淺談新時(shí)代檔案管理

季蓓蓓

摘要：檔案信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作的轉(zhuǎn)變和改革提上了日程，面對(duì)層出不窮的海量信息資源和新時(shí)代特色社會(huì)的發(fā)展，必須提高檔案管理工作水平和效能。

關(guān)鍵詞：檔案管理；新時(shí)代；效能

隨著新時(shí)代特色社會(huì)不斷發(fā)展變化，大量信息數(shù)據(jù)成為當(dāng)今時(shí)代人們熱烈追求的對(duì)象，檔案管理的變革和提速也就提上了日程，檔案管理利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)，挖掘檔案信息中潛在的使用價(jià)值，依靠目前的管理效能和工作效率是無法進(jìn)一步完善檔案內(nèi)容和工作方式的，必須想方設(shè)法提高效能，強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化，才可以更好的體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，更有效的發(fā)揮檔案信息的重要作用。

一、檔案管理現(xiàn)狀

1、缺乏配套的基礎(chǔ)設(shè)施

目前的檔案管理呈現(xiàn)出新舊模式交替而并存的局面，檔案的相關(guān)工作不僅要理順和管理好以往的紙質(zhì)檔案，并且做好相應(yīng)的保管工作，還需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代電子文件檔案創(chuàng)立的投入，來提高現(xiàn)階段檔案管理工作的效能。而目前用于檔案管理建設(shè)的一些基礎(chǔ)設(shè)備還沒有落實(shí)到位，相應(yīng)的資金和技術(shù)投入是無法滿足高效的檔案管理的，檔案管理的效能因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理下降，也不能從新興的電子文件檔案的創(chuàng)建管理中獲得提高，巧婦難為無米之炊，缺少完備的設(shè)施和設(shè)備，工作環(huán)境和氛圍就會(huì)大不相同，檔案管理的工作效能逐步下降。

2、檔案管理未受到重視

由于檔案管理主要涉及的絕大部分工作是基礎(chǔ)性的，很少有需要審批和審核的事項(xiàng)，雖然存在一些審核事項(xiàng)，但是相對(duì)比較容易通過，正因?yàn)槿绱?，檔案管理工作是很難得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)注的，長(zhǎng)期以來，檔案工作一直執(zhí)行著比較繁瑣復(fù)雜的程序，人們也普遍認(rèn)為只要按照固定的程序就可以完成工作任務(wù)，因而對(duì)檔案本身的價(jià)值沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，造成輕視和疏忽大意。

3、管理人員素質(zhì)不高

一些檔案的管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)不足，對(duì)檔案管理工作始終報(bào)以輕視的工作態(tài)度，進(jìn)而影響到工作人員的情緒，使得檔案的相關(guān)工作效能下降，管理制度和規(guī)定沒有被落實(shí)到位，管理人員缺乏認(rèn)真耐心和實(shí)事求是的精神。

二、提升檔案管理水平

1、完善檔案管理體系

檔案所服務(wù)的對(duì)象有很多，包括社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的企業(yè)事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)部門，主要因?yàn)闄n案所承載的是寶貴的社會(huì)歷史信息，以及對(duì)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展和事業(yè)進(jìn)步的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與評(píng)論，在進(jìn)一步的發(fā)展需求中，檔案信息具有極高的參考和借鑒的價(jià)值，因而要不斷的完善和健全檔案管理的體系，提高檔案管理的效能，真正將檔案信息的價(jià)值充分的展現(xiàn)在世人面前，為社會(huì)提供更加準(zhǔn)確合理的信息，建立高效便捷的查閱和調(diào)取服務(wù)平臺(tái)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管控力度，對(duì)信息加以保密和做好嚴(yán)密的防護(hù)，建立嚴(yán)格的調(diào)閱審核機(jī)制，在規(guī)定的框架內(nèi)不斷提高檔案管理的效能，加速建立健全檔案管理的服務(wù)體系。

2、轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

管理人員的工作觀念應(yīng)該隨著檔案管理模式的變化而發(fā)生轉(zhuǎn)變，不能固步自封，還沉侵在以往的傳統(tǒng)落后的工作觀念中，以往的檔案管理由于其發(fā)展模式的局限和制約，使得工作人員沒有形成良好的工作態(tài)度，對(duì)待檔案管理一般采取的是粗糙大意的管理模式，沒有足夠引起管理人員的重視和關(guān)注，這主要是由于傳統(tǒng)檔案的利用水平很低，人們沒有挖掘出檔案的真正價(jià)值，使得檔案管理成為了工作瑣碎而管理清閑的工作。因此，今后就要擺正管理人員的工作態(tài)度，轉(zhuǎn)變陳舊落后的工作觀念，加大檔案管理實(shí)際意義的宣傳和培訓(xùn)，利用先進(jìn)技術(shù)提高效能，激發(fā)出工作人員的積極性，不斷的提升檔案的價(jià)值。

3、強(qiáng)化培訓(xùn)

定期進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)管理意識(shí)和能力，讓其真正意識(shí)到檔案管理正在變得更加重要，檔案的價(jià)值還沒有被真正的開發(fā)出來，培養(yǎng)一批愛崗敬業(yè)、細(xì)致耐心的專業(yè)人才隊(duì)伍。讓管理人員能夠順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，使其能夠在管理檔案的過程中，將管理的內(nèi)容以及形式等，不斷向多元化的形式和內(nèi)容轉(zhuǎn)變。對(duì)管理人員的知識(shí)面加以豐富。

4、建章立制

建立嚴(yán)格的制度規(guī)章，夯實(shí)檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不斷對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置和考核，增強(qiáng)檔案人員責(zé)任心，激發(fā)創(chuàng)造能力。

5、加強(qiáng)新時(shí)代檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

隨著時(shí)代不斷進(jìn)步，在信息時(shí)代的今天，大量工作將有計(jì)算機(jī)軟件、系統(tǒng)來完成，它能快捷、安全的對(duì)這些工作管理和分析，檔案工作也是如此。由于工程項(xiàng)目的檔案生成大量的文件。

（1）、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時(shí)還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)在一定程度上是需要長(zhǎng)期的過程，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，使信息化檔案管理工作過程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

（2）、提速數(shù)字化

對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行鑒定，在鑒定的基礎(chǔ)上，分門類分重點(diǎn)加速檔案數(shù)字化，為建立局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)夯實(shí)基礎(chǔ)。

在檔案管理工作發(fā)展的過程中，創(chuàng)新發(fā)展是其重要的發(fā)展趨勢(shì)，因此必須對(duì)提高檔案管理效能的途徑加強(qiáng)研究和探索，以確保檔案管理能真正意義上實(shí)現(xiàn)高效能、安全性、便捷性的服務(wù)目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]李瑞東.淺析如何提升人事檔案管理效能[J].華章，2013（16）.