淺談新時(shí)期的檔案信息化建設(shè)

李 俊

吳江區(qū)人民檢察院 江蘇蘇州 215200

1.檔案信息化建設(shè)的重要性

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門（主要為各級(jí)檔案局）的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。一般而言，檔案信息化建設(shè)主要包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)四方面內(nèi)容。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，也是當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)應(yīng)該遵循以下原則：符合國家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策；符合國情并適合國家和不同地區(qū)之間的標(biāo)準(zhǔn)銜接；嚴(yán)格采用國際標(biāo)準(zhǔn)；具有綜合性和可操作性；具有導(dǎo)向性數(shù)字檔案館建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)是信息記錄載體轉(zhuǎn)換，形式轉(zhuǎn)換。所以，不管檔案的信息化建設(shè)，或傳統(tǒng)檔案建設(shè)，要真正做到認(rèn)識(shí)到位、組織到位、措施到位。以信息化建設(shè)帶動(dòng)檔案工作的規(guī)范化。促進(jìn)檔案工作水平的進(jìn)一步提高。

2.新時(shí)期下檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

2.1 思想認(rèn)識(shí)不足

伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，我國檔案信息化建設(shè)取得了一定成績(jī)；但是，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴(yán)重阻礙了我國檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

檔案信息化建設(shè)由于發(fā)展時(shí)間較短，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平較低。檔案信息化建設(shè)中，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的要求比較高，既要有外部硬件設(shè)施同時(shí)還應(yīng)具備內(nèi)部的軟件設(shè)施，如專業(yè)化檔案管理軟件。

2.3 信息化、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

新時(shí)期下，檔案信息化管理要求更高。檔案信息化建設(shè)水平參差不齊、無法統(tǒng)一形式，共享較差，不能適應(yīng)新的檔案信息資源的共享。建立檔案管理的規(guī)劃化標(biāo)準(zhǔn)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標(biāo)準(zhǔn)化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉(zhuǎn)變。

2.4 缺乏專業(yè)的復(fù)合型人才

檔案信息化建設(shè)的深入實(shí)施，對(duì)于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過去對(duì)于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應(yīng)該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設(shè)備及軟件來處理檔案管理工作，同時(shí)檔案部門普遍待遇不高，存在優(yōu)秀人才流失的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案管理崗位年齡偏大職工較多，長(zhǎng)期整理冗長(zhǎng)繁瑣的檔案資料，對(duì)檔案工作缺乏工作激情，工作效率低。因此，專業(yè)人才的缺乏對(duì)檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設(shè)水平的有效提升。

3.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當(dāng)前和今后、為歷史和子孫留下多少文化財(cái)富和留下什么樣的文化財(cái)富。通過多次檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)班的交流，了解到現(xiàn)在大多數(shù)單位的檔案管理員仍是兼職崗位，每天被大量的繁雜工作纏身，外加對(duì)檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理只是把收集的資料保存好即可，偏重于“收”的過程，從而忽視了“用”的目的。檔案信息化建設(shè)的另一個(gè)原因是需要前期投入資金，資金短缺是制約檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是一個(gè)重要的因素，尤其是檔案信息化建設(shè)是一個(gè)高投資、見效遲緩和長(zhǎng)周期的系統(tǒng)性工程，不是一個(gè)時(shí)間段就能建立和完成的，多種因素的制約，導(dǎo)致檔案信息化工作發(fā)展較慢。人員培訓(xùn)工作應(yīng)該重視對(duì)檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢(shì)以及未來檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容的詳細(xì)講解與培訓(xùn)，幫助管理人員成功轉(zhuǎn)變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，加深理解，從而更好的適應(yīng)新型管理工作的要求。

3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)施設(shè)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障，因此，加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)十分必要。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，檔案管理部門一方面應(yīng)該努力購進(jìn)專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設(shè)備，確保信息化處理工作能夠順利進(jìn)行；另一方面檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實(shí)際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時(shí)，檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運(yùn)用信息化處理技術(shù)推進(jìn)相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系不僅能夠?yàn)闄n案管理信息化提供有力的依據(jù)，同時(shí)還能夠有效克服因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而帶來的一些的工作阻礙。比如說，在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實(shí)現(xiàn)無差錯(cuò)的轉(zhuǎn)變，這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設(shè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系過程中，既要從整個(gè)行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。比如說，對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個(gè)準(zhǔn)確的界定等等。