加強(qiáng)新形勢下檔案管理工作的思考

張滿意

河北秦皇島91404部隊(duì) 河北秦皇島 066000

檔案管理工作實(shí)際上就是收集整理檔案，然后分類檔案，并立足于分類展開編號，保證在后期查詢使用的過程中可以第一時(shí)間查詢到。在信息化的大力發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能和數(shù)字化檔案管理的需要相適應(yīng)，在檔案管理工作中電子檔案的運(yùn)用越來越廣泛，這種發(fā)展趨勢加大了檔案管理工作的難度。在信息化的形勢下，檔案管理工作要用科學(xué)發(fā)展觀對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，重視風(fēng)險(xiǎn)控制，促進(jìn)自身素質(zhì)的不斷提高，從而切實(shí)做好檔案管理工作。

一、進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的制度規(guī)范

優(yōu)質(zhì)的檔案管理有利于經(jīng)濟(jì)社會的良好發(fā)展，提供完善得勁經(jīng)濟(jì)信息等[1]。立足于市場的發(fā)展趨勢，對檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，將檔案管理的科學(xué)價(jià)值充分弘揚(yáng)出來。在把檔案管理的基本工作完成的基礎(chǔ)上，相關(guān)人員應(yīng)和現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合對合適的檢索工作進(jìn)行選擇，從而促進(jìn)檔案資料的水平和質(zhì)量的有效提高。不僅要完成工作，還需要具備完善的監(jiān)督制度對資料的完整性進(jìn)行監(jiān)控，特別是針對重要檔案資源的處理上。一個(gè)完整的管理制度還離不開良好的客觀環(huán)境為支撐，如調(diào)整檔案管理措施和模式、完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，從而構(gòu)建良好的工作環(huán)境。有序高效的制度管理既能促進(jìn)工作效率的提高，同時(shí)也能推動社會的發(fā)展。因此，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化自身的管理素質(zhì)，保持良好的工作態(tài)度。

二、做好檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理工作質(zhì)量的高低，因此在檔案管理工作中必須對檔案管理人員的素質(zhì)引起高度重視，加大對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)力度。第一，檔案管理工作者需要主動利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極主動展開學(xué)習(xí)，尤其是要借助圖書館和網(wǎng)絡(luò)等各種渠道對和檔案管理有關(guān)的信息資源進(jìn)行收集，確保自己管理思想的先進(jìn)性，并和一些成功的檔案管理案例相結(jié)合，不斷提高自身的管理水平和工作水平。第二，在具體檔案管理工作環(huán)節(jié)中，相關(guān)人員還應(yīng)第一時(shí)間和其他部門的工作人員積極交流溝通，促進(jìn)檔案管理工作集中管理和歸檔整理工作質(zhì)量的提升，并確保檔案信息種類、內(nèi)容的規(guī)范性和完整性。第三，管理者需要在某一固定時(shí)間對檔案管理人員展開培訓(xùn)和教育，使其工作能力和綜合素質(zhì)得到提高。在培訓(xùn)管理人員的時(shí)候，相關(guān)人員要對此項(xiàng)培訓(xùn)工作的目的性和針對性引起高度重視，從而從人才上大力支持檔案管理工作的有序高效開展。

三、完善硬件設(shè)施

完善的檔案管理設(shè)施是把檔案工作做好的關(guān)鍵。檔案管理工作并非借助人工就可以完成的，尤其是新形勢下的答案管理工作，必須以先進(jìn)的設(shè)備為支撐，因此，需要加大檔案硬件設(shè)備設(shè)施的建設(shè)力度[2]。第一，要把獨(dú)立的檔案室建立起來。由于檔案室對防蟲、防鼠、防潮、防盜、防火和溫度有著很高的要求，不能和普通辦公室相提并論，要立足于檔案工作的特點(diǎn)設(shè)立專門的房間，條件較好的，要事先展開規(guī)劃設(shè)計(jì)，以和檔案室設(shè)計(jì)要求相符。第二，要確保相應(yīng)設(shè)施配備的齊全性。不僅要配備傳統(tǒng)的檔案盒、檔案柜、裝訂和裁剪等設(shè)備，同時(shí)還要重視檔案管理現(xiàn)代化的要求，對充足的掃描儀、存儲介質(zhì)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等進(jìn)行配備，為檔案工作者更好地利用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案提供方便。尤其是要對檔案管理辦公系統(tǒng)的應(yīng)用引起重視。要加大投入力度，積極購置必要的軟件，以促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。第三，要把設(shè)施維護(hù)工作做好。要經(jīng)常檢查和維護(hù)檔案管理設(shè)施，確保運(yùn)行狀態(tài)的良好性。

四、創(chuàng)新檔案管理工作的信息化建設(shè)

現(xiàn)階段，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，在各行各業(yè)中計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用極為廣泛，檔案管理工作實(shí)施信息化管理滿足了檔案信息管理需求不斷增強(qiáng)的客觀需求[3]。對檔案資源進(jìn)行合理開發(fā)和利用，盡量把檔案使用壽命延長并促進(jìn)工作效率的提高，這些均是現(xiàn)代檔案管理改革創(chuàng)新的主要任務(wù)和目的。從現(xiàn)階段而言，在檔案管理中運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，以使當(dāng)前檔案管理工作的要求得到滿足，已十分急迫。第一，各級事業(yè)單位的檔案部門要第一時(shí)間準(zhǔn)確地傳遞信息，使檔案信息的時(shí)效性得到保證；第二，檔案管理部門要借助掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，在計(jì)算機(jī)中準(zhǔn)確的輸入檔案資料，在借助相應(yīng)的技術(shù)處理，把圖片、文字等變成數(shù)據(jù)資料，從而使紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案共同存在；第三，充分借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理，借助網(wǎng)絡(luò)把高效的檔案信息服務(wù)提供給社會，以有效共享檔案信息資源，如此便能為廣大民眾提供方便，也促進(jìn)了檔案使用效率以及檔案管理工作質(zhì)量的提高。

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展極為迅猛，在很大程度上改變了人們的日常生活方式和工作方式，同時(shí)，既帶給了檔案管理工作發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也加大了檔案管理工作的難度。不斷增多的檔案資料，逐漸提高了檔案管理工作的復(fù)雜性，所以，必須對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使其和現(xiàn)階段的發(fā)展形勢相適應(yīng)，更好地為人們的工作和生活服務(wù)，所以，十分有必要積極對檔案管理科學(xué)化水平路徑進(jìn)行探索。