水利工程建設(shè)中檔案管理常見問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

彭洪

摘要：水利工程檔案管理是工程建設(shè)中重要的組成部分，確保資料的收集、整理、存儲(chǔ)等，傳統(tǒng)的水利工程檔案管理方法大多是依靠人工操作，效率低、準(zhǔn)確率低，不利于后續(xù)檔案查詢與管理。隨著信息化技術(shù)的出現(xiàn)，有效改善了檔案管理的現(xiàn)狀，解決了在檔案管理過(guò)程中存在的諸多問(wèn)題，如何加強(qiáng)信息化檔案管理，提出有效的管理措施，是水利工程檔案管理相關(guān)部門需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。本文主要以徐州水利工程檔案管理為例，分析了當(dāng)前水利工程建設(shè)檔案管理中存在的問(wèn)題，并給出了的應(yīng)對(duì)措施，探討提高我市水利工程檔案管理的途徑。

關(guān)鍵詞：水利工程建設(shè)；檔案管理；常見問(wèn)題；應(yīng)對(duì)措施

引言：水利工程是關(guān)乎人民生活水平、生命安全的重要民生工程，水利工程的施工量巨大，在施工過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的檔案資料，這些檔案資料除了可以為后續(xù)工程提供借鑒外，更重要的是對(duì)水利工程的正常竣工驗(yàn)收產(chǎn)生的作用。在我國(guó)現(xiàn)行的驗(yàn)收體制下，施工建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料是驗(yàn)收工作的重要參考依據(jù)，同時(shí)也是質(zhì)量問(wèn)題溯源的重要證據(jù)，需要加強(qiáng)對(duì)水利工程建設(shè)中檔案管理常見問(wèn)題的研究，分析解決問(wèn)題的方法，提升工程建設(shè)管理水平。

一、水利工程與水利工程檔案

水資源、水土保持、供水、發(fā)電、灌溉、除澇、防洪等及其附屬工程都屬于水利工程，包括修復(fù)、改建、加固、擴(kuò)建、新建工程等，能對(duì)地下水與地表水進(jìn)行有效的調(diào)配與管控，使除害興利的目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)。水在人們?nèi)粘Ｉ钪杏兄种匾淖饔?，但自然界存在的水資源往往無(wú)法滿足人們的需求，所以需要進(jìn)行水利工程的修建，防止水旱災(zāi)，對(duì)水流進(jìn)行控制，并分配調(diào)整水量，向人們的生產(chǎn)生活提供水資源。水利工程的綜合性與系統(tǒng)性較強(qiáng)，對(duì)周邊環(huán)境的影響性較大，在修建的過(guò)程中，投入的資金多、工期較長(zhǎng)、技術(shù)復(fù)雜、規(guī)模龐大，會(huì)產(chǎn)生大量的水利工程檔案，因此有效的改善水利工程檔案管理水平，對(duì)推動(dòng)工程竣工后的運(yùn)行有十分重要的作用。

二、水利工程建設(shè)中檔案管理常見問(wèn)題

（一）檔案管理制度方面

我市水利工程開展檔案管理工作起步比較晚，與其他行業(yè)相比，檔案管理制度與水利工程的發(fā)展程度還是不匹配的，管理制度相對(duì)滯后，仍然有許多不足。這是因?yàn)橹贫鹊牟煌晟剖沟盟こ虣n案管理制度的約束力不夠，工作人員沒(méi)有辦法很好地進(jìn)行檔案管理工作。除了檔管理制度不完善之外，對(duì)于制度的落實(shí)也存在一些問(wèn)題，目前對(duì)于水利工程檔案的管理主要是為了滿足當(dāng)前水利工程在建設(shè)方面的需要，但是水利工程因?yàn)槭┕すて谝约皺n案不能有效銜接的原因，使得水利工程檔案管理的落實(shí)程度達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)由于目前沒(méi)有完善的管理工作考核制度，對(duì)于水利工程檔案管理制度的監(jiān)管也是存在問(wèn)題的。

