基于PDCA循環(huán)的儀器設備定期清查制度化探討

高　峰，　趙睿英，　張繼霞

(北京理工大學 實驗室與設備管理處，北京 100081)

0　引　言

《事業(yè)單位國有資產管理暫行辦法》規(guī)定“事業(yè)單位應當對實物資產進行定期清查，做到賬賬、賬卡、賬實相符”。高等學校儀器設備是學校固定資產的重要組成部分，是高校教學科研的重要物質基礎[1]。隨著“985工程”“211工程”“特色學科”等建設項目的實施，高校儀器設備類固定資產增長迅速，但是儀器設備管理仍然存在賬實不符、賬賬不符等管理不到位的情況。2016年財政部資產清查距離上次清查有10年的時間，上次資產清查之后整改沒有后續(xù)的跟進，效果不顯著，此次清查同樣問題依然存在，高校儀器設備數量及價值總量一直處于不斷地增減變化中，為防止資產管理上的前清后亂，儀器設備清查工作應該由被動清查變?yōu)橹鲃忧宀椋瑢①Y產核查列為經常性工作，建立儀器設備定期清查制度。

1　PDCA循環(huán)內涵

PDCA循環(huán)也稱為“戴明環(huán)”, 最初是美國貝爾實驗室提出的一種科學工作程序, PDCA 是在管理活動中,為提高系統(tǒng)質量和管理效益所進行的計劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)和行動(Act)等工作的循環(huán)過程,它是一個分析問題和解決問題的原則，由于其具有廣泛的通用性，現已被多個管理領域所采納[2]。從宏觀角度看，高校儀器設備清查是一項由計劃-執(zhí)行-改進-再計劃的循環(huán)過程，運用PDCA循環(huán)理論對其分析，可以為高校儀器設備定期清查提供另外一種分析視角和實施思路，進而提高儀器設備清查效率和管理水平。

2　儀器設備定期清查的PDCA循環(huán)

儀器設備定期清查的PDCA循環(huán)的基本模型如圖1所示，這一系統(tǒng)由一組共同作用而又彼此獨立的清查管理環(huán)節(jié)(定期清查計劃、定期清查實施、清查檢查執(zhí)行和清查結果處理，其中清查檢查執(zhí)行最為關鍵)組成，按PDCA特有的四階段不斷循環(huán)來高效地指導儀器設備清查實施[3]。儀器設備清查效果的持續(xù)提高作為大循環(huán)，其中各個階段的具體問題如制度建設作為小循環(huán)，大小循環(huán)相互作用，環(huán)環(huán)相扣，進而達到儀器設備管理水平的螺旋式上升。

圖1儀器設備定期清查PDCA循環(huán)

2.1　清查計劃階段(Plan)

制定科學完整的儀器設備定期清查改進計劃不僅是提高儀器管理的開始，也是后續(xù)定期開展儀器設備清查的依據和關鍵，主要步驟:

2.1.1分析現狀，找出問題

通過財政部2016年事業(yè)單位儀器資產清查，發(fā)現我校仍然存在不同程度賬實不符、賬賬不符的問題(見表1)。

2.1.2分析問題，找出主要原因

表1　儀器設備清查主要問題

(1) 資產管理意識淡薄。高校的資產主要由國家財政撥款購置形成，高校不核算教育成本，產權意識和績效觀念淡薄，對于資產管理缺乏主動性，存在“等、靠、要”的心理[4]。高校管理者把工作重心放在教學、科研方面，廣大教職員工很少關注國有資產概念、范圍、管理等內容，對資產管理工作重要性認識不足、資產管理工作重視程度不夠[5]。

(2) 管理制度滯后。由于儀器設備類固定資產的配置、使用、處置、賠償等配套制度還不完善，規(guī)章制度沒有細化到各個環(huán)節(jié)管理，導致儀器設備無法物盡其用、落實到人；規(guī)章制度建設沒有根據發(fā)展變化中出現的新問題及時調整、建立適應當下的新的規(guī)章制度，致使儀器設備管理出現制度真空，如賠償制度中的賠償金額沒有根據時間及時進行調整，導致賠償制度根本無法真正應用到實際工作中。

(3) 信息化程度有待深入。高校儀器設備清查是一項系統(tǒng)性、強度大的管理工程，如果采用傳統(tǒng)、單純的手工清查手段，定期清查很難實現；即便采用一些電子表格軟件，在計算機報表當中都會有許多不規(guī)范的情況存在，需要花費時間進行核對檢查[6]。傳統(tǒng)的清查方式不僅清查負擔重，耗費大量的人力、物力和財力，影響儀器設備清查效率，而且嚴重影響著儀器設備管理工作的高效開展。

