試論電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

社保檔案管理在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理中占據(jù)重要地位，是辦理各種業(yè)務(wù)的依據(jù)與基礎(chǔ)。但是，以往的社保檔案都是以紙質(zhì)載體呈現(xiàn)出來的，存在不便保存、易于磨損、不易查詢、占空間大、搬動(dòng)困難等問題。在這種情況下，要想顯著優(yōu)化社保檔案管理質(zhì)量與成效，并順利實(shí)現(xiàn)社保檔案的利用、保障、服務(wù)及記錄等目標(biāo)，就需要在社保檔案管理中建立一套使用便捷、易于保存、成本低廉的檔案管理新方案。而電子檔案及條形碼技術(shù)的出現(xiàn)，給我國社保檔案管理工作的高質(zhì)量開展注入了新活力。那么，在社保檔案管理中如何應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)，是管理部門需要細(xì)致研究的重大課題。

一、電子檔案及條形碼技術(shù)的基本概念

當(dāng)前，隨著電子技術(shù)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展及廣泛應(yīng)用，大多數(shù)信息資源在管理中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化與電子化，這就給各種信息資源的記錄、查詢、修改及使用提供了很大便利，有利于管理實(shí)效的優(yōu)化及應(yīng)用效率的提升。電子檔案，主要是指在檔案管理過程中，借助合理構(gòu)建公共、獨(dú)立管理平臺(tái)的方式，將收集到的各種信息與資料進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆诸悮w檔，然后科學(xué)地儲(chǔ)存到對應(yīng)的信息系統(tǒng)中，從而可實(shí)現(xiàn)更加便捷地對各種信息與資料進(jìn)行科學(xué)、有效管理的目的。條形碼技術(shù)，主要是指借助條形碼方式表示各種檔案中的信息與資料，而計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件可對各種條形碼進(jìn)行競爭識別，從而在對各種檔案信息與資料做歸檔處理的時(shí)候，就可通過掃描條形碼的方式，快速而精準(zhǔn)地找出與該條碼相匹配的資料信息，從而將其科學(xué)地存儲(chǔ)到電子檔案庫中。當(dāng)需要調(diào)用檔案中的一些資料信息的時(shí)候，只需要掃描條形碼，就可把對應(yīng)的檔案資料信息快速地調(diào)取出來。

二、在社保檔案管理中應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)的策略

(一)電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案定位與管理中的應(yīng)用

在具體的社保檔案管理活動(dòng)中，管理部門及所有工作人員都需要結(jié)合相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)管理與采集管理對象的社保檔案資料信息，還應(yīng)把所采集到的各種信息進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆诸惣耙?guī)范的歸檔。通常情況下，公民的社保業(yè)務(wù)信息涉及面非常廣泛，當(dāng)需要辦理某一項(xiàng)業(yè)務(wù)的時(shí)候，往往還需要將相關(guān)信息與資料調(diào)取出來，主要涵蓋有停繳社保、補(bǔ)繳社保、社保數(shù)額審核、客戶資料變更等內(nèi)容。針對所涉及到的上述內(nèi)容，在業(yè)務(wù)辦理中牽涉的主要業(yè)務(wù)有：辦理時(shí)間、辦理類型、大致流程等。在具體的社保檔案管理活動(dòng)中，管理人員應(yīng)將與上述業(yè)務(wù)有關(guān)的各種信息都精準(zhǔn)而全面地做好歸納與存檔處理。假如仍舊沿用傳統(tǒng)的手工處理的方式，就會(huì)使得檔案資料的整理過程非常的細(xì)碎，并且后期調(diào)用與查詢各種社保信息的時(shí)候就會(huì)十分麻煩。在這種情況下，社保檔案管理工作者就應(yīng)創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理思想與理念，與時(shí)俱進(jìn)地把先進(jìn)的電子檔案及條形碼管理措施加以充分利用。在實(shí)際操作中，可把業(yè)務(wù)編碼以條形碼的形式展示出來，并借助專門的設(shè)備打印條形碼，把其設(shè)計(jì)成標(biāo)簽的格式，粘貼在對應(yīng)的紙質(zhì)檔案的封皮上，及時(shí)把條形碼掃描到電子檔案庫中，從而使得該條形碼中涵蓋的各種檔案安息都能存儲(chǔ)到社保系統(tǒng)的電子檔案庫內(nèi)。當(dāng)居民需要辦理某種社保業(yè)務(wù)的時(shí)候，或者工作人員需要調(diào)取某個(gè)居民社保信息的時(shí)候，只需要利用索引或掃描條形碼的方式就可將所需要的信息調(diào)取出來。另一方面，因?yàn)樗械臈l形碼都是唯一的，所以不存在混淆公民社保信息的情況出現(xiàn)，這就給社保檔案信息管理精準(zhǔn)性的提升提供了保障。

