高校檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理探討

田 萌

（赤峰學(xué)院 美術(shù)學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

在二十一世紀(jì)，信息和知識成為世界發(fā)展的主流，經(jīng)濟(jì)和科技的推動使得我國的高校教育工作和檔案管理工作不斷改革，以適應(yīng)當(dāng)前飛速發(fā)展的世界形勢.隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，我國的高校檔案管理工作也在逐漸向著電子化和自動化的方向前進(jìn)，這對我國高校的檔案管理工作來說既是機遇，也是挑戰(zhàn).為了能夠促進(jìn)高校檔案管理工作的開展，我國高校需要結(jié)合自身的實際情況制定對應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，完善管理制度，促進(jìn)高校檔案管理工作質(zhì)量.

1 高校檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要意義分析

在當(dāng)前，我國的大多數(shù)高校都建立了檔案館，其對學(xué)校內(nèi)的宿舍以及各種設(shè)備等進(jìn)行存檔管理，而在人才配備方面，高校除了選取檔案學(xué)科人才之外，同時還包含了歷史和信息等多方面的人才，這些人才的招聘能夠?qū)n案管理工作中的一些特殊情況進(jìn)行重點解決.但對于當(dāng)前我國高校的檔案信息管理等工作，其還處于簡單的基礎(chǔ)性階段，這些高校的檔案管理工作水平無法滿足高校的快速發(fā)展，已經(jīng)成為制約高校發(fā)展的主要問題之一.

對于高校檔案工作，其采取科學(xué)化的管理措施，首先需要加強對檔案以及檔案信息等的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，這也是開展高品質(zhì)檔案工作的前提，為此，首先需要對高校檔案工作的重要性進(jìn)行明確的認(rèn)知，檔案館的建立是為了對檔案進(jìn)行更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，這是開展高校檔案管理的基礎(chǔ)，為此，高校需要購進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，提高高校檔案管理工作的硬件水平.對于高校檔案的管理體系建設(shè)，其能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案工作的明確化和制度化，從而使得高校檔案在進(jìn)行各項業(yè)務(wù)工作時更加規(guī)范，保證高效檔案館能夠發(fā)揮其應(yīng)有的功能.

2 高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化已經(jīng)成為高校檔案管理工作中最為重要的內(nèi)容，對于當(dāng)前我國高校的檔案管理人員，盡管檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化取得了一定的成就，使得我國的檔案管理工作質(zhì)量得到了一定的提升，但在高校檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理中，其仍然存在著一些問題需要解決，這些問題對當(dāng)前我國高校的檔案工作發(fā)展具有非常重要的意義.第一，意識不足，對于高校檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作管理，大部分的檔案管理人員對其并沒有一個明確的認(rèn)識，很多院校僅僅認(rèn)為檔案工作是為了服務(wù)于高校發(fā)展，而對于檔案管理本身的效率等則重視程度不足，此外，還有一些高校甚至認(rèn)為檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理沒有實質(zhì)意義，這種情況使得高校的檔案管理質(zhì)量難以得到有效的提高.第二，人員整體素質(zhì)較低，高校的檔案管理工作，其對管理人員的專業(yè)化素質(zhì)要求相對較高，但由于高校檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理難以實現(xiàn)，加上高校對檔案管理工作的重視程度不足，很難吸引高素質(zhì)的檔案管理人員，這是當(dāng)前高校檔案管理工作中需要重點解決的問題之一.對于檔案工作管理，由于專業(yè)術(shù)語較多，甚至一個術(shù)語在不同環(huán)境下有不同的含義，專業(yè)人員的不足使得檔案管理工作較為混亂.第三，監(jiān)察缺失，高校檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，很多高校都是由非專業(yè)人員進(jìn)行管理，這使得日常工作中出現(xiàn)的一些問題很難被發(fā)現(xiàn)，隨著問題的累積，使得高校檔案工作管理難度越來越大.為此，單純地依靠制度和條例并不能實現(xiàn)高校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理.

3 高校檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理措施

3.1 目標(biāo)化管理，建立完善的檔案管理制度

第一，伴隨著我國檔案信息化進(jìn)程的加快，我國的各個高校也需要盡快建立完善的檔案管理制度，通過采取一系列有效的措施對檔案管理方法和程序進(jìn)行完善，像檔案修訂制度以及特色檔案管理制度等，將這些檔案制度進(jìn)行匯總，從而做到檔案管理有法可依.還需要借助于當(dāng)前的借閱登記程序?qū)n案的借閱和調(diào)用進(jìn)行記錄，防止檔案存儲過程中出現(xiàn)丟失等情況，并對檔案的管理進(jìn)行明確的責(zé)任劃分，然后通過實踐對檔案使用制度進(jìn)行不斷的完善.

第二，加強檔案管理隊伍建設(shè)，對于高校的檔案管理人員，其對檔案的管理效果具有直接的影響，為此，高校需要對檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)，一方面是對其政治素質(zhì)進(jìn)行提高，檔案管理人員需要良好的服務(wù)素質(zhì)，在工作的過程中充滿熱情.另外，其還需要具備較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)知識，對檔案的管理內(nèi)容以及使用規(guī)定等有明確的了解，提高檔案管理效果.最后則是具有較高的文化素質(zhì)，在日常的檔案管理工作中，能夠?qū)ζ渲写嬖诘膯栴}進(jìn)行總結(jié)分析，然后從中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提高檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化.

