企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)研究

傅紅維

摘 要：檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，是企業(yè)的重要資產(chǎn)，它真實(shí)地展現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展軌跡。在信息化迅猛發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作也早已不只是簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件保管，企業(yè)要想適應(yīng)當(dāng)下的新形式并尋求可持續(xù)發(fā)展，必須足夠重視企業(yè)檔案信息化管理工作，從而更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。本文主要是從檔案管理角度介紹企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的方式及一般流程旨為企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化系統(tǒng)建設(shè)；方式；流程

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作應(yīng)根據(jù)企業(yè)的大小及業(yè)務(wù)范疇等因素選擇適合自身發(fā)展的信息化系統(tǒng)。企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施工作主要包括系統(tǒng)需求確定、市場(chǎng)調(diào)研、系統(tǒng)選型、組建項(xiàng)目小組、項(xiàng)目推進(jìn)、系統(tǒng)特色建設(shè)（可選）等一系列具體內(nèi)容。

1.企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的必要性

企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)的形成、發(fā)展、變更、壯大等各階段，產(chǎn)生的文件內(nèi)容多、范圍廣，檔案信息化的發(fā)展可以避免大量文件管理所出現(xiàn)的雜亂無章、內(nèi)容丟失等問題。另外，檔案信息化發(fā)展是社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，檔案的保管也勢(shì)必會(huì)由紙質(zhì)向紙質(zhì)+電子及注重電子化的方向發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是每個(gè)企業(yè)都將面臨的必然課題。

2.企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)需求分析

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的初衷是科學(xué)、規(guī)范化企業(yè)檔案的管理，從而發(fā)揮企業(yè)檔案的最大價(jià)值。在信息化系統(tǒng)建設(shè)工作的前期準(zhǔn)備及需求分析上，應(yīng)滿足企業(yè)當(dāng)下發(fā)展的實(shí)際情況及主要需求內(nèi)容，比如：電子文件管理需求、電子文件長(zhǎng)期管理需求、特殊介質(zhì)文件管理需求、電子文件流程監(jiān)控需求、企業(yè)電子文件全生命周期管理等等。根據(jù)需求內(nèi)容，企業(yè)可選擇建設(shè)：電子文件業(yè)務(wù)管理、電子文件管理、電子文件長(zhǎng)期管理系統(tǒng)，滿足對(duì)文件形成、現(xiàn)行/半現(xiàn)行文件利用、文件永久保存/銷毀等的需求。根據(jù)企業(yè)需求，對(duì)當(dāng)下市場(chǎng)信息化系統(tǒng)供應(yīng)商及相關(guān)功能進(jìn)行調(diào)研，掌握系統(tǒng)操作方法及定價(jià)，最終確定適合本企業(yè)發(fā)展的信息化系統(tǒng)。

3.企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的資源及設(shè)備準(zhǔn)備

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作開始前，應(yīng)做好資源、設(shè)備的準(zhǔn)備工作。在資源準(zhǔn)備上，首先，項(xiàng)目實(shí)施前應(yīng)確定項(xiàng)目組成員，組建項(xiàng)目實(shí)施小組，人員主要包括：項(xiàng)目總協(xié)調(diào)人、各部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、IT人員、檔案人員、文件整理/歸檔人員、信息化系統(tǒng)公司人員等。其次，確定項(xiàng)目實(shí)施場(chǎng)所，便于文件整理、掃描、項(xiàng)目會(huì)議等具體工作的開展。最后，準(zhǔn)備檔案盒、檔案袋、檔號(hào)章、紙、筆等檔案裝具及其他用品等資源準(zhǔn)備工作。在設(shè)備準(zhǔn)備工作上，應(yīng)準(zhǔn)備打印/掃描設(shè)備，裝訂機(jī)、訂書器、無銹鋼釘、鉚管/裝訂線等裝訂設(shè)備，電腦、相應(yīng)軟件等讀取/編輯/上傳設(shè)備等工作。

4.企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目啟動(dòng)

項(xiàng)目啟動(dòng)前應(yīng)開展項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，項(xiàng)目組全體成員參與，明確各方相關(guān)人員項(xiàng)目職責(zé)，確定項(xiàng)目開展計(jì)劃及實(shí)施方案等工作。項(xiàng)目啟動(dòng)后，按部門/單位清理待歸檔文件，各部門/單位依次將文件（除涉密）移至統(tǒng)一場(chǎng)所分區(qū)保管，便于文件范圍確定及文件整理等工作的開展。根據(jù)文件內(nèi)容，確定企業(yè)文件歸檔范圍、分類方案及保管期限，如財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生：財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)申報(bào)、稅務(wù)管理、會(huì)計(jì)憑證等，初步確定歸檔范圍后，根據(jù)文件密級(jí)、重要程度等因素確定相關(guān)文件保管期限。

5.文件整理

文件整理工作包括歷史文件清理、現(xiàn)行文件收集/整理、文件數(shù)字化及元數(shù)據(jù)提取等。信息化系統(tǒng)建設(shè)工作開展的同時(shí)，企業(yè)應(yīng)清理已形成文件，對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行規(guī)范化整理。