(二)電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案備份與復(fù)制中的應(yīng)用

從目前我國社保檔案管理的具體情況來看，計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但是社保業(yè)務(wù)辦理機(jī)構(gòu)在日常的業(yè)務(wù)辦理中，所使用的管理方式主要是流水號方式，所以所有的社保業(yè)務(wù)信息，都具有唯一性的流水號。在這種情況下，社保檔案管理工作者在把電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用到日常工作中的時(shí)候，就可借助條形碼技術(shù)把具體的流水號恰當(dāng)?shù)剞D(zhuǎn)化成相應(yīng)的條形碼，從而可在所有的社保業(yè)務(wù)辦理完成后在憑證單上附上一個(gè)條形碼，這就可有效預(yù)防業(yè)務(wù)信息遺失等情況的出現(xiàn)。另一方面，借助相應(yīng)的條形碼就可把業(yè)務(wù)信息精準(zhǔn)地備份到社保電子檔案庫內(nèi)，使得業(yè)務(wù)信息和條形碼信息可規(guī)范、精準(zhǔn)地綁定在一起，從而顯著優(yōu)化條形碼技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用的可靠性，最終顯著優(yōu)化社保檔案管理成效。同時(shí)，社保檔案管理人員在日常工作中，可應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)的形式，科學(xué)復(fù)制紙質(zhì)檔案中的所有信息。在這種情況下，即便紙質(zhì)的社保檔案出現(xiàn)遺失或破損情況，其承載的各種檔案信息還可以完整保存，這就降低了檔案信息丟失的幾率性，從而顯著優(yōu)化了社保檔案管理質(zhì)量。

三、在社保檔案管理中應(yīng)用電子檔案及條形碼技術(shù)的注意事項(xiàng)

本文在研究與調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國很多社保檔案管理工作都把電子檔案及條形碼技術(shù)與時(shí)俱進(jìn)地引進(jìn)其中了，并且獲得了十分理想的應(yīng)用效果，在推動(dòng)社保檔案管理質(zhì)量、使用效率提升等方面發(fā)揮著不可輕視的作用。但是，在社保檔案管理中使用電子檔案及條形碼技術(shù)的時(shí)候，要想獲得更優(yōu)質(zhì)的使用效果，還需要注意一些細(xì)節(jié)問題。詳細(xì)來講，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

(一)積極健全相關(guān)法規(guī)法律

在對社保檔案進(jìn)行管理的過程中，要想充分發(fā)揮電子檔案及條形碼技術(shù)的優(yōu)勢，需要先健全與之相關(guān)的法規(guī)法律。本文在研究中發(fā)現(xiàn)，健全的檔案管理法規(guī)制度，是確保社保檔案管理中電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用成效優(yōu)化的理論依據(jù)，并且也是保障與基礎(chǔ)支持。所以，政府相關(guān)部門應(yīng)充分重視社保檔案管理活動(dòng)，結(jié)合檔案管理及業(yè)務(wù)辦理工作的特點(diǎn)與需求，有針對性地制定法規(guī)制度，為電子檔案及條形碼技術(shù)的恰當(dāng)與有序應(yīng)用提供法律支持與依據(jù)，最終保證管理活動(dòng)可高質(zhì)量開展。

(二)全面做好網(wǎng)絡(luò)防盜防范

社保檔案資料對每一個(gè)公民來講，都是十分重要的信息，如果出現(xiàn)檔案資料被盜取的情況，就會(huì)出現(xiàn)非常嚴(yán)重的后果。雖然將條形碼技術(shù)應(yīng)用到社保檔案管理中，可有效提高檔案信息的安全性，但是因?yàn)闂l形碼技術(shù)只有在計(jì)算機(jī)中才能得以有效利用，所以一些不法分子借助非法手段還是可從計(jì)算機(jī)中將公民的社保檔案信息竊取走的，極易造成不良影響。針對這一情況，社保檔案管理工作者在日常工作中，應(yīng)做好有效的防盜措施，最大限度提升電子檔案所具有的安全等級，盡可能預(yù)防社保檔案信息出現(xiàn)遺失或被盜等情況。

(三)努力增強(qiáng)管理者綜合素質(zhì)

當(dāng)前，由于電子檔案及條形碼技術(shù)在我國社保檔案管理工作中應(yīng)用時(shí)間較短，大多數(shù)工作者還沒有較好地把握工作流程，因此在實(shí)際的應(yīng)用過程中，他們習(xí)慣了以往的管理方法與模式，再加上不很了解條形碼技術(shù)的應(yīng)用技巧，這就使得他們一時(shí)之間很難適應(yīng)新的工作方式。在這種情況下，社保檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合工作人員的具體特點(diǎn)，為他們量身定做培訓(xùn)計(jì)劃，做好崗位培訓(xùn)及技術(shù)培訓(xùn)工作，幫助他們快速熟悉條形碼技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢及操作流程，從而使得他們在實(shí)際工作中都能得心應(yīng)手地加以應(yīng)用。另一方面，社保檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)定期對工作人員的工作情況進(jìn)行考核，并將電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用作為重點(diǎn)考核內(nèi)容，以便督促他們更加規(guī)范與主動(dòng)地應(yīng)用新的管理方法。針對考核優(yōu)秀者，社保檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)給予其一定的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激起其他工作人員更大的學(xué)習(xí)積極性，最終推動(dòng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)的普遍增強(qiáng)。

總之，將電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用到社保檔案管理活動(dòng)中，是信息技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，也是優(yōu)化管理成效的有效手段。因此，社保檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)大膽創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理理念及管理模式，與時(shí)俱進(jìn)地把先進(jìn)的電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用到工作中，以便為檔案信息的利用與管理創(chuàng)造良好條件，最終為我國居民提供更為優(yōu)質(zhì)的社保服務(wù)。

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