簡(jiǎn)析黨政機(jī)關(guān)辦公室信息資源的長(zhǎng)期保存

(湘潭大學(xué)　湖南　湘潭　411100)

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，辦公室作為個(gè)社會(huì)組織的機(jī)構(gòu)，我們一般將其定義為處理某種特定事務(wù)或提供某種特定服務(wù)的地方，從現(xiàn)實(shí)中的實(shí)踐中我們不難發(fā)現(xiàn)，辦公室處理的業(yè)務(wù)幾乎涉及到了組織的方方面面，作為組織信息資料的集散地，有太多的重要資源需要相關(guān)部門和人員進(jìn)行保護(hù)。本文將從黨政機(jī)關(guān)辦公室信息資源長(zhǎng)期保存存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行論述。

一、實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)辦公室信息資源長(zhǎng)期保存的意義

(一)保守國(guó)家秘密，維護(hù)國(guó)家安全。黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部信息的對(duì)我國(guó)發(fā)展的重要性是不言而喻的，對(duì)黨政機(jī)關(guān)辦公室的信息進(jìn)行長(zhǎng)期保存，就為防止國(guó)家秘密的泄露鑄造了一道防護(hù)墻。自2009年曝出美國(guó)檔案館資料丟失事件后，各國(guó)政府都加大了對(duì)電子資料的保管，以免涉及國(guó)家安全的信息泄露。黨政機(jī)關(guān)辦公室的特點(diǎn)就是信息量大，存儲(chǔ)于磁盤中的電子文件的數(shù)量也是龐大的，這些資料如果保存不當(dāng)，相關(guān)工作人員可能都難以確定有哪些資料丟失，這將不利于維護(hù)我國(guó)的國(guó)家安全。我們加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)辦公室的信息的保存工作，進(jìn)行信息維護(hù)，亦是維護(hù)國(guó)家安全的重要舉措。

(二)規(guī)范內(nèi)部行為，提升辦事效率。加強(qiáng)信息長(zhǎng)期保存工作，不僅僅是單單保存信息的內(nèi)容，也要求對(duì)信息進(jìn)行合理歸檔，使信息的保存井井有條。這必然對(duì)相關(guān)內(nèi)部工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，進(jìn)行信息的長(zhǎng)期保存工作亦是從側(cè)面加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)。另一方面，有序的信息管理為相關(guān)工作人員使用信息提供了便利，有助于提升其工作效率。

(三)改善黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)方式，存進(jìn)社會(huì)協(xié)同發(fā)展。運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維處理政務(wù)，是在當(dāng)前這個(gè)時(shí)代面對(duì)新形式必須做出的轉(zhuǎn)型。內(nèi)部信息的長(zhǎng)期保存工作不僅僅是在中央實(shí)行，也應(yīng)該根據(jù)地方需要，自上而下地推行，改變以往的領(lǐng)導(dǎo)方式，存進(jìn)黨政機(jī)關(guān)辦公室的協(xié)同進(jìn)步。

二、黨政機(jī)關(guān)辦公室信息資源長(zhǎng)期保存工作村在的問(wèn)題

由于電子信息資源的保存存在諸多不確定因素，這些因素可能會(huì)對(duì)信息資源的長(zhǎng)期保存產(chǎn)生阻礙。我國(guó)黨政機(jī)關(guān)辦公室信息資源長(zhǎng)期保存工作仍存在眾多問(wèn)題需要解決。

(一)硬件設(shè)備管理不到位，產(chǎn)生眾多非智力因素阻礙。第一，設(shè)備老化、故障等導(dǎo)致文件丟失。從個(gè)人經(jīng)歷來(lái)看，電子設(shè)備和軟件的更新速度之快，促使現(xiàn)在的智能化電子設(shè)備老化速度也隨之加快，存儲(chǔ)信息的設(shè)備在使用后期常常會(huì)出現(xiàn)自動(dòng)關(guān)機(jī)、死機(jī)等現(xiàn)象，而大部分的政府工作人員都不是這方面的專家，無(wú)法及時(shí)將其恢復(fù)。第二，網(wǎng)絡(luò)接入點(diǎn)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。長(zhǎng)期使用的網(wǎng)絡(luò)接入點(diǎn)由于忽視了對(duì)其賬號(hào)、密碼的定期設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)容易被外人所入侵和破壞，一旦病毒等入侵，將對(duì)信息造成破壞。第三，傳統(tǒng)信息保存方式不注重防潮、防蟲等，使得資料被破壞。傳統(tǒng)的信息保存方式無(wú)非是紙質(zhì)保存，紙張難以長(zhǎng)時(shí)間保持原有狀態(tài)，容易受潮、被蟲咬等，而相關(guān)人員不注重及時(shí)更換信息保存載體，使信息被破壞。

(二)工作人員工作素質(zhì)較低，操作失誤導(dǎo)致信息丟失。第一，不熟悉計(jì)算機(jī)功能，導(dǎo)致信息丟失。一般的辦公室工作人員要求較為良好的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，但是對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)功能的不熟悉也很可能導(dǎo)致信息的丟失，破壞信息的完整性。第二，不注重細(xì)節(jié)。不注意對(duì)個(gè)人電腦的保密，離開電腦而讓相關(guān)信息處于打開狀態(tài)等，也會(huì)導(dǎo)致信息的丟失。第三，檔案信息等沒(méi)有及時(shí)歸檔。信息資料需要?dú)w檔有條理地進(jìn)行保管,但由于工作人員的疏忽，會(huì)導(dǎo)致歸檔的不及時(shí)甚至不歸檔，導(dǎo)致信息資料的丟失。

