基本公共衛(wèi)生服務(wù)項目檔案管理現(xiàn)狀分析及改進措施

文/馬秀珍

加強基本公共衛(wèi)生服務(wù)項目規(guī)范管理，到2020年總體實現(xiàn)基本公共服務(wù)均等化，是落實黨的十九大精神，堅持以人民健康為中心，順應(yīng)新時代人民群眾健康需求的必然要求。本文結(jié)合現(xiàn)實工作，就基本公共衛(wèi)生服務(wù)項目檔案管理中存在的問題及改進措施做了有益探討。

公共衛(wèi)生檔案是在服務(wù)群眾、實施國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)過程中形成的第一手資料，是反映轄區(qū)群眾健康素養(yǎng)、生命質(zhì)量的依據(jù)，是群眾強化自我健康管理、防“未病”的重要武器，在以人民健康為中心的新時代，公共衛(wèi)生檔案管理的重要性尤為凸顯。國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)項目（以下簡稱公衛(wèi)項目）自2009年啟動實施，運行至目前，共14類55項，管理規(guī)范先后頒布3次（2009年、2011年、2013年三版），項目運行、管理日趨完善，管理資料已由起初的紙質(zhì)到如今的電子與紙質(zhì)并行。而在社會經(jīng)濟文化相對落后的西部地區(qū)，公共衛(wèi)生管理受財力、人力、程式習(xí)慣等因素的制約，電子化水平相對滯后，與現(xiàn)代衛(wèi)計信息化程度日趨加深的需求存在較大的差距。僅以筆者所在地區(qū)現(xiàn)狀來看，公衛(wèi)檔案管理的信息化仍須加力助跑。

一、縣級公衛(wèi)項目檔案管理存在問題及其原因分析

目前，在縣級公衛(wèi)項目檔案管理中存在諸多問題：一是由于財政自產(chǎn)能力差，對于縣內(nèi)各事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費不予列支，導(dǎo)致各單位沒有專門的檔案機構(gòu)，各門類、各項業(yè)務(wù)形成的文件、資料、影像自成體系，沒有統(tǒng)一管理，檔案的系統(tǒng)性、完整性得不到保障。二是受程式慣例、人員編配、意識形態(tài)等條件的制約，除縣疾控中心外，各單位均未設(shè)置檔案管理崗位，公衛(wèi)檔案管理由公共衛(wèi)生人員承擔(dān)。公衛(wèi)人員在項目實施過程中所收集的資料，因缺乏檔案專業(yè)知識，只重視對項目要求資料的收集、歸類，對項目運行過程中形成的文件、表冊、影像等疏于收集，導(dǎo)致收集到的公衛(wèi)檔案過程性不強，反映不了公衛(wèi)項目運行的流程，大大弱化檔案作為歷史真實記載的特性。三是公衛(wèi)項目的實施主體是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室，承擔(dān)項目80%左右的工作任務(wù)，工作量大而人少技能弱，是公衛(wèi)檔案質(zhì)量不高的根本原因。以本地為例，18家鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的公衛(wèi)科多由非專業(yè)人員組成，163個村衛(wèi)生室的人員，普遍學(xué)歷低、職稱低，年齡大，缺乏預(yù)防醫(yī)學(xué)或公共衛(wèi)生管理理論知識，多數(shù)不會使用計算機，嚴(yán)重影響項目資料收集的質(zhì)量。四是檔案管理屬于文案工作，不能在短時間內(nèi)產(chǎn)生效益，單位不愿投入過多財力，工作人員也不愿選擇這一崗位，人員更換頻繁，增加了項目檔案信息化管理的難度。五是信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)中人為原因（信息數(shù)據(jù)采集人員認(rèn)識水平、素質(zhì)、責(zé)任心等因素）造成資料零散，檔案缺失嚴(yán)重，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確，直接影響公衛(wèi)電子檔案的使用率和可信度。

導(dǎo)致基本公衛(wèi)服務(wù)項目檔案管理問題多，質(zhì)量不高的原因無外乎以下幾個方面：一是基層人才嚴(yán)重短缺?？h及縣以下醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)，受地域、社會、經(jīng)濟和文化的影響，招人難，留人難，引進更難；二是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。公衛(wèi)檔案管理無專職人員，且更換頻繁，檔案管理、公衛(wèi)知識及計算機操作技術(shù)缺乏，信息化管理極不規(guī)范；三是資金投入不足，硬件設(shè)施不完備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相當(dāng)薄弱；四是公衛(wèi)（檔案）人員沒有從思想上認(rèn)識到公衛(wèi)檔案的重要性，致使公衛(wèi)資料的收集呈片面性、局限性，資料的利用率不高，不能滿足群眾健康管理需求。