2.1.3制定措施計劃和預期目標

(1) 加強資產管理意識。上級主管部門應把高校資產清查的重要性，通過文件、會議、調研等各種途徑來增強傳達力度，提高校領導和教職員工對資產清查的認識，真正明確資產清查是提高投資效益，促進高校建設的重要工作，是提高資產管理水平的重要手段[7-8]；特別要讓教職工消除思想認識誤區(qū)，真正明確個人科研經費購置的設備不歸個人所有，院系部門創(chuàng)收經費購置的設備，以及接受捐贈的設備等，都是國有資產，都必須嚴格按照國有資產管理辦法管理，納入資產清查范圍。

(2) 建立儀器設備定期核查制度。高校資產清查是節(jié)約學校經費支出的重要手段，是推進高校固定資產科學管理的必然要求。近年來，國家逐步加強固定資產管理，要求我們必須主動建立儀器設備定期核查制度并加以嚴格執(zhí)行，將儀器設備清查列為資產管理部門的日常性工作中，并將定期核查結果上報、公示，才能真正做到儀器設備賬、卡、物的高度一致。

(3) 健全儀器設備丟失賠償的管理制度。由于年代久遠、學院搬家、機構合并等歷史原因，儀器設備清查中出現一些儀器設備丟失、損壞的問題。盡管各高校對儀器設備流失有相應的處罰制度，但大多屬于泛泛規(guī)定，或者已經不適應現階段賠償規(guī)則[9]；或者是管理部門沒有嚴格執(zhí)行制度，處罰不到位，責任追究不到底，對違規(guī)人員沒有實施真正的處罰。這些問題都要求各大高校認真研究修訂適應本校的儀器設備丟失賠償管理辦法，規(guī)定具體的責任分擔和賠償金額，建立與財務部門的協(xié)同管理，使儀器設備的賠償真正做到有法可依。

(4) 持續(xù)提高賬物、帳賬符合率。高校儀器設備管理要求帳賬、賬物相符，儀器設備管理部門要以2016年資產清查為契機，認真核實本校賬物、帳賬符合率，參考現階段本校實際情況制定下一步可量化的目標，通過儀器設備定期核查來持續(xù)提高賬物、帳賬符合比例，最終實現儀器設備賬、卡、物、簽的完全一致。

2.2　清查執(zhí)行階段(Do)

2.2.1規(guī)范清查流程

儀器設備清查目前采用傳統(tǒng)手段，每次清查都要耗費大量的人力、物力，對于此次清查很多高校都有困難重重、疲憊不堪的感覺[10]，若利用信息化手段實現儀器設備清查客戶端與線下自下而上的三層次結合的儀器設備清查制度，對于儀器設備的定期清查將是個很大的促進。

三層次儀器設備清查見圖2。領用人可通過儀器設備清查手機客戶端進行儀器設備盤點，盤點結果將通過excel格式進行傳送保存，資產管理部門在電腦客戶終端進行數據導出和結果匯總，根據盤點結果制定核查和專項抽查方案，此種方式大大地提高了清查效率，有效提高了儀器設備管理水平。

圖2三層次儀器設備清查流程

2.2.2與人事系統(tǒng)、財務系統(tǒng)實時對接

學校已實現了人事系統(tǒng)、財務系統(tǒng)與固定資產賬戶的實時更新，對于人事單位變動，固定資產管理系統(tǒng)會相應變動，領用人需時刻登錄資產清查客戶端確認設備是否真正隨人轉移，需要變動的辦理轉移手續(xù)；下一步我校將實行固定資產系統(tǒng)中存放地點與房屋資源相關聯，領用人將不能隨意填寫存放地點，“領用人”選項可以通過學院或資產管理部門進行網上調整，“存放地點”可由領用人根據實際需要隨時調整，避免填寫上的混亂，也為定期清查的開展提供便利。

由于系統(tǒng)對接，近2年固定資產賬目與財務賬目可以做到基本相符，但是儀器建賬和財務報賬仍然存在建賬時間差的問題，為提高效率，我校資產管理部門將在年度末將未報賬數據公告領用人及時報賬，還未報賬的將在年度12月31日進行賬務清理，需要繼續(xù)報賬的重新提出申請，轉下年度儀器設備，從而減少一臺設備重復建賬的情況，也使得財務的報賬憑證與儀器編號年度保持一致，進而避免與財務對賬的混亂。

