基于資產(chǎn)清查信息化視角的高校資產(chǎn)管理探析

姚婧婧， 孫品陽， 徐善東

(北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部 設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處， 北京 100191)

高校國有資產(chǎn)是高校教學(xué)與科研活動(dòng)順利進(jìn)行的物質(zhì)保證，其管理效率的高低直接關(guān)系到高校發(fā)展速度和質(zhì)量。隨著國家對(duì)“985工程”“211工程”和“雙一流”等建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)大量投入，使高校國有資產(chǎn)增長快速。2016年，為了全面規(guī)范和加強(qiáng)高校國有資產(chǎn)管理，摸清資產(chǎn)存量、理順資產(chǎn)管理體制，財(cái)政部于2016年3月1日下發(fā)了財(cái)資[2016]1號(hào)《行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查核實(shí)管理辦法》，以 2015年12月 31日為基準(zhǔn)日，在全國范圍內(nèi)開展行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作。此次清查時(shí)間緊、任務(wù)重、涉及面廣，且高校儀器設(shè)備相比其他行政事業(yè)單位涉及品種多、數(shù)量大、年代久。各高校如果仍然使用老舊的紙質(zhì)卡片或者excel表格來完成清查已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足工作的要求，如何使用信息化的手段來進(jìn)行資產(chǎn)清查，徹底改觀資產(chǎn)“清管兩張皮、前清后亂”的狀況，已經(jīng)是各高校面臨的重要課題。

1 資產(chǎn)清查信息化的重要性

北京大學(xué)設(shè)計(jì)研發(fā)的“北京大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)”(以下簡稱“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”)的所有的業(yè)務(wù)流程全面體現(xiàn)北京大學(xué)設(shè)備資產(chǎn)管理機(jī)制的內(nèi)涵，將統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人的管理架構(gòu)貫穿系統(tǒng)流程中去。該系統(tǒng)從資產(chǎn)的建賬、監(jiān)管、清查、處置等全過程實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)化管理，開創(chuàng)了資產(chǎn)管理的新局面[1]。

1.1 資產(chǎn)分級(jí)負(fù)責(zé)，清查速度快

清查中，各使用單位資產(chǎn)管理員、全校教職工都可以登錄“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”，并同時(shí)開始單位和個(gè)人設(shè)備的清查，對(duì)問題設(shè)備的信息變更、處置申請(qǐng)、審批都可以直接通過Web互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，方便、快捷，響應(yīng)時(shí)間短，大大加快了清查速度。

1.2 資產(chǎn)信息透明，便于盤點(diǎn)

在醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室中許多儀器負(fù)責(zé)人名下管理著上千臺(tái)的設(shè)備，清查盤點(diǎn)的工作量大。使用“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”，職工可以查詢到某個(gè)人名下的所有設(shè)備屬性，例如每臺(tái)設(shè)備的編號(hào)、名稱、放置地點(diǎn)、型號(hào)規(guī)格、購置時(shí)間、價(jià)格等詳細(xì)信息，結(jié)合系統(tǒng)打印并粘貼于儀器設(shè)備上的條形碼可以非常便于教職工對(duì)個(gè)人資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)。同時(shí)各單位資產(chǎn)管理員使用“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”可以實(shí)時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析本單位資產(chǎn)情況，便于各單位開展資產(chǎn)盤點(diǎn)。

1.3 資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理，清查結(jié)果更準(zhǔn)確

設(shè)備資產(chǎn)在使用過程中，其信息會(huì)有變化，對(duì)非處置類設(shè)備的信息變更各單位的資產(chǎn)管理員使用“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”可以動(dòng)態(tài)的變更設(shè)備信息，實(shí)時(shí)體現(xiàn)資產(chǎn)真實(shí)情況，并且不需要向職能部門逐級(jí)上報(bào)簽字審核，大大減少了賬實(shí)不符的情況[2]，同時(shí)為資產(chǎn)清查對(duì)問題資產(chǎn)的分類統(tǒng)計(jì)提供更真實(shí)的依據(jù)。

2 使用“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”開展資產(chǎn)清查的主要環(huán)節(jié)

