對(duì)辦公室事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)及探討

李茂

摘 要：本文主要闡述了辦公室事務(wù)管理工作在新形勢下的發(fā)展變、提升管理工作的目的性并對(duì)辦公室事務(wù)管理職能進(jìn)行深入認(rèn)識(shí)和探討，提出信息社會(huì)下辦公室事務(wù)管理職能的優(yōu)化方式，突出強(qiáng)調(diào)管理工作對(duì)辦公室工作質(zhì)量和效率的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：辦公室；事務(wù)管理；管理職能

辦公室事務(wù)管理工作對(duì)辦公室工作效率有著直接影響，所以促進(jìn)辦公室工作的發(fā)展，重視辦公室事務(wù)管理工作是必需。辦公室事務(wù)管理工作具有繁雜性，工作任務(wù)重，范圍廣，不僅管理各部門文件的歸檔統(tǒng)計(jì)，部門間的服務(wù)與協(xié)調(diào)，還有一定的參考決策作用，以及相關(guān)工作的規(guī)章管理等，所以為了促進(jìn)辦公室工作效率，提高管理效能，必須對(duì)辦公室事務(wù)管理工作有更深刻的認(rèn)識(shí)，從而探討出管理的優(yōu)化方案，促進(jìn)辦公室工作質(zhì)量和效率的提升。

一、辦公室事務(wù)管理工作探討的目的性

一是提高辦公室員工的工作執(zhí)行能力。辦公室作為企業(yè)部門工作的綜合辦事機(jī)構(gòu)，主要工作是處理上傳下達(dá)的任務(wù)，所以辦公室員工需要提高自己的工作執(zhí)行能力。就目前形勢而言，辦公室員工普遍都有很高的工作積極性，但是相對(duì)他們的工作執(zhí)行能力就不高，辦公室事務(wù)管理工作上也有很多偏差性，管理效能不高。所以，針對(duì)辦公室工作執(zhí)行能力問題，進(jìn)行辦公室事務(wù)管理工作探究是必然要求。所謂對(duì)辦公室事務(wù)管理的工作探討，主要是利用實(shí)際現(xiàn)狀更精細(xì)化的管理，對(duì)工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)能夠增強(qiáng)一定的控制力，以最少的付出收獲最大的利益。辦公室的管理工作探究，會(huì)高效地找出工作問題，促進(jìn)辦公室工作效率，幫助樹立積極向上、勇于實(shí)踐的工作作風(fēng)，從而潛移默化地培養(yǎng)并提高辦公室人員的工作執(zhí)行能力。

二是協(xié)調(diào)解決企業(yè)部門以及辦公室工作環(huán)節(jié)的銜接問題。管理是一個(gè)系統(tǒng)的工作程序，對(duì)于任何工作，都需要一套科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制，否則可能導(dǎo)致一些工作或者部門之間的不協(xié)調(diào)和脫軌。就目前的辦公室管理工作上的銜接問題來講，辦公室管理事務(wù)繁復(fù)，工作涉及到的部門也多，所以辦公室管理工作的分工很細(xì)，從而使得部門之間工作溝通減少，甚至出現(xiàn)管理沖突，管理不和諧等現(xiàn)象。而且，辦公室管理工作任務(wù)變化大，更新快，所以辦公室處理事務(wù)通常會(huì)設(shè)立一個(gè)新部門重新處理，這樣則又導(dǎo)致了企業(yè)、機(jī)構(gòu)間出現(xiàn)分工障礙，辦公室管理職能作用發(fā)揮不到位，管理體系混亂，部門工作職責(zé)劃分不清、授權(quán)不清等，使得辦公室工作效率明顯降低，各部門、企業(yè)機(jī)構(gòu)的管理效能也不得到提升，阻礙辦公室事務(wù)工作，影響上下級(jí)部門工作進(jìn)程。針對(duì)這些現(xiàn)象，辦公室事務(wù)管理工作的滲入探討和改進(jìn)是亟待進(jìn)行的工作任務(wù)。

三是降低工作成本，提高工作效能。辦公室工作成本和工作效能對(duì)企業(yè)以及各部門機(jī)構(gòu)可以說是非常重要的工作指標(biāo)，辦公室工作成本的降低以及工作效能的提高對(duì)其部門事業(yè)的發(fā)展意義重大。辦公室工作也是具有很強(qiáng)的服務(wù)性，成本和效能都直接影響工作的服務(wù)質(zhì)量。首先，辦公室工作的服務(wù)環(huán)節(jié)上，由于辦公室工作涉面廣，在公共服務(wù)環(huán)節(jié)上企業(yè)部門機(jī)構(gòu)的辦公室在接觸過程中會(huì)消耗一點(diǎn)的財(cái)力、人力、物力，而成本的利用率則是辦公室工作效率最直接的衡量標(biāo)準(zhǔn)。再有，當(dāng)前各企業(yè)部門之間的競爭日益突出，辦公室效能則會(huì)對(duì)辦公室工作能力有直接反映，從而側(cè)面突出該部門企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及發(fā)展能力。所以在當(dāng)前背景下，我們更需對(duì)當(dāng)前辦公室事務(wù)管理工作有深入的認(rèn)識(shí)，并能夠正確掌握當(dāng)前市場的更新?lián)Q代，探討出更完善的辦公室事務(wù)管理工作體系，降低工作成本和工作效能，提高企業(yè)部門的綜合能力。