（二）檔案整理方式方面

檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)且高效的分類、管理手段。而檔案管理專業(yè)的技術(shù)人才缺失，檔案人員多為一般性文職人員，在進(jìn)行檔案分類管理時(shí)，常使用最為基本的依據(jù)時(shí)間和內(nèi)容分類的方式。由于水利工程相對(duì)復(fù)雜，采用單一的整理方式難以進(jìn)行有效分類，容易造成分類的混亂。另外，檢索是對(duì)檔案進(jìn)行查找的必要性工作，目前檔案多為物理存放，檢索工作也大多依靠人工進(jìn)行查找，嚴(yán)重限制了檔案調(diào)取和查找的效率。并且，在檔案管理過(guò)程中，檔案移交工作是檔案容易造成遺失的重要環(huán)節(jié)，移交包括檔案的轉(zhuǎn)移與檔案管理人員的交接兩個(gè)方面，這兩方面都有一個(gè)共同點(diǎn)，就是檔案管理人員的變更，由于分類存放的方式受管理人員習(xí)慣的影響，當(dāng)檔案管理人員變更后，很有可能出現(xiàn)新人無(wú)法接替管理工作的情況發(fā)生，造成管理混亂。

（三）信息化建設(shè)方面

水利工程檔案管理的難易程度和工程的性質(zhì)、規(guī)模、地域都有很大的關(guān)系。水利工程的檔案管理需要設(shè)計(jì)出一個(gè)適用于所有水利工程檔案管理的軟件，但是在開發(fā)軟件的過(guò)程中不僅需要先進(jìn)技術(shù)的支持同時(shí)也需要龐大的資金支持，因此軟件開發(fā)的難度非常大?，F(xiàn)在水利工程對(duì)檔案管理大多數(shù)的形式是：在內(nèi)部流通能夠使用一些檔案管理軟件，可是在對(duì)外時(shí)也只能使用紙質(zhì)資料。一些單位所謂的推進(jìn)水利工程檔案管理信息化，不過(guò)是將紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行掃描從而形成電子檔，在技術(shù)方面并沒(méi)有很大的進(jìn)步。

（四）管理人員方面

水利工程檔案管理工作隨著時(shí)代的進(jìn)步而發(fā)展，水利工程檔案管理工作崗位上工作的人員需要不斷學(xué)習(xí)，從而提高自己的業(yè)務(wù)能力。但是檔案管理工作的現(xiàn)狀是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠，同時(shí)在專業(yè)培訓(xùn)方面比較欠缺，外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)也不是很多。所以水利工程檔案管理工作人員沒(méi)有辦法在檔案管理工作中使用先進(jìn)的信息化技術(shù)，管理方面的專業(yè)知識(shí)提升較慢，管理方面的能力也受到了制約。

三、水利工程建設(shè)中檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)水利工程檔案的制度建設(shè)

應(yīng)制定有效的規(guī)章制度，使以往輕電子檔案、重紙質(zhì)檔案的狀況得到有效改善。通過(guò)嚴(yán)格的制度來(lái)推動(dòng)水利工程檔案的信息化建設(shè)，根據(jù)信息化建設(shè)的要求，檔案資料需要電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，并將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，兩種檔案需要同時(shí)歸檔。這種工作機(jī)制下，要對(duì)水利工程檔案的信息進(jìn)行精準(zhǔn)的收錄，使信息資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性、系統(tǒng)性、完整性得到有效保證，并對(duì)電子檔案進(jìn)行備份、存檔，對(duì)電子檔案進(jìn)行讀取的相應(yīng)軟件應(yīng)進(jìn)行歸檔，并運(yùn)用合理的方案來(lái)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行保護(hù)，使電子檔案的可識(shí)別性、安全性、完整性、真實(shí)客觀性得到有效保證。

