關(guān)于提高油田企業(yè)檔案管理水平的幾點思考

龔疆濤

（新疆油田分公司檔案中心，新疆 克拉瑪依 834000）

隨著我國改革開放以來，經(jīng)濟發(fā)展迎來了突飛猛進的變化，很多企業(yè)都如雨后春筍般紛紛成立，為了促進企業(yè)的良心發(fā)展，加強國家對社會經(jīng)濟的調(diào)節(jié)和管理作用，我們國家也出臺了相關(guān)的政策法案對企業(yè)檔案管理工作進行規(guī)范。隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入發(fā)展，很多企業(yè)面臨著轉(zhuǎn)型升級，尤其是油田企業(yè)，在轉(zhuǎn)型升級的過程中，企業(yè)檔案管理工作是非常重要的一塊，要做好企業(yè)檔案管理工作，必須要從企業(yè)的經(jīng)營管理實際狀況出發(fā)，將市場狀況與自身發(fā)展狀況結(jié)合起來，統(tǒng)籌企業(yè)的檔案工作，保證檔案管理工作能夠及時有效地開展，為企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級注入新的活力。

一、檔案管理工作在油田企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中的重要作用

（一）為企業(yè)的生產(chǎn)運營提供信息參考

油田企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中，檔案管理工作十分重要。對于企業(yè)日常的工作記錄，項目報賬以及資金流轉(zhuǎn)等信息都是由檔案管理部門進行記錄存檔保留的。這些數(shù)據(jù)信息都是企業(yè)在經(jīng)營管理過程中的真實記錄，對企業(yè)今后的經(jīng)營管理有著重要的指導(dǎo)和借鑒作用，在日后企業(yè)面臨重大決策的時候，通過這些信息可以幫助決策者分析局勢，從而保證科學(xué)決策，推動企業(yè)健康發(fā)展。

（二）豐富企業(yè)的文化氛圍

檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營管理工作的記錄和存檔，這些數(shù)據(jù)和信息最能體現(xiàn)出企業(yè)在發(fā)展過程中的價值觀念以及文化氛圍，要了解一個企業(yè)的文化環(huán)境，這些就是最好的最直接的反映。在企業(yè)檔案中，有很多圖書的照片、影像以及文字記錄，這些都是企業(yè)成長過程中最珍貴的回憶，凝聚著每一個員工的付出和努力，通過這些可以加強企業(yè)員工之間的團結(jié)，增強員工的凝聚力和創(chuàng)造力，為企業(yè)營造一個良好的文化氛圍。

（三）明確企業(yè)權(quán)責(zé)，減少不必要的企業(yè)糾紛

檔案是企業(yè)經(jīng)營管理過程中的真實記錄，因此在一定程度上具有很強的法律效應(yīng)。當(dāng)石油企業(yè)在經(jīng)營管理過程中與其他企業(yè)或個人發(fā)生法律沖突的時候，這些檔案可以作為直接證據(jù)。相關(guān)的檔案記錄在維護企業(yè)利益和員工的基本權(quán)益的過程中起著重要的作用，能夠明確企業(yè)的權(quán)力和責(zé)任，減少企業(yè)的不必要法律糾紛。

二、現(xiàn)階段我國石油企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理缺乏必要的資金支持，管理存在一定的缺陷

在石油企業(yè)經(jīng)營早期的時候，很多檔案管理工作基本都是由人工進行的，這樣進行工作不僅效率難以滿足要求，而且很多數(shù)據(jù)的準確性和真實性都難以得到保證。隨著計算機科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，近年來石油企業(yè)基本已經(jīng)全部實現(xiàn)信息化管理。但是信息化管理需要必要的設(shè)備和專業(yè)人才，這就需要石油企業(yè)給予大量的資金支持。但是很多是由企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏重視，在經(jīng)營管理的過程中對檔案管理的資金支持不足，很多基礎(chǔ)設(shè)備都難以滿足實際要求，導(dǎo)致石油企業(yè)的檔案管理工作難以正常開展，基礎(chǔ)設(shè)施以及相關(guān)的配套管理工作都達不到要求，這樣下去對石油企業(yè)的發(fā)展必然會造成一定的制約。

