醫(yī)院辦公室檔案管理特點(diǎn)及應(yīng)用研究

劉釗

摘要：隨著社會的不斷進(jìn)步發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的檔案管理工作變得越來越重要，尤其在醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中，對于檔案管理工作更是起到了高度的重視。因為檔案管理對于醫(yī)院的整體發(fā)展而言，具有極為重要的促進(jìn)作用。具體而言，醫(yī)院檔案工作的好壞，能夠影響到醫(yī)院綜合競爭力的提升。為此，本文針對醫(yī)院辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行分析，由此闡述其實(shí)際的應(yīng)用問題，并提出針對性的解決對策以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案；醫(yī)院；檔案管理

引言

近年來，國內(nèi)醫(yī)院辦公室檔案管理發(fā)展至今，經(jīng)過大量的實(shí)踐已經(jīng)趨于完善化、規(guī)范化轉(zhuǎn)變。醫(yī)院辦公室檔案是對于醫(yī)院歷史發(fā)展的記錄和依據(jù)，對其資質(zhì)評審、內(nèi)部協(xié)調(diào)管理、專業(yè)水平提升都起到了重要的促進(jìn)作用。因此，可以說醫(yī)院辦公室檔案也在某種程度上直接影響到醫(yī)院的發(fā)展水平。為了能夠有效的促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展，保障其面向社會的服務(wù)水平，就必須對其展開深入研究，對醫(yī)院辦公室檔案管理當(dāng)中的問題進(jìn)行探討，并討論提出解決此類問題的對策來強(qiáng)化應(yīng)用的效果。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點(diǎn)分析

醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點(diǎn)具體表現(xiàn)為以下方面內(nèi)容：

（一）檔案內(nèi)容豐富，通常醫(yī)院為了強(qiáng)化內(nèi)部檔案管理，都會設(shè)立相應(yīng)的檔案辦公室。而此類辦公室就屬于醫(yī)院整體運(yùn)作的核心部門，其能夠直接連通多個部門與領(lǐng)導(dǎo)，在整個醫(yī)院當(dāng)中起到了關(guān)鍵性的樞紐作用。因此，在醫(yī)院辦公室當(dāng)中，檔案的數(shù)量和類型將不斷增多，內(nèi)容豐富，覆蓋范圍較為全面。其具體內(nèi)容主要體現(xiàn)為三點(diǎn)，一是醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展導(dǎo)向檔案，這類檔案主要包含醫(yī)院推行的制度、總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃及工作條例等，其具體在醫(yī)院人事管理當(dāng)中起到有效作用。二是醫(yī)院行政管理方面的文書檔案，此類檔案包含會議記錄、文件及相關(guān)照片等，此類檔案的機(jī)密性較為，屬于重要的檔案類型。三是上級下達(dá)的文件，像國家衛(wèi)計委下發(fā)的制度檔案、要求執(zhí)行的法律法規(guī)檔案等等。四是醫(yī)院大事記的記錄檔案，主要記錄醫(yī)院的重要事項，如獲得榮譽(yù)、醫(yī)生應(yīng)聘晉升、醫(yī)療糾紛等檔案。

（二）多樣化檔案管理形式，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的形式再和以往傳統(tǒng)檔案管理的形式那般，開始分成了多種不同的檔案形式。像文書檔案就屬于普遍的檔案形式，一般采取紙質(zhì)記錄，內(nèi)容囊括醫(yī)院人事變化、財務(wù)管理情況、病歷整合情況等，甚至包含了外部進(jìn)入的醫(yī)療相關(guān)雜志、文章等。其次是聲像類檔案，此類檔案通常由圖片、音頻、視頻等元素組成，一般記錄醫(yī)院會議產(chǎn)生的照片影像，或者是廣播電視媒體方面的醫(yī)療知識報道及專家訪談等。三是網(wǎng)絡(luò)檔案，以數(shù)據(jù)的形式來體現(xiàn)，在時代發(fā)展背景所衍生的檔案類型，具體信息傳播快、內(nèi)容容量的特點(diǎn)，具有重要的醫(yī)藥知識宣傳與普及作用。（3）現(xiàn)代化管理，社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，促使醫(yī)院檔案管理工作隨之脫離傳統(tǒng)管理模式，向著現(xiàn)代化發(fā)展方向轉(zhuǎn)變，具備現(xiàn)代化的管理特點(diǎn)。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理問題