二、加強服務(wù)項目檔案管理工作的幾點建議

（一）明確職責(zé)，落實任務(wù)，規(guī)范流程，精細(xì)管理

縣鎮(zhèn)醫(yī)療衛(wèi)生單位之間要形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各管理員要互相溝通協(xié)作，互通信息。縣疾控中心、縣婦幼保健院做好《國家基本公衛(wèi)項目管理信息系統(tǒng)》的日常維護，建立設(shè)施齊全，技術(shù)領(lǐng)先的綜合檔案室，配備1～2名專職人員，負(fù)責(zé)收集縣級層面工作中形成的原始文件資料，集中管理本單位的各種門類和載體的檔案，貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和上級有關(guān)方針、政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度，創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化，監(jiān)督、指導(dǎo)各基層單位公衛(wèi)檔案的管理工作。各鎮(zhèn)衛(wèi)生院配置專門的公衛(wèi)科，設(shè)立檔案室，由公衛(wèi)人員負(fù)責(zé)鎮(zhèn)村兩級檔案的收集、整理與保管。村衛(wèi)生室鄉(xiāng)醫(yī)負(fù)責(zé)采集并錄入本村各類人員信息（基礎(chǔ)數(shù)據(jù)），及時上報紙質(zhì)檔案資料。

（二）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公衛(wèi)檔案管理人員綜合素質(zhì)

《國家基本公衛(wèi)項目管理信息系統(tǒng)》是公衛(wèi)項目開展依托的重要信息平臺，要實現(xiàn)項目的高質(zhì)量、高效益運轉(zhuǎn)，要求公衛(wèi)（檔案）人員不僅要熟悉公衛(wèi)業(yè)務(wù)，更要具備檔案專業(yè)知識和基本管理技能，以及先進的計算機操作技術(shù)，要積極參加上級部門組織的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和研討會，不斷學(xué)習(xí)和掌握公衛(wèi)、檔案、信息等相關(guān)業(yè)務(wù)知識，練就過硬的專業(yè)技能。同時，縣疾控中心、婦幼院要將新的管理理念和技能傳授給基層公衛(wèi)（檔案）工作人員，推動基層檔案信息化管理的進程。在加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時，還要加強素質(zhì)培養(yǎng)和責(zé)任意識教育，樹立公衛(wèi)檔案優(yōu)質(zhì)管理的意識，熱心檔案管理，扎根公衛(wèi)事業(yè)，自覺維護公衛(wèi)檔案的歷史性、真實性、完整性。

（三）引進信息技術(shù)專業(yè)人才，建立專門公衛(wèi)檔案信息系統(tǒng)

目前，公衛(wèi)項目使用的《國家基本公衛(wèi)項目管理信息系統(tǒng)》，實際意義上來說是業(yè)務(wù)檢查指導(dǎo)手段，僅僅為上級對下級工作檢查、督促提供方便。信息系統(tǒng)僅僅在公衛(wèi)機構(gòu)、公衛(wèi)人員網(wǎng)格中封閉運行，并不能在重大公衛(wèi)突發(fā)事件、各醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)診療等活動中通過網(wǎng)絡(luò)共享使用，上下、縱橫間的互動缺失，不能充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。且信息系統(tǒng)僅僅突出指導(dǎo)日常工作，檔案信息化管理模塊缺失，明顯存在缺陷。要想全面、真實地記載公衛(wèi)項目管理的過程，有價值地反映公衛(wèi)項目全貌，應(yīng)積極引進信息技術(shù)專業(yè)人才，或聘用專業(yè)軟件（信息）團隊，研究開發(fā)或選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的公衛(wèi)項目檔案信息化系統(tǒng)，運用高新技術(shù)管理檔案。為方便查詢，可以將信息庫適當(dāng)進行分類，或按要求制成不同的表格，建立檢索系統(tǒng)，與醫(yī)院診療系統(tǒng)實時對接，提高檔案的利用效率和管理質(zhì)量。

（四）集中財力，裝備配置，創(chuàng)造優(yōu)良的公衛(wèi)檔案保管條件

目前，縣、鎮(zhèn)公衛(wèi)檔案的存放、使用，從庫房建設(shè)、保管設(shè)施、調(diào)閱設(shè)備等來看，與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范存在不小的差距，要實現(xiàn)公衛(wèi)檔案的高度共享目標(biāo)，必須加大技、財、物的投入和使用力度，要有符合要求的檔案存放庫房，良好的閱檔環(huán)境，使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品及裝具，保證檔案的安全。對重要的、珍貴的檔案采用特殊的保護措施。要在技術(shù)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置方面爭取充足資金，優(yōu)先考慮調(diào)閱檔案的必備工具，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)施以及計算機、打印機、復(fù)印機、高端掃描儀等設(shè)備的購置，這是提高檔案管理水平和提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的最直接、最根本的手段。必須適當(dāng)安排軟件開發(fā)等資金的使用，這是新生動力，是實現(xiàn)公衛(wèi)檔案信息化利用的革新源泉，利于解決公衛(wèi)檔案信息化管理中面臨的諸多難題，實現(xiàn)信息遠(yuǎn)程傳輸，保障其在醫(yī)療、疾控、婦幼和衛(wèi)生監(jiān)督等工作中得到充分分享利用。

總而言之，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+時代的要求，加大資金投入購置硬件設(shè)施、軟件配置，同時輔之以對人員的繼續(xù)教育、技術(shù)培訓(xùn)，大力加強信息技術(shù)的應(yīng)用，以有效地實現(xiàn)對基本公衛(wèi)檔案的動態(tài)管理，提高基本公衛(wèi)檔案的管理效率，最大限度地發(fā)揮基本公衛(wèi)檔案在小康社會建設(shè)中的使用價值。