數(shù)字檔案室建設(shè)概述

朱輝秋 王 昊 戴娜娜

南京市鼓樓區(qū)人民檢察院 江蘇南京 210015

一、數(shù)字檔案室的概念

數(shù)字檔案室是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等相關(guān)組織在其履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的綜合檔案信息集成管理平臺(tái)。

不少人認(rèn)為數(shù)字檔案室就是簡(jiǎn)單的對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字加工，這是一個(gè)誤區(qū)，其實(shí)紙質(zhì)檔案加工只是數(shù)字檔案室建設(shè)的一部分，它是通過多部門的協(xié)同，從檔案管理體制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、采集、管理模式等方面全面變革，建立一套新的檔案管理模式。

二、數(shù)字檔案室的優(yōu)點(diǎn)

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字檔案室具有許多優(yōu)勢(shì)。比如有一些檔案因?yàn)榉喠看?、利用較為頻繁，時(shí)間久了，檔案會(huì)出現(xiàn)殘破的問題，這對(duì)檔案資料保護(hù)提出了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，而數(shù)字檔案室即可可有效解決這一問題。在數(shù)字檔案室建設(shè)完成后，以后查閱檔案時(shí)只需獲取相關(guān)授權(quán)后，即可在網(wǎng)絡(luò)上查看檔案，而不再需要翻閱檔案原件。用戶不再需要“登門造訪”，大大加快信息交流與反饋速度。且以前是以檔案為中心，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹行?，以?dòng)態(tài)分布的方式提供信息，提高獲取檔案的效率。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)原則

數(shù)字檔案室的建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“資源優(yōu)先、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)籌整體、確保安全”四原則。即著眼于檔案資源建設(shè)，保證及時(shí)、規(guī)整、有效歸檔，以資源建設(shè)質(zhì)量為出發(fā)點(diǎn)。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文件管理與檔案管理、業(yè)務(wù)工作與檔案工作、檔案時(shí)與綜合檔案室之間關(guān)系。將數(shù)字檔案室建設(shè)與機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化建設(shè)緊密結(jié)合起來，整體推進(jìn)。同時(shí)建立相關(guān)安全管理制度，分級(jí)保護(hù)，配備相應(yīng)應(yīng)急設(shè)施，確保數(shù)字檔案室安全運(yùn)行。

四、數(shù)字檔案室建設(shè)要求

數(shù)字檔案室的建設(shè)是多部門協(xié)同開展的，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，涉及到機(jī)關(guān)檔案部門、業(yè)務(wù)部門和信息化部門等。

硬件要求。主要需要用于檔案數(shù)字化的專用場(chǎng)地、用于信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理和應(yīng)用運(yùn)行的服務(wù)器、用于各類用戶訪問的終端設(shè)備、各種輸入輸出、掃描設(shè)備等、用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機(jī)等，以確保數(shù)據(jù)采集、處理的準(zhǔn)確高效。

軟件方面。可根據(jù)自身情況選購(gòu)配套性好、安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)。選擇與本單位信息管理實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)相符的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理與辦公自動(dòng)化的無縫銜接。

數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。依據(jù)國(guó)家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)加工和整理。

五、建設(shè)數(shù)字檔案室的幾點(diǎn)建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，建立相應(yīng)協(xié)調(diào)機(jī)制。在如今越來越重視效率的情況下，數(shù)字檔案室的建立對(duì)機(jī)關(guān)單位辦公提供極大的便利。所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識(shí)。目前存在的問題是相關(guān)專業(yè)的人才短缺，這就需要建立檔案機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機(jī)制，以彌補(bǔ)人才不足。同時(shí)也要加大相關(guān)人才培養(yǎng)，適應(yīng)新形勢(shì)下的工作。

（二）加大投入，保障經(jīng)費(fèi)需求。目前數(shù)字檔案室建設(shè)的一大攔路虎即經(jīng)費(fèi)不足，主要還是重視程度不夠，因此就需要加大宣傳力度，讓領(lǐng)帶重視起來，增大相關(guān)經(jīng)費(fèi)投入和政策。同時(shí)利用有限的資源有序開展相關(guān)建設(shè)工作，優(yōu)先利用率高的、涉及切實(shí)利益的檔案數(shù)字化工作，從小到大，有計(jì)劃有重點(diǎn)的進(jìn)行。

（三）明確職責(zé)，規(guī)范制度。建立完善的出入庫管理制度，強(qiáng)化工作職責(zé)，優(yōu)化管理和使用環(huán)境。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化加工安全和質(zhì)量監(jiān)控。提前做好卷宗質(zhì)量檢查，審核其規(guī)范程度，保證數(shù)字化時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，避免隨意性。同時(shí)應(yīng)安排人員進(jìn)行不定期抽查，保證數(shù)字檔案與原始檔案的一致性。

數(shù)字檔案室的建立是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必然要求，對(duì)單位各項(xiàng)工作的開展有著重要的意義。隨著時(shí)代的發(fā)展，電子政務(wù)已成為發(fā)展趨勢(shì)，檔案數(shù)字化工作承擔(dān)著檔案管理現(xiàn)代化的職責(zé)，提供在線信息服務(wù)，已成為機(jī)關(guān)工作的基礎(chǔ)一環(huán)，因此檔案管理工作想要更上一層樓，數(shù)字檔案室的建設(shè)必不可缺。