高校儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)清查是指對(duì)儀器設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)進(jìn)行賬賬、賬實(shí)清查。本文主要總結(jié)了醫(yī)學(xué)部賬和實(shí)物逐一盤查的過程，即做到賬實(shí)相符，并對(duì)儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)的數(shù)量、分布、價(jià)值等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析[3]。北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部使用“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”進(jìn)行資產(chǎn)清查分為4個(gè)主要環(huán)節(jié):

2.1 學(xué)校召開“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”使用培訓(xùn)

學(xué)校財(cái)務(wù)部門牽頭成立了國有資產(chǎn)清查工作組，召開工作會(huì)議，制定清查方案，設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處召開了“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”使用培訓(xùn)會(huì)，講解如何使用系統(tǒng)查詢功能、設(shè)備變動(dòng)申請(qǐng)功能，以及對(duì)資產(chǎn)盤點(diǎn)的具體操作要求進(jìn)行了深入培訓(xùn)。

2.2 全校教職工運(yùn)用“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”開展個(gè)人資產(chǎn)實(shí)盤

全校教職工登錄“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”，使用“我的設(shè)備”模塊，查詢個(gè)人名下的設(shè)備信息：(1)核對(duì)設(shè)備信息是否準(zhǔn)確；(2)盤點(diǎn)賬、物是否相符；(3)對(duì)問題設(shè)備報(bào)本單位資產(chǎn)管理員。

2.3 各單位資產(chǎn)管理員運(yùn)用“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”建立單位資產(chǎn)實(shí)盤

教職工和單位資產(chǎn)管理員可以同步開展清查，單位資產(chǎn)管理員登錄“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”，使用“在用設(shè)備查詢”模塊下載本單位設(shè)備清單，核對(duì)本單位 “賬、物、條形碼、儀器負(fù)責(zé)人”是否相符。對(duì)問題設(shè)備進(jìn)行處理:(1)對(duì)非處置類設(shè)備的信息變動(dòng)直接通過“系級(jí)設(shè)備變動(dòng)” 模塊進(jìn)行修正；(2)對(duì)報(bào)廢、丟失設(shè)備通過“報(bào)廢處理”模塊、“丟失處理”模塊提交處置申請(qǐng)；(3)對(duì)盤盈、盤虧、報(bào)廢報(bào)損等各類問題設(shè)備填寫“2016年設(shè)備清查問題清單”報(bào)學(xué)校資產(chǎn)清查工作組審批。

2.4 學(xué)校運(yùn)用“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”開展資產(chǎn)清查復(fù)核、統(tǒng)計(jì)、上報(bào)

學(xué)校資產(chǎn)清查工作組匯總各單位“2016年設(shè)備清查問題清單”，組織人員對(duì)各單位開展實(shí)地復(fù)核驗(yàn)收，核查各單位資產(chǎn)實(shí)盤清單所填報(bào)數(shù)據(jù)、原因與資產(chǎn)實(shí)際情況是否相符，并檢查各單位日常資產(chǎn)管理和使用狀況。通過“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”統(tǒng)計(jì)實(shí)盤數(shù)據(jù)，并上報(bào)財(cái)政部。起草總結(jié)報(bào)告和資產(chǎn)處置報(bào)告，根據(jù)批復(fù)意見使用“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”進(jìn)行賬務(wù)處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息的最終更新，并進(jìn)一步完善學(xué)校資產(chǎn)管理制度等。

3 資產(chǎn)清查反映出的主要問題

3.1 資產(chǎn)建賬管理不規(guī)范

一些教師對(duì)于國有資產(chǎn)建賬的制度理解有誤，如認(rèn)為接受捐贈(zèng)的儀器設(shè)備，不需要去財(cái)務(wù)報(bào)銷，就可以不作為學(xué)校的固定資產(chǎn)建立賬，只做了本單位的備忘錄就可以，所以，這樣的儀器設(shè)備沒有完成學(xué)校固定資產(chǎn)建賬手續(xù)。

3.2 資產(chǎn)使用過程缺乏效益觀念

(1) 儀器設(shè)備閑置、缺乏共享。一些儀器設(shè)備自購買之日起就束之高閣，而儀器設(shè)備的淘汰更新較快，造成了資產(chǎn)的 “無形”流失。

