保險(xiǎn)業(yè)電子發(fā)票的推廣準(zhǔn)備及應(yīng)對(duì)

李愛(ài)民 李濤

電子發(fā)票相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票有著低能耗、查找便捷、容易保存、投遞方便等諸多優(yōu)點(diǎn)，被廣大消費(fèi)者認(rèn)可，現(xiàn)已廣泛運(yùn)用電商、電信、快遞、公用事業(yè)。根據(jù)國(guó)家稅務(wù)總局《關(guān)于推行增值稅電子發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的通告》（國(guó)家稅務(wù)總局公告2015年84號(hào)）、《關(guān)于進(jìn)一步做好增值稅電子普通發(fā)票推行工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》（稅總發(fā)［2017］31號(hào)）等相關(guān)規(guī)定，金融業(yè)已被國(guó)家稅務(wù)總局正式納入推行使用電子發(fā)票的范圍內(nèi)。

2017年3月以來(lái)，許多保險(xiǎn)企業(yè)已著手對(duì)自身發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行改造，向稅務(wù)部門(mén)提出使用電子發(fā)票的申請(qǐng)。在當(dāng)前保險(xiǎn)業(yè)推廣使用電子發(fā)票的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)做那些準(zhǔn)備，可能面臨那些問(wèn)題，面對(duì)存在的問(wèn)題如何進(jìn)行有效解決，筆者根據(jù)工作實(shí)踐來(lái)談一談自己看法。

一、保險(xiǎn)業(yè)電子發(fā)票推廣前的準(zhǔn)備

保險(xiǎn)業(yè)作為一個(gè)特殊行業(yè)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有與其它行業(yè)不同的特點(diǎn)：

在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)上，主要以銷售保險(xiǎn)產(chǎn)品為主，以保險(xiǎn)合同為載體，按合同約定，由投保人繳納保險(xiǎn)費(fèi)，保險(xiǎn)公司向投保人出具保單及保險(xiǎn)費(fèi)收費(fèi)憑證；在收費(fèi)方式上，存在保單一次性收費(fèi)與多次收費(fèi)的情形；在組織架構(gòu)上，更多的是要實(shí)現(xiàn)總分機(jī)構(gòu)內(nèi)部發(fā)票系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與管理，由保險(xiǎn)公司總部完成電子發(fā)票管理系統(tǒng)的改造、升級(jí)，保險(xiǎn)公司的分支機(jī)構(gòu)按屬地原則，向其機(jī)構(gòu)所在地國(guó)稅機(jī)關(guān)辦理申領(lǐng)、使用及核銷發(fā)票。

保險(xiǎn)行業(yè)的上述特點(diǎn)，決定了保險(xiǎn)業(yè)在電子發(fā)票推廣中相對(duì)獨(dú)立核算機(jī)構(gòu)而言更為復(fù)雜。為此，推廣前務(wù)必進(jìn)行充分調(diào)研，做好軟硬件設(shè)施的準(zhǔn)備，開(kāi)發(fā)或完善自身的發(fā)票管理系統(tǒng)、修改財(cái)務(wù)管理流程，在做好系統(tǒng)測(cè)試的基礎(chǔ)上，通過(guò)培訓(xùn)宣傳，才能為電子發(fā)票的順利推廣提供有力保障。

一是保險(xiǎn)公司必須根據(jù)國(guó)家稅務(wù)總局對(duì)電子發(fā)票的管理要求，開(kāi)發(fā)或完善自身的發(fā)票管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與自身業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、國(guó)稅局電子發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。2016年5月保險(xiǎn)業(yè)推開(kāi)增值稅以來(lái)，保險(xiǎn)公司已建立自身發(fā)票管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了與營(yíng)改增后涉稅業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，完成系統(tǒng)推送紙質(zhì)發(fā)票開(kāi)具，并與國(guó)稅局發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行了實(shí)時(shí)對(duì)接。但由于電子發(fā)票有著自身的特點(diǎn)，需要根據(jù)國(guó)家稅務(wù)總局《關(guān)于發(fā)布增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級(jí)版與電子發(fā)票系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口規(guī)范的公告》（國(guó)家稅務(wù)總局公告2015年第53號(hào)）的要求，對(duì)原有企業(yè)的發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，實(shí)現(xiàn)納稅人登記信息查詢、發(fā)票庫(kù)存查詢、發(fā)票開(kāi)具和發(fā)票查詢等功能。做到發(fā)票管理系統(tǒng)能有效接收國(guó)稅局推送電子發(fā)票號(hào)段，能將發(fā)票信息上傳稅務(wù)機(jī)關(guān)，同時(shí)傳輸給對(duì)接的發(fā)票管理系統(tǒng)，生成帶納稅人簽章的電子發(fā)票及其圖像文件，從而實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票管理的所有功能。