（二）提高水利工程檔案管理的組織保障

檔案工作所從屬的管理部門，按一定的要求設(shè)置專門的檔案管理組織和相適應(yīng)的管理機(jī)制，配備專業(yè)化的檔案管理人員，還可以設(shè)置專門的檔案室，用以保存整個(gè)水利工程建設(shè)的全過(guò)程的資料，這樣既為水利工程的后期維護(hù)和管理提供了保障，也對(duì)檔案資料的安全性予以了保證。構(gòu)建出各個(gè)部門組成與相關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任制網(wǎng)絡(luò)，參與水利工程檔案管理的每一個(gè)員工能清楚地知道自己的責(zé)任范圍，明確自己的工作內(nèi)容，水利工程檔案的管理人員也能夠掌握管理力度，從而提高工作效率以及水利工程資料的使用率。

（三）規(guī)范水利工程檔案管理

水利工程因?yàn)楣て谳^長(zhǎng)，工作人員的流動(dòng)非常大，人員的變動(dòng)給檔案的管理工作造成了一定的困擾，所以規(guī)范檔案的管理是非常必要的。我們首先要求每個(gè)項(xiàng)目要根據(jù)水利部、江蘇省水利廳有關(guān)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的要求，制定適合自己的歸檔范圍，以保證應(yīng)歸檔文件材料收集齊全完整。然后對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，主要分成三類：一是建設(shè)單位檔案，二是施工（設(shè)備）檔案，三是監(jiān)理檔案。分類對(duì)提高管理工作有很大的幫助，同時(shí)在對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理時(shí)也需要對(duì)工作人員的專業(yè)組織進(jìn)行培養(yǎng)，提高他們的管理能力，尤其是要緊跟時(shí)代步伐及時(shí)更新管理技術(shù)，此外還需要增強(qiáng)員工的責(zé)任心和提高工作人員的服務(wù)意識(shí)。

（四）加強(qiáng)檔案審核力度

水利工程建設(shè)過(guò)程中，檔案的管理工作并非施工單位獨(dú)立性工作，其中涉及工程驗(yàn)收、成本核算等多方面的因素，因此在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)完善檔案的審核制度。檔案審核制度本質(zhì)在于通過(guò)對(duì)入庫(kù)歸檔的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的完整性，或及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題，對(duì)其進(jìn)行及時(shí)修改。在完善檔案審核制度時(shí)，需要注重以下幾點(diǎn)：1）第三方審核。在審核時(shí)，審核人員必須來(lái)自第三方管理部門，以確保檔案審核工作的公平與公正性。2）責(zé)任到人。在檔案審核過(guò)程中，需要對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的分析與處理，在處理過(guò)程中，需要追究檔案編纂或管理人員的責(zé)任，以提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。3）審核工作的完整性。對(duì)于水利工程的檔案資料量大而且數(shù)據(jù)繁多，在檔案的審核工作中，不可以采用簡(jiǎn)單的抽審，應(yīng)當(dāng)對(duì)工程產(chǎn)生的全部檔案進(jìn)行細(xì)致的審核，以確保檔案的完整性與真實(shí)度。

（五）優(yōu)化檔案管理方式

1.追蹤搜集。對(duì)于水利工程施工周期比較短的項(xiàng)目，比較適合使用檔案資料的追蹤收集方式，因?yàn)檫@樣整理資料的時(shí)間就比較少，還能保證其的完整性，但檔案管理的工作人員一定要了解施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況，要在最短的時(shí)間內(nèi)掌握施工動(dòng)態(tài)，同時(shí)收集好資料。追蹤收集檔案資料可以及時(shí)的對(duì)工程的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)進(jìn)行充分的了解，但這需要耗費(fèi)大量的人力和物力。

