新形勢下高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的思考

梅瓊

摘 要：計算機(jī)信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為高校的管理工作帶來了巨大的方便，同時也為高校學(xué)籍管理工作提供了切實有效的手段?，F(xiàn)在各個高校已經(jīng)將學(xué)生學(xué)籍檔案信息化當(dāng)做一項重要工程來進(jìn)行建設(shè)。要想在高校學(xué)籍管理中廣泛的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)信息技術(shù)，就必須讓高校學(xué)籍管理工作更加科學(xué)化、高效化。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)籍檔案 管理 數(shù)字化

中圖分類號：G471 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（b）-0138-01

高等院校教學(xué)管理的一個重要組成部分就是對學(xué)生學(xué)籍的管理。高等院校中學(xué)籍信息管理的數(shù)字化可以使高校檔案管理工作的效率得到顯著的提高，也是提高辦學(xué)質(zhì)量的一種重要措施。同時，我國高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的一個主要方面就是高校學(xué)籍檔案的信息化，也是使高校檔案資源管理規(guī)范化、信息化以及數(shù)字化的重要方法，可以使高校檔案資源的利用率得到明顯的提高。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，在校生人數(shù)逐年增加，高校的教務(wù)部門所面對的學(xué)籍管理工作也越來越繁重，傳統(tǒng)的人工處理已不能適應(yīng)新形勢。所以，為了適應(yīng)高等教育改革的新形勢，并結(jié)合高校學(xué)籍管理的要求，需要把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到學(xué)籍管理中，逐漸的使學(xué)籍檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化、信息化，從而使高等院校的學(xué)籍管理更加的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和規(guī)范化。

1 學(xué)籍檔案數(shù)字化的作用

1.1 提高學(xué)籍管理工作的效率

把高校學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理可以使學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和效率得到大幅度的提高。學(xué)籍檔案中包含著學(xué)生大量的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當(dāng)?shù)拈L，信息量是否的龐大。同時，隨著現(xiàn)在高等教育的發(fā)展，高校的逐年擴(kuò)招，越來越多的人接受高等教育，相應(yīng)的信息量也隨之增加，因此需要更加注意學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和效率。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。

1.2 有利于完善學(xué)籍檔案內(nèi)容

學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理是分開存放這些信息的，往往是按照班級、專業(yè)和院系進(jìn)行裝訂成冊，有的學(xué)校還會將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動時的信息在與這些信息分開來進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪欠珠_存放學(xué)生的各類學(xué)籍信息，而不是采用集中統(tǒng)一的方式進(jìn)行管理。采用分割的方式管理學(xué)籍信息，則在查找學(xué)生的全面信息時有一定的困難。但如果采取數(shù)字化的方式集中處理這些繁瑣的信息，則可以用數(shù)據(jù)庫存儲這些信息，雖然錄入學(xué)生信息的部門不同，但是通過數(shù)據(jù)庫存儲，可以統(tǒng)一的顯示出這些信息，從而更加方便全面的管理學(xué)籍信息。

1.3 通過資源共享使管理更加方便

各個高等院校在進(jìn)行檔案的管理工作時注重學(xué)籍檔案信息的數(shù)字化。對紙質(zhì)的學(xué)籍檔案、照片等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使高校檔案資源得到最大程度的開發(fā)利用，使資源能夠得到共享，通過管理學(xué)籍檔案，還能夠優(yōu)化學(xué)校的管理環(huán)境，從而使學(xué)校的管理工作不僅僅服務(wù)于學(xué)生、學(xué)校，更服務(wù)于社會。

2 學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1 數(shù)字化程度偏低

學(xué)籍管理長期以來都是采用傳統(tǒng)的方式，利用人工來完成的，而現(xiàn)階段的學(xué)籍管理則采用了現(xiàn)代化的信息技術(shù)。學(xué)籍管理繁瑣信息量大，人工管理容易出錯。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)管理學(xué)籍的高校，存在著重視了硬件的建設(shè)而忽視了軟件的建設(shè)。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，以及人員素質(zhì)的培養(yǎng)。學(xué)籍信息數(shù)字化管理程度越高，學(xué)籍管理工作的效率和質(zhì)量就越高。

