信息化背景下的單位會計檔案管理創(chuàng)新路徑

高烜

摘要：在信息化背景下，要求企事業(yè)單位積極實現(xiàn)會計檔案管理智能化。會計檔案管理工作是企事業(yè)單位各項經(jīng)營決策和財務(wù)工作開展的依據(jù)，記錄著單位會計相關(guān)數(shù)據(jù)信息，反映了單位發(fā)展過程中的經(jīng)濟事物，在企事業(yè)單位的發(fā)展中具有重要的作用。目前，傳統(tǒng)會計檔案管理不僅不能滿足管理工作的需要，也不符合時代發(fā)展的進步需求。因此，基于信息化背景，科學、高效、規(guī)范的管理會計檔案，已成為企事業(yè)單位改革的新方向，為單位長久穩(wěn)定的發(fā)展提供了基礎(chǔ)和條件。本文通過分析信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作存在的檔案管理投入不足、管理制度不健全、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高等問題，相應(yīng)的提出了會計檔案信息化的幾點創(chuàng)新路徑，為提高會計信息的安全性和保密性，提升會計檔案管理效率起到一定的影響。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；會計檔案管理；創(chuàng)新

會計檔案是一種通過文字、圖表等形式，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的會計資料，具有明顯的保存價值[1]。會計檔案內(nèi)容由會計工作人員在進行會計核算等過程中形成。除紙質(zhì)檔案之外，還包括電子會計檔案。電子會計檔案由計算機等設(shè)備對會計相關(guān)數(shù)據(jù)進行傳輸、儲存。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企事業(yè)單位會計檔案管理形式發(fā)生了重大的變化，實現(xiàn)了從人工整理檔案到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理檔案的發(fā)展和改革，報表、賬簿、會計憑證等信息，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行實時記錄、高效整理和長期儲存，并形成方便利用的電子會計檔案。2015年，國家檔案局頒發(fā)了《會計檔案管理辦法》，使會計檔案管理具有規(guī)范化、現(xiàn)代化的特點，并規(guī)范了電子會計檔案管理工作，增加了會計檔案移交的管理要求，使會計工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中起到重要的服務(wù)作用。同時，調(diào)整了會計檔案保存期限和銷毀程序，從而加強會計檔案管理，提高了會計檔案管理質(zhì)量。

一、信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作存在的問題

（一）會計信息化檔案管理投入不足

企事業(yè)會計檔案管理要想實現(xiàn)信息化，就需加大投資力度，建設(shè)信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，為實現(xiàn)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊的互通融合做準備，從而實現(xiàn)信息資源共享。目前，很多小型企事業(yè)單位對會計檔案管理不夠重視，投入資金和人力資源較少，導致沒有先進的檔案管理系統(tǒng)，信息網(wǎng)絡(luò)平臺管理流程也比較落后，未能發(fā)揮檔案管理人員的真正作用。此外，雖然有些事業(yè)單位會計檔案管理系統(tǒng)較完善和先進，但缺少相應(yīng)的安全設(shè)備，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或人為因素破壞，會計數(shù)據(jù)信息可能會被損壞。

（二）會計信息化檔案管理制度不健全

在企事業(yè)單位中，規(guī)范化進行會計管理的依據(jù)是會計信息化檔案管理制度。會計檔案管理制度規(guī)范了管理流程和管理要求，為檔案管理工作人員制定了標準，同時明確了會計工作人員的職責[2]。但是，在我國很多企事業(yè)單位中，并沒有明確的制度規(guī)范檔案管理相關(guān)工作，會計信息數(shù)據(jù)的儲存、備份等工作沒有具體的責任人，也沒有規(guī)范化的懲罰措施，導致工作中出現(xiàn)差錯之后互相推諉，會對企事業(yè)單位造成一定的損失。此外，管理制度不健全，工作職責未明確，會導致工作人員責任意識差，甚至會出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象，從而對會計檔案管理工作造成一定的影響。