3.2 重視第一手資料的收集和整理

為了保證檔案資料的完整性和真實性，需要對高校檔案資料的第一手資料進(jìn)行確認(rèn).對于檔案的部門負(fù)責(zé)人員，其需要對檔案的收集規(guī)章制度進(jìn)行制定和完善，同時協(xié)調(diào)多個部門對檔案的格式進(jìn)行制定，然后將制定的檔案格式發(fā)送到相關(guān)人員，在進(jìn)行檔案收集的過程中，需要采用紙質(zhì)文檔進(jìn)行第一手資料的收集，然后建立完善的電子文庫檔，對于文檔的收集，其需要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，保證所有文檔的準(zhǔn)確性和真實性.同時對于不同的文檔需要對其進(jìn)行分類收集和整理，并對其進(jìn)行編碼和分類.

對于檔案的內(nèi)容以及格式，各個部門需要對其進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，這是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素.對于收集的第一手檔案資料，收集人員需要對檔案文件進(jìn)行把關(guān)工作，認(rèn)真檢查檔案的文本格式以及原始記錄等是否符合標(biāo)準(zhǔn)，然后親筆簽字，在驗收的過程中，驗收人員需要對第一手資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檢查確認(rèn)，保證收集到的第一手檔案資料符合規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化要求，方便后續(xù)對檔案的整理和分類.

3.3 紙質(zhì)文件和電子文件共存

信息化時代的到來，使得電子文件越來越受到人們的歡迎，加上其存儲和攜帶較為便捷，人們在進(jìn)行信息的收集時往往更加傾向于電子文檔.高校檔案管理工作，其需要對電子文檔進(jìn)行認(rèn)真的鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果對文件檔案進(jìn)行分類和整理.而對于電子文件的區(qū)分工作，其是電子文件歸檔的重要內(nèi)容，在當(dāng)前的高校檔案管理中，大部分的院校僅僅將對學(xué)生和教師等有參考意義的文檔才會進(jìn)行保存，而對于應(yīng)用意義不大的文檔，大部分都會對其進(jìn)行刪除.

為了保證電子文件的真實性，在進(jìn)行文檔存儲的過程中需要同步將對應(yīng)的紙質(zhì)檔進(jìn)行存儲管理，通過對兩種文件進(jìn)行區(qū)分和復(fù)制，保證文檔的真實性和準(zhǔn)確性.另外，對于電子文檔，其在制定完成之后，需要將原紙質(zhì)檔文檔歸還，作為后續(xù)電子文檔保存的依據(jù)和憑證.

3.4 提高案卷質(zhì)量，推動檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

信息時代的到來，使得檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化逐漸成為其發(fā)展的重點，在開展硬件建設(shè)的同時，高校檔案管理部門還需要對檔案的卷宗質(zhì)量等進(jìn)行提高，這是檔案管理的基礎(chǔ)性工作.對于高校檔案管理中的文書和檔案，兩者之間看似是相互獨立的，但兩者在文檔工作流程之中具有非常緊密的聯(lián)系，文書是檔案的來源，而檔案則是文書的最終歸宿.通過對文書進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，才能夠更好地實現(xiàn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理.

首先，充滿高度的責(zé)任心，這是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于檔案管理工作中最難以區(qū)分的則是檔案的無序性以及相近材料，為此，檔案管理人員需要在工作的過程中保持高度的責(zé)任心，通過對所有的環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的整理，使得檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化.對于高校檔案管理工作，其在實際工作開展中需要以本為單位進(jìn)行文件的整理，同時結(jié)合高校檔案管理的相關(guān)規(guī)定對各種材料進(jìn)行合理分類，同時對檔案的時效性進(jìn)行重點監(jiān)控，保證現(xiàn)行檔案具有其參考價值和意義，這種檔案才能夠進(jìn)行立卷或者歸檔.此外，對于立卷歸檔，其在高校檔案管理中是非常重要的內(nèi)容，通過合理的分工能夠在進(jìn)行整理歸檔時結(jié)合檔案的內(nèi)容以及檔案形式對其進(jìn)行差別，通過認(rèn)真的分析對其進(jìn)行篩選，這樣為后續(xù)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定了良好的基礎(chǔ).

為了提高高校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高案卷質(zhì)量是基礎(chǔ)性的內(nèi)容.根據(jù)大量的時間工作得知，案卷的材料收集對檔案工作具有較大的影響，當(dāng)檔案的完整性較低時，其本身的價值也會大大降低，這種檔案的收集對檔案本身的價值具有與較大的影響，此外，檔案本身的外觀樁底和整潔等對其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實際操作性同樣具有非常重要的意義.為了能夠更好地提高檔案本身的價值，需要在進(jìn)行檔案收集時保證檔案本身的價值，采用科學(xué)的收集方法.此外，還需要做好檔案的分類和檢索工作，方便后續(xù)對檔案的使用，保證檔案裝訂的外觀效果，這對提高檔案本身的價值具有非常重要的意義.

4 總結(jié)

伴隨著時代的快速發(fā)展，高校檔案管理工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不在適用于當(dāng)前的檔案使用價值.為了能夠更好地適應(yīng)社會發(fā)展需求，高校在進(jìn)行檔案工作管理的過程中，需要加強對檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，認(rèn)識到檔案本身的價值和意義，這樣才能更好的推動高校檔案管理工作的開展.此外，對于高校檔案工作管理，工作人員需要加強對自身責(zé)任的認(rèn)識，對于檔案管理中存在的各種問題，需要采取有效的措施對其進(jìn)行改善，提高自身的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)等，同時對于檔案的加工和組合，需要通過專門的培養(yǎng)，提高其工作質(zhì)量.