簡(jiǎn)論高校檔案資源整合工作

張 巖

（赤峰學(xué)院 報(bào)刊社，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

引言

全面提升高校教育檔案資源的利用效率，從而使其可以充分發(fā)揮出在高校檔案管理資源共享過(guò)程中的積極作用，是目前各個(gè)高校檔案管理工作急需解決的主要問(wèn)題.

1 高校檔案資源的重要意義

1.1 高校檔案資源是珍貴的歷史資料

大多數(shù)高校的檔案資源主要是通過(guò)年鑒之間的關(guān)系將高校發(fā)展的基礎(chǔ)資料信息全面詳實(shí)的體現(xiàn)出來(lái)[1].在這其中，年鑒資料由于其較為重視資料的真實(shí)性、客觀性因此其準(zhǔn)確性相對(duì)較高.而這也為高校建立長(zhǎng)期的系統(tǒng)化檔案資源系統(tǒng)提供了極為有利的基礎(chǔ)，通過(guò)高校年鑒與高校檔案兩者之間的相互補(bǔ)充，從根本上實(shí)現(xiàn)了高校檔案資源可信度和完善度的全面提升，為高校檔案信息資源的共享奠定了良好的基礎(chǔ).

1.2 高校檔案資源提升高校文化水平

高校文化建設(shè)水平的高低對(duì)高校檔案資源建設(shè)的發(fā)展具有極為重要的影響，而這也是保留第一手詳實(shí)高校文化成果的主要手段.各個(gè)高校在實(shí)際建設(shè)發(fā)展的過(guò)程中，高校的教育、管理、教學(xué)以及科研等各種活動(dòng)的開(kāi)展都會(huì)以檔案資源的方式記錄和保存下來(lái)，而這也就完成了對(duì)高校發(fā)展歷史進(jìn)程的記錄.另外，大多數(shù)與高校文化發(fā)展關(guān)系緊密的新聞報(bào)道、校歌、重大事件等原始資料，也是高校檔案資源記錄的主要內(nèi)容.而這些最原始的信息不僅為確保了高校文化建設(shè)的順利進(jìn)行，同時(shí)也促進(jìn)了高校道德教育、創(chuàng)新精神等各方面工作效率的全面提高.

1.3 高校檔案資源起到教育學(xué)生的作用

高校教育檔案資源不僅詳細(xì)的記錄了高校發(fā)展和建設(shè)的整個(gè)歷史過(guò)程，同時(shí)對(duì)校內(nèi)學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活等各方面都進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，通過(guò)檔案管理的方式將學(xué)生在高校內(nèi)的主體地位體現(xiàn)出來(lái)，為高校教育教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展奠定了良好的基礎(chǔ).雖然目前的大學(xué)生視野和思維等方面都有了全面的提高，但是很多學(xué)生在學(xué)校生活的過(guò)程中依然存在著像自私、冷漠、懶散等負(fù)面情緒，而這些負(fù)面情緒的存在也使其難以與他人和諧的相處.利用高校檔案中的成功案例對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育，不僅增強(qiáng)了教育內(nèi)容的感染力，同時(shí)也促進(jìn)了高校學(xué)生道德教育成效的穩(wěn)步提高.

2 高校檔案資源整合與共享內(nèi)涵分析

教育信息化環(huán)境的建設(shè)是高校檔案資源信息化建設(shè)基礎(chǔ)，而這也是促進(jìn)我給高校檔案資源管理工作效率提高的關(guān)鍵因素.所以，各高校必須在開(kāi)展檔案資源信息化建設(shè)的同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案資源配置管理力度，才能促進(jìn)我國(guó)高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息交換與共享目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn).而這也是促進(jìn)我給高校檔案資源組織、配置優(yōu)化效率提高的主要手段[2].因此，在高校檔案資源信息化建設(shè)的過(guò)程中必須做好以下幾方面的工作：首先，必須將高校檔案資源信息化環(huán)境的建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)高校檔案資源整合與共享的主要手段，才能從根本上促進(jìn)高校檔案資源利用效率的穩(wěn)步提高，才能發(fā)揮出高校檔案資源管理工作的積極作用；其次，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段完成高校檔案資源的整合與共享，從而解決高校檔案資源存在的分散、孤立、封閉等特點(diǎn)，為高校檔案資源的多樣化、集中式管理奠定良好的基礎(chǔ)；最后，數(shù)字化檔案信息資源的建設(shè)是高校檔案資源整合與共享過(guò)程中必須予以充分重視的問(wèn)題.高校檔案資源的整合與共享都是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)開(kāi)展的，因此必須利用數(shù)字化處理技術(shù)和手段，處理以傳統(tǒng)介質(zhì)為基礎(chǔ)的檔案資源，并將其通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，才能將檔案資源的潛在價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái).

