檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的重要性分析

王智一 西安寶葫蘆信息科技有限公司

目前信息時代的發(fā)展背景下，大數(shù)據(jù)與云計算為檔案信息管理提供了多種可能性，互聯(lián)網(wǎng)與手機移動APP等新媒體方式的發(fā)展為信息化的建設(shè)提供了極大便利。

一、檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)優(yōu)勢分析

(一)提升檔案管理的效率

傳統(tǒng)檔案管理主要采取紙質(zhì)檔案管理的形式，需要有一定的存儲空間，同時還需要對大量的紙質(zhì)信息進行防潮、防火與防蟲保護，增加了企業(yè)的工作量，而采用數(shù)字化管理方式則能夠省去這些紙質(zhì)檔案的保管工作，提升了工作效率。同時進行信息化管理還能夠打破檔案保存過程中的一些限制條件，具有及時性與同步性的特征，是檔案管理的一種重要創(chuàng)新發(fā)展。

(二)提升檔案保存管理工作的全面性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式比較零散，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)漏檔與不全面的問題，采用檔案的數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)@一情況進行有效改觀。將文件的材料內(nèi)容輸入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中，并且對檔案的信息內(nèi)容進行統(tǒng)一立卷編碼保存，能夠?qū)崿F(xiàn)將全部的檔案齊全歸檔。在進行查閱的過程中也比較方，在多媒體信息技術(shù)的發(fā)展背景下提升了存檔的統(tǒng)一性與專業(yè)性。這就對企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更好的要求，要求企業(yè)的信息技術(shù)能夠支持檔案管理與查詢工作的需要，借助于檢索工具能夠?qū)崿F(xiàn)類似文件的連接性查閱。使用者能夠利用計算機的信息輸入查詢到所需要的相關(guān)信息，滿足了企業(yè)檔案管理工作的需求，增加了企業(yè)的便利，提升了企業(yè)的工作效率與綜合競爭力。

二、檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的策略分析

鑒于檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)優(yōu)勢作用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極加強檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)，主要采用的策略包括加強企業(yè)的信息化建設(shè)與改革，建立完善的檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)管理制度以及加強企業(yè)的制度信息化軟硬件設(shè)施發(fā)展下文從這三個方面進行了相應(yīng)分析。

(一)加強企業(yè)的信息化建設(shè)與改革

檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)性綜合性的工程，因此在發(fā)展過程中離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的重視與支持，要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人具有數(shù)字化管理方面的認(rèn)知，高度重視企業(yè)檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)，從而從企業(yè)的發(fā)展政策與財政資金上支持企業(yè)的信息化建設(shè)，為數(shù)字化模式的運營提供強勁的財政支持。積極引進這方面的先進技術(shù)促進企業(yè)檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)，為其發(fā)展提供良好的技術(shù)支撐。并為企業(yè)檔案數(shù)字信息化建設(shè)培養(yǎng)專業(yè)人才，檔案信息化建設(shè)與運營是在專業(yè)信息技術(shù)人員的操作之下完成的，與專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)之間有著緊密的聯(lián)系，因此應(yīng)當(dāng)充分加強信息技術(shù)人才的引進與與培養(yǎng)，將信息技術(shù)的建設(shè)與檔案管理工作的開展相結(jié)合，要求企業(yè)的技術(shù)人員既掌握精良的信息技術(shù)，也能夠?qū)⑵渑c企業(yè)的檔案管理工作相結(jié)合，從而為企業(yè)的檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)服務(wù)。

(二)建立完善的檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)管理制度

企業(yè)一切管理工作的開展都需要相應(yīng)規(guī)章制度的約束與規(guī)范，因此在進行檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的過程中應(yīng)當(dāng)建設(shè)相應(yīng)的管理制度，要求企業(yè)的檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一化與嚴(yán)格化發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作的開展過程中具有多項工作內(nèi)容，涉及到多個部門的工作項目內(nèi)容，如何對這些大量的信息內(nèi)容進行歸檔是企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點考慮的問題，這有賴于企業(yè)檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)管理制度的建立與完善。

(三)加強企業(yè)的制度信息化軟硬件設(shè)施發(fā)展

檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)過程中離不開企業(yè)硬件與軟件的建設(shè)與發(fā)展。這是企業(yè)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)條件，在軟件的引進與設(shè)計過程中應(yīng)當(dāng)與檔案管理人員加強溝通，使得軟件的設(shè)計能夠滿足檔案管理工作開展的需要，因此要求軟件的設(shè)計人員應(yīng)當(dāng)充分了解企業(yè)的ERP運營情況，并對各個部門的檔案信息具有一定的認(rèn)知，使得設(shè)計或者引進的硬件與軟件能夠充分滿足檔案工作開展的需要，這在檔案設(shè)計工作開展的前提階段具有非常重要的基礎(chǔ)性作用。在硬件的選擇與設(shè)計上應(yīng)當(dāng)充分注重設(shè)備的穩(wěn)定性，充分比較各個不同的設(shè)備，最終再次基礎(chǔ)上進行篩選。在目前快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)為人們的生活與企業(yè)的發(fā)展提供了多多種可能性與發(fā)展方式，大數(shù)據(jù)與云計算的運用促進了信息的多樣化發(fā)展，也給企業(yè)的檔案管理工作提供了多種可能性與存儲方式。因此這就要求企業(yè)加強對云計算與大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)的充分開發(fā)與運用。多媒體操作方式的運用也為企業(yè)檔案信息的查詢提供了多種可能性，因此要求企業(yè)加強對互聯(lián)網(wǎng)運營與移動APP等多媒體工具的有效開發(fā)與利用，從而輔助于企業(yè)檔案信息化建設(shè)與用戶的查詢。

三、結(jié)束語

企業(yè)工作的開展離不開檔案管理工作，從而對大量的檔案信息進行科學(xué)歸納以便能夠?qū)崿F(xiàn)有效檢索。檔案管理工作的開展是一項繁瑣、綜合而系統(tǒng)性的工程，在開展過程中要求工作人員具有信息技術(shù)與檔案管理等專業(yè)性的知識，從而促進企業(yè)檔案管理工作的有效開展。