（二）信息收集渠道不足

現(xiàn)代市場經(jīng)濟發(fā)展速度是日新月異的，很多重要的信息和數(shù)據(jù)都很難得到，石油企業(yè)要想提高自身的核心競爭力，就必須緊隨市場的變化，把握市場變化的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，利用這些信息和數(shù)據(jù)對市場進行精準的判斷和預(yù)測，以此來減少企業(yè)發(fā)展過程中的風(fēng)險。因此企業(yè)的檔案管理工作顯得十分重要，企業(yè)必須加強對檔案管理系統(tǒng)的重視和投入，拓寬市場信息收集的渠道和途徑，才能及時準確地把握市場的變化，利用市場來增強自身的影響力和競爭力。但是就目前石油企業(yè)的發(fā)展狀況來看，很多石油企業(yè)都沒有意識到市場信息收集的重要性，對于建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的重視程度遠遠不夠，沒有專業(yè)的市場調(diào)研部門和信息收集渠道，信息收集渠道十分狹窄，無法很好地完成信息收集的工作。

三、提高油田企業(yè)檔案管理水平的方法和措施

（一）增加對企業(yè)檔案管理工作的資金支持，建立完善的信息管理系統(tǒng)

石油企業(yè)在日益激烈的市場競爭環(huán)境中要想保持自身的競爭力，就必須建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，以此來幫助企業(yè)更好地把握市場的變化動向，依托市場的動向做出正確的決策，推動石油企業(yè)又快又好的發(fā)展。當(dāng)企業(yè)建立檔案管理系統(tǒng)的過程中一定要做好資金的支持，這一點是最基礎(chǔ)的，企業(yè)相關(guān)的管理人員一定要把眼光放長遠，從宏觀層面來審視企業(yè)檔案管理工作的重要性以及對企業(yè)生存發(fā)展的重要作用，要從企業(yè)的長遠發(fā)展來看。對企業(yè)檔案管理工作提供必要的資金支持，保證企業(yè)的檔案管理工作能夠正常進行，建設(shè)一個現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展注入新的活力。

（二）拓寬企業(yè)信息收集渠道，加大企業(yè)檔案收集的力度

檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中的重要記錄，是企業(yè)在發(fā)展過程中的一筆重要的財富，對于企業(yè)的發(fā)展以及競爭都有著重要的意義。企業(yè)要保持自身發(fā)展的核心競爭力，就必須建立健全檔案收集制度，對企業(yè)檔案信息進行科學(xué)有效地收集管理。在另一方面，除了檔案信息收集之外還應(yīng)該培養(yǎng)一批專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才，加強對檔案管理人才的技術(shù)和素質(zhì)培訓(xùn)，保證所有的工作人員都能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)，適應(yīng)檔案管理的工作環(huán)境和工作模式，為企業(yè)的檔案管理工作提供重要的智力支持。

（三）保證企業(yè)檔案的安全管理

檔案對企業(yè)的生存發(fā)展有著重要的影響，在企業(yè)檔案管理工作中檔案安全十分重要，不僅要保證實體檔案的安全，還應(yīng)該重視電子檔案的安全。隨著現(xiàn)代計算機信息技術(shù)的發(fā)展，很多檔案都是以電子檔的形式存儲在計算機中，這些電子檔案的傳輸和收集十分方便，給企業(yè)的檔案管理帶來便利的同時也對企業(yè)的信息安全造成了一定的挑戰(zhàn)，為了保證企業(yè)的檔案信息安全，企業(yè)在檔案管理過程中一定要注意網(wǎng)絡(luò)安全，要對企業(yè)的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行檢查，保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，并且還應(yīng)該對檔案信息做好備份工作，避免檔案信息的丟失，保證所有信息的安全。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案管理是企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中的一項非常重要的工作，對企業(yè)的生存和發(fā)展的各個方面都有著十分重要的影響。企業(yè)檔案管理工作是一項十分復(fù)雜并且煩瑣的工作，這需要有極強的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心才能夠完成。新時期我國的油田企業(yè)也在不斷地轉(zhuǎn)型升級，油田企業(yè)的檔案管理工作也進入一個非常關(guān)鍵的時期，在這一關(guān)鍵時期，要做好油田企業(yè)的檔案管理工作，就必須依靠企業(yè)的相關(guān)部門的積極配合，加強對檔案管理工作的投入和重視程度，為檔案管理工作的開展減少壁壘。檔案管理工作人員也應(yīng)該在實踐中提高自己的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，結(jié)合自己的專業(yè)知識和企業(yè)的發(fā)展狀況，認真做好自己的工作，完善石油企業(yè)的檔案管理工作，使石油企業(yè)的檔案管理能夠更好地促進企業(yè)的發(fā)展，增強企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)的長遠發(fā)展注入活力，保證企業(yè)能夠在不斷變化的市場環(huán)境下健康穩(wěn)定地發(fā)展。