基于信息化視角的高校辦公家具管理問題及對策研究

陶震宇

摘 要：管理信息化是高校辦公家具管理的發(fā)展趨勢，也是提高辦公家具使用效率、促進國有資產(chǎn)保值的重要途徑。然而，由于管理理念落后、信息化管理制度缺失、信息化平臺建設滯后等因素影響，高校辦公家具管理出現(xiàn)了責權(quán)不明晰、信息錄入失真、賬實不符問題多等問題。所以，應當通過完善信息化管理制度、建立信息化管理平臺、協(xié)調(diào)財產(chǎn)和財務管理等方式，推進高校辦公家具管理信息化建設。

關(guān)鍵詞：信息化；高校辦公家具；管理平臺

隨著高校招生數(shù)量和辦學規(guī)模的擴大，高校辦公家具的類型、總量、價值等不斷增加，在高校固定資產(chǎn)中所占比重也越來越高，但是許多高校辦公家具管理意識淡薄，辦公家具管理制度不完善，辦公家具管理責權(quán)不明晰，信息化管理平臺建設滯后，這些影響了高校辦公家具的管理效率和使用效益。為此，應從信息化管理的視角出發(fā)分析高校辦公家具管理問題及成因，通過樹立信息化管理理念、完善信息化管理平臺、建立信息化管理制度等方式推進高校辦公家具管理信息化建設。

一、高校辦公家具管理信息化的問題表現(xiàn)

辦公家具管理信息化是高校固定資產(chǎn)管理信息化的重要內(nèi)容，對于提高辦公家具使用效益、促進國有資產(chǎn)保值增值等具有重要意義。近年來許多高校都意識到管理信息化建設的重要性和必要性，在信息化管理上投入了大量人力、財力和物力，但由于辦公家具信息化管理涉及部門多、管理內(nèi)容多、責權(quán)不明晰等，許多學校都沒有建立完善的辦公家具信息管理系統(tǒng)。[1]

（一）多頭管理難以形成合力

當前許多高校都以歸口管理方式進行辦公家具管理，國有資產(chǎn)管理部門、后勤管理部門、教科研設備管理、圖書管理部門等都擁有部分辦公家具管理職能，然而，各部門之間缺乏有效協(xié)調(diào)，不能進行信息資源共享，也無法形成管理合力。此外，在長期管理實踐中，許多高校都建立了一套較為規(guī)范的固定資產(chǎn)管理機制，也制定了辦公家具購置、登記、維護、報廢、出租等管理辦法，但隨著固定資產(chǎn)管理信息化建設的發(fā)展，原有的辦公家具管理辦法已不適應信息化系統(tǒng)的要求，從而產(chǎn)生了多頭管理、責權(quán)不清、管理混亂等問題，影響了高校辦公家具管理的質(zhì)量及效果。

（二）管理信息化程度比較低

在數(shù)字化校園建設中，許多高校只是簡單地將各個部門的辦公家具信息導入學校資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，許多賬外辦公家具沒有錄入系統(tǒng)，這些信息往往并不能真實反映學校辦公家具擁有量，經(jīng)常出現(xiàn)辦公家具的使用人、存放地、維護情況等信息不全或不實問題。此外，資產(chǎn)部門和財務部門的信息系統(tǒng)往往自成體系，信息系統(tǒng)之間不能實現(xiàn)有效對接，也難以實現(xiàn)辦公家具信息資源共享。最后，多數(shù)高校都沒有建立與信息化管理相適應的辦公家具管理制度，辦公家具購置預案審定、信息登記錄入系統(tǒng)、維修費用錄入、經(jīng)費報銷錄入等機制不健全，影響了辦公家具管理信息化建設的推進。[2]

