)的活動(dòng)的時(shí)候，會(huì)將普通式的文書轉(zhuǎn)為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內(nèi)容上關(guān)鍵的組成方面，針對(duì)醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景起到極其有效的作用。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設(shè)卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們?cè)谖臅鴻n案的管理過(guò)程中要具備很強(qiáng)的規(guī)范效力，針對(duì)一些不對(duì)外公開(kāi)的檔案要有保密意識(shí)，以及針對(duì)不同檔案使用者的服務(wù)意識(shí)。所以我們要想通過(guò)檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關(guān)鍵的信息來(lái)源，就必須不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫(yī)院的健康有序進(jìn)步。

1醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀

通過(guò)資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征有四個(gè)方面：第一，文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)即對(duì)公文的歸納整理使用，即整個(gè)公文檔案的關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認(rèn)這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點(diǎn)。這個(gè)過(guò)程一般是利用文件、檢查、筆跡、語(yǔ)言等經(jīng)過(guò)嚴(yán)格篩查。以此確保規(guī)范。第二，文件的標(biāo)準(zhǔn)性。我們對(duì)文件的記錄和管理也必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)，并遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格實(shí)施。整個(gè)環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。第三，文件的保密工作。文書的形式主要?jiǎng)澇蓛煞N，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻(xiàn)中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計(jì)工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國(guó)的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問(wèn)題主要有：第一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導(dǎo)的不過(guò)問(wèn)，因此下層的檔案歸檔員工對(duì)于這個(gè)檔案管理工作的績(jī)效較低，不愿投入時(shí)間精力。對(duì)檔案管理工作的懈怠，使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。第二，國(guó)家在法律層面匱缺完善的科學(xué)管理規(guī)章條例。而且針對(duì)醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學(xué)的檔案條例規(guī)定和準(zhǔn)則，將會(huì)使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。第三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會(huì)招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是從其他工作部門調(diào)過(guò)來(lái)的，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實(shí)際需求，導(dǎo)致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。第四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒(méi)有使用先進(jìn)的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。第五，信息化程度低。我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作沒(méi)有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級(jí)落后等，最后造成了檔案信息的無(wú)序化。

2醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略

21材料的歸納整合工作

我們?cè)谶M(jìn)行文書檔案管理的任務(wù)時(shí)，首先是要進(jìn)行材料的收集和整理，因?yàn)樘幚砣耸聶n案的員工參與了整個(gè)檔案產(chǎn)生過(guò)程，熟悉了檔案的形成標(biāo)準(zhǔn)，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷地收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進(jìn)行處理上級(jí)文件時(shí)，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含收到登記、檢查和核查、審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進(jìn)行傳閱文件情況時(shí)，提醒上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)抓緊閱辦，而且對(duì)于上層領(lǐng)導(dǎo)批示下來(lái)的文件及時(shí)分發(fā)，在上情下達(dá)的實(shí)現(xiàn)上做一個(gè)好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時(shí)達(dá)成文件內(nèi)容要求。

22對(duì)于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個(gè)檔案的有效性和針對(duì)性搞清楚。當(dāng)前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒(méi)有結(jié)束的不能放入，一旦混入會(huì)造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對(duì)象上都非常相似的文件檔案，注重劃分它們的儲(chǔ)存位置和方式，在一定程度上注意更新它們的重復(fù)率和冗余度，提高工作的效率。接下來(lái)，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴(yán)防入口檔案的規(guī)范準(zhǔn)則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問(wèn)題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價(jià)值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

23提升文書檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)，促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)使用

促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級(jí)部門的決策和服務(wù)部門，主要針對(duì)醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示了整個(gè)醫(yī)院的各種不同工作層面上的開(kāi)發(fā)和利用。信息資源的主動(dòng)開(kāi)發(fā)始終是文獻(xiàn)管理的最終目標(biāo)。比如醫(yī)院在快速進(jìn)步和規(guī)范化治理方面累計(jì)了很多的文獻(xiàn)資料，包含等級(jí)醫(yī)院評(píng)審、資質(zhì)認(rèn)定、資質(zhì)認(rèn)定等級(jí)、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評(píng)價(jià)，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個(gè)醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的表達(dá)。

目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進(jìn)步，使得檔案的使用率持續(xù)地被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對(duì)一些證書的文獻(xiàn)和檔案信息的開(kāi)發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個(gè)內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開(kāi)發(fā)和利用進(jìn)程里，相關(guān)檔案人員需要主動(dòng)依據(jù)醫(yī)院工作的開(kāi)展而不斷進(jìn)步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達(dá)到醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療工作時(shí)對(duì)檔案中內(nèi)容的需求。同時(shí)檔案部門還必須完善項(xiàng)目的程序過(guò)程，保證對(duì)檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。

24健全文書檔案管理制度，完善文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說(shuō)使用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過(guò)數(shù)字的形式來(lái)進(jìn)行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達(dá)到信息共享的程度，提升整個(gè)檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準(zhǔn)則度?？偟膩?lái)說(shuō)這樣的檔案信息管理的特征有下：①檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享；②醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升；③檔案資料的保存文件的時(shí)效性更強(qiáng)；④檔案資料文件在傳輸?shù)倪^(guò)程中更加高速，并且安全性得到有效的保證。

3結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作中，必須對(duì)文檔管理規(guī)則進(jìn)行深入的改進(jìn)，并對(duì)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嚴(yán)格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進(jìn)一步地保證檔案資料的開(kāi)發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯地表達(dá)。中國(guó)的科學(xué)技術(shù)在持續(xù)進(jìn)步，落后的管理方法已經(jīng)不能達(dá)到新的社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國(guó)檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和錯(cuò)誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，讓錯(cuò)誤率減小。要做到這一點(diǎn)檔案文書的信息化勢(shì)在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次，更好地做好醫(yī)院文書工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]張娟關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（9）.

[2]朱海民醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015（6）.

[3]賈方琦新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略[J].黑龍江檔案，2014（5）.

[4]陸漫漫新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（9）.

[5]張敏芝，王冬以省三星級(jí)檔案室創(chuàng)建為契機(jī)全面提升醫(yī)院檔案管理水平[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2014（2）

[6]于亮基于信息化環(huán)境的醫(yī)院電子檔案管理研究＼[J＼].中國(guó)市場(chǎng)，2017（36）.

[7]郭蕊經(jīng)濟(jì)新常態(tài)視域下醫(yī)院檔案管理工作的改革思路＼[J＼].中國(guó)市場(chǎng)，2017（36）.

[8]李峰 辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理研究＼[J＼]. 中國(guó)市場(chǎng)，2018（3）.