2.2.3加強資產管理隊伍建設

資產管理員是一線人員，他們掌握最真實詳細的儀器設備管理現狀，資產管理部門定期開展資產管理員工作交流、發(fā)布儀器設備管理征文，其中合理化的建議應在工作中改進執(zhí)行；學校應以文件形式確定“資產管理員”的崗位及其職責，實現“專人專崗”并提高資產管理員的待遇，調動資產管理員的積極性，在職稱評審和物質獎勵中給予一定傾斜；對資產管理員實行資產管理系統(tǒng)培訓，建立人員培訓的長效機制，積極大膽地進行科學管理方法的探索和創(chuàng)新[11-12]。

2.3　清查檢查階段(Check)

檢查階段主要是在計劃執(zhí)行過程中或執(zhí)行之后，檢查清查執(zhí)行情況，客觀地評價清查的執(zhí)行結果是否符合計劃的預期[13]。

(1) 清查執(zhí)行中的檢查。清查計劃執(zhí)行過程中的檢查，目的是及時發(fā)現問題解決問題，保證計劃的順利執(zhí)行，具體表現為：資產管理部門核對三層次清查流程是否規(guī)范、準時上報；系統(tǒng)運行是否良好、是否需要維護升級；將資產管理員工作交流情況進行收集整理；調研其他高校資產管理員的薪資待遇，進行橫向比較和調整；對資產管理員的儀器設備管理系統(tǒng)培訓次數記錄、評價。

(2) 清查執(zhí)行后的檢查。清查執(zhí)行結束后的檢查目的是對照計劃目標，分析是否達到計劃的預期效果。本階段最重要的是要核對匯總帳賬、賬物符合率是否達到既定標準，偏差率有多少，下階段將如何進行幅度調整；通過資產清查，真實、完整地反映學校固定資產投資的科學性與利用率，探究和分析教學科研中物質建設方面存在的問題和差距，提出相應的資金建設調整方案[14]。

2.4　清查總結階段(Adapt)

對總結檢查的結果進行處理，對成功的經驗加以肯定，并予以標準化，對于定期清查存在的問題進行總結，提交給下一個PDCA循環(huán)中去解決。

(1) 總結成功經驗并標準化。通過制度建設，確立了具體可行的 “儀器設備定期資產清查制度”，保證了儀器設備賬、卡、物相一致，學校家底清晰，有效防止了固定資產流失；《儀器設備丟失賠償管理辦法》賠償金額的具體化彌補了丟失、損壞等儀器設備賠償依據上的缺失，真正做到了有法可依[15]；通過信息化建設，實現了儀器設備清查手機客戶端和電腦數據的終端對接，實現各使用單位內部網絡的配合，實現了定期清查的日?；芾?，提高了資產清查的效率，從而有效提高了資產管理水平。

(2) 找出不足進入下一PDCA循環(huán)。儀器設備清查帳賬、賬務符合率一次性達到完全相符有較大難度，需要根據定期清查數據結果進行調查分析，進一步制定更加精確合理的改進方案；高校對于儀器設備管理考核要求不明確，資產的安全、完整與保值增值的目標的評價標準和考核方法有待建立[16]。

3　結　語

PDCA循環(huán)的四個階段之間相互獨立又緊密聯合，如果將儀器設備清查效果持續(xù)提高作為PDCA循環(huán)的大循環(huán)，從制定清查計劃到具體實施，從發(fā)現問題到逐步合理化，每一個具體問題如信息化建設又可以看做內部小循環(huán)，大小循環(huán)相互同步、環(huán)環(huán)相扣，每循環(huán)一周，都會使儀器設備清查效果有所提高。在定期清查PDCA管理循環(huán)中，下一輪的清查的工作是建立在上一輪的清查總結的基礎上的，這樣就保證了每一輪循環(huán)中發(fā)現的問題都是上一輪清查中出現的問題，而不是低水平的重復。在這種不斷發(fā)現問題、解決問題的循環(huán)清查中，儀器設備管理逐步走向賬、卡、物的高度一致，并使得儀器設備清查實現了定期化、制度化、規(guī)范化，最終達到儀器設備管理水平的階梯式上升。

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提高政府決策的科學和管理的有效性。規(guī)范決策程序，重大教育政策出臺前要公開討論，充分聽取群眾意見。成立教育咨詢委員會，為教育改革和發(fā)展提供咨詢論證，提高重大教育決策的科學性。建立和完善國家教育基本標準。成立國家教育質量監(jiān)測、評估機構，定期發(fā)布監(jiān)測評估報告。加強教育監(jiān)督檢查，完善教育問責機制。

——摘自《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》