（三）會計信息化檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

在進行會計信息化檔案管理工作時，對工作人員的要求比較高，不僅需要相關(guān)工作人員具有專業(yè)的會計相關(guān)知識和檔案管理知識，同時還需具備熟練的操作技術(shù)，尤其要具備職業(yè)道德修養(yǎng)等綜合素質(zhì)。雖然會計檔案工作人員經(jīng)過學校教育或培訓，懂得了會計檔案相關(guān)管理知識，了解了企事業(yè)單位管理流程，但實踐經(jīng)驗還不足，對開展信息化會計檔案管理工作還有一定的距離，對推進會計信息化管理也有一定的影響。企事業(yè)單位需要加大對檔案管理人員的培養(yǎng)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二、事業(yè)單位推進會計檔案信息化的創(chuàng)新路徑分析

（一）加強信息化會計檔案安全建設(shè)

由于會計檔案主要反映經(jīng)濟活動的質(zhì)變，進行記錄和描述財務(wù)收支等工作，因此，對會計工作的最基本要求，是會計檔案內(nèi)容必須具有準確性、安全性、真實性[3]。在會計檔案工作中，企事業(yè)單位應(yīng)加強檔案管理工作，對會計檔案及時收集、整理和保管，確保檔案的完整性和利用率，并建立合理的檔案管理制度，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，保障檔案信息的完整性和實時性；通過安全防護措施，保障會計檔案的安全性。例如，建立會計檔案備份，防范人為破壞、計算機故障等事故的影響。此外，企事業(yè)單位在建設(shè)會計檔案系統(tǒng)時，應(yīng)確保系統(tǒng)正常運行，避免在檔案管理過程中出現(xiàn)問題。同時，加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，避免會計檔案被篡改，從而提高會計信息的安全性和保密性。

（二）健全會計檔案管理制度

根據(jù)《會計檔案管理規(guī)范》，企事業(yè)單位會計工作人員要合理制定檔案管理條例，明確管理職責和要求，同時健全會計檔案管理制度，確保會計檔案內(nèi)容的完整性、規(guī)范性、真實性、可用性，從而規(guī)范會計檔案管理流程[4]。在會計檔案管理工作中，企事業(yè)單位要保障人力、財力、物力的充足，為建設(shè)會計信息化奠定基礎(chǔ)，使會計工作具有制度化、標準化、規(guī)范化特征，從而推動會計檔案管理制度的完善。

（三）加強人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)人才

隨著科技的迅猛發(fā)展，社會對人才的要求越來越高，對于會計工作人員來說，社會稀缺具有高素質(zhì)、高技能的專業(yè)應(yīng)用型人才。加強會計檔案管理人員理論知識，提高其計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，培養(yǎng)其對檔案管理軟件的應(yīng)用，為更好完成會計工作，提高工作效率做準備。此外，企事業(yè)單位要定期對會計工作人員進行專業(yè)培訓，培養(yǎng)工作人員綜合素質(zhì)，加強人才隊伍建設(shè)，從而提高工作人員的專業(yè)技能和各方面能力。

總結(jié)語：在信息化時代下，會計檔案管理的信息化和規(guī)范化是單位發(fā)展的新方向。要想促進單位發(fā)展，就需加強會計檔案信息化管理，確保會計檔案內(nèi)容必的準確性、安全性、真實性，建立合理的檔案管理制度；同時，制定檔案管理條例，明確管理職責和要求，完善會計檔案管理制度，使會計檔案管理工作具有制度化、標準化、規(guī)范化特征；此外，對單位來說，專業(yè)人才是不可或缺的，因此，要加強人才隊伍建設(shè)，定期對會計工作人員進行專業(yè)培訓，提高工作人員的專業(yè)技能，培養(yǎng)高素質(zhì)人才。

參考文獻：

[1]王立軍.信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，2017，（4）：102-103

[2]任雷.信息化環(huán)境下單位財務(wù)會計檔案管理的創(chuàng)新分析[J].新商務(wù)周刊，2018，（11）：40

[3]畢彩云.信息化背景下企事業(yè)單位會計檔案管理[J].卷宗，2017，（5）：5-5，6