（三）賬賬及賬實不符問題多

在辦公家具管理中，許多學校都存在重實物管理，忽視價值管理的不良傾向，資產(chǎn)管理和財務管理銜接不暢，資產(chǎn)部門多依據(jù)辦公家具驗收入庫單進行入賬，而財物部門需要依據(jù)賬款結(jié)算情況進行資產(chǎn)管理，從而使兩個部門的辦公家具購置預案、明細賬等往往不一致。比如，辦公家具的采購、使用、折舊、維修、報廢等都在實物管理流程中有所體現(xiàn)，但財務部門那里只體現(xiàn)辦公家具購買付款、報廢清零兩個環(huán)節(jié)，從而帶來了賬賬不符和賬實不符問題。

（四）辦公家具采購隨意性強

近年來，高校擴張、合并的勢頭不減，高校辦學規(guī)模、基礎建設等不斷擴大，高校在辦公家具上的投入也在不斷增加，辦公桌、文件柜、會議桌椅、電腦臺、禮堂椅等辦公家具更新、采購、補購等較為頻繁，這些往往會帶來辦公家具管理問題。比如許多高校的辦公家具購置預算機制不完善，辦公家具采購較為隨意，經(jīng)常盲目購置、隨意添置辦公家具，重復、購置、高價采購，不僅增加了高校辦公家具的采購成本，也帶來許多貪污腐敗、國有資產(chǎn)浪費等問題。

二、高校辦公家具管理信息化的問題成因

（一）高校缺乏信息化管理理念

高校國有資產(chǎn)多是由財政撥款的方式購置或建設的，在這種情況下許多高校都形成了重財輕物、重購置輕使用的資產(chǎn)管理理念，許多高校領(lǐng)導都缺乏辦公家具信息化管理意識，對辦公家具管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)云平臺等信息基礎設施建設重視不夠，導致高校辦公家具管理信息化發(fā)展滯后。此外，在國有資產(chǎn)管理中高校多以教育主管部門的教育評估、教學檢查等作為固定資產(chǎn)管理依據(jù)，片面重視教學設施、科研儀器、實訓設備等固定資產(chǎn)的購置、使用、出售、維護、資產(chǎn)清查等，將辦公家具管理看成無關(guān)緊要的事情，沒有完善的辦公家具購置預算機制、配置標準、管理機制等，也沒有成立統(tǒng)一的辦公家具采購部門。

（二）信息化管理平臺建設滯后

當前許多高校資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)都存在內(nèi)容不全面、功能單一等問題，只能登記辦公家具的來源、購置日期、供貨商、類型、價格等信息，沒有記錄辦公家具的用途、功能、質(zhì)量、特點等；多數(shù)信息管理系統(tǒng)只有入庫信息功能，并沒有設置信息功能模塊，無法通過信息系統(tǒng)了解高校辦公家具的使用動態(tài)。此外，許多高校的辦公家具管理系統(tǒng)與學生管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等一樣，僅僅具有辦公家具信息統(tǒng)計、查詢等功能，無法實現(xiàn)辦公家具信息資源共享，不能很好地滿足辦公家具報廢、購置、維護等需要。辦公家具管理信息化不僅離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，也離不開學校的統(tǒng)籌規(guī)劃、整體推進，然而許多高校缺乏先進的信息化管理理念，不能統(tǒng)籌兼顧、積極穩(wěn)妥地推進辦公家具信息化建設，往往是各個院系各自為政、單點突破的方式開展信息化建設，帶來了重復建設和資源浪費問題。[3]

（三）辦公家具管理責權(quán)不明晰

我國高校財產(chǎn)多為國有資產(chǎn)，高校只擁有辦公家具的使用權(quán)和管理權(quán)，這給高校辦公家具管理帶來許多產(chǎn)權(quán)和責權(quán)問題，比如高校往往要根據(jù)國有資產(chǎn)管理部門的要求和規(guī)定進行管理，應付教育、財政、國資等多部門的檢查和評估，不能根據(jù)本校具體情況推進辦公家具管理信息化建設。此外，高校內(nèi)部的辦公家具管理職責不明晰、權(quán)力較分散，財務處、圖書館、資產(chǎn)管理部門、各個院系等都擁有辦公家具管理權(quán)，缺乏強有力的辦公家具管理協(xié)調(diào)機構(gòu)，從而產(chǎn)生了重復管理、多頭管理、職能交叉等問題，導致高校辦公家具購置、使用、維護、報廢等處于失控狀態(tài)，從而產(chǎn)生了超標配置辦公家具、辦公家具閑置浪費等問題。