二是保險(xiǎn)公司應(yīng)根據(jù)組織架構(gòu)及管理要求，明確總分機(jī)構(gòu)電子發(fā)票管理與開(kāi)具的職責(zé)，做好各開(kāi)票部門(mén)的軟硬件配置。保險(xiǎn)公司一般都實(shí)行總分機(jī)構(gòu)的管理模式，發(fā)票的開(kāi)具由分支機(jī)構(gòu)來(lái)完成，每一家分支機(jī)構(gòu)都是一個(gè)開(kāi)票單位，都均需采購(gòu)核心板、報(bào)稅盤(pán)，同時(shí)由分支機(jī)構(gòu)向當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)辦理電子發(fā)票的發(fā)行工作；各分支機(jī)構(gòu)在硬件準(zhǔn)備完成后，總機(jī)構(gòu)需通過(guò)稅控服務(wù)器中按開(kāi)票單位建立電子發(fā)票終端完成發(fā)票的領(lǐng)用，實(shí)現(xiàn)自身發(fā)票管理系統(tǒng)對(duì)電子發(fā)票的分發(fā)；各分支機(jī)構(gòu)按稅務(wù)部門(mén)的管理規(guī)定，向其總機(jī)構(gòu)申請(qǐng)制作電子發(fā)票專用章用于自建電子發(fā)票平臺(tái)所開(kāi)具的增值稅電子發(fā)票，完成電子發(fā)票開(kāi)票前的硬件準(zhǔn)備。

三是保險(xiǎn)公司應(yīng)根據(jù)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)及要求，確定電子發(fā)票開(kāi)具的范圍及發(fā)票推送方式。保險(xiǎn)公司應(yīng)根據(jù)自身開(kāi)辦保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的險(xiǎn)種、風(fēng)險(xiǎn)管控類別，確定電子發(fā)票的開(kāi)具范圍、票面基礎(chǔ)信息，完成自身發(fā)票管理系統(tǒng)的設(shè)定。同時(shí)，要根據(jù)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)各渠道銷售的特點(diǎn)及消費(fèi)者的實(shí)際需要，確定電子發(fā)票的推送方法以及發(fā)票信息的查詢方式，從而提升客戶的滿意度。

四是保險(xiǎn)公司應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際，建立健全電子發(fā)票的管理制度及操作流程。保險(xiǎn)公司應(yīng)明確總分公司機(jī)構(gòu)電子發(fā)票的管理職責(zé)、管理流程及管理要求；對(duì)自建發(fā)票管理系統(tǒng)，制作下發(fā)操作手冊(cè)，明確系統(tǒng)操作及系統(tǒng)維護(hù)的權(quán)限，同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)升級(jí)、系統(tǒng)故障的處理要明確責(zé)任。

五是保險(xiǎn)公司推廣實(shí)施電子發(fā)票，要做好廣泛宣導(dǎo)，先行試點(diǎn)，在達(dá)到預(yù)期結(jié)果的基礎(chǔ)上進(jìn)行推廣，避免少走彎路。推廣使用電子發(fā)票與其他系統(tǒng)的推廣一樣，上線前必須事前做好測(cè)試與試點(diǎn)工作，檢測(cè)自身系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是否滿足原設(shè)計(jì)的要求，是否與國(guó)稅部門(mén)對(duì)發(fā)票管理系統(tǒng)要求一致，有無(wú)系統(tǒng)漏洞與差異，對(duì)測(cè)試發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)著手排查，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與完善。同時(shí)，對(duì)上線的保險(xiǎn)分支機(jī)構(gòu)要做好宣傳，特別對(duì)操作人員要進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其掌握系統(tǒng)操作技能。

