社會保險檔案管理工作需要注意的幾個方面問題及對策

鐘良山

摘要：近年來，隨著經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展和不斷進步，社會保障制度不斷健全與完善，人民的參保意識不斷增強，參保對象數(shù)量不斷增加，使得相應(yīng)的社會保險檔案數(shù)量急劇增加。在本文中，筆者根據(jù)社會保險檔案管理工作的相關(guān)經(jīng)驗，分析當前社會保險檔案管理需要注意的一些問題，并提出相應(yīng)的解決辦法，以期促進社會保險事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：社會保險；檔案管理；問題；對策

近年來，隨著我國各項事業(yè)的不斷發(fā)展，社會保障體系也在不斷健全和完善。社會保險事業(yè)是社會發(fā)展的“助推器”，社會穩(wěn)定的“減震閥”，能夠為社會的和諧穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。目前，隨著社會保險事業(yè)的不斷發(fā)展，社會保險檔案數(shù)量在急劇增加，給社保檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。特別是社會保險檔案種類繁多，各類檔案管理規(guī)范不同，如何在社會保險事業(yè)快速發(fā)展的今天做好社會保險檔案的相關(guān)管理工作，保證社會的和諧穩(wěn)定，是當前業(yè)內(nèi)人士應(yīng)當關(guān)注的重要課題。

一、加強社會保險檔案管理工作的重要意義。

（一）加強社會保險檔案管理，是深化社會保險制度改革的迫切需要。當前，隨著社保體系的不斷健全完善，社保關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)工作成為一個不可回避的重要問題，完整規(guī)范的社保檔案是轉(zhuǎn)移接續(xù)工作必不可少的材料，特別是社會保險制度改革不斷深化，原來的“單位人”逐漸變成“社會人”，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)不僅承擔著社會保險的全部基礎(chǔ)性、事務(wù)性工作，同時還要承擔起對離退休人員的社會化管理服務(wù)的職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，更需要完整準確的個人檔案記載。

（二）加強社會保險檔案管理，是維護廣大參保人員合法權(quán)益重要舉措。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)重組、兼并、倒閉現(xiàn)象越來越普遍，職工下崗、終止勞動關(guān)系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費信息顯得尤為重要。而社會保險檔案作為社會保險業(yè)務(wù)的專門檔案，全面、詳細記錄了單位和個人在社會保險業(yè)務(wù)中參保和繳納社會保險費的情況，是向參保人員發(fā)放社會保險待遇的重要依據(jù)，具有重要的保存價值。因此，社保檔案管理工作關(guān)系到參保人員的切身利益。

（三）加強社會保險檔案管理，是提高社保檔案利用效率的必然要求。近年來，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，社保檔案作為重要的原始依據(jù)，其利用的主題范圍在不斷擴大，其利用主題不僅包括單位、退休人員本人及直系親屬，而且包括政府相關(guān)部門及公檢法機構(gòu)，從參保登記、待遇落實到企業(yè)改制、財產(chǎn)繼承等業(yè)務(wù)辦理都可能會用到檔案，為了更好的發(fā)揮檔案在服務(wù)群眾方面的作用，有必要切實重視社保檔案管理工作。

二、社保檔案管理工作需要注意的幾個方面的問題

社保檔案管理的重要性不言而喻，但是，在實際工作中，社保檔案管理還有幾個方面的問題需要引起重視。

一是靈活就業(yè)人員檔案管理不嚴謹。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，靈活就業(yè)人員的流動性越來越頻繁，靈活就業(yè)人員檔案管理就成為一個復(fù)雜的問題。有些靈活就業(yè)人員的檔案存放地與工作地不一致，有些靈活就業(yè)人員的檔案在流出或接收時出現(xiàn)了材料不齊或丟失的現(xiàn)象，還有些靈活就業(yè)人員的檔案在轉(zhuǎn)遞時沒有通過機要交通或派專人送取，這些都是檔案管理不嚴謹?shù)谋憩F(xiàn)，很容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題。

