檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

鄭曉瑜

摘 要：目前，檔案信息化建設(shè)的強勁發(fā)展勢頭是有目共睹的，但是縱觀現(xiàn)階段的發(fā)展概況，我們必須要認識到其中出現(xiàn)的問題以及不足，解決好這些問題，掃清楚障礙，才能夠保證檔案信息化建設(shè)的順暢性，提高檔案管理工作的水平。文章針對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考進行了詳細的闡述，內(nèi)容僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理；幾點思考

1檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容概述

1.1服務(wù)意識

檔案管理人員的服務(wù)意識也是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案管理是推動社會進步、文化發(fā)展的重要資源動力，檔案管理人員需要具備一定的服務(wù)意識，才能夠真正做到服務(wù)于社會、大眾。檔案信息化建設(shè)中，需要改變傳統(tǒng)檔案單一、狹隘的管理模式，在深度、廣度上要均衡拓展以滿足檔案管理發(fā)展的需求，加強檔案管理人員的專業(yè)學習，提升理論水平與專業(yè)技，從整體上來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以此來激發(fā)檔案管理工作的活力。

1.2硬件設(shè)施

檔案管理信息化建設(shè)，首要應(yīng)從硬件設(shè)備等方面進行改革。硬件設(shè)施是開展檔案管理工作的基本保障，若硬件設(shè)施不到位，將會嚴重影響檔案管理的質(zhì)量。所謂檔案管理的硬件設(shè)施，主要包含計算機、存儲空間、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等，正是這些硬件設(shè)施組成檔案管理的支撐平臺。

1.3管理水平

檔案管理水平的提升是檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的重中之重。檔案管理水平的提升是信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，在科學技術(shù)發(fā)展迅速的今天，各種高新技術(shù)逐漸出現(xiàn)在檔案管理中，電子化檔案管理模式的實施，是適應(yīng)經(jīng)濟社會飛速進步的必經(jīng)之路，同時也對檔案管理提出更高的要求。除此之外，檔案管理水平提升，還包含檔案管理內(nèi)容的不斷拓展創(chuàng)新，檔案管理內(nèi)容不斷豐富。提高檔案管理工作的管理水平，對社會發(fā)展、經(jīng)濟進步等貢獻檔案管理的價值。

2檔案管理信息化的運用現(xiàn)狀

2.1管理員綜合素質(zhì)不高

部分事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理的工作沒有很深入的了解，所以整體檔案管理操作只是按部就班地通過最傳統(tǒng)的方法進行。而不像專業(yè)的檔案管理人員，有豐富的理論知識和實踐能力，學習過較為先進的檔案管理方法，明確檔案信息化建設(shè)的重要性。此外，還有部分檔案管理員對于工作并沒有太多的熱情，安于現(xiàn)狀，不思進取，不主動學習新的檔案管理方式。由此看來，目前很多管理員的綜合素質(zhì)不強。

2.2檔案檢索效率不高

從目前的檔案管理信息化運用情況來看，大多數(shù)事業(yè)單位還是采取傳統(tǒng)的檢索摸索，即通過人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經(jīng)驗豐富的檔案管理員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調(diào)整和改進，編制出各類別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

2.3重視程度不夠

雖然目前很多的事業(yè)單位跟隨互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢，引進了檔案信息化管理模式，但是實際運用效果非常不理想。最關(guān)鍵的是單位領(lǐng)導和檔案管理者意識上的缺乏，對其運用不夠重視，同時也沒有清楚地了解其對檔案管理的重要性和便利性，很多檔案信息都沒有及時地進行歸檔處理，導致信息的遺漏。并且由于很多事業(yè)單位的檔案管理人員不是青年人群，其思維觀念比較老舊，對檔案的管理依然采取紙質(zhì)的方法，并沒有意識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實效性，也就無法談及信息化的檔案管理模式了。

2.4檔案管理信息資源缺乏整合與長遠規(guī)劃

就目前的情況來看，有一部分住建局檔案管理部門對于自身的發(fā)展是缺乏長久規(guī)劃的，而且也不具備科學有效的管理辦法，尤其是對檔案信息化建設(shè)，很多還停留在基本的目錄錄入層面，保管工作也是簡單的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢，在近些年中都沒有得到實質(zhì)性進展。此外，檔案管理信息并沒有做到對資源的有效整合，導致已經(jīng)開發(fā)出來的信息資源并沒有實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通與數(shù)據(jù)共享，仍然保持著非常分散的局面。