(三)病毒破壞、黑客入侵等威脅。第一，信息保存過(guò)程中被病毒破壞。病毒入侵電腦，導(dǎo)致相關(guān)信息保存失真等，使得相關(guān)文檔等無(wú)法正常打開。第二，信息傳輸過(guò)程中被迫病毒破壞。傳遞信息過(guò)程中，采用移動(dòng)硬盤、U盤等移動(dòng)設(shè)備在進(jìn)行信息傳輸過(guò)程中因?yàn)闆](méi)有注意及時(shí)殺毒而導(dǎo)致傳輸過(guò)程中破壞信息資料，或者將病毒傳染到電腦上，導(dǎo)致文檔等的破壞。第三，黑客的破壞。黑客入侵的目的跟上述非常規(guī)威脅相似。第三，技術(shù)問(wèn)題導(dǎo)致信息被破壞。這里主要是說(shuō)計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)自身存在的缺陷導(dǎo)致的信息被破壞?？赡軙?huì)由于系統(tǒng)的老化、軟件的滯后等導(dǎo)致保存信息的文檔難以正常顯示。

三、針對(duì)我國(guó)黨政機(jī)關(guān)辦公室信息長(zhǎng)期保存的幾點(diǎn)建議

黨政機(jī)關(guān)辦公室在信息長(zhǎng)期保存方面仍存在很多問(wèn)題，這些存在的問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致信息的丟失和破壞，針對(duì)上述存在的這些問(wèn)題，有以下幾點(diǎn)建議。

(一)進(jìn)行崗前培訓(xùn)，提高相關(guān)內(nèi)部人員的專業(yè)素質(zhì)。第一，提高計(jì)算機(jī)相關(guān)技能。當(dāng)前條件下，我們的工作難以離開計(jì)算機(jī)而進(jìn)行，辦公室人員則要求具備更高的計(jì)算機(jī)技能，因?yàn)樾畔⒒慕裉煳覀儗⒋罅康奈臋n等保存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，操作人員的操作效果在一定程度上決定信息能否完整保存，操作不當(dāng)，不僅會(huì)使新建信息無(wú)法保存，也會(huì)使得原本的信息遭到破壞。第二，規(guī)范相關(guān)行為。有時(shí)一些看似不經(jīng)意的行為會(huì)導(dǎo)致信息的丟失，比如文檔的不及時(shí)保存、文檔打開狀態(tài)下離開電腦、在壓縮文件形式下修改信息而得不到保存等，這些細(xì)節(jié)需要工作人員在工作過(guò)程中多加注意。

(二)定期對(duì)電腦進(jìn)行更新檢查，保證系統(tǒng)設(shè)備的正常運(yùn)行。第一，及時(shí)更新老化的計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)、軟件。在工作中，定期對(duì)電腦等進(jìn)行檢修保養(yǎng)，如若發(fā)現(xiàn)電腦、系統(tǒng)等老化，要及時(shí)調(diào)換，不能因?yàn)檫@些因素導(dǎo)致信息破壞。第二，安裝防火墻。對(duì)信息破壞進(jìn)行預(yù)防，安裝有效的防火墻，對(duì)一些外來(lái)入侵進(jìn)行抵御，一般的防火墻分為付費(fèi)、免費(fèi)兩種，因此應(yīng)進(jìn)行比較，選擇有用的防火墻微計(jì)算機(jī)穿上一層保護(hù)衣。第三，安裝有效的病毒處理軟件。當(dāng)計(jì)算機(jī)已然受到外來(lái)的侵害時(shí)，殺毒是必不可少的步驟，有效的殺毒軟件能夠快速找到計(jì)算機(jī)中存在的病毒，并及時(shí)進(jìn)行處理。

(三)定期歸檔，時(shí)常備份。第一，工作人員在電子設(shè)備中的文件存儲(chǔ)一般而言是雜亂無(wú)章的，因此對(duì)其進(jìn)行定期檢查，養(yǎng)成良好的管理習(xí)慣顯得尤為重要。不僅要檢查文件的安全性，也應(yīng)檢查文件的真實(shí)性、完整性等。而對(duì)于紙質(zhì)的信息資料，也要進(jìn)行定期保養(yǎng)。第二，良好的檢查習(xí)慣固然重要，但是檢查了，真的被破壞了也會(huì)讓用戶感到很頭疼，因此對(duì)電子設(shè)備中的重要文件及時(shí)進(jìn)行備份，并將其打印出來(lái)，進(jìn)行電子和紙質(zhì)文件形式的雙重保存，切不可為圖省事而忽視這一過(guò)程。

信息很重要，尤其在信息社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈的今天，掌握信息才能增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，考慮黨政機(jī)關(guān)辦公室所掌握信息的重要性，我們有必要加大投入來(lái)維護(hù)信息安全，實(shí)現(xiàn)信息的長(zhǎng)期保存。但是我們必須看到，我國(guó)在信息長(zhǎng)期保存維護(hù)方面仍舊存在很多問(wèn)題，雖然文中簡(jiǎn)要介紹了一些策略，但仍舊必須進(jìn)行不斷的經(jīng)驗(yàn)積累，摸索出一套適合我國(guó)的信息長(zhǎng)期保存維護(hù)之路，以此才能夠最終真正實(shí)現(xiàn)我國(guó)黨政機(jī)關(guān)辦公室信息長(zhǎng)期保存維護(hù)的目標(biāo)，進(jìn)而將其推廣至其他部門，最終實(shí)現(xiàn)我國(guó)信息安全維護(hù)的全突破，實(shí)現(xiàn)建設(shè)安全型中國(guó)的中國(guó)夢(mèng)。

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