二、辦公室管理工作在新形勢下的發(fā)展變化

1.業(yè)務(wù)工作信息化。在信息科技的浪潮下，信息技術(shù)水平是衡量部門現(xiàn)代化程度的標(biāo)志，企業(yè)、事業(yè)單位各部門的信息化應(yīng)用越來越廣泛，辦公室管理工作當(dāng)然也是必不可少。當(dāng)前，在辦公室工作中，就業(yè)務(wù)管理工作而言，工作的信息化，云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使得工作公開化，溝通更加便利快速，文件的歸檔范圍更大，效率更高，工作更具有準(zhǔn)確性。通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，辦公室管理和服務(wù)不再局限時(shí)間和空間，組織結(jié)構(gòu)分層更加明確，流程更加清晰，這在很大程度上降低了人力物力的損耗，節(jié)約工作成本，提高辦公室工作質(zhì)量和效率。

2.管理工作精細(xì)化。精細(xì)化管理理念是隨著社會(huì)發(fā)展、事務(wù)分工和服務(wù)質(zhì)量的提升出現(xiàn)的，是在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中制定一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范生產(chǎn)的專業(yè)性，科學(xué)管理。當(dāng)前，我們已經(jīng)將精細(xì)化管理理念結(jié)合到辦公室管理工作中，辦公室管理工作變得更秩序化和細(xì)節(jié)化，復(fù)雜的事情更簡單化，處理事務(wù)更加靈活變通，增強(qiáng)了辦公室員工的管理能力同時(shí)也提高了群眾、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作能力的信任。再有各國經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的互通，更多管理模式的融合，精細(xì)化管理更加受到重視，并且從細(xì)節(jié)、步驟、效果、系統(tǒng)管理上有更高的要求，使得辦公室事務(wù)管理更具科學(xué)新，工作效率也有所提升。

3.服務(wù)接待工作標(biāo)準(zhǔn)化。辦公室工作具有一定的服務(wù)性，其服務(wù)接待工作是辦公室工作中的重要環(huán)節(jié)。社會(huì)形勢瞬息萬變，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，辦公室服務(wù)工作則必須規(guī)則有序又靈活變通，細(xì)致周到又不卑不亢，使得辦公室工作能夠順利進(jìn)行。就政府辦公室管理而言，我國政府早就修訂了機(jī)關(guān)公務(wù)的接待管理規(guī)定，其新規(guī)定中指出了更多的禁止事項(xiàng)以及服務(wù)要求，并迅速實(shí)踐。我國各企業(yè)部門辦公室管理亦是如此，提出了更符合實(shí)際的規(guī)章原則，并保證了服務(wù)工作的靈活性，讓接待服務(wù)工作更加制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化和專業(yè)化。

三、新形勢下辦公室管理工作職能優(yōu)化探討

1.文秘工作。辦公室工作雖然范圍廣、專業(yè)性強(qiáng)，辦公室員工需要具備很多辦公室工作技能，文書工作是辦公室工作中最基本的工作職能，其相關(guān)的專業(yè)技能也是員工的所必備的。辦公室工作的基本就是保證文秘工作的質(zhì)量，而文案審核是整個(gè)文書工作的重要環(huán)節(jié)。所以在工作中我們要注意以下幾點(diǎn)。首先，針對(duì)文秘工作審核的內(nèi)容方面，我們不僅要確定內(nèi)容的真實(shí)性以及實(shí)時(shí)性，保證材料的科學(xué)歸納，也要注意觀察文件所涉及的路線方針的是否符合國家相關(guān)規(guī)定，當(dāng)然還可以建設(shè)相關(guān)專家小組進(jìn)行更加專業(yè)系統(tǒng)化的文案研究。再有在文件格式方面，我們可以制定規(guī)范的格式方案，對(duì)于文件類型、主送單位名稱、發(fā)文時(shí)間以及文案重要程度進(jìn)行規(guī)制，阻止格式問題的發(fā)生。最后我們要注意文件處理的效率，這直接關(guān)系到整個(gè)辦公室工作的效率，制定科學(xué)合理的文秘工作規(guī)章是保證工作效率的第一步；其二，我們要加強(qiáng)辦公室各工作部門之間工作的合作能力，培養(yǎng)員工的協(xié)調(diào)能力，以便更有效率應(yīng)對(duì)突發(fā)問題；文件的監(jiān)督管理也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，我們要將辦公室管理理念以及相關(guān)的工作程序還有管理方案進(jìn)行逐步融洽，建設(shè)科學(xué)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，保證辦公室工作中每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作責(zé)任。