(2) 儀器設(shè)備提前報(bào)廢。部分單位缺少儀器設(shè)備維護(hù)資金或缺乏設(shè)備維護(hù)的專業(yè)管理人員，致使儀器設(shè)備缺乏專業(yè)的護(hù)理和檢修，使用壽命大大減短，部分儀器設(shè)備因此未達(dá)壽命終期而不得不報(bào)廢，造成了資產(chǎn)的浪費(fèi)。

3.3 資產(chǎn)報(bào)廢處置手續(xù)不健全

(1) 一些單位報(bào)廢的設(shè)備已經(jīng)清運(yùn)完畢，但未進(jìn)行資產(chǎn)報(bào)廢銷賬處置。

(2) 一些特殊的醫(yī)用儀器設(shè)備體積小，數(shù)量多，有的已報(bào)廢，但沒有銷賬處置；

(3) 一些單位的倉庫或?qū)嶒?yàn)室里存放已損壞、或陳舊無法滿足工作需要的儀器設(shè)備，長期未及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)報(bào)廢銷賬處置；

(4) 一些單位的樓宇整體做拆遷或裝修，設(shè)備無法單獨(dú)拆除，這些設(shè)備很容易被遺忘，未及時(shí)辦理資產(chǎn)報(bào)廢銷賬處置。

3.4 資產(chǎn)動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制不健全

(1) 部分單位進(jìn)行了調(diào)整撤并、儀器設(shè)備在各單位之間發(fā)生拆借、儀器負(fù)責(zé)人單位變動(dòng)等原因未及時(shí)做設(shè)備的調(diào)撥處理，造成設(shè)備實(shí)際所在單位與賬面單位不符。

(2) 人員退休、離任、轉(zhuǎn)崗后未辦資產(chǎn)移交調(diào)撥手續(xù)，從而造成賬物不符，甚至發(fā)生儀器設(shè)備丟失。

3.5 資產(chǎn)管理員隊(duì)伍缺乏激勵(lì)考核機(jī)制

資產(chǎn)管理的實(shí)質(zhì)是人對(duì)資產(chǎn)的有效控制，學(xué)校大部分的管理員都能按照學(xué)校資產(chǎn)管理的要求完成資產(chǎn)管理任務(wù)。但也發(fā)現(xiàn)不少問題，例如資產(chǎn)管理員大多為兼職人員，資產(chǎn)管理工作需要額外的精力和時(shí)間來完成，工作量大，責(zé)任重，使得資產(chǎn)管理員隊(duì)伍不穩(wěn)定，也有一些管理員把管理權(quán)限交付給別人，或者直接請(qǐng)學(xué)生代勞，從而影響學(xué)校資產(chǎn)管理的成效。

4 以資產(chǎn)清查為契機(jī)，加強(qiáng)資產(chǎn)管理的探索和實(shí)踐

4.1 加強(qiáng)資產(chǎn)管理內(nèi)控機(jī)制建設(shè)

隨著國家對(duì)資產(chǎn)管理新法規(guī)、新政策的不斷出臺(tái)，北京大學(xué)也在不斷加強(qiáng)資產(chǎn)管理內(nèi)控機(jī)制的探索與實(shí)踐。2014年北京大學(xué)制定了“北京大學(xué)國有資產(chǎn)管理暫行辦法”，學(xué)校國有資產(chǎn)實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的管理體制。成立了學(xué)校國有資產(chǎn)管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校國有資產(chǎn)實(shí)施綜合管理。2014年以來，北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部也陸續(xù)制定了多項(xiàng)資產(chǎn)管理制度，包括“設(shè)備(家具)固定資產(chǎn)建賬流程”“北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部設(shè)備報(bào)廢處置流程”“北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部設(shè)備丟失處置流程”等。建立了資產(chǎn)管理“實(shí)名制”，學(xué)校每一臺(tái)儀器設(shè)備都與人事處統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的職工工號(hào)強(qiáng)制關(guān)聯(lián)，確保每一臺(tái)儀器設(shè)備管理責(zé)任到人，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)“誰使用，誰管理，誰負(fù)責(zé)”的約束機(jī)制，如果儀器負(fù)責(zé)人退休、轉(zhuǎn)崗、離職，其名下的設(shè)備必須提前完成調(diào)撥處理，轉(zhuǎn)移到其他在職人員名下，才能辦理離職手續(xù)。