3 高校檔案資源整合的方式探析

3.1 高校檔案資源整合為高校提供數(shù)據(jù)分析

各個(gè)高校檔案資源的整合與共享必須以詳實(shí)的數(shù)據(jù)資源為基礎(chǔ)，因此這就要求高校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)必須詳細(xì)的的登記高校內(nèi)存在的各種檔案資源，并對(duì)其資源的來(lái)源進(jìn)行認(rèn)真的檢查，才能確保檔案資源的整合與共享順利實(shí)施.另外，在普查登記檔案資源的過(guò)程中，必須對(duì)高校招生、教學(xué)、科研以及日常管理等學(xué)術(shù)性較強(qiáng)的資源檔案有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解，才能確保高校檔案資源與共享工作的順利開(kāi)展.

3.2 高校檔案資源整合是當(dāng)前信息化建設(shè)的內(nèi)容

目前，我國(guó)高校已經(jīng)將檔案資源的整合與共享作為高校檔案資源信息化建設(shè)的目標(biāo)，因此在實(shí)施高校檔案資源整合與共享工作的過(guò)程中，必須嚴(yán)格的按照檔案資源信息化建設(shè)的要求和目標(biāo)做好以下幾方面的工作：（1）檔案信息資源整合效率的穩(wěn)步提高.在開(kāi)展信息資源整合工作時(shí)，必須將數(shù)據(jù)復(fù)制、聚集以及數(shù)據(jù)接口等方式的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)不同數(shù)據(jù)資源之間相互整合的力度.才能促進(jìn)高校檔案信息資源整合效率的全面提高.（2）系統(tǒng)資源整合.由于大多數(shù)高校在信息系統(tǒng)建設(shè)的初期都沒(méi)有構(gòu)建完善的整體框架理念.再加上高校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)開(kāi)展的信息化建設(shè)和檔案資源管理大多都是以部門(mén)為核心獨(dú)立完成的，這種現(xiàn)象不僅造成了高校內(nèi)部各部門(mén)之間信息數(shù)據(jù)資源接口的不統(tǒng)一，同時(shí)也對(duì)高校檔案資源的整合與共享造成了嚴(yán)重的影響.因此.為了從根本上改變高校檔案資源管理效率無(wú)法提高的現(xiàn)狀，促進(jìn)高校檔案資源管理效率的穩(wěn)步提高，高校檔案資源必須建立統(tǒng)一的信息資源共享平臺(tái)，并以此為基礎(chǔ)開(kāi)展高校資源檔案資源共享的建設(shè)，才能確保高校檔案資源整合與共享目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn).（3）管理資源整合.隨著高校教育資源信息化發(fā)展速度的不斷加快，高校檔案資源的整合與共享也對(duì)各個(gè)部門(mén)之間的合作與協(xié)調(diào)提出了相對(duì)較高的要求.所以，高校在開(kāi)展檔案資源整合工作的過(guò)程中，必須不斷的進(jìn)行技術(shù)的改革與創(chuàng)新，才能確保高校檔案資源整合工作的順利完成[3].（4）加大高校檔案資源服務(wù)體系整合的力度.目前，高校檔案資源服務(wù)主要針對(duì)的是檔案訪問(wèn)界面以及檔案服務(wù)等幾方面的內(nèi)容.而檔案資源整合的最終目標(biāo)就是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源管理從傳統(tǒng)信息服務(wù)模式逐步向知識(shí)服務(wù)模式的方向轉(zhuǎn)變，才能使原本的被動(dòng)服務(wù)逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，為高校檔案資源服務(wù)質(zhì)量和效率的提高奠定良好的基礎(chǔ).只有嚴(yán)格的按照要求做好這些工作，才能促進(jìn)我國(guó)高校檔案資源整合與共享目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，從而為促進(jìn)我國(guó)高校檔案資源管理和共享效率的提高奠定良好的基礎(chǔ).

