淺談高校二級學(xué)院辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)及工作方法

姜丹丹 張亭亭 大連科技學(xué)院

高校二級學(xué)院辦公室是一個綜合服務(wù)部門和辦事機(jī)構(gòu)，對于保證院系工作正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)起著十分重要的作用。工作具有頭緒多、要求高、難度大等特點(diǎn)，這就要求高校學(xué)院辦公室主任必須具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時具有較強(qiáng)的責(zé)任意識、服務(wù)意識、大局意識和創(chuàng)新意識，才能更好地為廣大教職工、學(xué)院、學(xué)校服務(wù)。

一、二級學(xué)院辦公室主任的工作方法

(一)完善制度、明確責(zé)任

辦公室工作制度化規(guī)范化是提高辦公室工作水平的保障，以制度化為基礎(chǔ)，規(guī)范辦公室管理。作為學(xué)院日常工作的對外窗口，辦公室工作紛繁復(fù)雜，如果沒有完善的管理制度，全院師生員工便無章可依，無所適從，會釀成嚴(yán)重的后果。要避免上述現(xiàn)象的產(chǎn)生，最有效的辦法就是實行制度化管理。

(二)善于溝通協(xié)調(diào)

美國著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對一萬份人事檔案進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)：“智慧”、“專業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗”只占成功因素的25%，其余75%決定于良好的人際溝通。溝通協(xié)調(diào)就是辦公室主任正確處理部門內(nèi)外各種關(guān)系，溝通協(xié)調(diào)過程中要互相尊重、理性溝通、換位思考、以誠相待，使學(xué)院和學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門間、普通教師間能互相配合，減少矛盾和沖突。

(三)重視信息化

借助信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與管理理念，創(chuàng)建一個“簡單、實用、開放、靈活”的辦公信息平臺，可促進(jìn)學(xué)院各部門、各教職工之間的協(xié)作能力和隨時隨地溝通，從而使學(xué)院內(nèi)的經(jīng)驗、知識、資源得到最充分的共享利用。

二、二級學(xué)院辦公室主任的角色定位

(一)參謀

隨著高校自主權(quán)的下放，二級學(xué)院有了更多的自主權(quán)，怎樣更好的在教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、師資隊伍建設(shè)等方面把握好方向，發(fā)揮學(xué)院的特色優(yōu)勢，在此背景下，二級學(xué)院辦公室主任要做好出謀劃策、做好參謀助手，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、可靠的信息和依據(jù)。在決策實行后，要做好落實、督促、反饋工作。

(二)服務(wù)員

二級學(xué)院辦公室工作的重心就是服務(wù)。既為各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，又要為教師學(xué)生服務(wù)。辦公室主任的工作繁瑣而緊張，要求辦公室主任要有良好的心理素質(zhì)、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為建立良好人際關(guān)系打下基礎(chǔ)，也為圓滿的完成工作做了保證。

三、辦公室主任應(yīng)具備以下意識

(一)培養(yǎng)大局意識

二級學(xué)院辦公室工作每天接觸各樣的對象，面對需要處理的事件也很復(fù)雜、敏感，作為二級學(xué)院辦公室主任，在處理任何事件時，都要有大局意識，一定要處理好教師和學(xué)院、學(xué)院和學(xué)校的關(guān)系。在傳達(dá)上級方針、政策時，要明確制定政策的背景，領(lǐng)會政策的意義，明確學(xué)校、學(xué)院總?cè)蝿?wù)和總目標(biāo)的戰(zhàn)略布局，認(rèn)真準(zhǔn)確的貫徹方針、政策。不能因為辦公室主任的大局意識的缺失而導(dǎo)致局部發(fā)展受到影響和限制。因此，辦公室主任必須具備大局意識，從大局出發(fā)，抓住工作重點(diǎn)，高效的開展、完成工作。

(二)樹立責(zé)任意識

辦公室主任要樹立責(zé)任意識，它是我們做好服務(wù)工作，開展一切工作的基礎(chǔ)。辦公室主任要有主人翁精神，把學(xué)院師生的每一項事情都當(dāng)做自己的事情來處理，全心全意的為大家做好后勤保障工作。辦公室主任的日常工作，沒有轟轟烈烈的大事，都是繁瑣和復(fù)雜的小事，但再小的事情出現(xiàn)差錯，都會影響到整體工作進(jìn)度和工作效果，影響其他各職能部門工作的順利開展，責(zé)任意識決定了成敗。

(三)樹立服務(wù)意識

辦公室的工作繁瑣、緊急，核心工作就是服務(wù)。這就要求辦公室主任要具有愿意服務(wù)、甘于犧牲的理念，時刻記住自己是師生的“服務(wù)員”。對待領(lǐng)導(dǎo)主動、超前服務(wù)，但不能墨守成規(guī)，要大膽創(chuàng)新服務(wù)方式，積極思考并提出建設(shè)性建議；對待師生，要耐心周到、熱情真誠、細(xì)致入微，多為師生著想，多了解其在生活工作中的困難，幫助及時解決。辦公室主任的工作一定要把服務(wù)作為工作的核心點(diǎn)，提高思想覺悟，提高服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量，要以優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)來贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任、部門的理解、同事的支持和學(xué)生的歡迎。

(四)具有一定的創(chuàng)新意識

學(xué)院辦公室主任工作的重復(fù)性很強(qiáng)，但在處理同類工作時可以不斷總結(jié)經(jīng)驗，從中發(fā)現(xiàn)相同點(diǎn)和不同點(diǎn)，總結(jié)更簡便、更新、更有效的處理方法。同時，辦公室主任要事先準(zhǔn)確領(lǐng)會并遵循校、院兩級的工作精神、工作方向，準(zhǔn)確無誤的落實、開展工作，也不能盲目求新而違反了學(xué)校、學(xué)院的政策。

總之，作為高?；鶎庸芾砉ぷ鞯亩墝W(xué)院辦公室主任，自我的業(yè)務(wù)能力水平的高低，大局意識、責(zé)任意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識的有無則直接影響到工作質(zhì)量，而其工作質(zhì)量的高低又直接影響到學(xué)院整體工作水平。辦公室主任要對自我進(jìn)行準(zhǔn)確定位，不斷的進(jìn)行自己能力提升，通過優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)工作來證明自身的價值，更好的為學(xué)院、師生服務(wù)。