3檔案管理信息化的完善措施

3.1加強檔案管理的數(shù)字化資源共享建設(shè)

遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展策略，信息化檔案管理建設(shè)期間，數(shù)字化資源共享平臺的建立，將社會發(fā)展需要的參考信息以及數(shù)據(jù)等，發(fā)布在檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺中，便于社會群體或者部門直接查閱。科學合理的數(shù)據(jù)信息管理編制計劃，強化檔案管理的監(jiān)督力度，為檔案管理的順利進行提供了保障。增加檔案管理數(shù)字化，拓展檔案管理數(shù)據(jù)整理范圍，保證檔案管理數(shù)據(jù)資源的多樣化。

3.2積極壯大檔案信息管理隊伍

要想加快檔案信息化建設(shè)的步伐，就必須要依靠優(yōu)秀的專業(yè)團隊和高質(zhì)量的專業(yè)人才，所以，我們必須要高度重視起檔案信息管理隊伍成員的選拔、培訓與考核，建立科學合理的競爭機制，激發(fā)檔案信息管理工作人員的責任意識和進取心，與此同時，更要加大對檔案信息管理人員的專業(yè)知識培訓力度，無論是在管理電子文件還是管理電子檔案等方面都要加大培訓的力度，全面提高工作人員的計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，積極致力于提高檔案信息的安全性與完整性。

3.3優(yōu)化管理手段

為保證企業(yè)檔案管理能夠高效進行，必須要提高企業(yè)對信息的管理手段。具體方法有以下兩個方面。第一，健全管理制度。明確的檔案管理制度讓實際的工作有跡可循，模棱兩可的管理制度會讓效率大打折扣。為了提高管理效率，我們應(yīng)該健全管理規(guī)章制度。第二，轉(zhuǎn)化管理方式。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)適應(yīng)不了時代的發(fā)展，如何依照已知信息，進行合理的檔案分類組織，是如今行業(yè)管理方式的重點。

3.4提高檔案管理技術(shù)支持與資金保證

信息化建設(shè)下，對檔案管理技術(shù)提出更嚴格的要求，積極完善檔案管理中的技術(shù)支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設(shè)資源，確保檔案管理建設(shè)系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展。同時增強檔案管理信息技術(shù)基礎(chǔ)，強化檔案管理中訪問權(quán)限的設(shè)置，提高檔案管理信息的安全。完善檔案信息化管理中基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立檔案信息化專項預算并對建設(shè)資金進行科學管理。

3.5提高從業(yè)人員的素質(zhì)

一個行業(yè)的水平取決于從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。人力資源部在篩選企業(yè)檔案管理人才時，應(yīng)從職業(yè)實際的要求出發(fā)，選擇具備以下行業(yè)素質(zhì)的綜合性人才。

第一，專業(yè)對口，一般人看來，檔案管理工作就是對檔案進行分類整理，然后登記存檔。但在檔案信息化建設(shè)中，行業(yè)對于從業(yè)人員的計算機能力有了更高要求，要求從業(yè)者完成網(wǎng)絡(luò)上的檔案儲存、修改、統(tǒng)計等工作，因此要求從業(yè)者有一定的專業(yè)修養(yǎng)。

第二，適應(yīng)競爭機制，合適的崗位需要合適的人才，長期出現(xiàn)管理問題就是管理員的失職，所以為了激發(fā)管理人員工作的積極性，公司應(yīng)適當建立激勵機制，同樣，從業(yè)人員也要有競爭機制的適應(yīng)力

第三，學習能力，時代在與時俱進，各行各業(yè)更新?lián)Q代快，管理人員也需要不斷學習，滿足企業(yè)對于檔案管理型人才的需要。所以一定的學習能力，對于企業(yè)檔案管理型人才來說也必不可少。

4結(jié)語

總而言之，通過對檔案信息化建設(shè)和完善措施的探究，發(fā)現(xiàn)其遠比傳統(tǒng)的檔案管理方式更加高效，可以節(jié)省人力和物力，減少不必要的經(jīng)濟支出。雖然目前檔案信息化管理的運用現(xiàn)狀不太理想，但是隨著網(wǎng)絡(luò)化的全面覆蓋，這將會是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。而且檔案信息化確實具有傳統(tǒng)手工檢索等方面不可比擬的優(yōu)勢，有助于檔案管理的正確、安全和高效。

參考文獻

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