文書檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

馬榮

[摘要]為了適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度，我國的各個(gè)事業(yè)單位對(duì)于文書檔案管理提出了更高的要求。文書檔案掌握著事業(yè)單位中重要的檔案資料，檔案資料里包括事業(yè)單位在行政活動(dòng)中的重要文件，除此之外，事業(yè)單位的檔案資料還充分地體現(xiàn)出事業(yè)單位的成長(zhǎng)以及發(fā)展軌跡，以及事業(yè)單位下一步的行政活動(dòng)的依據(jù)。作為單位行政活動(dòng)的寶貴財(cái)富和信息資源，對(duì)于檔案管理應(yīng)當(dāng)重視起來。文章主要對(duì)文書檔案管理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義進(jìn)行深入研究，對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀，以及出現(xiàn)問題等提出相應(yīng)的決策，讓檔案管理促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；事業(yè)單位；效能化發(fā)展

[DOI]1013939/jcnkizgsc201810110

為了讓事業(yè)單位獲得更好的發(fā)展，必須重視加強(qiáng)文書檔案的管理工作，提高事業(yè)單位的工作效能化。因?yàn)闄n案管理資料是對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的真實(shí)反映，高效的文書檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的工作效能化有著重要的意義。文章對(duì)文書檔案管理對(duì)事業(yè)單位功能化發(fā)展的重要意義進(jìn)行深入分析，主要針對(duì)文書檔案管理的內(nèi)涵、文書檔案管理在事業(yè)單位中的作用、當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的缺陷和不足，以及對(duì)文書檔案管理的信息化建設(shè)四個(gè)方面進(jìn)行細(xì)致的研究，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位的文書檔案管理建言獻(xiàn)策。

1文書檔案管理的內(nèi)涵

文書檔案主要應(yīng)用在行政管理活動(dòng)中，比如事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體，以文書的方式將資料保存下來，里面的內(nèi)容都是對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要信息，比如決定指示、報(bào)告、批復(fù)、通知、會(huì)議記錄、計(jì)劃以及總結(jié)等，而文書檔案管理的重要作用就是對(duì)這些行政活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)合理的分類，并且保存。這樣能夠讓事業(yè)單位行政活動(dòng)的文書更加系統(tǒng)化和條理化，同時(shí)也能夠提高工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)久發(fā)展。

2文書檔案管理在事業(yè)單位中的意義

21文書檔案整理工作是促進(jìn)事業(yè)單位檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)

完整的、系統(tǒng)的檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的效能化發(fā)展有著重要的意義。文書檔案作為檔案管理的重要類型，其工作的要求必須嚴(yán)格，必須保證檔案資料的完整系統(tǒng)。首先，文書檔案整理工作是保證檔案資料完整的前提，只有做好前期的整理工作，才能保障檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，進(jìn)一步提高檔案的利用。文書檔案管理的工作就是將事業(yè)單位的行政活動(dòng)記錄進(jìn)行收集、分類、整理、編目，然后將其完整地保存下來以供查閱。在進(jìn)行工作時(shí)，一定要注意檢查文書資料收集的完整性，查驗(yàn)有哪些方面疏漏，在保證文書檔案管理工作完整的前提下，還能夠?qū)n案收集工作起到一個(gè)監(jiān)督的作用，在進(jìn)行檔案整理的過程中可以對(duì)檔案進(jìn)行比較和鑒定，有利于突出檔案的價(jià)值，在完整系統(tǒng)的基礎(chǔ)上突出重點(diǎn)，這才是文書檔案整理的最終價(jià)值。

22文書檔案管理工作對(duì)檔案信息資源的開發(fā)具有重要的作用

檔案管理的工作就是讓信息資源能夠有效地被利用。如果文件都是零散的，會(huì)對(duì)日后的查找和翻閱造成嚴(yán)重的阻礙，甚至對(duì)事業(yè)單位的成長(zhǎng)和發(fā)展無法真實(shí)地反映出來，檔案管理的價(jià)值得不到體現(xiàn)和發(fā)揮。因此，檔案管理的完整性和系統(tǒng)性對(duì)于事業(yè)單位工作有著重要的影響。首先就是要將分散的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，尤其在分類、編目之后才能保證文檔的有序，以及文檔之間的聯(lián)系。因此，檔案的整理工作是整個(gè)工作過程的重要前提，必須加以重視，才能將檔案完整規(guī)范地保存下來，對(duì)于事業(yè)單位的成長(zhǎng)和發(fā)展更好地呈現(xiàn)出來，便于日后的查閱。