（四）信息化管理制度不太合理

隨著資產(chǎn)管理信息化建設的發(fā)展，原有的辦公家具管理制度已不適應管理需要，加之高校會計核算制度不完善，從而產(chǎn)生了許多辦公家具管理問題。在辦公家具管理信息化建設中，各個部門之間又缺乏信息聯(lián)動機制，不能實現(xiàn)辦公家具信息共享，從而產(chǎn)生了信息脫節(jié)、信息孤島等辦公家具信息不對稱問題。比如，財務部門和資產(chǎn)部門的信息系統(tǒng)就不兼容，無法集成辦公家具信息管理平臺。此外，許多高校都采用收付實現(xiàn)制的會計原則，對學校固定資產(chǎn)不提折舊，無法在學校賬面上反映辦公家具損耗情況，而捐贈或其他方式擁有的辦公家具也沒有登記入賬，所以在高校辦公家具管理中常出現(xiàn)賬賬不符問題。

三、高校辦公家具管理信息化的優(yōu)化策略

在高校國有資產(chǎn)管理中，由于管理理念落后、信息化平臺缺失、責權(quán)不明晰、管理制度不完善等因素影響，高校辦公家具管理信息化建設滯后，這些影響了高校辦公家具的高效使用和資產(chǎn)保值。所以，應當優(yōu)化辦公家具管理理念，完善辦公家具信息化管理平臺，健全辦公家具信息化管理制度，推進高校辦公家具管理信息化建設。

（一）樹立信息化管理理念

由于高校領(lǐng)導的辦公家具管理理念落后，在思想上不重視辦公家具管理，帶來了高校辦公家具購置隨意性強、管理手段落后、賬實不符明顯、信息化建設滯后等問題，教職工無法通過資產(chǎn)信息系統(tǒng)準確查詢、統(tǒng)計辦公家具的相關(guān)信息。所以，高校領(lǐng)導應當樹立辦公家具管理信息化理念，以計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為手段優(yōu)化辦公家具的購置、登記、查詢、報廢、分析、監(jiān)督等環(huán)節(jié)，推進辦公家具管理信息化建設。比如，高校應建立辦公家具信息化管理領(lǐng)導小組，將辦公家具信息化管理納入數(shù)字化校園建設，推動辦公家具信息系統(tǒng)和校園網(wǎng)的有效對接。此外，高校應當加強信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)處理中心等信息化基礎設施建設，比如應當推進固定資產(chǎn)云管理平臺建設，讓各部門將辦公家具信息上傳至云平臺中心，實現(xiàn)學校辦公家具數(shù)據(jù)信息的實時更新，促進辦公家具信息的動態(tài)化、實時化、集中化管理。[4]

（二）完善信息化管理平臺

首先，應當建立辦公家具管理數(shù)據(jù)庫，通過基礎錄入、設備管理、查詢系統(tǒng)、規(guī)程標準等子系統(tǒng)進行辦公家具管理，對辦公家具的購置、登記、報件、維修、報廢等進行流程化管理，提高高校辦公家具的管理效率。比如，應當建立具有條碼查詢功能的辦公家具信息數(shù)據(jù)庫，對辦公家具進行登記、查詢、維護、報廢等管理。其次，應當按照數(shù)字化校園建設的要求統(tǒng)一辦公家具數(shù)據(jù)的形成和使用，建立標準化、規(guī)范化的辦公家具數(shù)據(jù)信息，將學校辦公家具的來源、購置日期、名稱、型號、數(shù)量、供貨商、存放地、使用部門、保修截至日期等都上傳至云平臺，并按照立項申請、預案審批、招標采購、維修保養(yǎng)、報廢處置的流程對辦公家具信息信息化管理，提高高校辦公家具的信息化管理程度。此外，學校應提高辦公家具管理系統(tǒng)的兼容性和擴展性，實現(xiàn)辦公家具管理系統(tǒng)和校園網(wǎng)的有效對接。比如，應完善辦公家具數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息查詢等功能，將固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)納入校園一卡通信息工程，在校園網(wǎng)上建立可以查詢本校辦公家具信息的互動窗口，滿足各部門及教職工對辦公家具數(shù)據(jù)信息的需要。最后，在信息化平臺建設中應當加強管理系統(tǒng)安全建設，用保密技術(shù)、防火墻技術(shù)、上網(wǎng)審核技術(shù)等解決非法攻擊、硬件故障、病毒入侵等安全問題，最大限度地保障管理系統(tǒng)的信息安全。[5]