2.決策參謀工作。決策參謀在辦公室工作中主要是提供策略方案以及對(duì)事務(wù)進(jìn)行分析提出建議，其主要是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人提供有用的意見并做出相關(guān)方案的問題評(píng)估，給出修正方案，對(duì)整個(gè)辦公室工作來說有著很強(qiáng)的指引作用。當(dāng)前，為了讓領(lǐng)導(dǎo)在工作中做出科學(xué)準(zhǔn)確的判斷，辦公室員工在工作過程中則需要不斷規(guī)范自己的參謀任務(wù)，給予上級(jí)參考時(shí)要根據(jù)企業(yè)部門的方案類型做出相應(yīng)的配合，當(dāng)然也要主動(dòng)分析上級(jí)決策的正確性，提出與上級(jí)相悖但可行的參考意見是相當(dāng)重要的，同時(shí)要避免決策的片面性，從多角度分析方案并做出決策。市場形勢對(duì)方案的決策方向也是關(guān)鍵，我們要注意社會(huì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，保證辦公室工作中資料搜集的準(zhǔn)確性和有效性，讓企業(yè)決策更符合社會(huì)需求。我們還需要極大提高員工的事務(wù)能力，比如員工的積極性以及創(chuàng)新能力，可以提供更多、更多元化的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來提升員工能力，讓員工有更多的自主性參與到事務(wù)的決策中，保證辦公室各部門之間的決策參謀工作能夠進(jìn)行的更順利和有效。

3.會(huì)議組織工作。辦公室工作類型多、任務(wù)重，會(huì)議組織也是辦公室工作中傳統(tǒng)的職能之一，對(duì)事務(wù)指導(dǎo)有著重要意義。當(dāng)前的會(huì)議工作更是劃分了各小類，有基礎(chǔ)的情報(bào)調(diào)查了解的匯報(bào)會(huì)，有主要的決策謀劃會(huì)議，還有一些監(jiān)督會(huì)以及最后的總結(jié)工作表彰會(huì)，而在這些會(huì)議工作中，辦公室員工最關(guān)注的就是會(huì)議計(jì)劃以及會(huì)議預(yù)算，會(huì)議總的來說是對(duì)工作的部署、實(shí)施以及總結(jié)規(guī)劃，有投入成本，所以大多都會(huì)關(guān)注會(huì)議規(guī)劃以及成本預(yù)算，在最高性價(jià)比下高校完成任務(wù)部署。所以在此基礎(chǔ)上，降低成本，擴(kuò)大會(huì)議效率，我們要著重完善創(chuàng)新會(huì)議方式，滿足新形勢下辦公室會(huì)議組織工作的要求。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的迅速發(fā)展，我們可以利用信息科技來降低會(huì)議成本，比如網(wǎng)絡(luò)視頻、多媒體信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程操控等，不僅避免了會(huì)議在時(shí)間空間上的限制，還可以更加高效全程記錄會(huì)議的整個(gè)過程，幫助人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行更準(zhǔn)確的整理總結(jié)，使得事務(wù)進(jìn)展更順利。當(dāng)然，我們還要注意在實(shí)際會(huì)議工作中多媒體設(shè)備系統(tǒng)的利用情況，避免設(shè)施浪費(fèi)，辦公室還要對(duì)多媒體視頻系統(tǒng)不斷完善，節(jié)約資源，合理利用信息資源，降低會(huì)議預(yù)算成本，保證輸出。

4.溝通協(xié)調(diào)工作。辦公室員工要處理企業(yè)、各部門之間的工作，每個(gè)部門之間的職能和工作方向和理念都不一樣，產(chǎn)出的意見自然會(huì)有分歧，所以協(xié)調(diào)溝通是必需的。而且，就管理學(xué)原理而言，協(xié)調(diào)溝通是在各部門留有自己的想法態(tài)度的同時(shí)在相關(guān)項(xiàng)目中決策出這些不同建立的綜合點(diǎn)，保證各部門利益，促進(jìn)部門員工之間的團(tuán)結(jié)合作能力。就比如在辦公室協(xié)調(diào)工作中，在決策方面，辦公室員工要重點(diǎn)注意決策上的不同意見，深入分析不同態(tài)度關(guān)注的方向點(diǎn)，分析問題原因，再與參與者重新討論協(xié)商，找出最終問題的結(jié)合點(diǎn)。在協(xié)調(diào)各部門工作時(shí)，辦公室的溝通工作要有變通以及規(guī)范的制度和原則，當(dāng)然業(yè)務(wù)處理流程也一定要規(guī)范化，上級(jí)下發(fā)的業(yè)務(wù)文件可以先交由辦公室處理、完善，在保證業(yè)務(wù)符合規(guī)章的條件下傳達(dá)給下級(jí)部門。當(dāng)然，協(xié)調(diào)工作還包括各企業(yè)部門的資源共享，所以我們要加強(qiáng)員工與上下級(jí)之間的交流互動(dòng)，保證協(xié)調(diào)工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)辦公室部門工作的一致性。

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