ERP系統(tǒng)中加強財務數據質量監(jiān)控淺析

(西南大學經濟管理學院 重慶 400000)

一、前言

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning)的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。它是從MRP(物料需求計劃)發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，其核心思想是供應鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源，優(yōu)化了現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映了市場對企業(yè)合理調配資源的要求。ERP系統(tǒng)實際應用更重要的是體現(xiàn)了“管理工具”的本質，ERP系統(tǒng)對企業(yè)所擁有的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進行綜合平衡和優(yōu)化管理，通過ERP軟件協(xié)調企業(yè)各部門提高企業(yè)的核心競爭力，從而使企業(yè)取得最好的經濟效益。所以，ERP系統(tǒng)軟件不僅是一個簡單軟件，同時是一個企業(yè)管理助手，協(xié)助企業(yè)管理者達成企業(yè)管理目標。

隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的運用優(yōu)勢，ERP系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)財務系統(tǒng)是必然趨勢，利用ERP系統(tǒng)能夠有效的保障企業(yè)管理運行的穩(wěn)定性且確保財務數據的準確性。

二、ERP系統(tǒng)在財務管理方面的特征

(一)ERP系統(tǒng)優(yōu)化了財務管理

ERP財務管理系統(tǒng)可以對各項業(yè)務進行規(guī)范化計量并自動生成相應的憑證，保證了會計信息的規(guī)范性和可靠性。通過對企業(yè)ERP管理模式的分析可以發(fā)現(xiàn)，通過ERP系統(tǒng)的構建，可以實現(xiàn)企業(yè)財務管理工作的優(yōu)化，提高財務工作著的整體能力。在研究中可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在ERP系統(tǒng)運行階段，通過對企業(yè)項目的規(guī)劃可以將財務信息及時輸入到企業(yè)資源計劃之中，而且也可以完成對數據資源的儲備及管理，并在此基礎上通過對信息日常管理工作的優(yōu)化，明確財務管理中的具體內容。在該種背景下不僅可以減輕企業(yè)財務管理工作所面臨的壓力，而且也可以對企業(yè)中的財務風險進行系統(tǒng)性的分析，從而為企業(yè)財務管理工作的優(yōu)化及創(chuàng)新提供優(yōu)化作用，為企業(yè)的發(fā)展提供良好支持。

(二)ERP系統(tǒng)運用具有計算精確性

企業(yè)在資源規(guī)劃以及財務管理的過程中，通過ERP系統(tǒng)模塊的規(guī)劃設計，可以實現(xiàn)財務管理工作的精確性、細致性。通過對企業(yè)財務信息的收集，ERP系統(tǒng)可以通過對財務運算狀況的分析，進行企業(yè)工作管理工作的預測，并在此基礎上分析企業(yè)財務所面臨的風險，完善企業(yè)的運行管理體系，從而為企業(yè)資源的優(yōu)化及創(chuàng)新提供有效支持。同時，在企業(yè)ERP系統(tǒng)運行中，可以實現(xiàn)對財務的細化管理，完善企業(yè)結構評估機制，提升財務數據控制機制，從而有效完善企業(yè)資源運營中的成本、經費管理以及先進流的預測，為企業(yè)的財務優(yōu)化提供穩(wěn)定支持。

(三)ERP系統(tǒng)運用具有財務統(tǒng)籌性

通過對企業(yè)ERP統(tǒng)內容的分析可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)系統(tǒng)財務管理的合理規(guī)劃，可以實現(xiàn)對企業(yè)組織決策、規(guī)劃設計以及執(zhí)行管理等問題的綜合性分析，同時也可以為企業(yè)的財務監(jiān)督提供有效支持。而且，在ERP財務統(tǒng)籌系統(tǒng)分析中，可以通過對數據儲備、數據管理以及數據輸出系統(tǒng)的運用，進行企業(yè)資產的項目分析，保證企業(yè)財務運行的合理性，從而為企業(yè)功能管理內容的優(yōu)化提供良好支持。

三、ERP系統(tǒng)在財務數據管理的不足

(一)企業(yè)對ERP系統(tǒng)缺乏認知

ERP系統(tǒng)的構建運用了較為先進的信息系統(tǒng)管理理念，這種管理內容在一些發(fā)達國家得到了拓展性的運用，從而為企業(yè)的經營及管理提供了便利支持。但是，在國內一些企業(yè)發(fā)展中，管理者并沒有認到ERP系統(tǒng)構建的核心含義，導致財務數據管理中經常發(fā)生信息安全問題，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成限制，且其只是注重信息規(guī)劃中的基本流程，嚴重忽視了企業(yè)中的物流管理系統(tǒng)，這種現(xiàn)象的發(fā)生導致企業(yè)財務管理系統(tǒng)無法發(fā)揮其最終作用。