（三）建立信息化管理制度

首先，高校應當制定和出臺辦公家具信息化管理制度，明確辦公家具的配置標準、采購方式、購置流程、日常管理、保養(yǎng)維護等。比如，應當建立涉及院系、部門、用戶的基礎信息管理制度，建立辦公家具采購申請、采購登記、維護管理、報廢申請、報廢登記等流程制度，對辦公家具的預算、審批、采購、維修等進行登記。其次，應當完善辦公家具采購預案機制。在辦公家具管理中應當推進高校辦公家具購置管理信息化建設，完善辦公家具采購的原則、程序、標準、注意事項等，由財務部門和后勤部門牽頭管理辦公家具采購；還應當對所采購的辦公家具進行全程化、信息化管理，將采購類型、種類、數(shù)量、價格等錄入學校辦公家具信息系統(tǒng)。最后，應當建立辦公家具績效管理制度，明確辦公家具管理的考核方式、內(nèi)容、標準、依據(jù)等，對各部門的辦公家具使用效益進行評價。比如，應當建立辦公家具管理責任制，明確各院系、部門、使用人等在辦公家具管理中的具體責任。還可以借助云資產(chǎn)管理平臺對辦公家具進行動態(tài)化管理，對辦公家具的使用情況進行監(jiān)督管理和評估考核。

（四）協(xié)調(diào)資產(chǎn)與財務管理

當前高校資產(chǎn)部門管理和財務部門在辦公家具管理中存在許多分歧，比如財政部的《固定資產(chǎn)分類與代碼標準》將高校固定資產(chǎn)分成六類，而教育部卻將高校固定資產(chǎn)分成十六類，從而使各部門在辦公家具管理中產(chǎn)生了分歧，資產(chǎn)部門和財務部門的信息系統(tǒng)往往自成體系，不能實現(xiàn)辦公家具管理的無縫銜接。所以，應當打破高校辦公家具條塊分割的管理機制，建立統(tǒng)一的辦公家具管理分類標準和管理機制。應當建立校園數(shù)據(jù)交換平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)信息和財務信息的無縫銜接，為辦公家具管理信息化提供技術(shù)保障。此外，應當在資產(chǎn)部門和財務部門之間建立協(xié)調(diào)機制，解決資產(chǎn)管理流程和財務管理流程不銜接的問題。

隨著數(shù)字校園建設的深入發(fā)展，管理信息化成了高校辦公家具管理的發(fā)展趨勢，也成為提高辦公家具使用效率、促進國有資產(chǎn)保值的重要途徑。所以，應當從責權(quán)不明晰、信息錄入失真、賬實不符問題多等辦公家具管理問題出發(fā)，通過完善信息化管理制度、建立信息化管理平臺、協(xié)同財產(chǎn)和財務管理等方式推進高校辦公家具管理信息化。

參考文獻

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[3]艾寶，崔志恒，張洲.淺談高校辦公家具的信息化管理[J].科技資訊，2007（10）.

[4]徐惠強.高校固定資產(chǎn)信息化管理研究——以江蘇省省屬高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應用為例[J].無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學院學報，2015（4）.

[5]王畫宇，邱灼雄，梁勇梅.高校辦公家具購置預算與決策管理[J].中國現(xiàn)代教育裝備，2008（12）.