23文書檔案整理工作對(duì)事業(yè)單位管理工作的持續(xù)發(fā)展具有重要的作用

科學(xué)的、合理的檔案整理工作，對(duì)于工作的效率和質(zhì)量都有著重要的作用，從而保證檔案管理的完整性和系統(tǒng)性。必要時(shí)還應(yīng)該建立日后檢索文檔的體系，從而將文檔的保存價(jià)值體現(xiàn)出來。科學(xué)合理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文檔管理，能夠使文檔管理工作更加優(yōu)化，對(duì)于檔案管理工作的效率和質(zhì)量有重要的影響，是開發(fā)文檔信息資源價(jià)值的重要保障。

3當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的缺陷和不足

31事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠，對(duì)文書檔案的資料收集工作造成困難

目前很多的事業(yè)單位還沒有對(duì)文書檔案整理工作進(jìn)行深入地了解，不了解檔案管理工作的意義，所以還不夠重視檔案的管理工作，從而導(dǎo)致文檔管理無法高效率地開展工作，文檔的價(jià)值也沒有辦法體現(xiàn)出來。文檔的收集工作是文檔管理工作的基礎(chǔ)，如果文檔收集工作不充分，后續(xù)的工作也沒有辦法完整地完成，從而導(dǎo)致文書檔案的缺失，對(duì)于建立健全文書檔案管理的體系也造成了阻礙，對(duì)于整個(gè)文書檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響。

32文書檔案整理工作不夠科學(xué)化

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展為我國事業(yè)單位的檔案管理工作提供了技術(shù)的支持，因此，電子檔案管理已經(jīng)是必然趨勢(shì)。但是隨著數(shù)據(jù)信息越來越多，資料文獻(xiàn)越來越豐富，對(duì)文書檔案管理工作的需求越來越高。電子文檔文件改變了原有的文件管理工作體系，很多管理人員的技術(shù)無法適應(yīng)其發(fā)展，整個(gè)的工作流程都可以通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，但是計(jì)算器的思維無法體現(xiàn)事業(yè)單位的成長(zhǎng)以及發(fā)展

軌跡，雖然與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比，電子文檔比較便捷，不易損壞，但是其安全性還有一定的缺陷。因此，電子文檔的管理工作需要進(jìn)一步提高才能夠取代紙質(zhì)檔案，為事業(yè)單位檔案管理工作提供安全有效的技術(shù)支持。

4文書檔案管理的信息化建設(shè)

必須重視加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，電子文檔已是必然趨勢(shì)，也是提高事業(yè)單位檔案管理工作效能化的重要保證。首先，要促進(jìn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化，必須重視數(shù)字檔案資源的建設(shè)，可以充分地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源來接收和管理。其次，要建立專門的文書檔案管理系統(tǒng)，有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，對(duì)于文書檔案的管理會(huì)更加安全、高效。然后，要加強(qiáng)文書檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)。比如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施以及存儲(chǔ)設(shè)備等，讓文書檔案管理工作向信息化邁進(jìn)。最后，加強(qiáng)保障體系的建設(shè)。為了更好地保障文檔管理信息資源的安全性，對(duì)文檔信息化的規(guī)劃、法律法規(guī)、人才隊(duì)伍的培養(yǎng)和建設(shè)，以及安全體系的完善等方面都要著重加強(qiáng)，從而能夠有效地加強(qiáng)文數(shù)檔案管理的信息化建設(shè)。

5結(jié)論

綜上所述，文書檔案管理工作是促進(jìn)事業(yè)單位工作效能化的重要環(huán)節(jié)，它不僅掌握著事業(yè)單位的重要信息資源，還蘊(yùn)含著寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富以及事業(yè)單位的發(fā)展軌跡，這些對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展有著重要的意義。本文對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行了深入的研究，指出了事業(yè)單位的檔案管理工作的不足，并且對(duì)電子文檔的信息化建設(shè)提出了有效的建議，這些對(duì)于事業(yè)單位文書檔案管理的效能化發(fā)展有著重要的意義。雖然目前文書檔案管理工作還存在著一些問題，還有許多地方的不足需要去完善。無論是對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠，管理工作不夠科學(xué)化等一系列的問題，還是紙質(zhì)管理向電子管理轉(zhuǎn)化的過程中存在的問題，但是只要采取科學(xué)合理的措施，就一定能夠促進(jìn)文書檔案管理在事業(yè)單位中的發(fā)展，從而有效地提高事業(yè)單位的功效化，從而促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)久的發(fā)展。

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