針對新時(shí)期下檔案信息數(shù)字化的研究

王雪瑩

摘要：檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中需分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，執(zhí)行可持續(xù)發(fā)展之戰(zhàn)略。檔案工作者既要充分了解目前檔案信息數(shù)字化的實(shí)際水平，更應(yīng)牢牢抓住這一大好的發(fā)展機(jī)遇，做好本職工作。隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來，信息化技術(shù)的運(yùn)用必將越來越廣泛，作為檔案管理工作來說，想要不被時(shí)代所拋棄，就要跟得上時(shí)代的步伐。做好檔案信息數(shù)字化工作，不但可以加快我國整體檔案工作的建設(shè)進(jìn)程，也必將大大有利于其他相關(guān)工作的開展，有利于幫助解決地區(qū)信息發(fā)展不協(xié)調(diào)問題、信息不對稱問題以及很多衍生出來的其他問題。做好檔案信息數(shù)字化建設(shè)，對于我國大力開展文化建設(shè)，加快構(gòu)建社會主義和諧社會的建設(shè)，以及實(shí)現(xiàn)偉大“中國夢”都有不可或缺的重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；研究

一、檔案信息數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用越來越大，我國已經(jīng)進(jìn)入了檔案管理數(shù)字化的時(shí)代。所謂數(shù)字化是指運(yùn)用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)字掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)、聲像和已經(jīng)歸檔的電子文件，組織成信息資源庫。檔案信息數(shù)字化其目的是為了達(dá)到檔案管理和服務(wù)方式的數(shù)字化，加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要手段。然后，面對時(shí)代潮流，由于思想不夠重視、地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)、技術(shù)手段落后以及缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等等一系列原因，我國的檔案信息數(shù)字化發(fā)展還十分落后。

二、數(shù)字化電子檔案的類型

目前，數(shù)字化電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶等，為了做好數(shù)字化檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)按照檔案種類分別整理組盤。

（一）文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。要以年度和組織機(jī)構(gòu)及保管期限來組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。要掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

（二）科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多， 可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。

三、檔案信息數(shù)字化的發(fā)展趨勢

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息正逐步從以紙質(zhì)載體和文字記載向電子信息和虛擬信息發(fā)展，其記載方式正逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化，用戶可以在辦公室或家中不受時(shí)空限制地通過網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)選擇，組織和形成以自我需為中心的檔案信息體系，檔案信息記載方式的數(shù)字化是未來檔案信息發(fā)展的方向。辦公的自動(dòng)化和無紙化的出現(xiàn)，使檔案的形成方式發(fā)生了變化，文件的起草和簽發(fā)，催辦和歸檔這些運(yùn)作過程是在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。 我國的檔案事業(yè)正在進(jìn)入“以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，建立在知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用基礎(chǔ)上的知識經(jīng)濟(jì)”的時(shí)代。隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛的應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的生機(jī)。

四、數(shù)字化電子檔案的保護(hù)

數(shù)字化電子檔案以脫機(jī)方式保存，在管理工作中大都是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于數(shù)字化電子檔案的長期保存，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將電子檔案轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是在刻錄儀還沒普及之時(shí)，仍是軟磁盤和光盤并存，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定相應(yīng)的保護(hù)措施。

五、檔案信息數(shù)字化的益處

檔案信息數(shù)字化，就是以紙質(zhì)或機(jī)讀形式的館藏檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，為人們提供利用的過程。其益處有：

（一）可充分發(fā)揮和利用現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高微機(jī)利用率

目前，大多基層檔案館對微機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，如此的低效率利用造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其所用。

（二）可縮短二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間，提高檔案信息時(shí)效性

當(dāng)前手工的二次文獻(xiàn)信息加工，從選題、選材、編輯到出版，歷經(jīng)時(shí)間長，造成信息失效，影響檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息數(shù)字化，編研工作者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能來快速完成信息加工工作程序，快捷地開發(fā)出二次文獻(xiàn)，提高檔案信息的應(yīng)用時(shí)效。

此外，目前“信息高速公路”在我國雖然正始起步，但檔案工作人員要密切關(guān)注其發(fā)展動(dòng)向，做到快速反應(yīng)，制定超前對策，提高掌握最新技術(shù)的本領(lǐng)，使檔案工作盡快適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息而打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。