2.分階段收集。如果項(xiàng)目屬于具有較長(zhǎng)的施工周期的類型，則比較適合分階段收集的方法來(lái)進(jìn)行對(duì)資料的收集。如果是大型的水利工程，這就需要檔案管理人員與施工人員進(jìn)行協(xié)同合作，對(duì)工程的進(jìn)展進(jìn)行全面的了解和掌握。要最大限度地保證水利工程檔案的完整性，防止檔案出現(xiàn)丟失等不利的情況，但也要注意水利工程檔案的準(zhǔn)確性，防止檔案內(nèi)出現(xiàn)虛假資料。

3.強(qiáng)制性收集。對(duì)于水利工程的施工人員比較分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)比較多的企業(yè)來(lái)說(shuō)，收集資料就應(yīng)該采取強(qiáng)制性收集的方法。一般可以采用押金的方式對(duì)資料進(jìn)行收集和管理，這也就需要施工的企業(yè)支付一部分的押金，直到資料轉(zhuǎn)交給文檔管理部門，才能把押金全額退款。這種強(qiáng)制性收集起到一定的壓制性作用，但也同時(shí)促進(jìn)了文檔資料的有效管理，保證了文檔資料的準(zhǔn)確性和完整性。

（六）注重人才培養(yǎng)

水利工程檔案管理工作者需要具備信息技術(shù)基礎(chǔ)以及管理學(xué)知識(shí)。只有構(gòu)建完善的信息化管理隊(duì)伍，才能使水利檔案管理工作水平得到大幅度的提升。因此，需要構(gòu)建創(chuàng)新復(fù)合型人才工作隊(duì)伍，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)規(guī)劃，引導(dǎo)檔案管理工作者進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，有效地提升檔案管理工作者的知識(shí)技能水平，提升其職業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任意識(shí)。還要注重引進(jìn)信息技術(shù)人才，構(gòu)建完善的計(jì)算機(jī)人才團(tuán)隊(duì)，使團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的成員結(jié)構(gòu)得到有效的優(yōu)化，使水利工程檔案的管理水平得到進(jìn)一步的提升，并與水利改革和信息化社會(huì)的發(fā)展相符。

（七）配備相應(yīng)設(shè)備

配備齊全相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，才能更好地完善水利工程檔案管理。比如電子閱覽裝置、計(jì)算機(jī)等相應(yīng)設(shè)備，是有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要保障。良好的設(shè)備系統(tǒng)，能為水利工程檔案管理構(gòu)建完善的信息化平臺(tái)。在水利工程飛速發(fā)展的過(guò)程中，水利工程檔案數(shù)量持續(xù)增多，這對(duì)水利檔案部門的管理工作帶來(lái)了極大的壓力。因此，必須配備大容量的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，有效運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，不僅可以使管理工作者的壓力得到減緩，并使管理的工作效率與工作質(zhì)量得到有效的改善。

（八）提高檔案管理信息化建設(shè)

水利工程的檔案資料過(guò)于龐雜，我們借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行電子化、信息化的管理，采取科學(xué)存儲(chǔ)方法，能有效提高檔案保存的安全性、科學(xué)性和完整性，推動(dòng)水利工程的檔案管理向著科學(xué)化和信息化方向發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)人才，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、多媒體、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，在運(yùn)用水利工程建設(shè)檔案管理單機(jī)版軟件的基礎(chǔ)上，做到系統(tǒng)內(nèi)資源共享，便于檔案的查找利用。在采取電子化管理模式時(shí)，水利工程檔案管理人員還需要借助信息化管理手段，做好檔案復(fù)制與保存工作，以消除紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中存在的各類弊端，有效提升檔案的安全性與完整性，為后期檔案利用與調(diào)取打下堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

水利工程是關(guān)乎民生、安全的重要工程，在工程審核過(guò)程中，由于檔案管理參差不齊，施工單位提交的檔案資料常有收集不全的情況，為了提升檔案管理水平，文章針對(duì)目前在檔案管理過(guò)程中常見的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了一些針對(duì)性的解決措施。在日后的工作中，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗(yàn)，細(xì)致檔案管理工作，提升工作水平。

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