淺析企業(yè)檔案收集整理與管理

戚真珍

摘要：在當(dāng)前全面改革進(jìn)一步深化的背景下，企業(yè)之間的競爭也比較激烈，企業(yè)要想在競爭中占據(jù)發(fā)展優(yōu)勢，這就需要從管理上進(jìn)行加強。本文先就企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性以及管理的現(xiàn)狀加以闡述，然后就企業(yè)檔案收集整理管理的措施詳細(xì)探究，希望能借此理論研究，對企業(yè)檔案的管理工作有更多的認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；收集管理

一、引言

檔案管理工作是對企業(yè)發(fā)展歷程和相應(yīng)資料進(jìn)行管理的重要工作，對企業(yè)的發(fā)展以及管理工作的開展都有著重要意義。尤其是面對當(dāng)前比較復(fù)雜的發(fā)展環(huán)境，企業(yè)檔案的收集整理以及管理就更為關(guān)鍵，所以要能以新的姿態(tài)重視企業(yè)的檔案收集整理和管理工作。

二、企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性以及管理的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性

企業(yè)的發(fā)展中做好管理工作是比較重要的，檔案管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，保障企業(yè)檔案規(guī)范化管理，對企業(yè)的整體管理工作發(fā)展就有著積極意義。企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷程以及對企業(yè)的管理提供參考的重要內(nèi)容，也有助于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作作為評判現(xiàn)代化管理水平的重要依據(jù)，只有規(guī)范的管理才能有助于企業(yè)的全面發(fā)展[1]。企業(yè)檔案管理中涉及到的內(nèi)容比較豐富，人事信息以及人才儲備和會議談話記錄等等都是比較重要的檔案內(nèi)容，要能結(jié)合實際檔案管理發(fā)展需要，對檔案的信息做好整理以及收集和管理，為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

（二）企業(yè)檔案收集整理和管理的現(xiàn)狀

從當(dāng)前企業(yè)檔案收集整理和管理的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，其中還存在著不少的問題有待解決，這是影響企業(yè)整體管理發(fā)展的重要因素，主要的問題有以下幾個層面：

其一，檔案收集工作面臨的問題多樣。企業(yè)的檔案管理中涉及到的程序和內(nèi)容比較多，某個環(huán)節(jié)沒有做好就會影響整體的檔案管理質(zhì)量。檔案的收集環(huán)節(jié)是比較重要的，但在實際的檔案收集工作當(dāng)中，還面臨著諸多難題。如：聲像檔案的收集工作開展過程中，由于聲像資源比較獨特，價值大小很難判斷，也很難對其分類描述等，缺少說明文字，這就給檔案管理人員造成很大的困境[2]。還有是一些有價值以及高利用率的檔案收集過程中，存在著諸多問題，如：缺乏檔案資源共享意識，會使得檔案收集工作存在很大阻礙，造成檔案收集工作效率比較低。同時，檔案收集人員的專業(yè)素質(zhì)不高，會影響收集的整體質(zhì)量。

其二，檔案管理制度有待健全。企業(yè)檔案的管理工作實施，為保障檔案管理的規(guī)范，就要有完善的檔案管理制度作為保障。檔案管理制度對檔案的各環(huán)節(jié)的工作都有著詳細(xì)的規(guī)定制度，按照規(guī)章制度執(zhí)行才能保障檔案管理的質(zhì)量[3]。而從企業(yè)的檔案管理制度的制定情況能夠看到，其中還存在著諸多不足之處，檔案管理制度不完善。有的甚至沒有檔案管理制度，或檔案管理制度的針對性不強，工作人員對檔案收集工作沒有加強重視，造成檔案工作的歸檔問題比較多，檔案管理工作開展缺乏秩序。

