工程教育專業(yè)認(rèn)證背景下民辦高校二級學(xué)院檔案建設(shè)創(chuàng)新探索

王蘭英，楊喆嫻

（三江學(xué)院電子信息工程學(xué)院，江蘇南京 210012）

高等學(xué)校的檔案是指學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文字材料。 在歐美等發(fā)達(dá)國家，高校的檔案管理以健全的工作制度為保障，嚴(yán)密的檔案保護(hù)為基礎(chǔ)，有章可循的檔案開放為手段，再輔以信息技術(shù)進(jìn)行資源整合，在做好管理工作的同時于文化傳播、教育公眾方面有所建樹。我國高校的檔案管理整體水平與之相比，存在較大的差距。

2003年，教育部教學(xué)工作水平評估之后，各高校有了較強的建檔意識，并在日常工作中進(jìn)行了探討和實踐，隨著社會信息化程度的提高，我國各高校的檔案管理意識尤其是信息化管理意識在不斷增強，檔案制度也在趨于完善。 而工程教育專業(yè)認(rèn)證相關(guān)的檔案管理，卻是檔案管理史上的一個新話題，通過工程教育專業(yè)認(rèn)證，是“我國工程類畢業(yè)生今后走向世界提供了質(zhì)等效的工程教育認(rèn)證體系”。 目前，985、211 高校申請認(rèn)證的較多，而民辦高校因其特殊機制特殊的辦學(xué)性質(zhì)和較薄弱的歷史積淀，申請的比較少，筆者所在單位目前正在醞釀設(shè)立工程教育專業(yè)認(rèn)證試點，所以，工程教育專業(yè)認(rèn)證的檔案管理研究也提上了日程。

1 工程教育專業(yè)認(rèn)證背景下民辦高校二級學(xué)院檔案建設(shè)創(chuàng)新的必要性

工程教育專業(yè)認(rèn)證背景下的檔案建設(shè)，更是一個新的課題。據(jù)重要資料統(tǒng)計：目前國內(nèi)該課題研究的較少。 近幾年，很多高校已經(jīng)完成認(rèn)證的事實表明，面向?qū)I(yè)認(rèn)證的檔案建設(shè)覆蓋面極廣，內(nèi)容豐富多彩，層次分明，而各種檔案之間彼此聯(lián)系又相互印證，所以檔案建設(shè)的工作量極大。 由于我國高校工程教育專業(yè)認(rèn)證還處在初始階段，申請認(rèn)證的高校中檔案管理中存在問題較多，主要是制度化及執(zhí)行力度不夠、信息化程度不高、歸檔范圍與專業(yè)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)不一致、歸檔材料不規(guī)范等。而對于民辦高校來說，因受制于各種先天條件和制度缺失的因素，檔案建設(shè)則更為困難，因此工程教育專業(yè)認(rèn)證背景下的檔案建設(shè)十分必要，資料準(zhǔn)備得是否科學(xué)合理、完整、充分，直接影響專業(yè)的認(rèn)證結(jié)果。因此，在工程教育專業(yè)認(rèn)證實踐中，加強檔案管理制度化、注重檔案建設(shè)的規(guī)范性與專業(yè)性、提高檔案的信息化管理水平，具有十分重要的意義。

2 工程教育背景下民辦高校檔案建設(shè)中存在的主要問題

工程教育專業(yè)認(rèn)證的全部過程，需要該專業(yè)對學(xué)生培養(yǎng)符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)體系通過所有的檔案資料進(jìn)行舉證，包含培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)條件、培養(yǎng)過程、培養(yǎng)效果和反饋機制等7 個環(huán)節(jié)。 因此，面對工程教育專業(yè)認(rèn)證，被認(rèn)證專業(yè)的檔案建設(shè)涉及學(xué)科檔案、專業(yè)檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、行政檔案等一系列檔案，所以需要進(jìn)行專業(yè)與學(xué)科檔案規(guī)范、院系各方面工作的檔案規(guī)范，并著重解決下面主要問題。

2.1 亟須強化檔案管理意識、完善檔案管理制度和健全檔案管理隊伍

工程教育專業(yè)認(rèn)證是近幾年新發(fā)展起來的，其背景下的檔案建設(shè)更是摸索著做工作，迄今為止高校還沒有完善的制度去約束檔案建設(shè)的規(guī)范性，而民辦高校在專任師資力量缺乏、學(xué)生水平參差不齊的情況下，進(jìn)行工程教育認(rèn)證，其檔案建設(shè)更有著并非一般的難度，所以在專業(yè)工程認(rèn)證背景下完善檔案管理制度，成為目前不可或缺的任務(wù)。

民辦高校，因無國家財政撥款助學(xué)，所以在嚴(yán)控辦學(xué)經(jīng)費的情況下，教師編制控制得也尤為嚴(yán)格，二級學(xué)院的教師基本都是一人兼多職，注定沒有專門的檔案管理人員，學(xué)院每個部門的檔案建設(shè)工作，均由從事該工作的教師兼做，所以檔案管理隊伍參差不齊，在忙于各種工作的情況下，建檔意識也較為淡薄，工程教育專業(yè)認(rèn)證開啟后，專業(yè)檔案管理員的問題勢必會成為一個勢在必行要解決的問題，否則不利于工程教育專業(yè)認(rèn)證的開展。

2.2 民辦高校招生時學(xué)生水平參差不齊，給工程教育專業(yè)認(rèn)證提出了挑戰(zhàn)