二是失業(yè)人員檔案接轉(zhuǎn)不規(guī)范。按照規(guī)定，企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在規(guī)定時間內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動（組織人事）部門，但在實際工作中，有的單位無故拖延檔案轉(zhuǎn)交時間，或者因各種原因刻意扣留失業(yè)人員檔案，造成檔案轉(zhuǎn)移不順暢，還有的單位將檔案隨意交給失業(yè)人員本人，沒有嚴格履行檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

三是退休人員檔案移交不完整。在具體工作中，需要移交集中管理的退休人員檔案主要是存放在各類企業(yè)、服務(wù)中心及各級勞動人事代理機構(gòu)的檔案，還有新辦理退休的參保人員檔案，而這些檔案移交管理還存在不完整的問題，主要原因既在于各類企業(yè)及服務(wù)機構(gòu)不重視，對有缺失的檔案材料沒有仔細查找補正，也在于社保經(jīng)辦機構(gòu)工作松懈，沒有做到嚴格要求、應(yīng)歸盡歸。

三、做好社保檔案管理工作的措施

一是積極做好靈活就業(yè)人員檔案托管工作。檔案托管機構(gòu)要嚴格審核進入及調(diào)出的靈活就業(yè)人員檔案材料，管理人員在驗收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明以保證檔案材料齊全、完整。要與靈活就業(yè)人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責、權(quán)、利。在檔案保管期間，要根據(jù)檔案及身份信息，對符合退休條件的靈活人員及時進行篩選，并查找、核對、整理檔案，核算退休人員待遇，保證退休業(yè)務(wù)的順利辦理。要通過多種渠道與托管人員保持經(jīng)常性聯(lián)系，以確保靈活就業(yè)人員及時享受退休待遇。

二是切實做好失業(yè)人員檔案接轉(zhuǎn)工作。為更好地服務(wù)失業(yè)人員，保證失業(yè)人員失業(yè)金、退休金等失業(yè)待遇正常領(lǐng)取，社保經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)將失業(yè)職工檔案進行集中統(tǒng)一管理，結(jié)束失業(yè)人員檔案多頭管理的局面。在工作中，在嚴格把好數(shù)量核對和質(zhì)量審核關(guān)，確保移交人數(shù)和移交檔案數(shù)一致，卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)材料數(shù)一致，要認真對照國家有關(guān)檔案管理的法規(guī)、標準要求，對檔案進行認真細致的分類，力求做到歸檔完整、分類明確。對于領(lǐng)取完失業(yè)金的人員，及時通知其開具檔案轉(zhuǎn)移接收函，將檔案轉(zhuǎn)到新單位或檔案托管機構(gòu)，切實保護失業(yè)人員的檔案安全。

三是扎實做好退休人員檔案移交工作。社保經(jīng)辦機構(gòu)要及時督促企業(yè)將退休人員檔案移交社保部門，退休業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)要及時對退休人員檔案進行檢查、分類，要做到責任到人，每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的具體經(jīng)辦人員要負責該環(huán)節(jié)材料的收集、分類、整理、裝訂工作， 按照工作流程和工作標準將檔案移交到檔案室，檔案室要根據(jù)檔案管理的標準要求，對檔案進行認真細致的分類，并由專業(yè)檔案管理員確定保管期限、編號后歸檔，確保歸檔完整、分類明確，并編制檢索目錄。具體工作中，要明確各環(huán)節(jié)工作要求和職責，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)、保管各環(huán)節(jié)操作流程，確保檔案的安全完整。

在社會保險事業(yè)快速發(fā)展的今天，各類企業(yè)及各級社保經(jīng)辦機構(gòu)更應(yīng)該進一步完善社保檔案管理硬件和軟件建設(shè)，加速社保檔案管理規(guī)范化、標準化和制度化建設(shè)，更好地發(fā)揮社保檔案“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”效能。

參考文獻：

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