新形勢(shì)下的法院檔案管理工作研究

史東 郝瑩（桓臺(tái)法院，山東 淄博 256400）

法院作為國(guó)家的初級(jí)審判機(jī)關(guān)，其檔案管理工作重要性不言而喻。檔案管理工作的質(zhì)量水平直接影響著司法審判的公平性與真實(shí)性，因此相關(guān)部門(mén)和人員必須加強(qiáng)檔案管理工作。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)階段信息科技的手段，采取科學(xué)措施來(lái)確保法院檔案管理的可靠性。

一、新形勢(shì)下法院檔案管理工作現(xiàn)狀簡(jiǎn)述

1、法院檔案保管問(wèn)題

新時(shí)期社會(huì)環(huán)境的改變，人們法律意識(shí)逐漸增強(qiáng)，面對(duì)違法犯罪行為，紛紛用法律武器維護(hù)自身合法權(quán)益，由此法院需要處理的案件數(shù)量極速上升。導(dǎo)致檔案的數(shù)量和規(guī)模大幅度增加，加之訴訟類(lèi)檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、時(shí)間跨度大，在檔案保管過(guò)程中難免遇到各類(lèi)突發(fā)問(wèn)題。這就給檔案管理工作造成了一定難度，考驗(yàn)著檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能。由于當(dāng)前檔案保管存在一些問(wèn)題，整體保管的水平較低。

2、法院檔案利用問(wèn)題

在具體實(shí)踐中，法院檔案的利用率遠(yuǎn)高于其他類(lèi)檔案，不僅常用于機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，還會(huì)作為執(zhí)行機(jī)關(guān)或是公安機(jī)關(guān)的執(zhí)行與偵查的依據(jù)。而由于大多數(shù)法院檔案只是手抄本，在傳閱使用過(guò)程中很容易發(fā)生丟失或是毀損。進(jìn)而給法院各工作部門(mén)產(chǎn)生負(fù)面作用，真實(shí)可靠性受到嚴(yán)重影響。

二、新形勢(shì)下法院檔案管理工作要點(diǎn)分析

1、法院檔案分類(lèi)要點(diǎn)

新形勢(shì)下，國(guó)家普法工作推動(dòng)法治社會(huì)的發(fā)展，民眾在自身權(quán)益受到侵害時(shí)，能夠以法律手段保護(hù)自己。由此產(chǎn)生的大量不同種類(lèi)訴訟檔案等，需要法院相關(guān)管理人員，嚴(yán)格按照既定規(guī)范，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行專(zhuān)業(yè)整理，分類(lèi)時(shí)要注重嚴(yán)謹(jǐn)有序。

2、法院檔案保護(hù)要點(diǎn)

在法院檔案管理工作之中，檔案保護(hù)工作是核心環(huán)節(jié)，也面臨著巨大的工作挑戰(zhàn)。無(wú)論是傳統(tǒng)的手抄本，還是時(shí)下流行的電子檔案，在保存的過(guò)程中，都容易發(fā)生毀損或丟失。所以，各級(jí)法院必須對(duì)檔案保護(hù)的問(wèn)題提高重視，并積極采取各類(lèi)有效措施應(yīng)對(duì)這一管理要點(diǎn)工作。

3、法院陳舊檔案處理要點(diǎn)

業(yè)界人士周知，法院有些案件的審理周期較長(zhǎng)，有的甚至達(dá)到十幾、二十幾年。在案件的梳理過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案文件。經(jīng)年累月的增加，會(huì)產(chǎn)生巨量的陳舊檔案，有些檔案無(wú)法得知是否對(duì)將來(lái)案件存在關(guān)聯(lián)。因此，法院必須對(duì)陳舊檔案進(jìn)行專(zhuān)門(mén)性質(zhì)的處理，采取分區(qū)存放的方式，利用一定科技手段來(lái)保護(hù)，防治存放過(guò)程中容易出現(xiàn)的各種損壞、丟失問(wèn)題。