3.3 高校檔案建設(shè)提升資源信息服務(wù)能力

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)高校檔案資源的管理和共享提出了新的要求，而這些要求也是確保我國(guó)高校檔案資源整合與共享目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵因素.雖然我國(guó)大多數(shù)高校都已經(jīng)加強(qiáng)了資源檔案與共享建設(shè)的力度，但是高校內(nèi)的廣大師生以及管理人員，依然沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到檔案資源管理在高校建設(shè)發(fā)展過(guò)程中所發(fā)揮的積極作用，也正是由于這種認(rèn)識(shí)程度不深的現(xiàn)象存在，從而導(dǎo)致了大多數(shù)高校檔案資源都沒(méi)有被充分的利用起來(lái).這就要求高校檔案資源管理者，必須嚴(yán)格的按照高校資源管理的要求做好以下幾方面的工作，才能為促進(jìn)高校服務(wù)資源整合效率的提高奠定良好的基礎(chǔ).首先，應(yīng)該根據(jù)高校自身的實(shí)際情況建立完善的檔案資源搜集、整理以及整合流程，同時(shí)制定切實(shí)可行的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，才能確保高校檔案資源整合與共享效率的不斷提高.所有工作人員必須認(rèn)真完成對(duì)海量信息資源的篩選、搜集等各方面的工作.才能將檔案信息資源的價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)，才能為高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立奠定良好的基礎(chǔ)，而這也是確保高校檔案資源邏輯性和規(guī)范性的關(guān)鍵因素，從而發(fā)揮出檔案資源在高校建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的積極作用；其次，必須采取積極有效的措施促進(jìn)高校檔案資源主動(dòng)性服務(wù)效率的提高.因?yàn)榇蠖鄶?shù)高校目前還處于被動(dòng)開(kāi)展高校資源檔案建設(shè)和發(fā)展的狀態(tài)，而這樣的現(xiàn)狀狀況不僅增加了用戶(hù)及時(shí)的獲取相應(yīng)的檔案信息資源的難度，同時(shí)也降低了檔案資源的利用效率，提升了檔案資源管理的成本.所以，為了徹底改變這一現(xiàn)狀，必須從以下幾方面著手：首先，必須詳細(xì)全面的了解和掌握用戶(hù)對(duì)檔案信息資源的服務(wù)要求，才能采取積極有效的措施滿(mǎn)足用戶(hù)所提出的的個(gè)性化的服務(wù)需求[4]；其次，提升檔案資源管理人員的綜合素質(zhì)，確保其全面的掌握檔案資源的特點(diǎn)，并根據(jù)用戶(hù)所提出的的需求，為用戶(hù)提供更加快捷的服務(wù).比如，在學(xué)生即將就業(yè)的這一階段，可以將往年學(xué)生的就業(yè)形勢(shì)以及各個(gè)行業(yè)的就業(yè)需求以及行業(yè)的發(fā)展前景詳細(xì)的展現(xiàn)在學(xué)生的面前，為學(xué)生的后期就業(yè)提供具有價(jià)值的參考意見(jiàn)；另外在學(xué)校的校慶日還可以安排校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)人或者檔案管理人員詳細(xì)的講解與高校發(fā)展密切相關(guān)的檔案資料，使學(xué)生在聽(tīng)取講解的過(guò)程中更加清晰直觀的了解高校的建設(shè)和發(fā)展歷史，為其自身正確價(jià)值觀的形成奠定良好的基礎(chǔ).

結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為了高校發(fā)展建設(shè)過(guò)程中最重要的資源.特別是在大數(shù)據(jù)發(fā)展理念的影響下，只有采取積極有效的措施做好高校檔案資源的整合管理工作，才能從根本上促進(jìn)高校檔案資源數(shù)字化共享效率的穩(wěn)步提高，而這就需要廣大的高校檔案資源管理人員，必須深入的挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，不斷探索，充分發(fā)揮其在高校檔案資源數(shù)字化共享建設(shè)過(guò)程中的積極作用.