二、保險(xiǎn)業(yè)電子發(fā)票開(kāi)具及使用面臨的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)

從其他行業(yè)使用電子發(fā)票及部分保險(xiǎn)企業(yè)試點(diǎn)情況來(lái)看，電子發(fā)票在保險(xiǎn)業(yè)推廣及使用仍面臨著一些問(wèn)題，短期內(nèi)可能會(huì)引起客戶投訴，加大保險(xiǎn)公司自身發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

一是保險(xiǎn)業(yè)電子發(fā)票的開(kāi)具與客戶要求存在差異，時(shí)效性仍不能滿足客戶的要求，電子發(fā)票的下載打印還不便捷。目前保險(xiǎn)業(yè)的電子發(fā)票推廣還處于初級(jí)階段，電子發(fā)票使用范圍還較窄，沒(méi)有全面鋪開(kāi)。一方面由于存在共保等一些特殊業(yè)務(wù)，系統(tǒng)還不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，需要人工進(jìn)行處理，時(shí)效性還不能滿足客戶的要求；另一方面保險(xiǎn)業(yè)電子發(fā)票開(kāi)具的申請(qǐng)，需要公司內(nèi)部人員通過(guò)自身業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電話、公眾號(hào)進(jìn)行發(fā)票申請(qǐng)，渠道單一，難以滿足客戶要求；加之電子發(fā)票的下載地址存在一定局限性，客戶下載打印仍不方便，與客戶的需求存在一定差距。

二是保險(xiǎn)業(yè)使用電子發(fā)票，與其他行業(yè)一樣，費(fèi)用報(bào)銷時(shí)取得的電子發(fā)票仍存在發(fā)票不合規(guī)，發(fā)票報(bào)銷重復(fù)的風(fēng)險(xiǎn)，短期內(nèi)需要人工對(duì)報(bào)銷的電子發(fā)票進(jìn)行臺(tái)賬登記來(lái)管控，人工控制成本高、效率低，無(wú)法有效防范電子發(fā)票不合規(guī)及重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。

隨著發(fā)票改革的不斷深入，電子發(fā)票取代現(xiàn)有紙質(zhì)發(fā)票已是發(fā)票改革未來(lái)的趨勢(shì)，保險(xiǎn)業(yè)如何有效化解電子發(fā)票推廣中存在的問(wèn)題，防范發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)，筆者認(rèn)為可以從以下兩個(gè)方面入手：

一是保險(xiǎn)總公司應(yīng)高度重視電子發(fā)票在系統(tǒng)內(nèi)的推廣工作，從全局思考發(fā)票在未來(lái)企業(yè)管理中的作用，對(duì)發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行深層次的改造。同時(shí)，根據(jù)客戶要求，向稅務(wù)部門(mén)提需求，為客戶電子發(fā)票申請(qǐng)、查詢、打印提供更為開(kāi)放、便捷的渠道。當(dāng)前，保險(xiǎn)公司應(yīng)擴(kuò)大電子發(fā)票的開(kāi)具范圍；提供客戶更為方便的發(fā)票申請(qǐng)推送渠道、查詢渠道，方便客戶下載打?。煌瑫r(shí)，爭(zhēng)取稅務(wù)部門(mén)的支持，充分實(shí)現(xiàn)客戶發(fā)票驗(yàn)證簡(jiǎn)捷，真正做到資源共享。

二是保險(xiǎn)公司應(yīng)建立適應(yīng)電子發(fā)票報(bào)銷管理制度，開(kāi)發(fā)電子發(fā)票報(bào)銷管理系統(tǒng)，從源頭上治理電子發(fā)票不合規(guī)及重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。隨著電子發(fā)票使用量的增大，保險(xiǎn)公司應(yīng)著手修改原有的發(fā)票管理制度，明確電子發(fā)票的取得人員、報(bào)銷人員、審批人員的職責(zé)，拒絕不合規(guī)電子發(fā)票報(bào)銷；同時(shí)，建立電子發(fā)票管理系統(tǒng)，對(duì)報(bào)銷的電子發(fā)票信息進(jìn)行采集，并與稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，解決手工電子發(fā)票的驗(yàn)證與發(fā)票重復(fù)報(bào)銷的問(wèn)題。