三、新形勢(shì)下強(qiáng)化法院檔案管理工作的策略分析

1、更新法院檔案管理理念，提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平

正所謂意識(shí)決定行為，要轉(zhuǎn)變法院檔案管理工作的方式，必須根據(jù)新形勢(shì)下法院檔案呈現(xiàn)的特點(diǎn)，及時(shí)更新法院檔案管理的理念。法院領(lǐng)導(dǎo)層，首先要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到法院檔案管理創(chuàng)新與法院發(fā)展的重要聯(lián)系，以戰(zhàn)略性的眼光來(lái)審視。法院檔案基礎(chǔ)涵蓋了法院訴訟互動(dòng)的全部過(guò)程，必須加大軟硬件設(shè)施建設(shè)，來(lái)優(yōu)化檔案管理工作的環(huán)境。過(guò)程中要嚴(yán)格依照現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)配備各類(lèi)先進(jìn)設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)信息化的管理提供必要的基礎(chǔ)準(zhǔn)備，以便推進(jìn)精細(xì)化的管理工作。

2、建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，確保檔案管理工作成效

加強(qiáng)法院檔案管理工作，還要從構(gòu)建和完善法院內(nèi)部的檔案管理機(jī)制入手。依據(jù)國(guó)家規(guī)定及實(shí)際情況，制定一套科學(xué)、完善而系統(tǒng)的管理制度，編制詳細(xì)的檔案管理?xiàng)l例，以供檔案管理人員參照和執(zhí)行，達(dá)到順暢有序的管理效果。在檔案管理體制與條例中，要明確規(guī)定檔案管理工作的具體流程，科學(xué)合理的獎(jiǎng)罰制度，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，法制化進(jìn)程至今，法院必須結(jié)合自身發(fā)展運(yùn)作規(guī)律，進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作創(chuàng)新，以期更好地服務(wù)于今后法院可持續(xù)發(fā)展，以及各項(xiàng)事務(wù)順利開(kāi)展。

3、融合實(shí)體檔案與信息化，加強(qiáng)電子檔案使用管理

現(xiàn)代化的法院檔案管理工作，必須充分依靠科技信息技術(shù)的手段，充分融合實(shí)體檔案與信息化技術(shù)。尤其加強(qiáng)電子檔案的應(yīng)用和管理工作，充分利用其存儲(chǔ)便捷、占用空間小、查閱方便的特點(diǎn)。彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案查閱直觀但不容易保存的缺陷，對(duì)文書(shū)類(lèi)、影音類(lèi)資料進(jìn)行電子歸檔，做好備份處理，設(shè)置雙重保險(xiǎn)，發(fā)揮二類(lèi)檔案的各自優(yōu)勢(shì)。更好地服務(wù)與法院審判及執(zhí)行與公安機(jī)關(guān)的使用，同時(shí)提升檔案管理的質(zhì)量和效率。還要構(gòu)建專(zhuān)業(yè)檔案信息管理與使用網(wǎng)站，開(kāi)發(fā)和完善網(wǎng)上檔案的服務(wù)功能和保密屬性，及時(shí)收集案件信息等。

4、培養(yǎng)管理人員現(xiàn)代化水平，優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量

法院現(xiàn)代化檔案管理工作的開(kāi)展，離不開(kāi)檔案管理人員的作用，如何提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平至關(guān)重要。因此，法院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)工作，在人員選拔和配置上，要重視人員道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，優(yōu)選素質(zhì)較高和業(yè)務(wù)精湛的人員從事這一重要崗位；對(duì)于在職人員，可以通過(guò)邀請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)本院人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，借鑒其他先進(jìn)單位的工作經(jīng)驗(yàn)，并總結(jié)和分析差距；還可以借助輪崗培訓(xùn)，提高全員的檔案管分類(lèi)、保護(hù)、處理意識(shí)和水平；檔案管理人員自身也要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，拓展專(zhuān)業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，自覺(jué)提升檔案管理的水平。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，法院檔案管理工作還在不斷發(fā)展延伸。面對(duì)法院工作日趨復(fù)雜化，管理技術(shù)日趨現(xiàn)代化的新形勢(shì)，法院與相關(guān)工作者，都要提高對(duì)法院檔案管理工作的重視承兌，針對(duì)當(dāng)前工作的不足，針對(duì)性地解決和處理，從而完善檔案管理工作，有效推動(dòng)法院及其他機(jī)關(guān)工作的順利進(jìn)行。