淺談檔案管理中的突出問題與對策

曹莉莉

摘要：檔案信息化是社會經(jīng)濟快速發(fā)展的必然要求，信息技術的日新月異，給我國的檔案事業(yè)帶來了空前的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)，面對這種形勢，如何管理好企事業(yè)檔案以實現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理方式的轉變，成為檔案信息化建設中的一個重要問題。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設

人類自從進入了信息時代，對信息的需求從來都沒有停止過，檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，它作為社會記}乙的存儲工具，對于一個國家、民族的文化發(fā)展具有重大影響和意義，檔案管理工作要想緊跟時代發(fā)展的步伐，就必須充分利用信息化管理的新技術，實現(xiàn)對檔案管理的信息化。當前，實現(xiàn)各領域中檔案管理的信息化是各行各業(yè)所共同面對的新課題。

一、檔案管理結構現(xiàn)狀

隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。而隨著現(xiàn)代化建設以及城市化進程的大幅加快，檔案的需求及利用也就越來越多，要求也越來越高，齊全的檔案管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為衡量檔案應用單位信息化程度的一大標志。很多企事業(yè)單位逐漸開始重視這個問題，將先進科學技術運用到檔案管理的工作中，不斷加快檔案管理的信息化建設，努力實現(xiàn)歷史檔案同未來檔案科學有機的鏈接。

二、檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作的硬件設施不夠完善

由于領導層的重視程度不夠勢必會帶來檔案管理方面的經(jīng)費投入的欠缺，盡管有些單位一開始就建立了專門的檔案管理系統(tǒng)與存儲室，但在后來的工作中就忽視了這方面的更新與投入。致使原來的硬件設施遠遠跟不上后來的檔案的更新與保管工作說要達到的要求，即不重視與時俱進，造成某些單位檔案室保管條件比較差，多數(shù)單位還達不到檔案治理要求，與整潔、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，治理體制不到位，使部分檔案受到損害。

（二）管理人員知識結構老化

檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，需要隨著知識的更新?lián)Q代，而不斷地進行檔案管理模式的優(yōu)化。同時隨著信息網(wǎng)絡化的進程，檔案管理逐漸在向網(wǎng)絡化邁進，這就要求檔案管理人員的知識結構能隨著社會的發(fā)展，而不斷進行知識結構的調(diào)整，可以不斷的吸收專業(yè)管理知識、科技信息知識、還要充分認識到檔案管理工作的重要性，隨著科學技術的發(fā)展，計算機信息的傳播也日益擴大，所設計的檔案管理系統(tǒng)也得到了普遍采用，但有些檔案管理人員由于不懂得如何運用，導致檔案管理的科學化程度不夠高，一些先進的系統(tǒng)還不能加以實施，雖然已經(jīng)推廣，但并末在檔案管理中得到廣泛運用

（三）思想認識不足，忽視檔案管理工作

檔案管理工作是一項極其重要的工作，需要專業(yè)性很強的人員進行檔案的管理，同時在思想上也應該給該工作以足夠的重視。在我國的企事業(yè)單位，大部分部門認為檔案管理工作沒那么重要，造成檔案管理的松懈。還有的檔案管理人員本身就對檔案的管理重要性的認識不足，缺乏工作的責任感，致使他們的工作態(tài)度不夠細，沒有奉獻的工作精神，也缺乏良好的職業(yè)道德，檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，需要隨著知識的更新?lián)Q代，而不斷地進行思想認識的優(yōu)化。

（四）檔案管理的秩序混亂

當前，我國企事業(yè)單位普遍缺乏規(guī)范的檔案管理制度，造成管理秩序混亂。一方面，檔案收集工作不到位。在收集檔案過程中，已有的管理制度沒能發(fā)生作用，缺乏必要的檔案收集考核手段，常常造成不交檔案狀況，另一方面，檔案整理不規(guī)范。由于企事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理人員的流動性較大，再加上檔案整理工作缺乏統(tǒng)一標準，常常出現(xiàn)目錄與實際內(nèi)容不相符、遺漏資料等問題，難以追究責任。

三、檔案管理的發(fā)展對策

我國檔案管理體制的不斷改革，以及企事業(yè)單位服務模式的進一步轉變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)越來越不能適應當今世界計算機網(wǎng)絡信息化的發(fā)展潮流。因此，實現(xiàn)新形勢下檔案管理模式的網(wǎng)絡化越來越受到各領域的關注。面對檔案信息化建設進程的不斷加速，必須創(chuàng)新管理手段，建設現(xiàn)代化的檔案管理與服務系統(tǒng)。

（一）提高檔案管理意識

加強對管理人員的領導，讓他們深刻的了解檔案管理的重要性，檔案管理者每天工作的內(nèi)容主要就是信息的采集，那么就要求檔案管理人員具有一定的信息采集能力，具有收集信息和管理信息的能力，也應努力提高檔案管理人員的管理能力，要充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)造性以及檔案管理人員的主觀能動性。只有了解檔案管理的具體內(nèi)容，才能更好的去管理檔案，把檔案管理工作做好。

（二）增強檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著現(xiàn)代檔案管理技術的不斷提高，對我們檔案人員的要求也越來越高，現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術渚 追切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以我們要重視人才培養(yǎng)，推進檔案信息自動化的關鍵是人才，檔案信息自動化不僅要求檔案治理人員要了解計算機、網(wǎng)絡知識，還要有相適應的熟練的計算機操作技能和精通的檔案業(yè)務知識，只有牢牢地掌握了這些，才能發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率；另外還要加強檔案管理人員的法律意識，努力地學習Ⅸ檔案法 以及 保密法 及國家關于檔案治理等方面的法律知識和與商業(yè)有關的規(guī)章制度。做到知法、守法、維護檔案的歷史真實性。除此之外，對檔案人員的定期考察和繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度，都有助于提高相關人員對檔案管理工作的重視程度。

（三）建立健全檔案管理制度

實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。一是要嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、整理、歸檔工作和對檔案文件要嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作；二是要建立相應的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，三是為了避免檔案的丟失、改動，要嚴格手續(xù)，建立健全檔案工作責任追究制度，做到檔案查閱、借閱和歸檔入庫有登記。

總之，檔案文化建設是一個循序漸進的過程，需要全社會的支持與努力，我們要緊緊抓住社會主義現(xiàn)代化建設這一大良好契機，不斷解放思想，以求真務實的態(tài)度及創(chuàng)新變革的思路和舉措，積極主動地投入到現(xiàn)代化建設之中，不斷提升檔案文化的社會影響力。