5.1.歷史文件清理工作主要是將歷年歸檔材料進(jìn)行清理，確定數(shù)字化范圍，按確定的規(guī)則進(jìn)行紙質(zhì)文件規(guī)范化整理。

5.2.現(xiàn)行文件收集/整理是對(duì)日常工作過程中產(chǎn)生的辦畢文件進(jìn)行收集、整理，確保信息化系統(tǒng)上線后各項(xiàng)工作正常開展。

5.3.文件數(shù)字化是將需要?dú)w檔的紙質(zhì)文件系統(tǒng)的整理完畢后，進(jìn)行數(shù)字化掃描工作，同時(shí)也包括對(duì)音頻、視頻等材料的采樣/采集及轉(zhuǎn)化工作。若數(shù)字化文件內(nèi)容多、工作量大，可將待歸檔文件進(jìn)行優(yōu)先級(jí)劃分，將重要的、緊急的、利用頻繁的文件首先進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

6.系統(tǒng)環(huán)境初步搭建

檔案信息化系統(tǒng)環(huán)境搭建工作是檔案類目架構(gòu)、企業(yè)組織架構(gòu)、企業(yè)用戶信息、企業(yè)各類文件的密級(jí)及相關(guān)人員的權(quán)限等信息在系統(tǒng)中進(jìn)行的信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的搭建工作，基礎(chǔ)信息搭建成功后才可向系統(tǒng)中進(jìn)行文件上傳、著錄屬性等操作，系統(tǒng)環(huán)境的搭建是信息化成果利用的基礎(chǔ)保障工作。主要包括：

6.1.根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)及人員崗位搭建系統(tǒng)組織架構(gòu)，以企業(yè)下設(shè)的各單位/部門結(jié)合相關(guān)崗位確定系統(tǒng)基本框架。

6.2.根據(jù)企業(yè)確定的分類方案搭建系統(tǒng)相應(yīng)的分類架構(gòu)及相關(guān)文件的分類屬性，分類方案應(yīng)搭建到文件的最低一級(jí)類目。

6.3.各公司/各部門下所有人員在系統(tǒng)中的用戶信息導(dǎo)入到系統(tǒng)中，同時(shí)設(shè)置初始密碼。

6.4.各級(jí)各類文件按保密程度劃分檔案的保密等級(jí)并配置在系統(tǒng)中，系統(tǒng)配置完成后，用戶可根據(jù)文件的保密等級(jí)選擇系統(tǒng)中相應(yīng)的密級(jí)。

6.5.根據(jù)文件密級(jí)等級(jí)、企業(yè)組織架構(gòu)及相關(guān)人員崗位等信息，配置相應(yīng)的用戶在系統(tǒng)中的使用權(quán)限。

6.6.文件的分類及各類相應(yīng)文件元數(shù)據(jù)之間的掛載，確保相應(yīng)文件著錄時(shí)信息填寫完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范等。

7.檔案信息化系統(tǒng)環(huán)境測(cè)試

系統(tǒng)環(huán)境初步搭建完成后，需要對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試應(yīng)包括兩個(gè)階段，項(xiàng)目組相關(guān)人員小范圍測(cè)試及全公司范圍內(nèi)部分人員測(cè)試。系統(tǒng)測(cè)試的內(nèi)容包括系統(tǒng)所有使用過程中涉及到的命令、流程、環(huán)節(jié)等信息，具體要結(jié)合本企業(yè)系統(tǒng)的實(shí)際功能進(jìn)行開展，一般分為：上傳測(cè)試、流程測(cè)試、統(tǒng)計(jì)功能測(cè)試、利用功能測(cè)試、顯示方式測(cè)試等等。

8.系統(tǒng)培訓(xùn)

系統(tǒng)具備使用條件后，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的使用方法進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)主要是對(duì)系統(tǒng)管理員的系統(tǒng)操作培訓(xùn)及對(duì)用戶的使用功能培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)內(nèi)容包括：程序獲取與安裝方式、服務(wù)器端/客戶端環(huán)境、文檔服務(wù)管理、文件存儲(chǔ)配置、組織架構(gòu)搭設(shè)/調(diào)整、權(quán)限分配設(shè)置、操作日志管理、消息配置及其他系統(tǒng)后臺(tái)操作的方法；用戶培訓(xùn)內(nèi)容主要以系統(tǒng)環(huán)境及功能使用方面為主，一般包括：客戶端環(huán)境、系統(tǒng)訪問方式、系統(tǒng)簡(jiǎn)介、常見問題、功能模塊及用途等。

9.企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)特色建設(shè)

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)除了滿足檔案的正常管理外，也可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，建立與本企業(yè)實(shí)際突出文化相符合的特色管理板塊。例如聲像檔案管理板塊、實(shí)物檔案管理板塊等，每項(xiàng)獨(dú)立的特色管理板塊可與檔案信息化系統(tǒng)做掛接，做到統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)則。

10.結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作是一項(xiàng)專業(yè)的、長(zhǎng)期的、多元化工作，是需要企業(yè)全方位、各部門持續(xù)共同參與的系統(tǒng)工程。企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作的開展不僅給企業(yè)信息化工作帶來便利，同時(shí)也促進(jìn)了企業(yè)各項(xiàng)工作的科學(xué)化、合理化及規(guī)范化。