（一）醫(yī)院檔案管理觀念弱化

主要體現(xiàn)為醫(yī)院辦公室檔案管理者，對檔案管理工作的認(rèn)識仍然停留在淺層認(rèn)知上，多數(shù)認(rèn)為檔案管理只是單純將資料進(jìn)行保存歸檔、進(jìn)行資料查閱收集等。因此辦公室檔案管理人員并未有效的發(fā)掘出檔案管理工作的深層意義與價值，同時也未從真正意義上認(rèn)識到檔案管理技術(shù)轉(zhuǎn)變對醫(yī)院其他方面工作開展的作用與價值。由此可見，醫(yī)院對檔案管理觀念明顯弱化，直接阻礙了醫(yī)院辦公室檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

（二）管理機(jī)制不全

盡管多數(shù)醫(yī)院的辦公室檔案管理工作都制定了相應(yīng)的管理規(guī)章制度，但難以從根本上起到檔案管理的效果，更多都是用于應(yīng)付上級的考察。這就直接導(dǎo)致檔案管理并沒有真正的發(fā)揮出本身應(yīng)有的作用和價值。最終辦公室檔案工作演變?yōu)橐环N表面功夫，真正管理的要求并未獲得貫徹于落實(shí)。并且有多數(shù)醫(yī)院還存在制度始終未更新的情況，導(dǎo)致所建制度難以符合實(shí)際情況。甚至一些醫(yī)院直接采用國家層面的規(guī)章管理機(jī)制，并不符合醫(yī)院實(shí)際情況，導(dǎo)致在實(shí)際辦公室檔案管理中，難以獲得有效實(shí)施。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理對策

（一）增強(qiáng)對檔案管理的正確認(rèn)識

要想真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作改革，首先應(yīng)當(dāng)促使醫(yī)院內(nèi)的檔案管理人員在認(rèn)知態(tài)度上要高度重視醫(yī)院辦公室檔案管理工作。具體要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握社會的發(fā)展形勢及往后的發(fā)展優(yōu)勢，對此發(fā)展勢態(tài)進(jìn)行充分的肯定，能夠意識到辦公室檔案管理對整個醫(yī)院的發(fā)展而言，具有重要的促進(jìn)性作用，對此具備一個全面且清晰的認(rèn)知邏輯。只有這樣，才能促使醫(yī)院檔案管理人員積極的做好檔案管理，并主動倡導(dǎo)醫(yī)院各眾積極的收集、歸整各項內(nèi)部檔案，由此才能促進(jìn)醫(yī)院辦公室檔案管理的良性發(fā)展。

（二）需制定完善的檔案管理制度

在醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展當(dāng)中，要求醫(yī)院及領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視辦公室檔案管理工作。首先需要在此基礎(chǔ)上加大投入，由此才能方便規(guī)劃工作的開展，形成完善的辦公室檔案管理模式。其次要求醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合相應(yīng)的國家發(fā)布的檔案管理規(guī)章制度，在此基礎(chǔ)上結(jié)合醫(yī)院本身實(shí)際情況來進(jìn)行細(xì)化和重構(gòu)，從而對醫(yī)院的辦公室檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，促使醫(yī)院的辦公室檔案管理更加體制化、標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。同時為提升醫(yī)院辦公室檔案管理效率，需要開展資源整合工作，以此將辦公室檔案管理改造成為獨(dú)立、標(biāo)準(zhǔn)化的、完善的檔案管理體系。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)提升管理人員專業(yè)素質(zhì)

需要對醫(yī)院辦公室檔案管理人員展開相應(yīng)的培訓(xùn)工作，因為醫(yī)院檔案專業(yè)人員的匱乏，是影響醫(yī)院辦公室檔案管理的重要因素。這就需要培養(yǎng)和引進(jìn)專門、專業(yè)的人才，以此來強(qiáng)化培訓(xùn)教育。在加大培訓(xùn)的過程中，需要進(jìn)入全新的檔案管理理念和管理技術(shù)，以促進(jìn)醫(yī)院辦公室檔案管理的完善與發(fā)展為最終目標(biāo)。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院辦公室檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作類型，主要目的也是為了促進(jìn)醫(yī)院的內(nèi)部協(xié)調(diào)運(yùn)行，推動外部快速發(fā)展的目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上醫(yī)院才能真正實(shí)現(xiàn)自身綜合競爭力的提升。因此，要求醫(yī)院必須重視辦公室檔案管理，在實(shí)際工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)對辦公室檔案管理工作進(jìn)行持續(xù)的完善與改進(jìn)。

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