(二)ERP系統(tǒng)與財務數據管理不匹配

通過對財務數據調查問題的分析可以發(fā)現(xiàn)，財務數據管理信息不匹配的問題體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，ERP系統(tǒng)的設計結構不能充分滿足企業(yè)信息的需求，而且，我國的ERP系統(tǒng)知識在總賬管理中形成的，這種問題的發(fā)生對企業(yè)財務數據管理系統(tǒng)的優(yōu)化造成制約；第二，在企業(yè)財務核算中，其內容的核算只是局限于企業(yè)財務管理中，導致總賬單中的信息數據無法與企業(yè)管理進行合理調配，對企業(yè)的信息財務模塊運用造成了影響。

(三)財務控制中的風險性增加

在ERP系統(tǒng)系統(tǒng)使用的過程，企業(yè)財務中的控制流程及控制方式發(fā)生了系列轉變，在這種環(huán)境下，就需要企業(yè)進行科學化的風險管理及控制，通過對企業(yè)財務風險缺失因素的分析，進行財務數據管理工作的穩(wěn)定優(yōu)化，完善企業(yè)的財務管理運營理念，為企業(yè)財務風險控制及風險管理提供有效支持。而且，在ERP系統(tǒng)運行中，在賬目查詢中需要及時輸入企業(yè)財務的賬簿信息，如果沒有及時進行信息的輸入及輸出管理，也會出現(xiàn)信息資源查詢不及時的問題。

四、加強ERP系統(tǒng)在財務管理的應用

(一)ERP系統(tǒng)加強財務管理的措施

1.實現(xiàn)企業(yè)內部財務控制

企業(yè)在發(fā)展中為了提升自身的財務管理體系，需要在財務管理工作構建中將手工管理方式作為技術，通過傳統(tǒng)財務管理與現(xiàn)代化財務管理工作的融合，進行企業(yè)內部財務管理工作的有效控制，為企業(yè)的財務管理優(yōu)化提供有效支持。在ERP財務管理系統(tǒng)完善中，其控制流程也在某種程度上發(fā)生偏移，因此，在該系統(tǒng)運用中，需要通過對財務管理流程的系統(tǒng)性控制，對企業(yè)內部財務的運行狀況進行綜合性的發(fā)內線，完善企業(yè)分工運行管理模式，通過對內部控制資源的完善，構建符合企業(yè)運營管理的控制方式，從而為企業(yè)經濟資源結構的優(yōu)化提供有效支持。

2.強化對企業(yè)管理人員的培養(yǎng)

對于企業(yè)而言，在發(fā)展中需要將企業(yè)人才培養(yǎng)作為基礎，通過對企業(yè)管理現(xiàn)狀的分析，進行管理方式的優(yōu)化。在ERP系統(tǒng)設計中，企業(yè)需要通過對管理工作的優(yōu)化，對財務人員提出全新性的要求，使其在工作中積極發(fā)揮出自身的優(yōu)勢性，完善企業(yè)的創(chuàng)新管理機制，提升企業(yè)員工的核心競爭力，為企業(yè)人才管理項目的優(yōu)化的分析提供良好支持。同時，企業(yè)管理者也需要定期為員工提供晉升機會，增強對財務管理人員對財務信息的認知，鼓勵其通過計算機學習掌握專業(yè)性的ERP系統(tǒng)操作理念，使財務人員的工作重心得到有效轉移，提升企業(yè)管理者的基本素養(yǎng)，強化企業(yè)員工的向心力，從而為其企業(yè)財務管理人員專業(yè)能力的提升提供有效支持，避免企業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)人才流失的現(xiàn)象。

(二)ERP系統(tǒng)加強財務數據質量監(jiān)控的措施

1.加強對原始數據的控制

在現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展中，其財務管理工作構建中通過ERP系統(tǒng)的運用，可以保證信息處理的及時性及高效性，同時也降低了財務人員的工作強度，為財務管理工作營造了良好的發(fā)展環(huán)境。在企業(yè)發(fā)展中，為了更好的進行原始數據的資源分析，需要企業(yè)部門加強對內部控制管理工作的構建，在內部溝通、內部信息優(yōu)化以及內部信息調控的基礎上，對原始數據進行合理控制，保證財務數據的及時獲取。在企業(yè)原始數據獲取的同時，需要管理者認識到原始數據的重要性，當原始數據的采集發(fā)生偏差時，就會對整個ERP系統(tǒng)造成影響，嚴重影響到企業(yè)后期的成本核算。因此，在現(xiàn)階段信息數據資源采集及數據優(yōu)化中，需要通過對數據內容的準確控制，進行原始數據的合理調控，從而為企業(yè)的數據資源優(yōu)化提供有效支持。