4.2 加強(qiáng)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

2015年北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部啟用新的“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)在設(shè)備信息采集和信息共享、設(shè)備建賬和處置業(yè)務(wù)工作流中發(fā)揮了重要作用。該系統(tǒng)的啟用簡化了建賬流程，縮減了不必要的行政環(huán)節(jié)，節(jié)約了師生資產(chǎn)管理的時(shí)間成本[4]。2014—2015年間引進(jìn)并啟用了“北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購進(jìn)程管理系統(tǒng)”“北京大學(xué)儀器設(shè)備競(jìng)價(jià)采購系統(tǒng)”同時(shí)將這2個(gè)系統(tǒng)與原來的“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少了師生購置儀器設(shè)備的建賬手續(xù)，也進(jìn)一步提高了資產(chǎn)信息化管理成效[5]。

4.3 規(guī)范資產(chǎn)建賬管理，減少資產(chǎn)流失

凡屬學(xué)校的儀器設(shè)備，不論其經(jīng)費(fèi)來源( 教學(xué)、科研、各項(xiàng)專款或基金、貸款或自籌資金) 及進(jìn)入渠道 (購置、調(diào)撥、自制、捐贈(zèng)等) 都要建檔入賬，不得滯留賬外[6]。新購置的1 000元( 含) 以上的儀器設(shè)備建立固定資產(chǎn)賬目的程序?yàn)閮x器負(fù)責(zé)人實(shí)名登錄，通過“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”填寫，并確認(rèn)所購儀器設(shè)備的具體信息，經(jīng)過院系資產(chǎn)管理員審核，設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處審核確認(rèn)，打印出帶有設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處公章的“資產(chǎn)報(bào)銷憑證”，方可去財(cái)務(wù)部門完成報(bào)銷手續(xù)，最后打印設(shè)備標(biāo)簽并粘貼在該設(shè)備上，保證了每臺(tái)新購的儀器設(shè)備都能建立固定資產(chǎn)賬目。

4.4 規(guī)范資產(chǎn)處置管理，做好報(bào)廢回收服務(wù)細(xì)節(jié)

凡申請(qǐng)報(bào)損、報(bào)廢的1 000元( 含)—10萬元的儀器設(shè)備，須由實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員填寫 “儀器設(shè)備報(bào)損、報(bào)廢技術(shù)鑒定表”，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任、院( 系) 主管負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處審核[7]。對(duì)于單價(jià)在10萬元以上(含)或者不足報(bào)廢年限的儀器設(shè)備申請(qǐng)報(bào)廢，需組織至少5人的技術(shù)鑒定小組進(jìn)行鑒定，同意后才能由使用單位報(bào)學(xué)校管理部門的審批。丟失設(shè)備的處置嚴(yán)格按照“北京大學(xué)儀器設(shè)備損壞丟失賠償辦法”嚴(yán)格執(zhí)行。待報(bào)廢設(shè)備的處置審批結(jié)束后，由設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處派專人負(fù)責(zé)到實(shí)驗(yàn)室回收待報(bào)廢設(shè)備，并運(yùn)送到學(xué)校倉庫暫存，通過“設(shè)備管理信息系統(tǒng)”完成資產(chǎn)銷賬，最后通過招標(biāo)程序完成報(bào)廢處置，遵循“收支兩條線”的原則，將處置收入上交學(xué)校財(cái)務(wù)。

4.5 加強(qiáng)資產(chǎn)精細(xì)化管理，確保資產(chǎn)保值增值

(1) 加強(qiáng)各院系資產(chǎn)管理員隊(duì)伍建設(shè)，定期開展資產(chǎn)管理培訓(xùn)。設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處定期開展資產(chǎn)管理培訓(xùn)，指導(dǎo)院( 系)級(jí)資產(chǎn)管理員如何開展儀器設(shè)備的購置、獲贈(zèng)、調(diào)撥、移交、報(bào)損、報(bào)廢等工作，指導(dǎo)各單位定期進(jìn)行賬、物核對(duì)，做到賬、物相符[7]。