其三，檔案利用效率低的問題。企業(yè)的檔案管理過程中，提高檔案的利用效率發(fā)揮檔案信息的價值，才能促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步成熟發(fā)展中，也給企業(yè)的發(fā)展帶來了機遇，在這一過程中企業(yè)的管理能力水平就成為其可持續(xù)發(fā)展的衡量標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理是比較重要的內(nèi)容，但是一些企業(yè)對檔案的收集管理工作并沒有真正的重視，造成了檔案的利用效率低的現(xiàn)象，這就必然會影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)管理工作中對檔案管理工作沒有加強重視，導(dǎo)致檔案建設(shè)工作不完善，檔案資源的價值不能有效發(fā)揮，檔案資源的利用效率低下，形成惡性循環(huán)。

三、企業(yè)檔案收集整理和管理的措施實施

企業(yè)的檔案收集整理和管理工作的開展，需要從不同的角度考慮，要和企業(yè)的實際發(fā)展需求相結(jié)合，制定完善的檔案管理體系制度，保障企業(yè)的良好發(fā)展。可從以下幾點進(jìn)行參考：

樹立資源為先的收集觀念。企業(yè)檔案管理過程中，對檔案的收集就要樹立資源為先的收集觀念，檔案管理部門要把檔案收集的面積進(jìn)一步擴(kuò)大，包含到各個管理部門以及生產(chǎn)部門等，將檔案資料的收集重點以及立足點放在本單位以及企業(yè)的發(fā)展過程上，能真實記錄企業(yè)的發(fā)展過程，通過提高檔案信息的收集質(zhì)量，才能發(fā)揮檔案資源的價值[4]。

建立完善的檔案管理制度。企業(yè)在當(dāng)前的市場發(fā)展中，所面臨的競爭壓力也愈來愈大，這就要求企業(yè)要從多方面加強重視，做好相應(yīng)的管理工作。檔案管理工作的實施，需要有相應(yīng)檔案管理制度作為支持，通過規(guī)范制度保障檔案收集的及時和完整，這就要求結(jié)合企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營特征和狀況，來制定適合的檔案管理制度。將檔案管理的崗位責(zé)任制度能夠有效落實，充分發(fā)揮檔案管理歸責(zé)制度積極作用，保障檔案資料的完整和管理的質(zhì)量。

構(gòu)建強大的檔案管理隊伍。提高檔案的利用率，以及提高檔案的收集管理質(zhì)量，就需要有強大的檔案管理隊伍作為依托，人才是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的動力，有高素質(zhì)高水平檔案人員隊伍的支持，才能保障檔案管理工作的規(guī)范化開展[5]。檔案人員要積極主動，發(fā)揮自身的主觀能動性，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識，提高自身業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)新時期的檔案管理工作的需要。企業(yè)要加強對檔案管理人員的再教育培訓(xùn)力度，加強其理論以及技術(shù)等方面的培訓(xùn)，使其更好的適應(yīng)新環(huán)境下的工作崗位要求。

檔案多渠道的收集。企業(yè)檔案工作的開展中，檔案的收集工作是比較關(guān)鍵的，所以要能多渠道的做好檔案收集的工作，采用不同的收集方式保障檔案資料的真實完整和及時，在部門工作人員協(xié)助下完善檔案的收集以及整理和歸檔的相關(guān)工作。通過公開資料收集，通過與競爭對手有關(guān)聯(lián)的機構(gòu)、人員進(jìn)行側(cè)面收集，通過建立全員調(diào)查制度而廣泛開展人際網(wǎng)絡(luò)收集多渠道的檔案收集工作方式，能有效提高檔案收集工作的質(zhì)量和效率，也能為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展打下基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的檔案管理過程中，在涉及到的一些程序方面要提高工作質(zhì)量，按照規(guī)章制度辦事，保障檔案管理的整體質(zhì)量和效率。上文中對企業(yè)檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行了分析，并提出幾點檔案的管理措施，這能從一定程度上更多的認(rèn)識到檔案收集整理管理的重要性。

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