大數(shù)據(jù)時代的秘書工作研究
——以大數(shù)據(jù)在秘書信息工作中的應(yīng)用為例

趙航（河南大學(xué)文學(xué)院，河南 鄭州 475001）

一、秘書的信息工作、大數(shù)據(jù)等相關(guān)名詞的界定

信息，是物質(zhì)的一種存在形式，它以物質(zhì)的屬性或運(yùn)動狀態(tài)為內(nèi)容，并且總是借助于一定物質(zhì)載體傳輸或者儲存。

大數(shù)據(jù)是相對概念，因此目前的定義都是對大數(shù)據(jù)的定性描述。徐宗本院士則在第 462 次香山科學(xué)會議上的報告中，將大數(shù)據(jù)定義為“不能夠集中存儲、并且難以在可接受時間內(nèi)分析處理，其中個體或部分?jǐn)?shù)據(jù)呈現(xiàn)低價值性而數(shù)據(jù)整體呈現(xiàn)高價值的海量復(fù)雜數(shù)據(jù)集。數(shù)據(jù)挖掘和深度學(xué)習(xí)是大數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ),而可視化既是數(shù)據(jù)分析的關(guān)鍵技術(shù)也是數(shù)據(jù)分析結(jié)果呈現(xiàn)的關(guān)鍵技術(shù)。

數(shù)據(jù)挖掘是指從數(shù)據(jù)庫的大量數(shù)據(jù)中揭示出隱含的、先前未知的并有潛在價值的信息的非平凡過程。機(jī)器學(xué)習(xí)就是讓計算機(jī)從大量的數(shù)據(jù)中學(xué)習(xí)到相關(guān)的規(guī)律和邏輯，然后利用學(xué)習(xí)來的規(guī)律來預(yù)測以后的未知事物。深度學(xué)習(xí)則是指機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)在監(jiān)督或非監(jiān)督的情況下自動地學(xué)習(xí)深層次的架構(gòu)并且用于分類或進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘。

大數(shù)據(jù)可視分析是指在大數(shù)據(jù)自動分析挖掘方法的同時,利用支持信息可視化的用戶界面以及支持分析過程的人機(jī)交互方式與技術(shù),有效融合計算機(jī)的計算能力和人的認(rèn)知能力,以獲得對于大規(guī)模復(fù)雜數(shù)據(jù)集的洞察力(insight)。

二、大數(shù)據(jù)對秘書信息工作的作用

秘書的信息工作主要是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)與上級部門的要求了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題、加工處理、綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導(dǎo)參考。信息工作主要有以下幾個基本程序：搜集、加工、儲存與利用、信息開發(fā)與利用。

對于搜集工作，大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)挖掘可以幫助秘書找到數(shù)據(jù)背后隱含的有價值的信息。再次，通過數(shù)據(jù)挖掘，這些來自各種渠道的數(shù)據(jù)信息被組合，應(yīng)用超級計算機(jī)、并行處理、神經(jīng)元網(wǎng)絡(luò)、模型化算法和其他信息處理技術(shù)手段進(jìn)行處理，從中得到秘書需要收集的用于向特定消費(fèi)群體或個體進(jìn)行定向營銷的決策信息。這些信息十分有價值，例如，卡夫公司通過數(shù)據(jù)挖掘了解特定客戶的興趣和口味，并以此為基礎(chǔ)向他們發(fā)送特定產(chǎn)品的優(yōu)惠券，并為他們推薦符合客戶口味和健康狀況的卡夫產(chǎn)品食譜。由此可見，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對秘書信息工作起到極大助力。

對于信息加工工作，通過探索人的學(xué)習(xí)機(jī)制建立起來的深度學(xué)習(xí)可以對圖像、聲音、文本等內(nèi)容進(jìn)行篩選，使秘書擺脫人工篩選整理的工作，進(jìn)一步提升秘書工作效率，優(yōu)化秘書工作技能。例如百度成立了 IDL(深度學(xué)習(xí)研究院),專門研究深度學(xué)習(xí)算法,目前已有多項(xiàng)深度學(xué)習(xí)技術(shù)在百度產(chǎn)品上線.深度學(xué)習(xí)對百度影響深遠(yuǎn),在語音識別、OCR 識別、人臉識別、圖像搜索等應(yīng)用上取得了突出效果。信息的利用工作同理。當(dāng)前眾多國內(nèi)外公司紛紛開始在產(chǎn)品中使用深度學(xué)習(xí)技術(shù)，我們可以期待的不遠(yuǎn)的將來深度學(xué)習(xí)將大大改造秘書的信息工作。

可視分析在信息開發(fā)與利用方面起到很大作用。大數(shù)據(jù)可視化不同于傳統(tǒng)的可視化，其重點(diǎn)重點(diǎn)在于規(guī)模，大數(shù)據(jù)可視化幫助人們分析大規(guī)模、高維度、多來源、動態(tài)演化的信息,并輔助作出實(shí)時的決策。借助于人工智能、人機(jī)交互，可視分析所呈現(xiàn)的可視信息揭示事物的本質(zhì)、規(guī)律，輔助科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)決策。當(dāng)前對于大數(shù)據(jù)可視分析的研究仍十分初步,對于這一研究領(lǐng)域的理論、方法和技術(shù)體系至今尚未形成，但其發(fā)展勢頭不容小覷。

三、大數(shù)據(jù)時代秘書所需的信息素養(yǎng)

1.打破狹隘視野，強(qiáng)化信息學(xué)習(xí)意識。新時代要求秘書隨時關(guān)注社會信息技術(shù)的發(fā)展情況，培養(yǎng)主動學(xué)習(xí)意識和接納意識。2.樹立終身學(xué)習(xí)目標(biāo)， 不斷更新信息知識。秘書人員要從自身文化素質(zhì)、計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、常用軟件的使用等各個方面隨時更新和完善自己的信息知識，用創(chuàng)新的思維應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。3.鍛造新時代所需的信息能力，提升信息素養(yǎng)。信息能力是信息素養(yǎng)的核心內(nèi)容，它包括信息的收集、判斷、篩選、加工、傳遞、利用、管理等，秘書人員應(yīng)從各個方面強(qiáng)化信息能力。4.規(guī)范信息行為，遵守信息道德。 企業(yè)秘書人員首先應(yīng)深入學(xué)習(xí)了解國家信息工作方面的法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度，在日常工作中規(guī)范自己的信息行為，其次要注意知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，依法共享和利用信息。

當(dāng)前大數(shù)據(jù)分析的理論構(gòu)建、實(shí)際應(yīng)用還不成熟，但當(dāng)前對其的研究如火如荼，其重要的實(shí)用價值和戰(zhàn)略價值也不需贅述，秘書人員應(yīng)有長遠(yuǎn)的眼光，緊跟信息時代的潮流，做一名新時代的合格秘書。