如何提高電子企業(yè)檔案管理水平

于淑春

[摘要]隨著我國經(jīng)濟實力的提高和科學技術(shù)的進步，我國人民生活和工作的觀念也實現(xiàn)了較為明顯的轉(zhuǎn)變，其中最為顯著的變化奠過于相比較傳統(tǒng)的人力勞動工作，人們更青睞于利用現(xiàn)代化機器和技術(shù)更快速、高效地完成具體任務(wù)。企業(yè)的檔案管理工作就是最為鮮明的例子之一，早期的企業(yè)檔案管理工作多是依靠紙質(zhì)版的存儲形式和管理工作人員簡單的整理和記錄，不僅大大增加了實際的工作量，檔案的靈活性也不夠理想，而現(xiàn)代化的電子企業(yè)檔案管理系統(tǒng)則從根本上改變了其工作現(xiàn)狀。

[關(guān)鍵詞]電子檔案 企業(yè)檔案管理 問題與對策

企業(yè)檔案管理本就是一項相對機密和瑣碎的工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作形式和流程完全不能滿足現(xiàn)代企業(yè)高效率的管理目標，而且大量的紙質(zhì)版文件極容易出現(xiàn)丟失、破損的情況，不便于多個子公司之間有效的溝通和交流。電子企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)有效解決了這些問題，通過現(xiàn)代掃描技術(shù)和文件備份徹底改革了管理工作的形式。本研究將針對電子企業(yè)檔案管理進行詳細探討。

一、電子企業(yè)檔案管理工作面臨的機遇和挑戰(zhàn)

（一）企業(yè)檔案載體、工作形式的改變

企業(yè)檔案不僅僅是記錄各個子公司、各個部門工作人員的流動、成長情況，更是整個企業(yè)發(fā)展、強大、攻克每一道難關(guān)和策劃拿下不同任務(wù)的見證，其中涉及的文件和圖紙都可以稱為智慧的結(jié)晶、是整個企業(yè)每一位工作人員共同努力的結(jié)果，更是其他類似方案策劃的參考，所以在整理、收集企業(yè)檔案時，不僅要根據(jù)不同時間、不同部門、不同工作內(nèi)容詳細分類各檔案記錄，更應(yīng)全面保證檔案的完整性、私密性。但在實際的管理工作中，面對大量的紙質(zhì)版檔案和圖紙信息，僅僅依靠個別工作人員簡單的整理、分類并不能有效保證企業(yè)檔案的可靠性。因此為了解決傳統(tǒng)檔案管理方法在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中存在的不足，電子企業(yè)檔案管理系統(tǒng)就應(yīng)運而生。全新的管理系統(tǒng)和工作形式徹底改變了企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，電子企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要可以分為兩部分，即電子掃描技術(shù)和云儲存平臺。電子掃描技術(shù)主要是為了將之前重要的紙質(zhì)檔案掃描、備份，減少存儲空間的占地面積和避免不必要的文件遺漏。在企業(yè)后來運行過程中產(chǎn)生的新檔案信息以電子數(shù)據(jù)的形式分類儲存，由專業(yè)管理工作人員分類整理好后及時上傳至云平臺、備份保存，企業(yè)檔案載體和工作形式的全面改革有效提高了檔案管理工作的效率和專業(yè)程度。

（二）電子企業(yè)檔案的真實性、保密性不高

電子企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)雖然全方面改革了企業(yè)檔案的載體、管理工作形式以及接收和傳送的方法，但是由于現(xiàn)代計算機技術(shù)中存在的不足以及管理工作人員掌握的專業(yè)知識有限，電子企業(yè)檔案管理工作中也存在著較多的問題，如電子企業(yè)檔案的真實性、保密性遠遠不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案。電子企業(yè)檔案多是保存為普通的文件格式，且由于大多數(shù)檔案內(nèi)容的公共性，其實際內(nèi)容多可由不同工作人員進行重新編輯，電子企業(yè)檔案的真實性并不能得到有效保障。同時由于現(xiàn)有工作人員掌握的專業(yè)知識相對有限，計算機操作技術(shù)也不高，雖然企業(yè)建立的電子檔案管理系統(tǒng)有一定的技術(shù)保護，但是對于更加專業(yè)的計算機高手來說，破解難度并不高，而云平臺儲存的電子企業(yè)檔案也不能很好地保障其隱私性。