2.統(tǒng)一企業(yè)的財務數據標準

在集團企業(yè)運營的過程中進行財會的統(tǒng)計是必不可少的，但在這個過程中財務數據管理的基礎、會計管理及會計政策的執(zhí)行不統(tǒng)一，這些造成企業(yè)管理過程中產生不協(xié)調的狀況，對財務管理造成諸多的困難甚至影響到企業(yè)的決策。所以對于財務數據質量的監(jiān)控來說應該加強對財務數據標準的統(tǒng)一，首先在ERP系統(tǒng)之中應該對會計財務的數據進行統(tǒng)一的核算，整個集團的企業(yè)在財務管理的方面要對其中的主要數據在總部進行統(tǒng)一的管理，另外可針對財務的權限進行控制集團和下屬企業(yè)對同一種主數據的差別進行管理。此外在企業(yè)之中存在一些數據不完全存在于ERP系統(tǒng)的情況，有些數據是由企業(yè)的外部系統(tǒng)提供的而這些數據通過接口程序導入到ERP系統(tǒng)之中，所以集團的會計部門就需要對會計核算的數據接口規(guī)定統(tǒng)一的標準，而外部系統(tǒng)需要按照這些規(guī)定和要求提供準確完整的數據從而進一步加強企業(yè)財務數據的管理。

3.保證財務數據及時錄入及數據的完整性

對于我國的企業(yè)管理而言加強財務數據信息的管理就能夠有效的提高企業(yè)內發(fā)展速度同時為企業(yè)的決策提供可靠的科學數據，所以在對企業(yè)內部的財務數據信息進行錄入的過程中需要保證其完整性和及時性，而想要對這兩個方面進行加強就必須對數據信息進行嚴格的監(jiān)控，所以在應用ERP系統(tǒng)的過程中要對不同的數據輸入點建立相關的審核流程，而對于會計人員錄入的會計憑證必須要有專門的主管人員進行審核，且在進行相關的審核過程中后要有工作人員憑借相關的憑證進行復核。這些來自數據接口的外部系統(tǒng)數據需要加強外部數據的審核流程，制定合理的制度和措施對外部系統(tǒng)的財務會計核算進行加強。

4.完善財務數據錄入的規(guī)范制度

企業(yè)的財務管理相關的數據錄入要保證及時性和完整性不僅需要嚴密的數據監(jiān)控，另一方面對于數據錄入的規(guī)范制度也必須要完善，企業(yè)的財會部門需要根據數據錄入的制度進行財務數據的管理，而在企業(yè)的財務管理之中包含了各種不同的財務類型，所以在制定數據信息錄入規(guī)范的過程中需要根據業(yè)務的類型和需要建立不同的錄入規(guī)范。

5.業(yè)務流程的控制和獎懲措施的建立

在ERP系統(tǒng)的運行過程中只有保證各個環(huán)節(jié)都在控制的范圍之內才能夠對財務的數據進行有效的管理。在這項系統(tǒng)之中包含一次錄入多方共享的功能，在系統(tǒng)中只要有一次數據輸入錯誤那么后續(xù)的數據輸入都會發(fā)生錯誤這個時候在哪個環(huán)節(jié)發(fā)生的問題就會很容易的找出來進而找出相關的責任承擔者。利用這項系統(tǒng)的初期階段很多的工作人員在適應新型的系統(tǒng)過程中難免會有不熟悉的感覺，而此時在對財務的數據信息進行錄入就會發(fā)生錯誤，所以有必要建立獎懲措施進行數據的監(jiān)控。

五、結論

總之，我國企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展非常迅速而且企業(yè)在發(fā)展的過程中遇到的問題也很多，尤其是在我國的經濟市場之中各個企業(yè)的競爭也非常的激烈，在企業(yè)運行及發(fā)展的過程中，為了逐漸提升自身的發(fā)展需求，需要不斷完善企業(yè)財務管理工作，通過對企業(yè)財務問題的探究，構建ERP系統(tǒng)模式，優(yōu)化傳統(tǒng)的財務管理流程，提升企業(yè)的生產管理水平，使企業(yè)在該種環(huán)境下提升自身的核心競爭力，并為企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展提供有效支持。而加強企業(yè)財務數據的監(jiān)控和管理是提高企業(yè)競爭優(yōu)勢的有效措施，ERP系統(tǒng)的接入讓企業(yè)在財務數據的管理方面得到了加強而且發(fā)揮出了巨大的作用。