(2) 加強(qiáng)校內(nèi)調(diào)撥，減少資產(chǎn)閑置。對(duì)于有使用價(jià)值的閑置設(shè)備，設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處通過學(xué)校網(wǎng)站公示的方法加強(qiáng)校內(nèi)調(diào)撥，努力發(fā)掘設(shè)備潛在使用效益。

(3) 實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備的使用共享，提高資產(chǎn)使用效率。2016年北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部印發(fā)了“北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部大型儀器預(yù)約共享平臺(tái)管理辦法(試行)”。成立共享平臺(tái)管委會(huì)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、管理、監(jiān)督醫(yī)學(xué)部大型儀器預(yù)約共享平臺(tái)的建設(shè)工作。凡屬于醫(yī)學(xué)部固定資產(chǎn)，且單價(jià)在40萬以上的儀器設(shè)備均納入共享平臺(tái)。

(4) 設(shè)立資產(chǎn)維修基金，提高資產(chǎn)使用壽命和使用績效。為了減少資產(chǎn)因缺少維修經(jīng)費(fèi)而提前報(bào)廢的問題，2017年學(xué)校出臺(tái)了“北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部儀器設(shè)備維修基金使用管理辦法”。解決了教學(xué)專用儀器設(shè)備的日常維修、維護(hù)實(shí)現(xiàn)全額資助和大型儀器設(shè)備維修經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)與使用績效掛鉤等問題[8-12]。

5 結(jié)語

高校資產(chǎn)管理工作是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因此在設(shè)備資產(chǎn)管理中，應(yīng)該充分重視購置論證、使用監(jiān)管、處置審批等的嚴(yán)格執(zhí)行，應(yīng)提高資產(chǎn)管理內(nèi)部控制意識(shí)，建立健全高校資產(chǎn)管理和會(huì)計(jì)、審計(jì)制度，進(jìn)一步完善固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，從而提高高校固定資產(chǎn)管理水平和使用效益。

References)

[1] 山東國子軟件股份有限公司.探討“互聯(lián)網(wǎng)”+ 助力高校資產(chǎn)管理信息化新發(fā)展[J].資產(chǎn)管理，2006(7):8-10.

[2] 趙慶雙，高云峰，竇瑩，等.加強(qiáng)高校儀器設(shè)備管理 保障國有資產(chǎn)安全完整[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2017，34(1):260-276.

[3] 武寶瑞，遲愛榮，楊敏.高等學(xué)校儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)實(shí)盤工作探析[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2014，31(9):40-43.

[4] 王洋洋，張黎偉，黃凱，等.加強(qiáng)信息化建設(shè) 建立儀器設(shè)備信息可追溯性管理[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2016，33(4):239-242.

[5] 王洋洋.儀器設(shè)備競(jìng)價(jià)采購系統(tǒng)的實(shí)踐與探索[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2017，36(3):283-286.

[6] 北京大學(xué).北京大學(xué)儀器設(shè)備管理辦法:校發(fā)(2006)262號(hào)[Z].2006.

[7] 凌 輝，黃凱，劉雪蕾，等.強(qiáng)化流程管理 提高儀器設(shè)備全生命周期管理水平 [J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2014，33(9):291-295.

[8] 李茂.基于資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的資產(chǎn)清查的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2015，18(6):178-184.

[9] 肖俊生.高校儀器設(shè)備動(dòng)態(tài)化管理系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2015，34(6):277-279.

[10] 張軍凱.高校資產(chǎn)清查與管理研究[J].市場(chǎng)周刊，2014(5):31-32.

[11] 矯志華.高校固定資產(chǎn)的清查與管理[J].濟(jì)寧師范?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2007(3):102-103.

[12] 趙云.高校資產(chǎn)清查網(wǎng)絡(luò)化探析[J].實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2015，18(8):188-190.