一般來說，民辦高校介于二本和高職院校之間，招收的生源水平高低不等、參差不齊，比如：近些年來，在本土江蘇省的高考制度下，考生語數(shù)外成績綜合分較高、而受限于小科等級錄取不了一本、二本的學(xué)生大有人在，而有些文科迫不得已被調(diào)劑到的工科院系的學(xué)生因基礎(chǔ)相當(dāng)差學(xué)習(xí)又有很大難度，所以，民辦高校的因材施教地設(shè)定工程教育專業(yè)認(rèn)證方案尤其重要。

2.3 因循守舊的紙質(zhì)化檔案管理模式，不利于工程教學(xué)專業(yè)認(rèn)證的開展

民辦高校二級學(xué)院的檔案建設(shè)一直受辦公條件和經(jīng)費所制約，處于從屬地位，紙質(zhì)檔案建設(shè)尚不完善，電子化、網(wǎng)絡(luò)化等信息化平臺建設(shè)就更不無從談起，使得院系各個部門之間不能及時傳遞檔案信息，更不利于工程教育專業(yè)認(rèn)證對教學(xué)、學(xué)生多方的跟蹤，對于各項工作的開展，都受制于資料不完整多走彎路。目前二級學(xué)院的檔案管理員因多教師兼職，故檔案建設(shè)過程中，檔案大多以支離破碎的碎片化的形式呈現(xiàn)，又沒有統(tǒng)一的制度相約束，很難做到各種內(nèi)容和形式的規(guī)范性。而工程教育認(rèn)證恰好作為抓手，以建立信息化平臺為媒介，把檔案建設(shè)成為內(nèi)容上系統(tǒng)化、形式上規(guī)范化的檔案管理體系及系列工程。

3 工程教育背景下民辦高校檔案建設(shè)的創(chuàng)新舉措

3.1 創(chuàng)新檔案管理制度，強化檔案管理意識

民辦高校的檔案管理制度還比較因循守舊，停留在過去。 筆者所在高校，2007年教育部本科教學(xué)工作水平評估了改觀，但此后并未引起較大的重視；2018年教育部教學(xué)工作審核評估，又把檔案建設(shè)的規(guī)章制度提上了新的議程，確實實現(xiàn)了以評促建的功能。工程教育專業(yè)認(rèn)證的檔案管理更需要建立一套完備的管理制度，包括對各個歸檔教師的職責(zé)的界定、歸檔內(nèi)容及范圍的界定、 歸檔程序的各環(huán)節(jié)的界定等都要有明確的規(guī)定和要求，并且實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理，在此基礎(chǔ)上，制定完整的考核體系，以提高建檔人員的管理意識，為工程教育認(rèn)證的順利開展提供可靠的保障。

3.2 優(yōu)化檔案管理隊伍，增設(shè)專職檔案管理人員

目前，民辦高校的二級學(xué)院，一般檔案管理人員都是兼職的，缺少具有專業(yè)背景的檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，而工程教育專業(yè)認(rèn)證對檔案建設(shè)提出了相當(dāng)高的要求，要求檔案建設(shè)有主題性、針對性、規(guī)范性、閉環(huán)性和可持續(xù)性，這就需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理教師，并培訓(xùn)二級學(xué)院甚至其他職能部門中參與工程教育專業(yè)認(rèn)證檔案建設(shè)的其他人員，把分散性、碎片化的檔案進(jìn)行有效收集、整理和歸類，梳理成專業(yè)性、系統(tǒng)性的系列工程，以保證工程教育專業(yè)認(rèn)證的順利通過。

3.3 設(shè)計符合民辦高校校情的工程教育專業(yè)認(rèn)證方案

民辦高校因其辦學(xué)性質(zhì)特殊，生源復(fù)雜，辦學(xué)歷史較短，積淀不深厚，不能像老牌公辦大學(xué)那樣完全套用工程教育專業(yè)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，而是需要根據(jù)其實際情況、參考標(biāo)準(zhǔn)，因材施教地設(shè)定一套適合校情的工程教育專業(yè)認(rèn)證方案。就如筆者所在的電子信息工程學(xué)院，幾年前就實現(xiàn)了“大類招生、二次分流”的因材施教的教學(xué)管理模式，為學(xué)生量身打造了一套適合該院學(xué)生的人才培養(yǎng)方案，并具有較強的可持續(xù)性。

3.4 構(gòu)建檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案內(nèi)容豐富性、系統(tǒng)性，檔案形式規(guī)范化，形成完備的檔案管理體系

工程教育專業(yè)認(rèn)證的專家考查采用報告審查、座談、聽課、實地考察等多種形式進(jìn)行，這就要求被認(rèn)證專業(yè)提供相關(guān)檔案文件進(jìn)行佐證，并要求所有的檔案資料都能從不同的方面說明該專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)的有效實現(xiàn)。 這就對檔案管理提出了較高的要求，既要全面性、系統(tǒng)性，還要分門別類切相互佐證，這種情況下，建立檔案信息化管理平臺便提上了日程。 筆者所在院系正在嘗試建立檔案管理系統(tǒng)，行政、教學(xué)、學(xué)工、科研等各個部門分頭往檔案信息庫上傳自己所積累的檔案資料，學(xué)院有統(tǒng)一的檔案管理人員把原本松散、孤立的教育檔案組成一個規(guī)范化完整的檔案體系，既利于統(tǒng)一管理，還極大地提高了檔案管理效率，為工程教育專業(yè)認(rèn)證的檔案建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。

綜上所述，民辦高校申請工程教育專業(yè)認(rèn)證任重而道遠(yuǎn)，但民辦高校靈活的辦學(xué)機制、日漸完善的辦學(xué)模式和檔案管理的信息化規(guī)范化，使得民辦高校在工程教育認(rèn)證史上也終會有自己的一席之地。