信息化背景下的單位會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新路徑

高烜

摘要：在信息化背景下，要求企事業(yè)單位積極實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理智能化。會(huì)計(jì)檔案管理工作是企事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策和財(cái)務(wù)工作開展的依據(jù)，記錄著單位會(huì)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息，反映了單位發(fā)展過程中的經(jīng)濟(jì)事物，在企事業(yè)單位的發(fā)展中具有重要的作用。目前，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理不僅不能滿足管理工作的需要，也不符合時(shí)代發(fā)展的進(jìn)步需求。因此，基于信息化背景，科學(xué)、高效、規(guī)范的管理會(huì)計(jì)檔案，已成為企事業(yè)單位改革的新方向，為單位長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展提供了基礎(chǔ)和條件。本文通過分析信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的檔案管理投入不足、管理制度不健全、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高等問題，相應(yīng)的提出了會(huì)計(jì)檔案信息化的幾點(diǎn)創(chuàng)新路徑，為提高會(huì)計(jì)信息的安全性和保密性，提升會(huì)計(jì)檔案管理效率起到一定的影響。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案管理；創(chuàng)新

會(huì)計(jì)檔案是一種通過文字、圖表等形式，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)資料，具有明顯的保存價(jià)值[1]。會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容由會(huì)計(jì)工作人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中形成。除紙質(zhì)檔案之外，還包括電子會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案由計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)會(huì)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸、儲(chǔ)存。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理形式發(fā)生了重大的變化，實(shí)現(xiàn)了從人工整理檔案到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理檔案的發(fā)展和改革，報(bào)表、賬簿、會(huì)計(jì)憑證等信息，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄、高效整理和長(zhǎng)期儲(chǔ)存，并形成方便利用的電子會(huì)計(jì)檔案。2015年，國(guó)家檔案局頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，使會(huì)計(jì)檔案管理具有規(guī)范化、現(xiàn)代化的特點(diǎn)，并規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，增加了會(huì)計(jì)檔案移交的管理要求，使會(huì)計(jì)工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中起到重要的服務(wù)作用。同時(shí)，調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案保存期限和銷毀程序，從而加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，提高了會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

一、信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題

（一）會(huì)計(jì)信息化檔案管理投入不足

企事業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理要想實(shí)現(xiàn)信息化，就需加大投資力度，建設(shè)信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊的互通融合做準(zhǔn)備，從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。目前，很多小型企事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視，投入資金和人力資源較少，導(dǎo)致沒有先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理流程也比較落后，未能發(fā)揮檔案管理人員的真正作用。此外，雖然有些事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)較完善和先進(jìn)，但缺少相應(yīng)的安全設(shè)備，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或人為因素破壞，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息可能會(huì)被損壞。

（二）會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度不健全

在企事業(yè)單位中，規(guī)范化進(jìn)行會(huì)計(jì)管理的依據(jù)是會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度。會(huì)計(jì)檔案管理制度規(guī)范了管理流程和管理要求，為檔案管理工作人員制定了標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)明確了會(huì)計(jì)工作人員的職責(zé)[2]。但是，在我國(guó)很多企事業(yè)單位中，并沒有明確的制度規(guī)范檔案管理相關(guān)工作，會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、備份等工作沒有具體的責(zé)任人，也沒有規(guī)范化的懲罰措施，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)差錯(cuò)之后互相推諉，會(huì)對(duì)企事業(yè)單位造成一定的損失。此外，管理制度不健全，工作職責(zé)未明確，會(huì)導(dǎo)致工作人員責(zé)任意識(shí)差，甚至?xí)霈F(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象，從而對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作造成一定的影響。

（三）會(huì)計(jì)信息化檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化檔案管理工作時(shí)，對(duì)工作人員的要求比較高，不僅需要相關(guān)工作人員具有專業(yè)的會(huì)計(jì)相關(guān)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，同時(shí)還需具備熟練的操作技術(shù)，尤其要具備職業(yè)道德修養(yǎng)等綜合素質(zhì)。雖然會(huì)計(jì)檔案工作人員經(jīng)過學(xué)校教育或培訓(xùn)，懂得了會(huì)計(jì)檔案相關(guān)管理知識(shí)，了解了企事業(yè)單位管理流程，但實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)還不足，對(duì)開展信息化會(huì)計(jì)檔案管理工作還有一定的距離，對(duì)推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化管理也有一定的影響。企事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二、事業(yè)單位推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化的創(chuàng)新路徑分析

（一）加強(qiáng)信息化會(huì)計(jì)檔案安全建設(shè)

由于會(huì)計(jì)檔案主要反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)變，進(jìn)行記錄和描述財(cái)務(wù)收支等工作，因此，對(duì)會(huì)計(jì)工作的最基本要求，是會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容必須具有準(zhǔn)確性、安全性、真實(shí)性[3]。在會(huì)計(jì)檔案工作中，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案及時(shí)收集、整理和保管，確保檔案的完整性和利用率，并建立合理的檔案管理制度，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，保障檔案信息的完整性和實(shí)時(shí)性；通過安全防護(hù)措施，保障會(huì)計(jì)檔案的安全性。例如，建立會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞?，防范人為破壞、?jì)算機(jī)故障等事故的影響。此外，企事業(yè)單位在建設(shè)會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，避免在檔案管理過程中出現(xiàn)問題。同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，避免會(huì)計(jì)檔案被篡改，從而提高會(huì)計(jì)信息的安全性和保密性。

（二）健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》，企事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作人員要合理制定檔案管理?xiàng)l例，明確管理職責(zé)和要求，同時(shí)健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，確保會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的完整性、規(guī)范性、真實(shí)性、可用性，從而規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理流程[4]。在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，企事業(yè)單位要保障人力、財(cái)力、物力的充足，為建設(shè)會(huì)計(jì)信息化奠定基礎(chǔ)，使會(huì)計(jì)工作具有制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特征，從而推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理制度的完善。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)人才

隨著科技的迅猛發(fā)展，社會(huì)對(duì)人才的要求越來越高，對(duì)于會(huì)計(jì)工作人員來說，社會(huì)稀缺具有高素質(zhì)、高技能的專業(yè)應(yīng)用型人才。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員理論知識(shí)，提高其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，培養(yǎng)其對(duì)檔案管理軟件的應(yīng)用，為更好完成會(huì)計(jì)工作，提高工作效率做準(zhǔn)備。此外，企事業(yè)單位要定期對(duì)會(huì)計(jì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，從而提高工作人員的專業(yè)技能和各方面能力。

總結(jié)語：在信息化時(shí)代下，會(huì)計(jì)檔案管理的信息化和規(guī)范化是單位發(fā)展的新方向。要想促進(jìn)單位發(fā)展，就需加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理，確保會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容必的準(zhǔn)確性、安全性、真實(shí)性，建立合理的檔案管理制度；同時(shí)，制定檔案管理?xiàng)l例，明確管理職責(zé)和要求，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，使會(huì)計(jì)檔案管理工作具有制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特征；此外，對(duì)單位來說，專業(yè)人才是不可或缺的，因此，要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，定期對(duì)會(huì)計(jì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)技能，培養(yǎng)高素質(zhì)人才。

參考文獻(xiàn)：

[1]王立軍.信息化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，2017，（4）：102-103

[2]任雷.信息化環(huán)境下單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新分析[J].新商務(wù)周刊，2018，（11）：40

[3]畢彩云.信息化背景下企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理[J].卷宗，2017，（5）：5-5，6