2.2 現(xiàn)使用的學(xué)籍管理軟件無法滿足學(xué)籍管理的需求

一些高校為了更好的對學(xué)籍進(jìn)行管理，與某些商業(yè)公司合作或獨(dú)立開發(fā)了相應(yīng)的教務(wù)管理軟件，這些軟件的應(yīng)用可以在一定程度上促進(jìn)學(xué)籍管理的信息化。但是，這些軟件中還存在著許多的不足。例如，適應(yīng)性不強(qiáng)，不夠全面。每個高校的實際情況不同，而這些教務(wù)系統(tǒng)都是結(jié)合每個高校的自身情況所開發(fā)設(shè)計的，因此適應(yīng)性不強(qiáng)。另外，有一些軟件由于功能不全面，不能夠很好的滲透到學(xué)籍管理中的基礎(chǔ)部門和各個環(huán)節(jié)，達(dá)不到學(xué)籍管理的需求。

2.3 學(xué)籍管理工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平有待提高

最近幾年，高等院校不斷的提高學(xué)籍管理的信息化程度，相應(yīng)的，學(xué)籍管理人員的管理技能也應(yīng)該得到相應(yīng)的提高。也就是說，管理人員的計算機(jī)操作能力應(yīng)該逐步的進(jìn)行提高，從而使高校的學(xué)籍管理工作更好的得到實現(xiàn)。

3 實現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的幾項措施

3.1 強(qiáng)化認(rèn)識，打造良好的氛圍

現(xiàn)今是一個高度信息化的時代，高校開始采取改革，校務(wù)信息逐漸公開，因此高等院校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)成為不可避免的項目。特別是現(xiàn)階段的高校學(xué)籍檔案管理中存在著大量的不足，同時沒有強(qiáng)烈的管理意識，因此必須提高學(xué)校的工作人員和管理部門對檔案管理信息化建設(shè)的重視。同時，還需要認(rèn)識到信息交流、科研和教學(xué)在學(xué)籍檔案管理中占有重要的地位，通過大力的宣傳，可以為學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)提供一個良好的環(huán)境。另外，各高校應(yīng)以自己的實際情況為基礎(chǔ)，與時俱進(jìn)、分清主次、明確任務(wù)，解決新問題、研究新情況、形成新認(rèn)識、樹立新觀念，有計劃、有步驟的加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

3.2 引進(jìn)先進(jìn)的學(xué)籍管理系統(tǒng)或者完善現(xiàn)有系統(tǒng)的功能

高校應(yīng)該依據(jù)上級教育主管部門的要求，結(jié)合自身情況，建設(shè)一個與自身情況相符、具有自身特色且比較完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理體系，與各二級學(xué)院、班級相連，進(jìn)行學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息共享。

3.3 加強(qiáng)學(xué)籍管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍管理工作人員之間的溝通

之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發(fā)人不熟悉學(xué)籍管理業(yè)務(wù)造成的。為了開發(fā)的學(xué)籍管理系統(tǒng)能夠真正的符合學(xué)校自身的情況，開發(fā)人員應(yīng)該深入到學(xué)籍管理工作的第一線，從而可以更加直觀、全面的了解學(xué)籍管理工作。同時還必須要與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員進(jìn)行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細(xì)的了解，并對國家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學(xué)籍管理系統(tǒng)，另外在開發(fā)過程中還應(yīng)該加強(qiáng)與學(xué)籍管理工作人員的溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。

3.4 加強(qiáng)高校學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)

學(xué)校可定期舉辦培訓(xùn)班，而且培養(yǎng)班不僅要求全面深入，還需要講究其實效性，避免出現(xiàn)流于形式、走過場的現(xiàn)象。高等院校的學(xué)籍管理人員必須具有較高的現(xiàn)代化信息技術(shù)水平。

參考文獻(xiàn)

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