（三）電子企業(yè)檔案的長久性不確定

企業(yè)檔案管理工作之所以有著極其重要的意義，最主要的原因就是其全面記錄了整個企業(yè)的發(fā)展歷史以及其中存在的嚴重弊端，企業(yè)管理者通過不定期查閱檔案記錄及時糾正部分錯誤的決策和尋找正確、有效的解決措施從而幫助企業(yè)更好、更快發(fā)展，因此企業(yè)檔案保存的長久性對企業(yè)的進步有著根本性的決定作用。但是詳細分析收集到的我國電子企業(yè)檔案管理工作實際情況，我們可以發(fā)現(xiàn)電子檔案雖然存儲方便、便于接收和傳送，但是其長久性卻不能有效保障。一方面是由于電子設(shè)備使用壽命有限、操作人員的失誤等極容易造成檔案文件的丟失或出錯，另一方面則是由于其他人員的非法攻擊，大部分文件遺失，從而造成較嚴重的經(jīng)濟損失。

二、針對電子企業(yè)檔案管理中存在的具體問題有效的解決措施

（一）培養(yǎng)檔案專業(yè)人才高水平的計算機操作技術(shù)

電子企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展和完善促進了其在大小企業(yè)中的廣泛普及，但是技術(shù)的缺陷和管理工作人員認識的不到位而在實際應(yīng)用中導致的各種問題也更為突出，因此我們必須針對各種問題的根本原因及時采取有效的解決措施，培養(yǎng)出一批高水平計算機操作技術(shù)的檔案專業(yè)人才更是最為首要的改善途徑。電子企業(yè)檔案管理工作主要是由管理工作人員主持、負責的，管理工作人員的專業(yè)性和高水平的計算機操作技術(shù)則從根本上保證了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，因此企業(yè)必須重視起來，及時開展有效的培訓工作不斷提高工作人員專業(yè)性和技術(shù)水平。

（二）完善科學、嚴謹?shù)碾娮悠髽I(yè)檔案管理工作制度

建立科學、嚴謹?shù)碾娮悠髽I(yè)檔案管理工作制度也是解決電子企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用中出現(xiàn)各種問題的有效途徑之一。任何一項工作的高質(zhì)量、高效率都離不開科學、嚴謹?shù)墓ぷ髦贫龋髽I(yè)檔案管理工作的特殊性更對其工作制度提出了較高的要求。企業(yè)管理者必須結(jié)合檔案管理工作的具體流程以及易出現(xiàn)的各種問題進一步總結(jié)、完善工作制度，明確規(guī)定不同內(nèi)容檔案的修改權(quán)，從根本上保障檔案內(nèi)容的真實性、保密性。

（三）加快開發(fā)兼容性高、便于操作的檔案處理軟件

一個企業(yè)涉及的文件檔案往往有多種格式，不同部門、不同子公司的工作人員對檔案處理軟件也有不同程度的青睞。雖然各種軟件的操作難度均不高，但工作人員處理大容量企業(yè)文件時仍要耗費較多時間，尤其是對于不同軟件處理后的檔案文件，工作人員常常需花費較多精力分別處理各個子公司的文件信息，因此各企業(yè)也應(yīng)集中精力加快開發(fā)出兼容性高、便于操作的處理軟件，全面提高工作實際質(zhì)量和效率。

三、結(jié)語

電子企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是近些年由于各企業(yè)的迅速發(fā)展以及不同子公司間頻繁的人才交流應(yīng)運而生的一種簡化企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代技術(shù)，全面改革傳統(tǒng)大量依靠人員管理、紙質(zhì)記錄低效率的檔案管理形式和流程，借助飛速發(fā)展的電子掃描技術(shù)和云數(shù)據(jù)儲存快速、便捷的存儲、更新不同部門員工的檔案。這種企業(yè)檔案管理模式大大提高了實際的工作效率，減少了不必要的人力、物力資源浪費。但是由于人們的認識有限和技術(shù)的不足，其中也存在一定問題，我們還需努力實現(xiàn)進一步完善。