淺析企業(yè)檔案收集整理與管理

戚真珍

摘要：在當前全面改革進一步深化的背景下，企業(yè)之間的競爭也比較激烈，企業(yè)要想在競爭中占據發(fā)展優(yōu)勢，這就需要從管理上進行加強。本文先就企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性以及管理的現狀加以闡述，然后就企業(yè)檔案收集整理管理的措施詳細探究，希望能借此理論研究，對企業(yè)檔案的管理工作有更多的認識。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；收集管理

一、引言

檔案管理工作是對企業(yè)發(fā)展歷程和相應資料進行管理的重要工作，對企業(yè)的發(fā)展以及管理工作的開展都有著重要意義。尤其是面對當前比較復雜的發(fā)展環(huán)境，企業(yè)檔案的收集整理以及管理就更為關鍵，所以要能以新的姿態(tài)重視企業(yè)的檔案收集整理和管理工作。

二、企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性以及管理的現狀

（一）企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性

企業(yè)的發(fā)展中做好管理工作是比較重要的，檔案管理是企業(yè)管理中的重要內容，保障企業(yè)檔案規(guī)范化管理，對企業(yè)的整體管理工作發(fā)展就有著積極意義。企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷程以及對企業(yè)的管理提供參考的重要內容，也有助于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作作為評判現代化管理水平的重要依據，只有規(guī)范的管理才能有助于企業(yè)的全面發(fā)展[1]。企業(yè)檔案管理中涉及到的內容比較豐富，人事信息以及人才儲備和會議談話記錄等等都是比較重要的檔案內容，要能結合實際檔案管理發(fā)展需要，對檔案的信息做好整理以及收集和管理，為企業(yè)進一步發(fā)展打下堅實基礎。

（二）企業(yè)檔案收集整理和管理的現狀

從當前企業(yè)檔案收集整理和管理的現狀能發(fā)現，其中還存在著不少的問題有待解決，這是影響企業(yè)整體管理發(fā)展的重要因素，主要的問題有以下幾個層面：

其一，檔案收集工作面臨的問題多樣。企業(yè)的檔案管理中涉及到的程序和內容比較多，某個環(huán)節(jié)沒有做好就會影響整體的檔案管理質量。檔案的收集環(huán)節(jié)是比較重要的，但在實際的檔案收集工作當中，還面臨著諸多難題。如：聲像檔案的收集工作開展過程中，由于聲像資源比較獨特，價值大小很難判斷，也很難對其分類描述等，缺少說明文字，這就給檔案管理人員造成很大的困境[2]。還有是一些有價值以及高利用率的檔案收集過程中，存在著諸多問題，如：缺乏檔案資源共享意識，會使得檔案收集工作存在很大阻礙，造成檔案收集工作效率比較低。同時，檔案收集人員的專業(yè)素質不高，會影響收集的整體質量。

其二，檔案管理制度有待健全。企業(yè)檔案的管理工作實施，為保障檔案管理的規(guī)范，就要有完善的檔案管理制度作為保障。檔案管理制度對檔案的各環(huán)節(jié)的工作都有著詳細的規(guī)定制度，按照規(guī)章制度執(zhí)行才能保障檔案管理的質量[3]。而從企業(yè)的檔案管理制度的制定情況能夠看到，其中還存在著諸多不足之處，檔案管理制度不完善。有的甚至沒有檔案管理制度，或檔案管理制度的針對性不強，工作人員對檔案收集工作沒有加強重視，造成檔案工作的歸檔問題比較多，檔案管理工作開展缺乏秩序。

其三，檔案利用效率低的問題。企業(yè)的檔案管理過程中，提高檔案的利用效率發(fā)揮檔案信息的價值，才能促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。市場經濟的進一步成熟發(fā)展中，也給企業(yè)的發(fā)展帶來了機遇，在這一過程中企業(yè)的管理能力水平就成為其可持續(xù)發(fā)展的衡量標準，檔案管理是比較重要的內容，但是一些企業(yè)對檔案的收集管理工作并沒有真正的重視，造成了檔案的利用效率低的現象，這就必然會影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)管理工作中對檔案管理工作沒有加強重視，導致檔案建設工作不完善，檔案資源的價值不能有效發(fā)揮，檔案資源的利用效率低下，形成惡性循環(huán)。

三、企業(yè)檔案收集整理和管理的措施實施

企業(yè)的檔案收集整理和管理工作的開展，需要從不同的角度考慮，要和企業(yè)的實際發(fā)展需求相結合，制定完善的檔案管理體系制度，保障企業(yè)的良好發(fā)展?？蓮囊韵聨c進行參考：

樹立資源為先的收集觀念。企業(yè)檔案管理過程中，對檔案的收集就要樹立資源為先的收集觀念，檔案管理部門要把檔案收集的面積進一步擴大，包含到各個管理部門以及生產部門等，將檔案資料的收集重點以及立足點放在本單位以及企業(yè)的發(fā)展過程上，能真實記錄企業(yè)的發(fā)展過程，通過提高檔案信息的收集質量，才能發(fā)揮檔案資源的價值[4]。

建立完善的檔案管理制度。企業(yè)在當前的市場發(fā)展中，所面臨的競爭壓力也愈來愈大，這就要求企業(yè)要從多方面加強重視，做好相應的管理工作。檔案管理工作的實施，需要有相應檔案管理制度作為支持，通過規(guī)范制度保障檔案收集的及時和完整，這就要求結合企業(yè)的發(fā)展經營特征和狀況，來制定適合的檔案管理制度。將檔案管理的崗位責任制度能夠有效落實，充分發(fā)揮檔案管理歸責制度積極作用，保障檔案資料的完整和管理的質量。

構建強大的檔案管理隊伍。提高檔案的利用率，以及提高檔案的收集管理質量，就需要有強大的檔案管理隊伍作為依托，人才是檔案信息化建設發(fā)展的動力，有高素質高水平檔案人員隊伍的支持，才能保障檔案管理工作的規(guī)范化開展[5]。檔案人員要積極主動，發(fā)揮自身的主觀能動性，檔案管理人員要不斷學習相關管理知識，提高自身業(yè)務能力，適應新時期的檔案管理工作的需要。企業(yè)要加強對檔案管理人員的再教育培訓力度，加強其理論以及技術等方面的培訓，使其更好的適應新環(huán)境下的工作崗位要求。

檔案多渠道的收集。企業(yè)檔案工作的開展中，檔案的收集工作是比較關鍵的，所以要能多渠道的做好檔案收集的工作，采用不同的收集方式保障檔案資料的真實完整和及時，在部門工作人員協(xié)助下完善檔案的收集以及整理和歸檔的相關工作。通過公開資料收集，通過與競爭對手有關聯(lián)的機構、人員進行側面收集，通過建立全員調查制度而廣泛開展人際網絡收集多渠道的檔案收集工作方式，能有效提高檔案收集工作的質量和效率，也能為企業(yè)的進一步發(fā)展打下基礎。

四、結語

綜上所述，企業(yè)的檔案管理過程中，在涉及到的一些程序方面要提高工作質量，按照規(guī)章制度辦事，保障檔案管理的整體質量和效率。上文中對企業(yè)檔案管理的相關問題進行了分析，并提出幾點檔案的管理措施，這能從一定程度上更多的認識到檔案收集整理管理的重要性。

參考文獻：

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