淺談事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化管理

楊林書

檔案事業(yè)作為黨和國家各項事業(yè)的重要組成部分，是各級黨委、政府帶領(lǐng)人民群眾開展各項工作的真實記錄，是一個部門和單位管理水平的重要標志，也是以史為鑒，促進各項工作有序開展的重要基礎。由于檔案管理工作較為復雜、繁瑣，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應事業(yè)單位的需求，因此需要將現(xiàn)代化的管理方式應用在具體的檔案管理工作中。

一、現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的應用

1.檔案檢索與目錄編制

作為機關(guān)工作人員，我清楚的認識到檔案管理的重要性，每份資料、會議記錄、收發(fā)的文件……都必須做好登記及分類存檔管理，每當領(lǐng)導需要什么文件哪怕是幾年前的我們都能在第一時間找到，不至于手忙腳亂，由此可見檔案檢索與目錄編制的重要性。

在檔案管理工作中，目錄是其重要的組成部分，每一份檔案都有著對應的目錄，以便檢索并提供利用。在信息化的社會中，現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位中的應用更加明顯，并且以計算機為依托將微機打印替代了手寫檔案，有效的提高了檔案管理的工作效率。在事業(yè)單位的檔案管理中，使用專門的軟件在計算機中錄入資料與目錄，然后依據(jù)檔案的類型、性質(zhì)進行分析，同時對資料目錄進行統(tǒng)計與匯總。在日后的查詢檔案過程中，只要輸入關(guān)鍵詞或者與之相關(guān)的信息，檔案管理軟件便能夠?qū)臋n案呈現(xiàn)給查詢?nèi)藛T。通過現(xiàn)代化的管理方式，能夠縮短檔案查詢的時間，提高查詢的準確率與日常的工作效率。但要想進一步發(fā)揮計算機的作用，提高檔案檢索與目錄的準確性，還需要提高工作人員的綜合能力，發(fā)揮其自身的自主性與創(chuàng)新性，更好的為事業(yè)單位服務。

2.建立檔案管理的網(wǎng)絡

隨著社會的發(fā)展，信息機構(gòu)、信息數(shù)量與信息需求量在急劇增加，提升檔案管理的效率已經(jīng)成為提升事業(yè)單位競爭力的主要方式。在事業(yè)單位中，建立檔案管理網(wǎng)絡是打破傳統(tǒng)管理方式的主要途徑，不僅可以滿足工作人員的需求，還能夠更好的發(fā)揮計算機在檔案管理中的使用與推廣。具體來說，事業(yè)單位需要根據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展需求，在單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡，以此為發(fā)展的前提，為保存、檢索、管理檔案提供便捷的渠道，從根本上提高檔案管理的工作質(zhì)量，并且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享?；谏鲜龉ぷ鞣绞?，能夠在事業(yè)單位內(nèi)部，以檔案管理部門為核心建立信息溝通與交流的信息通道，全新實現(xiàn)信息化檔案管理的目的。

二、利用現(xiàn)代化方式加強事業(yè)單位檔案管理的建議

當前，正值全國上下深入學習貫徹習近平總書記系列重要講話和黨的十九大精神之際，檔案部門如何貫徹落實好講話和全會精神，檔案工作如何全力服務好全面深化改革，是每個檔案工作者必須認真思考、積極應對的一個新課題。這就要求我們務必搶抓機遇，迎接挑戰(zhàn)，積極探索新形勢下檔案工作的新思路、新機制、新方法，努力做到改革的觸角延伸到哪里，檔案服務就跟進到哪里，改革需要什么服務，檔案部門就努力提供相應的服務。

1.轉(zhuǎn)變管理理念

受長期工作習慣、工作環(huán)境的影響，部分事業(yè)單位無法適應現(xiàn)代化方式的應用，這樣的現(xiàn)象嚴重制約了檔案管理向信息化、科技化發(fā)展的步伐。對此，事業(yè)單位應該做到以下兩點：（1）轉(zhuǎn)變管理理念。事業(yè)單位的領(lǐng)導需要在單位內(nèi)部加強現(xiàn)代化技術(shù)的宣傳，使檔案管理人員能夠認識到科學技術(shù)的重要性，如果在工作中依然運用傳統(tǒng)的工作方式，就會影響現(xiàn)代科學技術(shù)在本單位的應用，在未來的發(fā)展中很可能被社會淘汰；（2）掌握實際情況。與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案管理人員應該在應用現(xiàn)代化方式時，深入了解事業(yè)單位的現(xiàn)狀，明確現(xiàn)代化方式對技術(shù)的要求，根據(jù)本單位檔案管理工作實際情況，最終將其應用在檔案管理中。

隨著全面深化改革逐步實施，必將會形成大量新的檔案資料。這些檔案資料不僅記錄了整個改革的過程，而且也是歷史憑證。因此，檔案部門必須從一開始，就必須及時跟進指導檢查檔案工作，確保檔案工作與深化改革同步推進。改革推進到哪里，檔案資源就建設到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里。切實做好改革過程中新形成檔案資料的收集工作，加強對電子檔案等新型載體檔案的征集力度，確保應歸盡歸、應收盡收、應管盡管，努力建成資源豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、特色鮮明，能充分反映部門全面深化改革發(fā)展足跡的檔案資源體系。

2.規(guī)范管理的標準

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，需要依據(jù)工作需求、檔案性質(zhì)制定內(nèi)部的管理標準。由于我國事業(yè)單位的數(shù)量較多，對應的檔案數(shù)量龐大，給檔案管理工作帶來巨大的壓力。為了能夠保障檔案管理工作的合理性與有效性，需要針對檔案類型、格式、內(nèi)容等制定具體的管理規(guī)范標準，包括檔案分類、格式劃分等，以此來保障檔案查詢、檔案存取、檔案管理的便捷。針對各個事業(yè)單位的不同情況，還要依據(jù)上文中提及的檔案管理網(wǎng)絡，也可以實現(xiàn)單位之間的信息共享，當然不包括事業(yè)單位涉密信息，進而能夠使事業(yè)單位及時了解行業(yè)的變化，適時調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化單位之間的良性競爭，促進我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

3.運用現(xiàn)代信息技術(shù)

檔案管理工作要與時俱進。隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理工作也提出了新的更高的要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作逐漸進入信息化時代，也就是說，檔案信息的收集、整理、編目檢索、存儲保管、統(tǒng)計、利用等工作都將用計算機網(wǎng)絡來完成。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，這就要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的服務意識，更要掌握現(xiàn)代化管理技能，在高科技時代的檔案管理中，要注重組織化、系統(tǒng)化，從而減少人工操作，提高工作效率。但必須以安全為保證，要建立嚴密的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登記登錄管理，在電子文件管理中建立有效的管理權(quán)限操作體系，確保檔案管理的科學性和安全性。

（作者單位：平山縣政府辦公室）